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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Kommunikation während und über die laufende Untersuchung

  Alexander H. Engelhardt

  …Kapitel 10: Kommunikation während und über die laufende Untersuchung Bay_HBII.indb 283 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 284 20.03.13… …14:04 A. Engelhardt 285 1. Externe und interne Kommunikation Die Kommunikation während und über die laufende Untersuchung hat zur Auf- gabe, den… …Untersuchungszweck fördern und die Reputation des Unternehmens und seiner Repräsentanten schützen zu helfen. Sie wird daher wesentlich durch das Untersuchungsziel… …bestimmt. Besteht zwischen Untersuchungsziel und In- halt, Mitteln und Kanälen der Kommunikation Inkongruenz, sind sowohl der Untersuchungszweck als auch… …das Ansehen des Unternehmens bei Mitarbeitern, Behörden, der Bereichs- und der allgemeinen Öffentlichkeit gefährdet. Es bedarf daher zunächst einer… …klaren Festlegung des Untersuchungszieles: Identifizierung, Abstellung und Sanktionierung internen unternehmensschädi- genden Verhaltens? Reinwaschung von… …Einsicht in die Gebotenheit und die langfristige kaufmännische Vorteilhaftigkeit ethisch gebundenen Wirtschaftens und damit eine möglichst dauerhafte… …Änderung der Art und Weise, in der das Unternehmen mit Dritten interagiert (wertgebunde- ner, unternehmenswertorientierter Ansatz)? Oder geht es… …hauptsächlich darum, unternehmenstypische Konfliktfelder zu identifizieren und Richtlinien und Prozesse zu schaffen, um sich nicht später dem Vorwurf des… …Organisationsver- schuldens ausgesetzt zu sehen (Compliance- oder Prozessorientierung)? Jedes dieser Ziele kann den konkreten Umständen nach sinnvoll und legitim…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Pflichten der Organe und des Managements

  Martin Böhmer, Alexander H. Engelhardt

  …Kapitel 1: Pflichten der Organe und des Managements Bay_HBII.indb 27 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 28 20.03.13 14:04 Böhmer/C… …innehat. Während sog. „Corporate Title“ im Unternehmen der Darstellung von Füh- rungsebenen und Berichts- und Verantwortungsstrukturen dienen, so treffen… …aus rechtlicher Sicht Verantwortung und Haftung kraft Gesetzes und Recht- sprechung in erster Linie die Organe von Gesellschaften. Dabei kann… …grundsätzlich zwischen der Geschäftsleitung (Vorstand oder Geschäftsführung) und den Überwachungsgremien (Aufsichtsrat oder Gesell- schafterversammlung)… …unterschieden werden. Neben der Aufgabe der Unterhal- tung und Überwachung eines Compliance Management Systems als originäre Verpflichtung der Geschäftsleitung… …und einer diesbezüglichen Überwachungs- verpflichtung durch das entsprechende Überwachungsgremium, fällt das The- ma der Beauftragung von externen… …Gesellschaft zukommt – also im Innenverhältnis ein Recht und hieraus resultierend die Pflicht zur Be- auftragung besteht und darüber hinaus diesen im… …: Pflichten der Organe und des Managements tretung der Gesellschaft im Außenverhältnis weder ein Recht noch eine Ver- pflichtung zur Beauftragung externer… …Kodex hat der Vorstand die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf die Beachtung durch… …die Konzernunternehmen hin.2 Dies gilt uneingeschränkt für die Aktiengesellschaft (AG) und eingeschränkt für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung…

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  Dokumentation und Aufbewahrungspflichten

  Martin Böhmer

  …Kapitel 9: Dokumentation und Aufbewahrungspflichten Bay_HBII.indb 245 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 246 20.03.13 14:04 Böhmer 247… …gesetzlichen Anforderungen, welche Einfluss auf die Art und Weise der Doku- mentation nehmen können aufgezeigt, sowie die Parameter, welche diese beein- flussen… …, dargestellt werden. Auch werden die wesentlichen Formen der Doku- mentation und die in der Praxis von internen Untersuchungen gängige Art und Weise der… …Dokumentation, abhängig von dem jeweiligen Adressatenkreis, auf- gezeigt. 1. Dokumentationsanforderungen Hinsichtlich der Dokumentation des Ablaufes und der… …Ergebnisse von internen Untersuchungen ist in einem ersten Schritt zwischen einer internen Dokumen- tation der externen Berater und einer Dokumentation, die… …Öffentlichkeit, oder für staatliche Ermittlungs- sowie Finanzbehörden. Jedoch können auch die interne Dokumentation der externen Ermittler und die externe… …Abschlussdokumentation, gegenüber dem Auftragge- ber oder Dritten bildet. Das Erfordernis und der Umfang der Dokumentation ist aber nicht nur ab- hängig von den… …externen Beratern der ausdrücklichen vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und einer weiten Interessenabwä- gung bedarf – sondern auch von den… …standesrechtlichen Regelungen der einzel- nen Berufsstände, namentlich der Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Steuer- berater. Weiterer wesentliche Aspekte, die… …sowie die Anforderungen an die Darlegungs- und Beweislast nach dem Zivilprozessrecht. Im Folgenden werden diese Aspekte eingehend unter…

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  Ansatz und Planung von internen Untersuchungen

  Matthias Scheunemann, Christian Hellfritzsch

  …Kapitel 6: Ansatz und Planung von internen Untersuchungen Bay_HBII.indb 183 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 184 20.03.13 14:04… …Hil- fe einer internen Untersuchung verifiziert, eingegrenzt und analysiert und in der Folge durch ursachengerechte Maßnahmen abgestellt werden. Zur… …Ausgangspunkt für eine intensive- re Untersuchung dieser Sachverhalte und zur Ermittlung des Vorliegens weite- rer, gleichartiger Vorgänge. Diese Informationen… …umgehend diesen Sachverhalten auseinanderset- zen. Hierbei muss der Sachverhalt exakt beschrieben und eingegrenzt werden. Regelmäßig geht man dabei von… …bestimmten Produktes vor. Nur aus der klaren Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes kann ein genauer Auftrag und ein Ziel an die Untersuchenden formuliert… …Planung un- erlässlich. Die Verpflichtung der Untersuchenden dem zu Beginn festgelegten Untersu- chungsansatz zu folgen, stellt eine effiziente und… …anlassgerechte Untersuchung sicher und sendet ein Signal an externe Ermittlungsbehörden, dass eine syste- matische Untersuchung angestrengt wird, aus welcher… …Scheunemann/Hellfritzsch Kapitel 6: Ansatz und Planung von internen Untersuchungen Die erste Projektphase muss daher eine klare Beschreibung und Strukturie- rung des… …Untersuchungsgegenstandes liefern und ist von entscheidender Be- deutung für den Erfolg der gesamten internen Untersuchung, welche dann die so eingegrenzten… …Einzelsachverhalte identifiziert und aufarbeitet. Auf Basis der Ergebnisse dieser ersten Phase kann der Aufwand der weiteren Untersuchung sinnvoll abgeschätzt werden…

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  Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern

  Franz Besl

  …Besl 217 Interne Revision 1. Interne Revision a. Begriff und Funktionen der Internen Revision Aufgrund der Internationalisierung der Kapitalmärkte… …und der zentralen Be- deutung des Wertmanagements definierte das Deutsche Institut für Interne Re- vision im Jahr 2002 die Funktion der Internen… …Revision angelehnt an das US- amerikanische Institute of Internal Auditors (IIA) wie folgt: Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive… …Prüfungs- („Assurance“) und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie… …unterstützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systema- tischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des… …Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet und diese zu verbessern hilft.1 Demnach wird allgemein unter der Internen… …Revision eine unternehmens- eigene, prozessunabhängige, prüfende, beurteilende und beratende Tätigkeit verstanden, die innerhalb eines Unternehmens oder… …systematischen und zielgerichteten Ansatz erfolgt die Bewertung des Risikomanagementsystems, des Steuerungs- und Überwachungssystems, einschließlich der… …Revision zählen – die Überprüfung der Eignung und – die Überwachung der Einhaltung der Regelungen und Anordnungen der ge- setzlichen Vertreter und der… …Ordnungsmäßigkeit von Aufbau und Funktion des internen Kontrollsystems sowie – die Beratung der gesetzlichen Vertreter in den hiermit zusammenhängenden Fragen…

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  Einleitung

  Karl-Christian Bay, Alexander H. Engelhardt

  …durchführen, wie ist ein optimaler Projekt- verlauf und was sind die Lehren, die daraus zu ziehen sind? Wie sind unterneh- mensinterne Untersuchungen in den… …Bereich Compliance einzuordnen? Compliance, oft auch als Corporate Compliance bezeichnet, umfasst als Summe aller Maßnahmen und Verhaltensweisen zur… …Sicherstellung der Ein- haltung sämtlicher auf ein Unternehmen anwendbarer Gesetze und Vorschrif- ten notwendigerweise auch ein kontrollierendes Element… …. Vertrauensbasier- tes Zusammenarbeiten schließt dabei Kontrolle nicht aus, sondern gerade mit ein. Unternehmen, Mitarbeiter und Geschäftspartner haben ein… …Eigeninteres- se daran, dass mögliche schwarze Schafe identifiziert und auf potentielle Ver- stöße aufgedeckt und gegebenenfalls auch geahndet werden… …. Insbesondere wird dies flankiert durch das Bestehen von Pflichten zur Durchführung von Kon- troll- und Untersuchungsmaßnahmen, insbesondere für die Organe einer… …Ge- sellschaft (Vorstand, Aufsichtsrat und Geschäftsführung); ein Organ kann rechtlich zur Anordnung einer unternehmensinternen Untersuchung verpflich-… …tet sein. Aufklärung erkannter Verdachtsmomente ist zwingend und kann als Pflicht insbesondere auch die Aufsichtsratsmitglieder treffen. Aufklärung… …führt aber auch zum Erkennen und zur Hebung von Verbesse- rungspotentialen und versetzt das Unternehmen so in die Lage, entweder eine optimale Struktur… …für ein Compliance-Management-System neu zu schaffen oder eine bereits bestehende Struktur zu überarbeiten und effektiver zu gestal- ten. Internal…

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  IT-Vorgaben

  Daniela Duda

  …Untersuchenden 1. Anforderungen an die Untersuchenden Im Rahmen einer internen Untersuchung muss zu jeder Zeit die Integrität und Vertraulichkeit der… …Datenverarbeitung gewährleistet sein. Dies bezieht naturgemäß mit ein, dass auf allen Arbeitssystemen der Unter- suchenden gleichbleibend hohe und jederzeit… …und andere mobile Datenträger im Laufe der Untersuchung zum Einsatz kommen. Im Rahmen des Projektmanagements sollte daher im Vorfeld eine klare… …Richtlinie aufgestellt werden, wie der Sicherheitsstandard dieser Geräte auszu- sehen hat, wie und durch wen dies geprüft wird und wo jene Prüfprotokolle… …eingesehen werden können. Die Planungen und Investitionen, welche im Rahmen der internen Sicher- heit der Datenhaltung stattfinden, wäre anderenfalls, bei… …Studie „Gefahrenbarometer 2010“1 werden Informa- tionsab-fluss/Spionage, Hackerangriffe und Diebstahl als jene Gefahren mit der größten… …Eintrittswahrscheinlichkeit gewertet. Entsprechend erscheint es unbedingt empfehlenswert, sämtliche mobilen Datenträger, Notebooks, USB-Sticks, externe Festplatten und DVDs… …einschließen, dass die betref- fenden Geräte zu keiner Zeit unbeaufsichtigt in unsicheren Zonen zurückgelas- sen werden dürfen und die Arbeit am Bildschirm immer… …Verschlüsselung wird auf E-Mails angewendet und wie wird diese bei den Beteiligten umgesetzt? – Wie und durch wen werden die festgelegten Anforderungen geprüft… …und protokolliert? a. Get started without delay – IT Anforderungen der Berater beim Mandanten Nicht selten werden interne Untersuchungen unter…

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  Anpassung der Compliance-Struktur

  Dr. Clemens Engelhardt

  …ist eine reine Aufbau- und Funktionsprüfung des Com- pliance-Management-Systems nur pars pro toto, da auch die konkrete Unter- suchung möglicher… …wirksam sein kann. Compliance als Teil der Führungs- und Unternehmenskultur schließt auch Kontrolle und Reaktion auf Verstöße ein, ohne sofort eine… …Mißtrauensatmosphäre zu schaf- fen: das Unternehmen und seine unbescholtenen Mitarbeiter haben ein über- wiegendes und schützenswertes Interesse daran, dass Verstößen… …wirksam und nachhaltig begegnet wird. Umgekehrt muss man aus den Ergebnissen durchgeführter Internal Inves- tigations auch Rückschlüsse auf die bestehende… …Compliance-Struktur schlie- ßen und diese ggf. anpassen. Dieses Kapitel zeigt, warum die Einführung einer Compliance Struktur die klassische Reaktion auf eine interne… …Untersuchung darstellt und wie dieses Ziel mit minimalinvasiven Mitteln erreicht werden kann. Historisch zeigt sich der Geschehensablauf in der Regel wie folgt… …nagement-System aufgebaut und anschließend operationalisiert. Ideal wäre indes ein bereits bestehendes und wirksames Compliance-Ma- nagement-System, welches in… …der Lage ist, den Dreiklang aus Vorbeugen, Er- kennen und Reagieren zu gewährleisten. Rein reaktive Compliance ist eben- so wenig wünschenswert, wie es… …offensichtlichem Vorteil der Verhinderung auch zeitnah die Steuerung und somit die organisatorische Anpassung, was wieder- um zu mehr Prävention und damit zu noch… …Kontrollsysteme … Erkennen Datenanalyse und -bewertung … Reagieren Int er na l A ud it SO A 40 4 Ris k- Ma na ge me nt Internes Kontrollsystem…

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  Rechtliche Vorgaben

  Dorothee Krull

  …und des Datenschutz- rechts aufgezeigt als auch eine Beurteilung interner Ermittlungen unter straf- rechtlichen und strafprozessualen Aspekten… …internen Untersuchungen einbezogen werden. Im Bereich des Arbeitsrechts existiert eine Vielzahl von Regelungen und Er- wägungen, die bei der Vorbereitung… …sowie der Durchführung der internen Er- mittlungen berücksichtigt werden muss. a. Auskunfts- und Herausgabepflicht des Arbeitnehmers Es ist erforderlich… …auskunftsverpflichtet sind. (1) Auskunfts- und Herausgabepflicht gegenüber dem Arbeitgeber Aus dem Gesetz ergibt sich eine Auskunfts- sowie eine Herausgabepflicht des… …Arbeitnehmers bezüglich seiner Tätigkeit und ein damit korrespondierender Auskunfts- und Herausgabeanspruch des Arbeitgebers aus den §§ 666, 667 i. V. m. § 675… …Akten, Schrift- sowie Mailverkehr und auch elektronische Dateien.2 Auch erfasst sind eventuelle Schmiergeldzahlungen, die der Arbeitnehmer be- kommen… …dem Grundsatz von Treu und Glauben gemäß § 242 BGB ergebenden arbeitsvertraglichen Treuepflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber ergeben… …im Strafprozessrecht vollumfänglich anerkannt, wohingegen im Zivil- und Arbeitsprozessrecht Ein- schränkungen gemacht werden. Auf dieses besondere… …, CCZ 2010, 170, 171. 3 So die herrschende Meinung in Rechtsprechung und Literatur: BGH v. 02.04.2001 – II ZR 217/99 – NJW 2001, 2476, 2477… …Arbeitsrecht Festzuhalten bleibt, dass Arbeitgeber grundsätzlich einen gesetzlichen Aus- kunfts- und Herausgabeanspruch gegenüber ihren Arbeitnehmern im Zusam-…

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  Auftragserteilung

  Martin Böhmer

  …Kapitel 2: Auftragserteilung Bay_HBII.indb 55 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 56 20.03.13 14:04 Böhmer 57 Vorteile und Notwendigkeit… …der Beauftragung externer Ermittler 1. Vorteile und Notwendigkeit der Beauftragung externer Ermittler a. Vorteile und Notwendigkeit der Beauftragung… …externer Ermittler gegenüber internen Abteilungen Konkretisiert sich in einem Unternehmen der Verdacht eines Compliance Vor- falls und stellt sich das… …, einen Imageschaden und einen in der Regel damit verbundenen monetären Schaden von dem Unterneh- men abzuwenden. Insbesondere wenn Compliance Vorfälle… …bereits in die Öf- fentlichkeit gedrungen sind und Kunden und Geschäftspartner davon Kennt- nis haben, sollten seitens des Unternehmens öffentlich wirksame… …Maßnahmen getroffen werden.2 Immanenter Vorteil bei der Beauftragung externer Ermittler ist deren Weisungsunabhängigkeit, Unparteilichkeit und… …Unabhängigkeit so- wie – falls es sich um die berufsständischen Gruppen der Rechtsanwälte, Wirt- schaftprüfer und Steuerberater handelt – deren grundsätzliche… …Privilegierung hinsichtlich eines Zeugnisverweigerungsrechtes und dem damit einhergehen- den grundsätzlichen Beschlagnahmeverbot. Sollte der Compliance Vorfall… …wegen der Weisungsgebundenheit von Arbeitnehmern und der faktischen oder vertraglichen Hierarchieordnung im Unternehmen auch nur schwer möglich 1 Der… …Begriff der internen Untersuchungen verwandt wird (vgl. LG Hamburg, Beschl. v. 15.10.2010 – 608 Qs 18/10, NJW 2011, S. 942 ff.) und sich auch in der…

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