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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Zusammenfassung und Ausblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …249 10 Zusammenfassung und Ausblick Eingangs wurde in diesem Buch die digitale Datenanalyse charakterisiert. Die tech- nischen… …Voraussetzungen und Softwarewerkzeuge wurden dabei ebenso vorgestellt wie eine typische IT-Landschaft und Organisationsstruktur, in der solche Werkzeu- ge genutzt… …Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist unabdingbar und muss ggf. im- mer wieder auf den Prüfstand. Im Hauptteil dieses Werkes wurden Analysen anhand von… …, sondern auch die analytische Vorge- hensweise sowie in abstrahierter Form die Prüfalgorithmen bis einschließlich der Detailebene von Tabellen- und… …stellt auf der einen Seite eine Einschränkung dar – auf der anderen Seite kann nur so eine praktische und nachvollziehbare Herangehensweise ermöglicht… …Fragen formuliert werden können, erfolgt zunächst eine Annäherung an ein Thema aus der Perspektive der betrieblichen Praxis; an Hand von Einstiegs- und… …Fallbeispielen wird das Risiko Zusammenfassung und Ausblick 250 herausgearbeitet; hierbei steht der betriebswirtschaftliche Prozess im Vordergrund; in… …Buches ist die Synthese von betriebswirt- schaftlichem Prozess und seinem Niederschlag auf Ebene der Tabellen. Hier wird deutlich, dass sowohl… …, birgt es automatisch Analysekompetenz in sich, die sofort auch Quer- und Neueinsteigern zur Verfügung steht. Diese Eigenschaft ist besonders vorteilhaft… …bei Organisatio- nen, die von einer übermäßigen personellen Fluktuation betroffen sind. Dabei muss allerdings vorausgesetzt werden, dass Abfragen und…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  CpD-Transaktionen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …zu nennen sind hier Bestellanforderungen, Anfragen, Bestellungen und Rechnungen. Im Folgenden stehen kreditorische CpD- Rechnungen und CpD-Zahlungen… …im Fokus. 6.1 CpD-Transaktion – was ist das? Die Abkürzung CpD – Conto pro Diverse – leitet sich aus dem Lateinischen ab und bezeichnet im Finanz-… …und Rechnungswesen einen Kontentyp bzw. Transaktionen, die über ein (anonymes) Sammelkonto abgewickelt werden. Begriffsbestimmend für die Nutzung… …die entstandenen Fahrt- und Unterbringungskosten ab. In den Stammda- ten der Firma EAS AG liegt für sie natürlich kein spezielles Kreditorenkonto vor… …Kunden-Lieferanten-Beziehung, in der einzelne Transaktionen regulär mit Kredito- renkonten und andere mit Hilfe von CpD-Konten durchgeführt werden. Darüber hinaus kann die… …: Unzureichende Richtlinien An erster Stelle bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Fi- nanz- und Rechnungswesens dahingehend zu untersuchen… …Stammdatenorganisation Möglicherweise liegen die Ursachen für das CpD-Problem gar nicht im Zugriffsbe- reich des Finanz- und Rechnungswesens. Daher ist besonders die… …Stammdatenorga- nisation zu hinterfragen; unter Umständen gibt es bei der Anlage und Verteilung der Stammdaten Probleme, so dass das Rechnungswesen auf CpD-Konten… …Gesamtbild der Lage machen und veranlasst eine massendatengestützte Analyse. Das Unternehmen hat im Rahmen der Zahlungsrichtlinien vor einigen Jahren… …CpD-Transaktionen über den Zeit- raum von drei Geschäftsjahren hinweg erhält der Finanzvorstand eine Matrix aller zehn Gesellschaften und deren CpD-Zahlungen…

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  Rechnungen ohne Bestellungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …131 5 Rechnungen ohne Bestellungen Rechnungen und Bestellungen sind Teile der kreditorischen Wertschöpfungskette. Bestellungen werden im… …zwei Tagen anlaufende Produkti- onsphase für das Sondermodell XV2RS Touring – geplant sind insgesamt 2000 Fahrzeuge – 300 Einspritzventilsätze und… …ebenso viele Bremsanlagen fehlen. Aus diesem Grund bestellt er 300 Einspritzventilsätze und 300 Bremsanlagen telefo- nisch und per Fax bei den ihm… …Transparenz der Einkaufs- und nachgelagerten Rechnungswesenprozesse stark ge- mindert. Entscheidend bei der Risikobetrachtung des Prozesses ist nämlich die… …Rechnungsanerkennung. Diese besteht üblicherweise aus einer Sachkomponente (Wurde das, was vom Lieferanten in Rechnung gestellt wurde, auch geliefert?) und einer… …Wertkomponente (Stimmt der fakturierte Preis?). Existiert keine Bestellung, kann keine auf den genannten Komponenten basie- rende und somit fundierte… …Scheinleistung vor und das Unternehmen erleidet einen Vermögensverlust. Ein weiterer Aspekt ist, dass häufig Berechti- gungsworkflows auf Bestellanforderung und… …Beziehung, in der einzelne Transaktionen regulär mit Bestellungen und andere mit Rechnungen ohne Bestellungen durchgeführt werden. 5.3 Mögliche Ursachen… …Als erstes bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Einkaufs und des Finanz- und Rechnungswesens dahingehend zu überprüfen, inwieweit… …: ___________________ 55 Vgl. zum Thema Auftragsdatenverarbeitung und Funktionsübertragung auch Abschnitt 1.2 „Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und weiterer…

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  Rahmenverträge

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …sind, immer wiederkehren und über ein großes Volumen verfügen. Rahmenverträge zählen zu den Stammdaten, sind im SAP® R/3® MM-Modul angesiedelt und… …der operative Einkauf mit Hilfe von Rahmenverträgen be- wusst nicht involviert wird, um Synergieeffekte in Form einer vereinfachten und optimierten… …Abwicklung zu realisieren. Hier kommt die Tatsache zum Tragen, dass die EAS AG den Einkauf in einen operativen und einen strategischen Teil aufge- gliedert… …vor- teilhaften Konditionen. Der strategische Einkauf stellt daher zukünftige Bedarfe fest und schreibt diese ggf. aus. Die Laufzeiten der Verträge… …betragen bei der EAS AG laut Richtlinie zwischen einem und vier Jahren. Ein Rahmenvertrag erstreckt sich in der Regel nicht auf ein Produkt, sondern… …und wird entsprechend im SAP® R/3® als Wert- oder Mengenkontrakt im MM-Modul in Form eines Stammdatensatzes hin- terlegt. Die Kontrakte werden vom SAP®… …R/3® System der Holding auf die unter- schiedlichen SAP® R/3® Systeme der Tochtergesellschaften repliziert und stehen so für jede Tochtergesellschaft… …Hintergrund ermittelt. Die Konsequenz ist, dass die Bestellanforde- rung direkt und automatisch in eine Bestellung umgesetzt wird und nicht durch den… …, da anstelle von z.B. 1000 Einzelbestellungen, die in einem personalintensiven Kontroll- und Freigabeverfah- ren bearbeitet werden müssen, 1000… …Bestellanforderungen automatisch vom System verarbeitet werden. Beispiel Ein Automobilhersteller und Kunde der EAS AG will seine Handlager für Ben- zinpumpen zum…

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  Technischer Überblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …. Es wird dargestellt, wie man in SAP® R/3® navi- giert, welche Transaktionscodes von Bedeutung sind und welche SAP® R/3® Tabel- len für den Prozess… …Datenextrakt mit der Software dab:Exporter wird aufgezeigt. Abschließend werden anhand von Beispielen einige wichtige ACL™- Kommandos und Funktionen kurz… …zeugen analysieren und bestimmte Fragestellungen basierend auf dieser Daten- grundgesamtheit beantworten wollen. Für Analysten, die bereits Erfahrung mit… …dem einen oder anderen Aspekt haben, kann der Abschnitt als Auffrischung und Schnellreferenz fungieren. 3.1 Der Prozess Purchase-to-Payment in SAP®… …oben genannten zentralen SAP® R/3® Tabellen angesehen. Im integrierten SAP® R/3® Fallbeispiel wird detailliert auf diese Tabellen eingegangen und ihre… …Transaktionscodes erlauben in der Regel die Neuanlage, auf Ziffer 2 endende die Änderung und auf Ziffer 3 endende Transakti- onen die Anzeige von Daten. Häufig sind… …sich bereits in einer Transaktion, und man will diese in einem Schritt verlassen und zu einer anderen wechseln, so kann man /n dem Transaktions- code… …Details der Kreditorenstammda- ten zeigen, ein weiteres Fenster einen bestimmten Rahmenvertrag für diesen Liefe- ranten und im dritten Fenster könnte eine… …erzeugen“ aktiviert werden. 3.2.1 SAP® R/3®-Transaktionen – Tabellenstruktur und Inhalt Nützliche Transaktionen für die Anzeige von Tabellenstrukturen und… …sich über das Menü auch Folgebelege, Änderungen und Daten zur Freigabe einer Bestellanforderung. Technischer Überblick 59 ME23 oder ME23N…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Manuelle Zahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …zwei Möglichkeiten vor, wie Zahlungsaus- gänge vorgenommen bzw. abgebildet werden können: Manuelle und maschinelle Zahlungen. Beide werden im… …Intervallen (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich etc.) statt. Verbindlichkeiten werden dabei systemseitig auf Fälligkeit geprüft und anstehende Zahlungen… …, Zahlungen zu identifizieren, die nicht durch den automatischen Zahllauf initiiert wurden und deshalb der Geschäfts- vorfall der Zahlung manuell gebucht… …Zahllauf zu verstehen ist, und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um diesen durchzuführen: SAP® R/3® ist eine Enterprise Resource Planning (ERP)… …Software. Ihr Haupt- zweck ist also die Darstellung von Unternehmensstrukturen und Unternehmensab- läufen. SAP® R/3® wird normalerweise nicht eingesetzt, um… …System vorhan- denen Daten eingeplant und in der Regel über eine Schnittstelle an die Banksoft- ware übertragen. Eine Rechnung kann automatisch beglichen… …werden, wenn – die Rechnung eingebucht ist, – der Kreditor mit den für Zahlungen relevanten Stammdaten wie z.B. Zahlweg und Bankverbindung im System… …hinterlegt ist, – die entsprechenden Rechnungsanerkennungsverfahren abgeschlossen sind – und keine Zahlsperren (mehr) vorliegen. Trifft eine der vier… …Zahlungsrichtlinie beispielsweise nicht zwischen maschinellen und manuellen Zahlungen getrennt, kann schon hier der Kern des Problems liegen. Die Trennung zwischen… …ausgehenden Zahlungen haben. Die gleiche Schluss- folgerung trifft auch auf die Anerkennungsworkflows zu. Werden sachliche und rechnerische Anerkennung nicht…

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  Das Musterunternehmen EAS AG

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …vorgestellten Auswertungen auf ein virtuelles Unterneh- men namens EAS AG angewendet. Die Ziele, Strukturen und Abläufe dieses fikti- ven Unternehmens werden in… …Methoden der digitalen Massendatenanalyse. Abschließend wird der Lösungsansatz mittels der Tools dab:Exporter und ACL™ aufgezeigt, der ex- emplarisch die… …rung der digitalen Massendatenanalyse. 2.1 Ziele, Strukturen und Abläufe Das virtuelle Unternehmen nennt sich European Automotive Supplies (EAS) und… …hat die Rechtsform einer Aktiengesellschaft. Die EAS AG ist nur in Deutschland gelistet und unterliegt daher nicht den Anforderungen anderer… …besteht aus 10 Tochtergesellschaften, die sämtlich im europäi- schen Ausland tätig sind. Alle zehn Gesellschaften sind in der Eurozone ansässig und… …sämtliche Beschaffungs- und Vertriebsprozesse sind auf den Eurowirtschafts- raum begrenzt.20 An der Spitze der EAS AG steht die Holding. Der Holding- Vorstand… …gliedert sich in die Ressorts Finanz- und Rechnungswesen, IT, Beschaf- fung, Produktion, Vertrieb und einen Vorstandsbereich, der die Funktionen Cont-… …rolling, Recht, Personal, Revision und Konzernstandards bündelt. Die Funktion Konzernbetriebswirtschaft ist u.a. für einheitliche Standards und das… …Belieferung von PKW- und Nutzfahrzeugbauern aller gängigen Hersteller sowohl mit Einzelteilen als auch mit Fertigkomponenten. Jede der zehn… …Tochtergesellschaften hat ein hohes Maß an Ei- genständigkeit. Das heißt, dass Einkauf und Vertrieb lokal differenziert betrieben werden, um eine größtmögliche…

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  Einführung

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …17 1 Einführung 1.1 Konzept und Adressatenkreis des Buches SAP® R/3® Systeme sind mittlerweile bei einer Vielzahl von Unternehmen im Ein-… …Unternehmensprozes- se umfassend und differenziert darzustellen. Viele Analysen, die Organisationsein- heiten wie Controlling oder Rechnungswesen durchführen, basieren… …, Transaktionen und Geschäftsvorfälle abzielen. Für akkumulierte Analysen kann z.B. der Einsatz eines SAP® R/3® Business Warehouse Systems eine geeignete Lösung… …kumulierte Zahlen ermittelt werden. Einführung 18 Abbildung 3 – SAP® R/3® Stärken und Schwächen2 Dieses Buch bezieht sich also explizit auf die… …Abschnitt. Dieser ermöglicht es auch Lesern ohne IT-Vorkenntnissen, sich einen Überblick über die relevante Technik zu verschaffen und kann später für… …, ist das oberste Ziel die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Prävention bzw. das Auffinden auffälliger Geschäfts- prozesse aus… …Controller, dann ein Revisor usw. Der erste Kapitelabschnitt dient also der Sensibilisierung, Problemerkennung und der Vorbereitung einer strukturierten… …Problemlösung verbunden mit dem Ziel, Präventionsmaßnahmen abzuleiten und zu etablieren. In einem zweiten Schritt innerhalb eines Analysekapitels wird die Prob-… …lemstellung analytisch auf Ebene des SAP® R/3® Prozesses und der betroffenen SAP® R/3® Tabellen bzw. Tabellenfelder aufgearbeitet. Auf Ebene der Analysen… …digitalen Datenanalyse – Praktische Möglichkeiten und Perspektiven, S. 34. Einführung 19 von Daten in Informationen stattfindet. Nur durch die…

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  Doppelzahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …das? Ansetzend bei der Begrifflichkeit „Doppelzahlung“ kann der Einwand erhoben werden, dass neben Doppelzahlungen auch Dreifach- und Vierfachzahlungen… …Symptomatik des Prob- lems dar. Von Doppelzahlungen spricht man dann, wenn eine Firma für ein- und dieselbe Lieferung oder Leistung mehr als einmal den… …Existenz und Qualität der Kontrollen ab, so dass eine Definition eines „normalen“ oder zu erwartenden Volumens nicht möglich ist. Beispiel: Die… …Produktionshallen in Land I haben einen neuen Außenanstrich erhalten. Der ausführende Malerbetrieb hat die Arbeiten wie vereinbart durchgeführt und fak- turiert die… …der Rechnungseingangs- verarbeitung gelangt und von der Sachbearbeiterin versehentlich erneut gebucht wird. Da der Anerkenner der ersten Rechnung die… …Doppelzahlung das Unternehmen verlässt, erhöht die Kosten und mindert den Gewinn um den gleichen Wert. Das Vermögen des Unternehmens verringert sich… …einem systematischen Ausnutzen Tür und Tor geöffnet. Im Gegensatz zu den anderen Analyseansätzen, die sich primär mit der Identifi- kation und… …anderen ab. Hier besteht die realistische Möglichkeit, doppelt ge- zahlte Rechnungen zu identifizieren und beim Kreditor zurückzufordern. Auch spielt der… …. des Finanz- und Rechnungswesens dahingehend zu überprüfen, inwieweit das Unternehmen das Thema Doppelzahlungen berücksichtigt. Das Nichtvorhandensein… …Kontrollen sollte getrennt werden zwischen: – Buchungskontrollen im Vorfeld der Zahlungen und – Zahlungsausgangskontrollen. Mangelhafte…

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  Zahlungen ohne Leistungsnachweis

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …R/3® System erfasst, so dass diese in den offenen Posten zu finden ist. Sie ist aber zu diesem Zeitpunkt bereits durchgeführt und abgeschlossen. Eine… …erfasst ist, so dass ein Zusammenhang zwischen Zahlung und Rechnung nicht er- kennbar ist. Auch systemseitig kann somit durch die Zahlung die Rechnung unter… …und Lieferantennummer im System bereits vorhanden sind, eingibt. Er vermutet, dass es sich um das manuelle Begleichen einer bestehenden Rechnung… …beeinträchtigt. Zum Zeitpunkt des Erfassens der Zahlung ist weder klar, für welche Leistung das Geld bezahlt wurde, noch ob sachliche und rechnerische… …Rechnungsanerkenner dokumentiert wäre, oder gar einer Bestellung, auf der Besteller, bestellte Ware und Bestellwerte verzeichnet sind, fehlt bei einer Zahlung ohne… …. Für Bilanzkonten gilt offensichtlich, dass diese dann nicht bebucht und somit falsch ausgewiesen werden. Ein anderes Risiko besteht darin, dass eine… …(also wofür das Geld bezahlt wurde), sowie die Korrektheit der Trans- aktion an sich (sachliche und rechnerische Richtigkeit) völlig unklar sind. Auch… …beachtet.64 Abschließend kann man festhalten, dass – da offensichtlich kein Leistungs- nachweis in Form von Bestellung und Rechnung vorliegt – eine Zahlung… …liegt ein wesentliches Risi- ko, und auch in diesem Fall werden die realen Zahlungsprozesse nicht innerhalb SAP® R/3® durchgeführt, sondern lediglich… …Sonderhauptbuchvorgänge handelt, die gesondert in Haupt- und Nebenbuchhaltung ausgewiesen werden müssen, bedarf es ___________________ 64 Vertiefend zur…

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