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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Auftragserteilung

  Martin Böhmer

  …Erfordernis der Einleitung interner Untersuchungen, so resultieren hieraus für die im Unternehmen verantwortlichen Personen be- sondere Pflichten (vgl. Kapitel… …soll, da der Begriff der „Ermittlung“ durch das Tätigkeitsprofil der Staatsanwaltschaft geprägt sei. Es ist deshalb zukünftig davon auszugehen, dass für… …damit unabhängig und unbeeinflusst aus. Gleiches gilt grundsätzlich für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Der Ursprung für die unabhängigen… …für die Staatsanwalt- schaft grundsätzlich ein Zwang den verdächtigen zu verfolgen und die öffent- liche Anklage zu erheben.5 Eine Strafbarkeit von… …damit ver- bundenen Zeugnisverweigerungsrecht, sowie einem grundsätzlichen Beschlag- nahmeverbot unterliegen. Dies wiederum kann für die Geschäftsleitung… …den Vorteil einer geringeren Aufsichtspflicht dieser mit sich bringen, da die externen Ermittler für die Durchführung der Untersuchungen eine eigene… …, zum einen aus dem Vertrag abgeleitete und zum anderen aus deren Berufspflichten resul- tierende Verantwortlichkeit trifft. Ein weiterer Grund für die… …Pflichtwidrigkeit ver- bunden mit einem Haftungsrisiko angelastet werden, denn diese trägt letztend- lich für die Auswahl und die Geeignetheit der untersuchenden… …für das Unternehmen zu bera- ten.10 Die möglichen Interessenskonflikte haben die externen Berater (soweit diese als Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer… …Auskunft verpflichtet sind, was an sich für die Durchführung von internen Untersuchungen und der Gewinnung von Erkenntnissen zu begrüßen ist. In Fällen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Einleitung

  Karl-Christian Bay, Alexander H. Engelhardt

  …. Insbesondere wird dies flankiert durch das Bestehen von Pflichten zur Durchführung von Kon- troll- und Untersuchungsmaßnahmen, insbesondere für die Organe einer… …für ein Compliance-Management-System neu zu schaffen oder eine bereits bestehende Struktur zu überarbeiten und effektiver zu gestal- ten. Internal… …Was sind die „Lessons Learned“ für den Aufbau eines Compliance-Management-Systems? Wie diese überblicksartige Darstellung zeigt, erscheint nur ein… …gemacht werden müssen. Beispielsweise wird ein isoliert untersuchender Rechtsanwalt kaum Nachweise für Umgehungsversuche in der Buchhaltung finden, ein… …gemeistert wird, kann mit Abschluss der in- ternen Untersuchung das in diesem Zeitpunkt noch als hoch zu bewertende Empfinden für Compliance bei den… …können. Die Organisationsplanung und der gewählte Unter- suchungsansatz sind die tragende Basis für die Untersuchung selbst sowie die späteren Schritte… …Interdependenzen bestehen so- wie andererseits die Grundlage für eine möglichst unangreifbare Untersuchung aufgrund optimal vorbereiteter Datenbasis gelegt werden… …einer Behörde wirken. Klar ist Compliance wohlverstanden für jedes Unternehmen primäres Interesse; jedoch besteht ein feiner und zugleich not- 19 20… …und deren Methoden sind. Hierbei genießen die berufsständisch beson- deren Regelungen unterliegenden Berater wie Rechtsanwälte, Wirtschaftsprü- fer und… …den Sinn. Sollen beispielsweise nur Rechtsanwälte, Wirtschaftsprü- fer und Steuerberater solche unternehmensinternen Untersuchungen durch- führen dürfen…

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  Ansatz und Planung von internen Untersuchungen

  Matthias Scheunemann, Christian Hellfritzsch

  …Ausgangspunkt für eine intensive- re Untersuchung dieser Sachverhalte und zur Ermittlung des Vorliegens weite- rer, gleichartiger Vorgänge. Diese Informationen… …für Unregelmäßig- keiten durch externe Quellen, wie beispielsweise durch Prozessauditoren, Be- triebsprüfer oder Nichtregierungsorganisationen, mit… …werden. Neben der Identifizierung der zu untersuchenden Sachverhalte ist eine Abschätzung der Größenordnung der durchzuführenden Untersuchung für die… …Untersuchungsgegenstandes liefern und ist von entscheidender Be- deutung für den Erfolg der gesamten internen Untersuchung, welche dann die so eingegrenzten… …vorherge- henden Projektphasen vorzubereiten, stellt einen nachhaltigen Nutzen für das die Untersuchung durchführende Unternehmen sicher. Daneben beweist… …mit den kritischen Sachverhalten kümmern und diese gegebenenfalls überarbeiten. Sie legt die Spezifikationen für die erforderlichen technischen und… …Scheunemann/Hellfritzsch 189 Phase I – Vorbereitung der internen Untersuchung auftragende Management beeinflusst und so auch für das Überwachungsorgan nutzbar sind. Um… …Managements sowie die zeitnahe per- sönliche Verfügbarkeit für die Vertreter der Ermittlungsbehörden. (4) die umgehende Einleitung der von den… …notwendigen Entscheidungen gelähmt werden. Die klare Definition des Untersuchungsgenstandes ist Voraussetzung für die pflichtge- mäße Fokussierung auf… …sich regelmäßig um die (1) Faktensammlung und Auswer- tung, (2) die Identifikation von Verantwortung für Fehlverhalten, (3) gegebe- nenfalls Kooperation…

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  Pflichten der Organe und des Managements

  Martin Böhmer, Alexander H. Engelhardt

  …, Gesellschafterversammlung der GmbH) oder den für den Themenbereich Compliance verantwortlichen Personen in oder außerhalb des Unternehmens (Konzernleitung oder… …die Konzernunternehmen hin.2 Dies gilt uneingeschränkt für die Aktiengesellschaft (AG) und eingeschränkt für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung… …folgt aus der gesamtschuldnerischen Haftung der Mit- glieder des Vorstandes einer Aktiengesellschaft für Pflichtverletzungen nach § 93 Abs. 2 Satz 1 AktG… …und inhaltsgleich für die Geschäftsführer der GmbH aus § 43 Abs. 2 GmbHG, welcher ebenfalls eine solidarische Haftung statuiert.3 Eine Einschränkung… …Ressortverteilung nur dann der Fall ist, wenn die nicht unmittelbar für das Ressort verantwortlichen Mitglieder eine eigene Pflicht verletzen.4 Die Verpflichtung… …eines nicht unmittelbar ressortverantwortlichen Mitgliedes zum Eingreifen lebt aber insbesondere dann wieder auf, wenn das für das Resort… …, wo Verantwortlichkeiten der Gesamtzuständigkeit der Geschäfts- leitung verbleiben.6 Lässt man die Verantwortung für den Themenkomplex Compliance unter… …mittler grundsätzlich aus. Sollte ein einzelnes Mitglied des Kollegiums der Ge- schäftsleitung, entgegen der im Kollegium erforderlichen Mehrheit für eine… …sam vertretungsbefugt, soweit nicht in dem Gesellschaftsvertrag etwas ande- res vereinbart ist. Entsprechend gilt für die Mitglieder des Vorstandes… …zumindest für erhebliche Verstöße zu gelten hat, jedoch fehlt es nach dem gesetzlichen Leitbild grund- sätzlich an einer entsprechenden…

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  Rechtliche Vorgaben

  Dorothee Krull

  …seiner Tätigkeiten zu geben sowie nach deren Abschluss hierüber Rechenschaft abzulegen, vgl. § 666 i. V. m. § 675 BGB. Dies gilt in besonderem Maße für… …hat.3 Für die Durchführung von internen Untersuchungen bedeutet dies, dass der Arbeitgeber von betroffenen Arbeitnehmern grundsätzlich Auskunft über… …des Arbeitnehmers aus Art. 2 Abs. 1 des Grundgesetzes für die Bundesrepublik Deutschland (GG) entgegen. Daraus ergibt sich ein Recht des Mitarbeiters… …sein.16 (2) Durchsicht elektronischer Unterlagen – PC – Festplatten Für Dateien auf Mitarbeiterrechnern gilt das im Rahmen der Durchsicht von… …beeinträchtigt wird.34 Anders kann dies sein, wenn für den Arbeitgeber eine notwehr- bzw. not- standsähnliche Lage besteht, er also bereits einen konkreten… …§ 32 i Absatz 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG-RegE ohne Kenntnis des Be- schäftigten nur nach Maßgabe des § 32 e Absatz 2 bis 7 erfolgen. Dies bedeutet, dass für… …Anhaltspunkte für ein Überwiegen schutzwürdiger Interessen des 37 Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Regelung des Beschäftigtendatenschutzes, BT-Drs. 17/4230… …einer Telekommunikation für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten und Inhalte die §§ 32 c und 32 d BDSG-RegE gelten. Nach § 32 i Absatz 4… …Inhalte erforderlich für die Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnis- ses sein muss. Darunter fällt auch gemäß § 32 c Absatz… …erforderlich ist zur Erfüllung der Zwecke, für die der Arbeitgeber sie nach den Vorschriften des Unterabschnitts „Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Steuerliche Vorgaben

  Matthias Scheunemann

  …der herrschenden Praxis in der Betriebs- prüfung sogar für den Fall gelten, dass die Aufwendungen aus den Straftaten bzw. Ordnungswidrigkeiten gar… …internen Ermittlungen und die Erkenntnisse aus diesen Ermittlungen auch Konsequenzen für andere Steuerarten. So sind z. B. Umsatzsteuern, welche in 1… …Konsequenzen auch für die Besteuerung zu zie- hen. Die hier vorgenommene Betrachtung beschränkt sich auf das deutsche Steuerrecht. Ausländische steuerliche… …über den steuerlich relevan- ten Sachverhalt – dieser besteht meist aus unterschiedlichen Einzelsachverhal- ten kann unter Umständen für die Zukunft eine… …geänderte Auffassung über die zutreffende steuerliche Behandlung zur Folge haben und für die Vergangenheit für die verantwortlichen Personen des… …Unternehmens auch bereits für abge- 4 Vgl. hierzu BMF-Schreiben vom 30.  Juli 2008, GZ: IV A 3 – S 0223/07/10002, DOK 2008/0411043, abrufbar unter… …lässt sich auch die für die Zulässigkeit des Betriebsausgabenabzu- ges relevante Frage, ob mit gegebenen Zuwendungen die Schwelle legaler Zu- wendungen… …Berichtigungspflichten eine zentrale Rolle. (1) Absolutes Abzugsverbot nach § 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG Für Aufwendungen, die im Zusammenhang mit Vorgängen stehen, die eine… …durch die Regelung des § 4 Abs. 5  Nr. 10 EStG vom Abzug ausgeschlossen werden sollen. Voraussetzung für das Abzugsverbot ist lediglich das Vorliegen… …Betriebsverfassungsorgane und ihre Mitglieder (§ 119 Abs. 1 BetrVG), Vorteilsgewährung für wettbewerbsbeschränkendes Verhalten (§§ 81 Abs. 3 Nr. 2 i. V. m. 21 Abs. 2 GwB)…

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  Betriebswirtschaftliche Vorgaben

  Franz Besl

  …internen Untersuchungen zu betrachten –„the show must go on!“ 1. Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes… …eigentlichen Geschäftsbetrieb gebunden sind, bzw. dar- aus folgend, in welchem Umfang Mitarbeiter für die interne Untersuchung be- reitgestellt werden können… …. Im Tagesgeschäft eines Unternehmens findet man häufig freie Ressourcen, welche im Rahmen von Vertretungsregelungen oder als Puffer für unvorherseh-… …Status Quo in drei wesentliche Phasen wie folgt an: 1 2 3 4 5 Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des… …Mitarbeiter und durch Einsicht in Stellenbeschreibungen, bewertet werden. Auch mögliche Backup-Regelungen , z. B. für krankheitsbedingte Ausfälle oder… …Mitarbeiters über- nehmen kann. Dementsprechend kann das Unternehmen zum einen die Auf- gabengebiete der einzelnen Mitarbeiter, deren benötigten Zeitaufwand für… …die Aufgaben im Tagesgeschäft, eventuell freie Kapazitäten, aber auch inhaltlich re- levante Tätigkeiten und für die Untersuchung bedeutsame Kenntnisse… …Ergebnisse im Anschluss an eine in- 6 7 Bay_HBII.indb 162 20.03.13 14:04 Besl 163 Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei… …während interner Unter- suchungen resultiert aus dem Zeitaufwand für die Zusammenstellung von Daten, welche im Zusammenhang mit konkreten Verdachtsmomenten… …, Kontoauszüge und Serverprotokolle seien hier nur exemplarisch für eine Vielzahl elektronisch ge- speicherter Dokumente genannt. Vorbereitend, aber auch während…

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  Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern

  Franz Besl

  …und der zentralen Be- deutung des Wertmanagements definierte das Deutsche Institut für Interne Re- vision im Jahr 2002 die Funktion der Internen… …Interne Revision ist zwar ein 1 Deutsches Institut für Interne Revision e.V., Berufsgrundlagen, Definition Interne Revision. 2 Institut der… …Kapitel 7: Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern Teil der Führungsfunktionen, darf aber weder in den Arbeitsablauf integriert, noch für… …eingeteilt: 6 Deutsches Institut für Interne Revision e.V., Fachwissen/Glossar, Definition Consulting Ser- vices (Beratungsleistungen). 7 Obermayr, in… …Mindestanforderungen an die Ausgestaltung der Internen Revision (MaIR) die am 17.  Januar 2000 von der Vorgängerbehörde der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen… …(BaFin), dem Bundesaufsichtsamt für das Kreditwesen (BaKred), veröffentlicht wur- den9. Die bankaufsichtlichen Standards an die interne Revision wurden zum… …Abschluss- prüfung (IDW PS 321), Rn. 17. 9 Bundesaufsichtsamt für das Kreditwesen, Mindestanforderungen an die Ausgestaltung der In- ternen Revision… …Standards des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V. (IIR) zu orientieren. Der Kodex der Berufsethik de- finiert dabei die Grundsätze und… …Rechtschaffenheit von Internen Revisoren begründet Vertrauen und schafft damit die Grundlage für die Zuverlässigkeit ihres Urteils. Verhaltensregeln: ◆ Interne… …relevanten Umstände mit Ausgewogenheit und lassen sich in ihrem Urteil nicht durch eigene Interessen oder durch Andere beeinflussen. 10 Bundesanstalt für…

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  IT-Vorgaben

  Daniela Duda

  …verschlüsselt werden, vgl. Anlage zu § 9 BDSG Satz 2. Die gängigen USB-Ports an den EDV-Geräten eröffnen einen weiteren Ri- sikobereich, dies gilt auch für die… …freie Internetnutzung. Eine Sperrung dieser Ports für Massenspeichermedien, sowie eine Reduzierung des Internetzugangs auf die absolut notwendigen… …Dienste, erscheint für den Zeitraum der Untersu- chung, wieder im Hinblick auf die eindeutigen internen Sicherheitsrichtlinien, konsequent, vgl. Anlage zu… …Mitarbeiter ansteht und man zu diesem Zeitpunkt erst beginnt, die Umge- bungsvoraussetzungen für eine effiziente Untersuchung zu schaffen, geht wert- volle Zeit… …werden, sollten frisch aufgesetzt und nur für diesen Zweck bereitgestellt wer- den. In einer entsprechenden Gesamtdokumentation empfiehlt es sich… …System- und Softwareumgebung. Mit welchen Programmen die für die Untersuchung relevanten Daten verarbeitet werden, welche Schnittstellen ge- gebenenfalls… …vonnöten und wer die Ansprechpartner für möglicherweise spe- zielle Anwendungen sind, ist entscheidend für den sachgerechten und effizien- ten Ablauf. Somit… …Einrichtung der Benutzerkonten für externe Kräfte ◆ Abwägung der Rechte entsprechend der festgelegten Rollen – Ggf. Einrichten gesonderter, geschützter… …. Zu prüfen ist zudem, ob und welche Teile der untersuchungsrelevanten Daten in ein gespiegeltes System übertragen und für den Zeitraum der Untersu-… …Ausfallsicherheit für die Zeitspanne der Prüfung und bis zur Wiederherstellung der ursprünglichen, benötigten Konfiguration, nicht besteht. Der Vorteil einer…

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  Dokumentation und Aufbewahrungspflichten

  Martin Böhmer

  …dem Unternehmen als Auftraggeber zu übergeben ist, zu unterscheiden. Gegebenenfalls besteht noch die Notwendigkeit einer Dokumentation für die… …Öffentlichkeit, oder für staatliche Ermittlungs- sowie Finanzbehörden. Jedoch können auch die interne Dokumentation der externen Ermittler und die externe… …voneinander betrachtet werden, da die interne Dokumen- tation der externen Ermittler die Basis für die externe Dokumentation, sei es die Zwischen- oder die… …14:04 248 Böhmer Kapitel 9: Dokumentation und Aufbewahrungspflichten a. Beschlagnahmeschutz der Dokumentation für interne Zwecke im Gewahrsam der… …Berater Für die Pflicht zur internen Dokumentation ist zu unterscheiden zwischen Bera- tern, die berufsständischen Verpflichtungen unterliegen, und… …Beschluss des LG Hamburg (HSH Nordbank)1 für den Fall, dass die Untersuchungen durch den Aufsichtsrat zur Ermittlung von Verstößen durch den Vorstand… …durchgeführt werden, hinge- wiesen wird (vgl. hierzu auch Kapitel 2 Rn. 8 ff. dieses Handbuches). Vorausset- zung für das Beschlagnahmeverbot ist der Gewahrsam… …Mitgewahrsam ausreichend sein für den Schutz, welcher über das allgemeine Beschlagnahmeverbot nach § 97 StPO greift. Jedoch sollte aus praktischen Gründen… …erfolgte Beschlagnahme vermieden werden, welche zum massiven Nachteil des Unternehmens führen können, da die Unterlagen für den Zeitraum in Besitz der… …staatlichen Ermittlungsbehörden verbleiben und bis zu einer Freigabe dem Unternehmen für die tägliche Arbeit entzogen sind. Auch nach dem neu eingeführten §…

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