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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Kommunikation während und über die laufende Untersuchung

  Alexander H. Engelhardt

  …Kapitel 10: Kommunikation während und über die laufende Untersuchung Bay_HBII.indb 283 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 284 20.03.13… …14:04 A. Engelhardt 285 1. Externe und interne Kommunikation Die Kommunikation während und über die laufende Untersuchung hat zur Auf- gabe, den… …Untersuchungszweck fördern und die Reputation des Unternehmens und seiner Repräsentanten schützen zu helfen. Sie wird daher wesentlich durch das Untersuchungsziel… …Missstände vor oder nach Aufdeckung? Objektive Sachverhaltsaufklärung als Grundlage für die Aufarbeitung eines konkreten Untersuchungsanlasses oder für… …Einsicht in die Gebotenheit und die langfristige kaufmännische Vorteilhaftigkeit ethisch gebundenen Wirtschaftens und damit eine möglichst dauerhafte… …sein. Das Untersuchungsziel muss jedoch von Anfang an klar benannt sein, da- mit die an der internen Untersuchung beteiligten Mitarbeiter und Berater… …können. Nicht zuletzt ist die Zieldefinition Maßstab der laufenden und schlussendlichen Erfolgsmessung. Internal Investigations haben regelmäßig einen… …wie auch immer gearteten Regelverstoß zum Anlass, der geeignet ist, die interne und externe Wahrneh- mung des Unternehmens erheblich negativ zu… …beeinflussen. Dennoch schädigt kaum ein Umstand die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und dessen Außenwirkung mehr als ein ostentativ nach… …nur die moralische Be- wertung eines bestimmten geschäftlichen Verhaltens in Rede steht, sondern die Glaubwürdigkeit des Unternehmens als Ganzes in…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern

  Franz Besl

  …und der zentralen Be- deutung des Wertmanagements definierte das Deutsche Institut für Interne Re- vision im Jahr 2002 die Funktion der Internen… …Revision angelehnt an das US- amerikanische Institute of Internal Auditors (IIA) wie folgt: Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive… …Prüfungs- („Assurance“) und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie… …unterstützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systema- tischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des… …Revision eine unternehmens- eigene, prozessunabhängige, prüfende, beurteilende und beratende Tätigkeit verstanden, die innerhalb eines Unternehmens oder… …Konzerns durchgeführt wird. Die Interne Revision unterstützt dabei das (Mutter-)Unternehmen bei der Erreichung seiner unternehmerischen Ziele. Mit einem… …systematischen und zielgerichteten Ansatz erfolgt die Bewertung des Risikomanagementsystems, des Steuerungs- und Überwachungssystems, einschließlich der… …Kontrollen. Da- rauf aufbauend unterstützt die Interne Revision das Unternehmen bei der Op- timierung vorhandener Strukturen. Zu den Funktionen der Internen… …Revision zählen – die Überprüfung der Eignung und – die Überwachung der Einhaltung der Regelungen und Anordnungen der ge- setzlichen Vertreter und der… …Ordnungsmäßigkeit von Aufbau und Funktion des internen Kontrollsystems sowie – die Beratung der gesetzlichen Vertreter in den hiermit zusammenhängenden Fragen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Dokumentation und Aufbewahrungspflichten

  Martin Böhmer

  …Im Rahmen dieses Kapitels sollen die Dokumentationsanforderungen an inter- ne Untersuchungen sowie die Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der Doku-… …mentation, sowohl bei dem in Auftrag gebenden Unternehmen, als auch bei den externen Beratern beleuchtet werden. Dabei sollen zum einen die zwingenden… …gesetzlichen Anforderungen, welche Einfluss auf die Art und Weise der Doku- mentation nehmen können aufgezeigt, sowie die Parameter, welche diese beein- flussen… …, dargestellt werden. Auch werden die wesentlichen Formen der Doku- mentation und die in der Praxis von internen Untersuchungen gängige Art und Weise der… …Ergebnisse von internen Untersuchungen ist in einem ersten Schritt zwischen einer internen Dokumen- tation der externen Berater und einer Dokumentation, die… …dem Unternehmen als Auftraggeber zu übergeben ist, zu unterscheiden. Gegebenenfalls besteht noch die Notwendigkeit einer Dokumentation für die… …Öffentlichkeit, oder für staatliche Ermittlungs- sowie Finanzbehörden. Jedoch können auch die interne Dokumentation der externen Ermittler und die externe… …voneinander betrachtet werden, da die interne Dokumen- tation der externen Ermittler die Basis für die externe Dokumentation, sei es die Zwischen- oder die… …standesrechtlichen Regelungen der einzel- nen Berufsstände, namentlich der Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Steuer- berater. Weiterer wesentliche Aspekte, die… …insbesondere Einfluss auf die interne Do- kumentation nehmen, sind gegebenenfalls zu beachtende nebenvertragliche Obliegenheiten zu einer internen Dokumentation…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Steuerliche Vorgaben

  Matthias Scheunemann

  …Ermitt- lungen in Unternehmen ist jedoch häufig nicht die auf repressive Maßnahmen von Strafverfolgungsbehörden gerichtete Aufklärung strafrechtlicher… …Tatbe- stände, sondern die steuerliche Außenprüfung, deren primärer Zweck die Fest- stellung der steuerrechtlich relevanten Verhältnisse des… …Steuerpflichtigen ist (§ 194 Abs. 1 S. 1 AO). Die Außenprüfer sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 10 Satz 3 EStG verpflichtet, den betreffenden Behörden Tatsachen… …mitzuteilen, die den Verdacht einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit begründen, wobei auf den objektiven Tatbestand der Norm abzustellen ist.1 Dies soll nach… …der herrschenden Praxis in der Betriebs- prüfung sogar für den Fall gelten, dass die Aufwendungen aus den Straftaten bzw. Ordnungswidrigkeiten gar… …verpflichtet, Tatsachen die sie dienstlich er- fahren und die den Verdacht von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten be- gründen, den Finanzbehörden mitzuteilen… …§§ 170, 203 StGB gegeben ist.3 Die Außenprüfung kann sich dabei nach § 194 Abs. 1 S. 2 AO auf eine oder mehrere Besteuerungsarten, unterschiedliche… …Besteuerungszeiträume und auf bestimmte Sachverhalte beziehen. Der Umfang ist nach § 196 AO in der ent- sprechenden Prüfungsanordnung durch die zuständige Finanzbehörde… …zu be- stimmen. Die Verwertung von Ermittlungsergebnissen kann steuerliche Konsequen- zen nach sich ziehen, insbesondere da Aufwendungen, die im… …Zusammenhang mit Handlungen stehen, die den Tatbestand eines Strafgesetzes oder eines Ge- setzes verwirklicht, das die Ahndung mit einer Geldbuße zulässt, nicht…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Betriebswirtschaftliche Vorgaben

  Franz Besl

  …des Unternehmens sind neben den öffentlichkeitswirksamen straf- oder datenschutzrechtlichen, auch die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen von… …internen Untersuchungen zu betrachten –„the show must go on!“ 1. Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes… …, auszuwählen und dem Projekt zugänglich zu machen. a. Vorbereitende Tätigkeiten Solange die Ermittlungsbehörden noch nicht vor der Tür stehen, sollte das… …Unternehmen die Chance nutzen, interne Ermittlungen gründlich und zielge- richtet vorzubereiten. (1) Analyse der Aufgaben im Tagesgeschäft Interne… …detaillierte und systematische Analyse der einzelnen Aufgaben im Tagesgeschäft notwendig, um die Fortführung der Prozesse im ordentlichen Geschäftsbetrieb… …eigentlichen Geschäftsbetrieb gebunden sind, bzw. dar- aus folgend, in welchem Umfang Mitarbeiter für die interne Untersuchung be- reitgestellt werden können… …Status Quo in drei wesentliche Phasen wie folgt an: 1 2 3 4 5 Ressourcenbereitstellung für die Untersuchung bei Aufrechterhaltung des… …Mitarbeiter Abbildung 1: Analyse der Aufgaben im Tagesgeschäft Zunächst erfolgt die Betrachtung der relevanten Geschäftsprozesse . Diese Be- trachtung kann… …„top down“ erfolgen. Meist ist die Zielsetzung der zu ermittelnden Prozesse bekannt, so dass die- se in die einzelnen Teilprozesse der zuständigen… …Mitarbeiter, bis auf die admi- nistrativen Tätigkeiten auf Sachbearbeiterebene, heruntergebrochen werden können. Anschließend sollten die identifizierten…

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  Ansatz und Planung von internen Untersuchungen

  Matthias Scheunemann, Christian Hellfritzsch

  …Scheunemann/Hellfritzsch 185 Einführung 1. Einführung Die Veranlassung, eine interne Untersuchung durchzuführen, ergibt sich aus der Behauptung oder Aufdeckung von… …kartellrechtliche Vorschriften oder auch die Nichteinhaltung interner Regelungen ohne Geset- zescharakter sein. Jede behauptete oder aufgedeckte Schwäche kann mit… …Vermei- dung gleicher oder vergleichbarer Sachverhalte in der Zukunft muss dazu im Anschluss an die Aufklärung der Sachverhalte eine Überarbeitung der… …relevan- ten Prozesse erfolgen. Informationen, die ein mögliches oder festgestelltes Fehlverhalten innerhalb der eigenen Organisation beschreiben, sind… …können entweder intern, z. B. durch die interne Revision, die Compliance-Abteilung oder durch sogenann- te Whistle-Blower-Kanäle gewonnen werden. Hierbei… …bilden Revisionsberichte oder Meldungen innerhalb der Compliance Systeme oder auch Hinweise durch Mitarbeiter die Grundlage. Ebenso können Anhaltspunkte… …bestimmten Produktes vor. Nur aus der klaren Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes kann ein genauer Auftrag und ein Ziel an die Untersuchenden formuliert… …werden. Neben der Identifizierung der zu untersuchenden Sachverhalte ist eine Abschätzung der Größenordnung der durchzuführenden Untersuchung für die… …Planung un- erlässlich. Die Verpflichtung der Untersuchenden dem zu Beginn festgelegten Untersu- chungsansatz zu folgen, stellt eine effiziente und… …objektive Ergebnisse re- sultieren, die durch diese Ermittlungsbehörden verwertbar sind. 1 2 3 4 5 6 Bay_HBII.indb 185 20.03.13 14:04 186…

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  Rechtliche Vorgaben

  Dorothee Krull

  …Kapitel wird die Durchführung von internen Untersuchungen unter rechtlichen Gesichtspunkten beurteilt. Es werden sowohl gesetzliche Vorgaben des Arbeits-… …vorgenommen. Weiterhin wer- den die von Unternehmen zu beachtenden Regelungen des US-amerikanischen Rechts beleuchtet. Dem Leser wird aufgezeigt, welche… …Gegebenheiten sicherzustellen. 1. Arbeitsrecht Zur Erzielung eines brauchbaren Ermittlungsergebnisses müssen die Arbeit- nehmer des Unternehmens mit in die… …internen Untersuchungen einbezogen werden. Im Bereich des Arbeitsrechts existiert eine Vielzahl von Regelungen und Er- wägungen, die bei der Vorbereitung… …, dass die Arbeitnehmer, die in die Untersuchungen einbezo- gen werden sollen, bezüglich der als relevant zu betrachtenden Informationen… …des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Demnach hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich die Verpflichtung, dem Arbeit- geber gegenüber Auskunft über den Gang… …Akten, Schrift- sowie Mailverkehr und auch elektronische Dateien.2 Auch erfasst sind eventuelle Schmiergeldzahlungen, die der Arbeitnehmer be- kommen… …hat.3 Für die Durchführung von internen Untersuchungen bedeutet dies, dass der Arbeitgeber von betroffenen Arbeitnehmern grundsätzlich Auskunft über… …sämtliche im Zusammenhang mit deren Arbeit erlangte Kenntnisse sowie die Herausgabe erhaltener Gegenstände verlangen kann. Dies bezieht sich jedoch nur auf… …den Bereich der dem Arbeitnehmer zuge- wiesenen Tätigkeiten. Macht dieser nur beiläufig Wahrnehmungen, die jedoch keinen Bezug zu seinem eigentlichen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Einleitung

  Karl-Christian Bay, Alexander H. Engelhardt

  …durchführen, wie ist ein optimaler Projekt- verlauf und was sind die Lehren, die daraus zu ziehen sind? Wie sind unterneh- mensinterne Untersuchungen in den… …. Insbesondere wird dies flankiert durch das Bestehen von Pflichten zur Durchführung von Kon- troll- und Untersuchungsmaßnahmen, insbesondere für die Organe einer… …tet sein. Aufklärung erkannter Verdachtsmomente ist zwingend und kann als Pflicht insbesondere auch die Aufsichtsratsmitglieder treffen. Aufklärung… …führt aber auch zum Erkennen und zur Hebung von Verbesse- rungspotentialen und versetzt das Unternehmen so in die Lage, entweder eine optimale Struktur… …Verdachtsfalles hinaus Wirkung entfalten. In diesem Buch werden die Herausforderungen und die aus Sicht der Auto- ren bestmöglichen Lösungsansätze anhand des… …betriebswirtschaftliche und steuerrechtliche Fragestellungen behandelt sowie die übrigen praktischen Fragen beantwortet – sei es hinsichtlich der Informationstechnologie… …und der Datensicherheit oder der Dokumentation und schließlich der Kommunikation. Abschließend wird die Anpassung der Compliance-Struktur aufgezeigt… …internal investigation Unternehmensinterne Untersuchungen bieten eine ganze Reihe von Heraus- forderungen, die in drei Themenkomplexe unterteilt werden… …können, die sich aus den wesentlichen Fragestellungen dieses Buches zusammensetzen: plan, perform and present: 1 2 3 4 5 Bay_HBII.indb 19… …Untersuchung? ◆ Wer soll untersuchen – intern oder extern? ◆ Wer muss beauftragen – Vorstand oder Aufsichtsrat? ◆ Was sind die rechtlichen Besonderheiten…

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  Pflichten der Organe und des Managements

  Martin Böhmer, Alexander H. Engelhardt

  …beauftragen? Die Handlungspflichten der Entscheider im Unternehmen sind streng da- nach einzuteilen, welche rechtliche Stellung der betroffene Entscheider… …aus rechtlicher Sicht Verantwortung und Haftung kraft Gesetzes und Recht- sprechung in erster Linie die Organe von Gesellschaften. Dabei kann… …Beratern insbesondere in die Verantwortung dieser beiden Organe.1 Im Folgenden wird deshalb insbesondere untersucht, inwieweit den Orga- nen von… …Konzerntochterunternehmen) das Recht oder sogar die Verpflichtungen zur Einschaltung externer Ermittler zukommen kann. 1. Geschäftsleitung von Kapitalgesellschaften… …Gesellschaft zukommt – also im Innenverhältnis ein Recht und hieraus resultierend die Pflicht zur Be- auftragung besteht und darüber hinaus diesen im… …Voraussetzungen (vgl. hierzu Kapitel 2 Rn. 1 ff. dieses Handbuches) die originäre Befugnis, aber gegebenenfalls auch die korrespondie- rende Verpflichtung zur… …Kodex hat der Vorstand die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf die Beachtung durch… …die Konzernunternehmen hin.2 Dies gilt uneingeschränkt für die Aktiengesellschaft (AG) und eingeschränkt für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung… …Zustimmungserfordernis kann beispielweise im Gesell- schaftsvertrag in der Vereinbarung statuiert sein, dass Rechtsgeschäfte über die Beauftragung von Dienstleistungen… …, die einen bestimmten Betrag übersteigen, der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bedürfen. Die Geschäftsführung einer GmbH würde sich…

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  Auftragserteilung

  Martin Böhmer

  …Erfordernis der Einleitung interner Untersuchungen, so resultieren hieraus für die im Unternehmen verantwortlichen Personen be- sondere Pflichten (vgl. Kapitel… …1 dieses Handbuches). Eine der zentral zu ent- scheidenden Fragen wird sein, ob die internen Untersuchungen1 durch inter- ne Abteilungen, wie z. B… …den Einzelfall des eingetretenen Compliance Vorfalls abzustellen. Ein wesentlicher, durch die Geschäftsleitung zu berücksichtigender Punkt ist es… …bereits in die Öf- fentlichkeit gedrungen sind und Kunden und Geschäftspartner davon Kennt- nis haben, sollten seitens des Unternehmens öffentlich wirksame… …Unabhängigkeit so- wie – falls es sich um die berufsständischen Gruppen der Rechtsanwälte, Wirt- schaftprüfer und Steuerberater handelt – deren grundsätzliche… …auch höhere Managementebenen oder die Geschäftsleitung selbst betreffen, wird eine unabhängige Untersuchung durch interne Abteilungen des Unternehmens… …beibehalten werden. 2 Schürrle/Olbers, CCZ 2010, 102, 105. 1 Bay_HBII.indb 57 20.03.13 14:04 58 Böhmer Kapitel 2: Auftragserteilung sein.3 Die… …damit unabhängig und unbeeinflusst aus. Gleiches gilt grundsätzlich für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Der Ursprung für die unabhängigen… …für die Staatsanwalt- schaft grundsätzlich ein Zwang den verdächtigen zu verfolgen und die öffent- liche Anklage zu erheben.5 Eine Strafbarkeit von… …Einziehung nach den §§ 73 ff. StGB.6 Zwar liegt grundsätzlich die Frage nach der Einschaltung von externen Er- mittlern im pflichtgemäßen Ermessen der…

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