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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Pflichten der Organe und des Managements

  Martin Böhmer, Alexander H. Engelhardt

  …Kapitel 1: Pflichten der Organe und des Managements Bay_HBII.indb 27 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 28 20.03.13 14:04 Böhmer/C… …, Gesellschafterversammlung der GmbH) oder den für den Themenbereich Compliance verantwortlichen Personen in oder außerhalb des Unternehmens (Konzernleitung oder… …: Pflichten der Organe und des Managements tretung der Gesellschaft im Außenverhältnis weder ein Recht noch eine Ver- pflichtung zur Beauftragung externer… …einzelne Geschäftsleitungsmitglied aus- lösen könnte. Grundsätzlich besteht seitens des Kollegiums der Geschäftsleitung bei Vor- liegen der sachlichen… …einzurichten, damit den Fortbestand der Gesell- schaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Auch nach Ziffer 4.1.3 des Deutschen Corporate Governance… …folgt aus der gesamtschuldnerischen Haftung der Mit- glieder des Vorstandes einer Aktiengesellschaft für Pflichtverletzungen nach § 93 Abs. 2 Satz 1 AktG… …. Demgegenüber kommt den übrigen Mitgliedern der Geschäftsleitung lediglich die Überwachungsverantwortung sowie eine Verantwortung bei untätig blei- ben des… …Bedrohung des Unternehmensfortbestandes führen können oder in denen einzelne Mitglieder der Geschäftsleitung, des Aufsichtsgremiums oder des leitenden… …delegieren lässt. Entnimmt man hieraus eine Verantwortung aller Mitglieder des Kollegiums, so wird dennoch in einem ersten Schritt das einzelne Mitglied… …, soweit in der Ge- schäftsordnung der Gesellschaft nichts anderes vorgesehen wird, vor der Beauf- tragung externer Ermittler einen Beschluss des gesamten…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Rechtliche Vorgaben

  Dorothee Krull

  …Kapitel wird die Durchführung von internen Untersuchungen unter rechtlichen Gesichtspunkten beurteilt. Es werden sowohl gesetzliche Vorgaben des Arbeits-… …und des Datenschutz- rechts aufgezeigt als auch eine Beurteilung interner Ermittlungen unter straf- rechtlichen und strafprozessualen Aspekten… …vorgenommen. Weiterhin wer- den die von Unternehmen zu beachtenden Regelungen des US-amerikanischen Rechts beleuchtet. Dem Leser wird aufgezeigt, welche… …Gegebenheiten sicherzustellen. 1. Arbeitsrecht Zur Erzielung eines brauchbaren Ermittlungsergebnisses müssen die Arbeit- nehmer des Unternehmens mit in die… …internen Untersuchungen einbezogen werden. Im Bereich des Arbeitsrechts existiert eine Vielzahl von Regelungen und Er- wägungen, die bei der Vorbereitung… …sowie der Durchführung der internen Er- mittlungen berücksichtigt werden muss. a. Auskunfts- und Herausgabepflicht des Arbeitnehmers Es ist erforderlich… …auskunftsverpflichtet sind. (1) Auskunfts- und Herausgabepflicht gegenüber dem Arbeitgeber Aus dem Gesetz ergibt sich eine Auskunfts- sowie eine Herausgabepflicht des… …Arbeitnehmers bezüglich seiner Tätigkeit und ein damit korrespondierender Auskunfts- und Herausgabeanspruch des Arbeitgebers aus den §§ 666, 667 i. V. m. § 675… …des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Demnach hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich die Verpflichtung, dem Arbeit- geber gegenüber Auskunft über den Gang… …dem Grundsatz von Treu und Glauben gemäß § 242 BGB ergebenden arbeitsvertraglichen Treuepflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber ergeben…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Betriebswirtschaftliche Vorgaben

  Franz Besl

  …des Unternehmens sind neben den öffentlichkeitswirksamen straf- oder datenschutzrechtlichen, auch die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen von… …internen Untersuchungen zu betrachten –„the show must go on!“ 1. Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes… …Ermittlungen bedürfen der zeitnahen Bereitstellung von Ressourcen, gerade im Bereich Finanz- und Rechnungswesen. Zu Beginn des Projektes ist somit eine… …bare Aufgaben genutzt werden können. Zu Beginn der Analyse der relevanten Prozesse im Tagesgeschäft bietet sich eine Aufteilung der Aufnahme des… …Status Quo in drei wesentliche Phasen wie folgt an: 1 2 3 4 5 Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des… …Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes terne Untersuchung dazu nutzen, um Prozesse effizienter und schlanker zu ge- stalten und somit mögliches Einsparpotenzial… …Ausmaß zeitliche und fachliche Ressourcen. Dies beginnt bereits bei der Pla- nung des Projekts und zieht sich über die eigentliche Durchführung bis hin zur… …. durch Verletzung des Bundesdatenschutzgesetzes oder des Brief- und Fernmeldege- heimnisses) kommen. Darüber hinaus kann es ggf. zu Verwertungsverboten… …sind, hängt auch vom Grad des Einsatzes externer Dienstleister während der Untersuchung ab. (3) Untersuchung der mögl. Beteiligung von Mitarbeitern… …Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes aufzuklären. Sie dienen lediglich dem Schutz der Glaubwürdigkeit der internen…

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  Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern

  Franz Besl

  …und der zentralen Be- deutung des Wertmanagements definierte das Deutsche Institut für Interne Re- vision im Jahr 2002 die Funktion der Internen… …unterstützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systema- tischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des… …systematischen und zielgerichteten Ansatz erfolgt die Bewertung des Risikomanagementsystems, des Steuerungs- und Überwachungssystems, einschließlich der… …Ordnungsmäßigkeit von Aufbau und Funktion des internen Kontrollsystems sowie – die Beratung der gesetzlichen Vertreter in den hiermit zusammenhängenden Fragen… …. Insbesondere umfasst die Funktion der Internen Revision dabei die Untersu- chung, Bewertung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen… …Kontrollsystems einschließlich des Rechnungslegungssystems und der in diesem System ablaufenden Prozesse.2 Die Interne Revision wird dabei als unabhängige… …das Ergebnis des überwachten Prozesses verantwortlich sein.3 b. Ziele und Aufgaben der Internen Revision Nach Obermayr4 werden die Ziele und die… …Aufgaben der Internen Revision grundsätzlich durch die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens im Rahmen der Geschäftsführungsverantwortung (§ 93 Abs. 1… …: – Untersuchungen des internen Kontrollsystems (IKS): Die Einrichtung eines angemessenen IKS und dessen fortlaufende Überwa- chung liegen in der… …Verantwortung der gesetzlichen Vertreter. Üblicherweise erhält die Interne Revision von den gesetzlichen Vertretern den Auftrag, den Aufbau des IKS zu prüfen…

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  Kommunikation während und über die laufende Untersuchung

  Alexander H. Engelhardt

  …Untersuchungszweck fördern und die Reputation des Unternehmens und seiner Repräsentanten schützen zu helfen. Sie wird daher wesentlich durch das Untersuchungsziel… …das Ansehen des Unternehmens bei Mitarbeitern, Behörden, der Bereichs- und der allgemeinen Öffentlichkeit gefährdet. Es bedarf daher zunächst einer… …klaren Festlegung des Untersuchungszieles: Identifizierung, Abstellung und Sanktionierung internen unternehmensschädi- genden Verhaltens? Reinwaschung von… …hauptsächlich darum, unternehmenstypische Konfliktfelder zu identifizieren und Richtlinien und Prozesse zu schaffen, um sich nicht später dem Vorwurf des… …wie auch immer gearteten Regelverstoß zum Anlass, der geeignet ist, die interne und externe Wahrneh- mung des Unternehmens erheblich negativ zu… …nur die moralische Be- wertung eines bestimmten geschäftlichen Verhaltens in Rede steht, sondern die Glaubwürdigkeit des Unternehmens als Ganzes in… …und über die laufende Untersuchung führungen im geschäftlichen Verkehr und in die praktischen Notwendigkei- ten beispielsweise des internationalen… …und insgesamt geringerer Produktivität an allen Stellen des Wertschöpfungsprozesses. Neben der Übereinstimmung der Kommunikation mit dem… …Be- mühungen des Unternehmens vertrauen müssen. Die wahre Motivation des Managements ist ja von außen nicht erkennbar, sie wird zunächst lediglich er-… …klärt. Sichtbar werden allenfalls die Handlungen des Unternehmens und wenn diese selbst nicht äußerlich erkennbar sind, nur deren Folgen. Wenn das Ver-…

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  Auftragserteilung

  Martin Böhmer

  …den Einzelfall des eingetretenen Compliance Vorfalls abzustellen. Ein wesentlicher, durch die Geschäftsleitung zu berücksichtigender Punkt ist es… …bereits in die Öf- fentlichkeit gedrungen sind und Kunden und Geschäftspartner davon Kennt- nis haben, sollten seitens des Unternehmens öffentlich wirksame… …auch höhere Managementebenen oder die Geschäftsleitung selbst betreffen, wird eine unabhängige Untersuchung durch interne Abteilungen des Unternehmens… …externen Ermittler sind nämlich nicht wie angestellte Ermittler aus bestimmten Fachabteilungen des Unternehmens weisungsgebunden und unter- liegen nicht der… …Ermittlungen durch externe Berater liegt in dem Rechtssystem der USA, wo im Strafrecht auch eine Verantwort- lichkeit des Unternehmens festgelegt ist und eine… …juristischen Personen kennt das deutsche Strafrecht grundsätzlich nicht. In Betracht kommt nur eine Betei- ligung im Rahmen von Maßnahmen des Verfalls und der… …, wenn der Verdacht besteht, dass leitende Mitarbeiter oder sogar einzelne Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Überwachungsgremiums in einen… …höchstrich- terliche Rechtsprechung existiert aber hierzu angesichts des Umstandes, dass es sich bei einer derartigen Beauftragungen, wie der internen… …Verwertbarkeit des im Rahmen der Untersuchung gefundenen Beweisen könnte bei mangelhaften Untersuchungen gefährdet sein, was dazu führen könnte, dass in straf-… …des oberen Managements oder so- gar der Geschäftsleitung involviert sind, könnte somit die interne Rechtsabtei- lung in einen weitreichenden…

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  IT-Vorgaben

  Daniela Duda

  …und andere mobile Datenträger im Laufe der Untersuchung zum Einsatz kommen. Im Rahmen des Projektmanagements sollte daher im Vorfeld eine klare… …freie Internetnutzung. Eine Sperrung dieser Ports für Massenspeichermedien, sowie eine Reduzierung des Internetzugangs auf die absolut notwendigen… …Sicherheitsrichtlinien ab. Ob externe Berater mit eigenen Arbeitsgeräten innerhalb des Unternehmens aktiv werden dürfen, sollte in Abstimmung mit den jeweils geltenden… …erwartenden, externen Untersuchenden und internen Kräfte, je nach Art und Weise des geplanten Prüfablaufes – Festlegung der räumlichen Gegebenheiten –… …unter sehr kontrollierten Bedingungen stattfindet und überwacht werden kann. Das erscheint vor dem Hintergrund des Nachweises, dass Daten über einen… …im Bereich des Cloud Com- puting, in dessen Begrifflichkeit solche virtuelle Datenraum-Konstellation fällt, dass entsprechend § 146 Abs. 2 AO… …steuerrechtliche Unterlagen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes ausschließlich nach Bewilligung der Finanz- behörde aufbewahrt werden dürfen. Dies ist… …. Später gilt es auf dieser Basis die Berechtigungen für das Einstellen, Le- sen und Bearbeiten des Datenbestandes zu definieren und anzulegen. Ein… …Hauptansprechpartner, sowie eine Vertretung, muss gefunden werden, um sich in die Funktionalität des virtuellen Datenraums einzuarbeiten. In der Regel wird keine… …Einmalschlüssel werden zusätzlich zu Benutzer- namen und Passwort abgefragt. Konsequent getrennt sollte ferner die Administration der Anwendung von jener des…

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  Steuerliche Vorgaben

  Matthias Scheunemann

  …Tatbe- stände, sondern die steuerliche Außenprüfung, deren primärer Zweck die Fest- stellung der steuerrechtlich relevanten Verhältnisse des… …. Dabei soll der erforderliche Ver- dacht im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 10 Satz 2 und 3 EStG erst vorliegen, wenn ein hinreichender Tatverdacht im Sinne des… …sich nicht auf Ertragsteuern des Unternehmens. Neben den ertragsteuer- lichen Implikationen von Untersuchungsergebnissen, haben die Aktivitäten in… …das Strafrecht. Während dem Beschuldigten im Strafrecht die Verwirklichung des strafbaren Tatbestandes in objektiver und subjekti- ver Hinsicht… …Abhängigkeit zum jeweiligen Zweck der Untersuchung und unter Berücksichtigung des jeweiligen Untersuchungsan- satzes.5 Die gewonnene oder geänderte Kenntnis… …geänderte Auffassung über die zutreffende steuerliche Behandlung zur Folge haben und für die Vergangenheit für die verantwortlichen Personen des… …steuerlichen Vorteilen selbst kann auch Gegen- stand von internen Untersuchungen sein, wenn z. B. in der Verfolgung des Zie- les eines höchstmöglichen… …lässt sich auch die für die Zulässigkeit des Betriebsausgabenabzu- ges relevante Frage, ob mit gegebenen Zuwendungen die Schwelle legaler Zu- wendungen… …Aufwendungen in Betracht. Zum einen kann das absolute Abzugsver- bot nach § 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG greifen, zum anderen die Versagung des Be- triebsausgabenabzugs… …Tatbe- stände. Demgegenüber ist dem BMF-Schreiben vom 10. Oktober 2002 zu ent- nehmen, dass das Bundesfinanzministerium zum Zeitpunkt des Erlasses davon…

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  Anpassung der Compliance-Struktur

  Dr. Clemens Engelhardt

  …ist eine reine Aufbau- und Funktionsprüfung des Com- pliance-Management-Systems nur pars pro toto, da auch die konkrete Unter- suchung möglicher… …Corporate Governance Anhand des vorstehend abgebildeten ‚Compliance-Hauses‘ wird deutlich, dass sich die Compliance Aufbauorganisation idealiter zusammen… …Internal Audit, der Erreichung der Vorgaben der Section 404 des Sarbanes Oxley Acts sowie dem Risk-Management-System ruht. Innerhalb dieses Systems… …beschriebene Prozessablauf auch gelebt werden kann, muss dieser in die Prozesse des Unternehmens eingebunden und den Mit- arbeitern transparent gemacht werden… …sichergestellt werden, dass an die- ser Reflektion neben den fachlich betroffenen Mitarbeitern des Unternehmens auch Mitarbeiter beteiligt werden, die nicht… …Compliance sollte sich als Teil der Wertschöpfungskette im Unternehmen ver- stehen und den erforderlichen Aufwand treiben, um innerhalb des Unterneh- mens auch… …Untersuchung auf Compliance fokussiert. Gerade jetzt besteht daher eine ge- steigerte Wahrnehmung des Themenkomplexes Compliance, auch wenn dies regelmäßig… …Sinne des Unternehmens positiv zu beeinflussen und eventuell dazu beizutragen, drohende Bußgelder oder sogar Gewinnabschöpfungen zu minimieren. Dies… …Untersuchungen. e. Eigeninteresse des Compliance Officer Nicht zuletzt hat der verantwortliche Compliance Officer ein ureigenes Inter- esse an einer optimalen… …Compliance-Struktur. Die jüngste Rechtsprechung des fünften Strafsenates des BGH zur strafrechtlichen Garantenstellung des Com- pliance Officers2 mit den hieraus…

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  Ansatz und Planung von internen Untersuchungen

  Matthias Scheunemann, Christian Hellfritzsch

  …Ausgangspunkt für eine intensive- re Untersuchung dieser Sachverhalte und zur Ermittlung des Vorliegens weite- rer, gleichartiger Vorgänge. Diese Informationen… …bestimmten Produktes vor. Nur aus der klaren Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes kann ein genauer Auftrag und ein Ziel an die Untersuchenden formuliert… …Scheunemann/Hellfritzsch Kapitel 6: Ansatz und Planung von internen Untersuchungen Die erste Projektphase muss daher eine klare Beschreibung und Strukturie- rung des… …und die Untersuchung sämtlicher auch objektiv unkritischer Bereiche des Unternehmens vermieden werden. Die detaillierte Untersuchung von möglichen… …wenn ein Auslands- bezug besteht. Dieses Untersuchungsteam kann auch aus Mitarbeitern des Unternehmens, z. B. der internen Revision, bestehen. Je nach… …Behin- derungen des Geschäftsbetriebes durch die begrenzte Verfügbarkeit von be- schlagnahmten Unterlagen vorbeugen. Der Umfang der Kooperation mit den… …Ermittlungsbehörden sollte im wei- teren Verlauf der Untersuchung auf Basis der definierten Ad Hoc Maßnahmen erfolgen und sich im Rahmen des als zweckmäßig erachteten… …Kooperationsum- fangs bewegen. Gleichzeitig ist eine Ableitung des Kooperationsumfanges aus den gesetzlichen Rechten der staatlichen Ermittler sinnvoll und auch… …, um eine zeitnahe und vollständige Abarbei- tung von Anfragen der Ermittlungsbehörden zu gewährleisten. (3) die ständige Erreichbarkeit des Top… …Personalabteilung, dem Rechnungswesen, der IT Abteilung oder in den Überwachungsmechanismen des Unternehmens. b. Untersuchungsgegenstand und Beauftragung Vor…

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