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• eBook-Kapitel aus dem Buch Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

  Kontext der Organisation

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 58 4. Kontext der Organisation 4.1 Verstehen der Organisation und deren Kontext Für die Implementierung… …eines wirksamen CMS ist die umfassende Kenntnis der Organisation mit all seinen Vorzügen und Problemen von erheblicher Be- deutung. „Organisation“ ist… …pliance-Management-Systems zu erreichen. Zu der breiten Palette externer und interner Aspekte gehört ausdrücklich der rechtliche, soziale und kulturelle Kon- text, die… …Anwendbarkeit des Compliance-Manage- 80 näher dazu unter II. 3., S. 54 4. Kontext der Organisation 59 ment-Systems bestimmen, um seinen Geltungsbereich… …Verstehen der Organisation und deren Kontext Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 4.1 Die Organisation hat die für ihre strategische Ausrichtung… …Compliance-Ma- nagementsystems haben. 4.2 Verstehen der Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Parteien ISO 19600 fordert Compliance nicht um der Sache… …willen, sondern stellt aus- drücklich auf die Erfordernisse der interessierten Parteien ab. Nach ISO 19600 sollte das Unternehmen die interessierten… …Parteien, die für das CMS relevant sind, sowie die Erfordernisse dieser interessierten Parteien be- stimmen. Checkliste zu 4.2 – Verstehen der Bedürfnisse… …und Erwartungen der interessierten Parteien Kriterium J N % Was fehlt? erledigt bis wann? verantwortlich Anmerkungen Hat das Unternehmen ex-… …, wenn Compliance „alles“ verbietet und „nichts“ zulässt. Der Geltungsbereich sollte als dokumentierte Information zur Verfügung ste- hen. Dabei sollte…

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  Normative Verweise

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …lich eingefügt, weil der Normentwurf und die Norm selbst auf den ISO-IEC- Richtlinien basiert. So ist eben in Übereinstimmung mit den redaktionellen Re-… …geln der ISO/IEC-Richtlinien, Teil 2 auch der Hinweis auf die „normativen Verweise“ geregelt75. Bei der ISO 9001 etwa wird hier nur kurz beschrieben… …, dass es sich um die neu- este Ausgabe der ISO-Norm handelt. Die Leitlinie verweist hier nicht auf irgendwelche Verweise. Diese liegen nicht vor. 75…

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  Planung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …6. Planung 107 6. Planung 6.1 Maßnahmen zur Bewältigung von Compliance-Risiken Bei der Planung für das CMS sollte die Organisation die… …Anforderungen in die- ser ISO Norm zu 4.1 (Kontext des Unternehmens/Verstehen des Unterneh- mens und dessen Kontext)134, 4.2 (Verstehen der Bedürfnisse und… …Erwartungen der interessierten Parteien)135 sowie die Grundsätze der guten Unternehmens- führung gemäß Ziff. 4.4 (CMS und die Grundsätze der guten Unternehmens-… …dieses Buches 137 siehe S. 62 dieses Buches II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 108 Ergebnisse der Compliance-Risikobewertungen gemäß 4.6… …kontinuierliche Verbesserungen erzielen. Insbesondere die Erkenntnis, Reduzierung und Vermeidung unerwünschter Ef- fekte ist wichtig bei der Implementierung eines… …Bewältigung dieser Compliance-Risiken sowie know how über die Integration und Imple- mentierung der Maßnahmen in ihre Compliance-Management-Systemprozesse sowie… …die Beurteilung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen. Die Organisation sollte dokumentierte Informationen für den betreffenden Zeitraum über ihre… …Compliance-Risiken 138 siehe S. 66 dieses Buches 139 Die Checkliste ist hier der besseren Übersichtlichkeit wegen stark verkürzt darge- stellt. Die komplette… …Checkliste finden Sie in diesem Buch unter IV., S. 198 Kriterium J N % Was fehlt? erledigt bis wann? verantwortlich Anmerkungen Wurde bei der Planung… …für das CMS der Punkt 4.1 berücksichtigt, um Compli- ance-Risiken zu bestim- men? Wurden bei der Planung für das CMS die in 4.2 genann- ten…

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  Geltungsbereich

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …53 II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 Die nachstehenden Ausführungen orientieren sich inhaltlich und systematisch weitgehend an der letzten… …Version der Guidelines zu ISO 19600 Compliance Management Systems74. Zu den einzelnen Kapiteln folgen dort, wo es sinnvoll und erforderlich erscheint… …Organisationen, worunter auch Stiftungen, Ver- bände oder staatliche Institutionen fallen. Gemeint sind „Organisationen von A–Z“, also von der Aktiengesellschaft… …bis zum gemeinnützigen Zoo-Unterstüt- zungs-Verein. Dabei ist der Umfang der Anwendung von ISO 19600 abhängig von der Größe, Struktur, Art und… …Komplexität des Unternehmens. ISO 19600 basiert auf der Grundlage der Grundsätze guter Unternehmensfüh- rung, Flexibilität, Verhältnismäßigkeit, Transparenz… …und Nachhaltigkeit. Während die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit, Transparenz und Nachhal- tigkeit keiner Erläuterung bedürfen, ist das bei Good…

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  Leistungsbewertung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …der Organisation und das Ge- schäftsmodell wesentliche Kriterien für die Festlegung des Umfangs und der Dauer der Compliance-Überprüfung. Hinzukommen… …der Praxis wird dies häufig durch eine interne Revision abgebil- det. Jedoch gibt es gegebenenfalls auch andere Informationsquellen zur Identi- fikation… …und die Ergebnisse der Überwachung des CMS dokumentiert werden. Diese Methoden müssen darlegen, dass die eingeführten Prozesse in der Lage sind, die… …Entscheidungs- und Umsetzungshilfen vorhanden sein für die Verbesserung der Wirksamkeit des CMS uns einer Prozesse, den Bedarf an Ressourcen und der Abdeckung des… …geliefert werden; c) wann Monitoring und Messungen durchgeführt werden sollten? d) wann die Ergebnisse aus der Überwachung und Messung analysiert, ausge-… …Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 9.1.1 Das CMS wird zur Sicherstellung der Compliance-Leistung überwacht. 9.1.2 Überwachung Das CMS sollte überwacht werden, um sicherzustellen… …, dass Compliance-Per- formance erzielt wird. Ein Plan für kontinuierliche Überwachung sollte etab- liert werden, mit der Festlegung von… …Überwachungsprozessen, -zeitplänen und -ressourcen sowie den zu erhebenden Daten. Compliance-Überwachung ist der Prozess der Erfassung von Informationen zum Zweck der… …Beurteilung der Effektivität des CMS und der Compliance-Per- formance der Organisation. Überwachung des CMS umfasst in der Regel: – Effizienz der Schulungen… …; – Effizienz der Kontrollen, z.B. durch Stichproben des Outputs; – effektive Aufteilung der Verantwortlichkeiten zur Einhaltung von Compli-…

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  Leitung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Implementierung, Umsetzung und Kommunikation zur „Chefsache“ ge- macht wird. Nur die kontinuierliche Selbstverpflichtung der Unternehmenslei- tung auf die… …Grundsätze von ISO 19600 74 Entscheidend ist, unmissverständlich klar zu stellen, dass die Beachtung der Grundwerte und des CMS unabwendbare Firmenpolitik… …ist und weder geduldet noch abweichendes Verhalten stillschweigend erwartet wird97. Eine gelebte Compliance-Struktur beginnt bereits mit der Idee… …, gefolgt von der Umsetzung. Die Geschäftsführung muss ein klares Bekenntnis „pro Compli- ance“ gegenüber dem Unternehmen abgeben (Tone from the Top), von dem… …auch sämtliche Stakeholder Kenntnis erlangen. Die Verantwortung für Compliance liegt bei der Geschäftsleitung. Die Compli- ance-Organisation stellt… …hierfür die Prozesse zur Verfügung. Um eine feste Ver- ankerung von Compliance im gesamten Unternehmen zu erreichen, spielt das klare Bekenntnis der… …Geschäftsleitung, der „Tone from the Top“, die entschei- dende Rolle. Von der Geschäftsleitung ist zu erwarten, dass sie diese Haltung auch in ihrem Handeln umsetzt… …, wird dies auch die zwingend notwendige Akzeptanz innerhalb der Belegschaft finden98. Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt sein, dass Compliance… …es erforderlich, die Definition von Rol- len und Verantwortlichkeiten sowie der Aufbau- und Ablauforganisation vor- zunehmen. Hierfür sind… …entsprechende Ressourcen erforderlich, um die Wirk- samkeit zu gewährleisten100. Entsprechend definiert auch ISO 19600, dass der Vorstand und die Geschäfts-…

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  Die Zertifizierung nach ISO 19600

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Empfehlungen aus („should“). Für eine Zertifizierung müssen natürlich Regelungen der ISO zwingend festge- schrieben sein, um überhaupt überprüfbar und… …, dass das CMS geprüft wurde, die Anforderungen der entsprechenden Normen erfüllt werden und die Wirksamkeit des Systems einer ständigen Überwachung unter-… …liegt. Eine Vielzahl von Gründen spricht für eine Zertifizierung. Der wichtigste Grund ist sicherlich, dass eine Prüfung durch einen unabhängigen Dritten… …Betriebsblindheit und Interessenkollision einstellen. Die externe Prüfung ist immer objektiver als die interne, weil der interne Prüfer in aller Regel zuerst seiner… …Zwängen und Berichtsstrukturen innerhalb seines Unternehmens. Der unabhängige und neutrale Blick von außen ist daher eher durch eine ex- terne… …CMS ist dabei grund- sätzlich eine im Organisationsermessen der gesetzlichen Vertreter stehende un- ternehmerische Entscheidung. Die externe Prüfung… …Unternehmens nachzukommen. Die CMS-Prüfung ist aus Sicht der gesetzlichen Vertreter auch eine Maßnahme zur Haftungsreduzierung, wobei die gesetzlichen Vertreter… …hervorragendes Mittel im Rahmen der Überwachung des Vor- stands oder der Geschäftsführung durch den Aufsichtsrat bzw. vergleichbare Aufsichtsgremien. Nach dem… …Vorstandes zur Ordnungsmäßigkeit des CMS und dient mithin der Erfüllung der Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats . Die CMS- Prüfung ist ein geeignetes… …Werkzeug im Rahmen der Compliance-Kommunika- tion. Durch die CMS-Prüfung sehen insbesondere die Mitarbeiter, dass Com- pliance ernst genommen wird. Ein…

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  Arbeitsablauf

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 146 8. Arbeitsablauf Arbeitsabläufe müssen so gestaltet werden, dass die Erfüllung der Compliance-… …, durch: – Definition von Zielsetzungen der Prozesse; – Festlegung von Kriterien für die Prozesse; – Umsetzung der Prozesssteuerung in Einklang mit den… …prüfen, und dabei ggf. Maßnahmen zur Milderung der nachteiligen Auswirkungen er- greifen sollte. Checkliste174 zu 8.1 – Operative Planung und Steuerung… …Zielsetzungen dieser Pro- zesse? 174 Die Checkliste ist hier der besseren Übersichtlichkeit wegen stark verkürzt darge- stellt. Die komplette Checkliste finden… …Prozesse zur Erfüllung der Compli- ance-Verpflichtungen implementiert und steuert diese indem sie: 1. Ziele für die Prozesse festlegt; 2. Kriterien für die… …Prozesse festlegt; 3. die Steuerung der Prozesse in Übereinstimmung mit den Kriterien durch- führt; 4. dokumentierte Informationen im erforderlichen Umfang… …sieht die Einrichtung interner Kontrollen und Verfahren vor. Dies kommt einem internen Kontrollsystem (IKS) gemäß dem Institut der Wirt- schaftsprüfer… …(IDW PS 261) nahe. Dieses IKS bildet die Gesamtheit der vom Management eines Unternehmens eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die auf die… …organisatorische Umsetzung der Managemententschei- dungen – zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit einschließlich… …Vermögensschutz und Verhinderung und Aufdeckung von Vermögensschädigungen; – zur Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rech- nungslegung…

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  Grundsätzliches zu Compliance

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …der Vergangenheit aufgrund eines vor- werfbaren Fehlverhaltens passieren konnte, war der Verlust des Arbeitsplatzes – mehr nicht, und dies auch noch… …nur einzelne handelnde Personen in den Fokus der Gesetzgebung und Rechtsprechung gelangt sind. Nicht zuletzt ist auch das Thema Reputation – positiv wie… …Zertifizierungsstandard. Auch der deutsche Mittelstand hat aufgerüstet und bereits mehr als 70 % der Un- ternehmen haben ein funktionierendes Compliance-Management-System… …entwi- ckelt. Dies ist vordergründig wenig, angesichts der kurzen Zeit des „Kulturwan- dels“ aber doch ein erheblicher Schritt. 1. ISO 19600 – Ein offener… …und zwar weltweit. Als grenz- und branchenübergreifen- des Regelwerk soll die Norm für international einheitliche Rahmenbedingungen bei der Einrichtung… …und Implementierung von Compliance-Management-Syste- men in verschiedensten Organisationstypen sorgen. Der lediglich 33 Seiten um- fassende Standard… …Ländern und Branchen bestehenden Lücken im Hinblick auf Compliance schließen. Unterschiedliche Rechtskulturen aus den verschiedensten Ländern der Welt, wie… …. Es ist ja eben auch die Internationalität, die Compliance-Ver- pflichtungen ausmacht und auslöst. Der Standard versucht zu erklären, wie… …Unternehmens, mithin auch der Mittelstand, indem in verschie- denen Klauseln der eindeutige Hinweis aufgenommen wurde, dass Anwen- dungsweite der Norm von der… …Größe, der Struktur und Komplexität einer Or- ganisation abhängig ist. Compliance ist wie ein maßgeschneiderter, auf die Größe und Individualität des…

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  Verbesserung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …ggf: – Maßnahmen ergreifen, um sie zu steuern und korrigieren; und – die Konsequenzen bewältigen; b) den Bedarf für Maßnahmen zur Beseitigung der… …Bewerten der Nichtkonformität und/oder Non-Compliance; – Bestimmen die Ursachen für Nichtkonformität und/oder Non-Compli- ance; 10. Verbesserung 169 –… …Prüfen der Effizienz von korrigierenden Maßnahmen; und e) Vornehmen von Änderungen am Compliance-Management-System, falls notwendig. Das Scheitern, eine… …On-Off-Non-Compliance zu erkennen oder zu verhindern, heißt nicht zwangsläufig, dass das CMS nicht generell effizient in der Identifi- zierung und Bekämpfung von… …Non-Compliance sein kann. Korrigierende Maßnahmen sollten den Auswirkungen der Nichtkonformität und/oder Non-Compliance angemessen sein, der zu begegnen ist. Die… …Organisation sollte dokumentierte Informationen aufbewahren als Nach- weis für: – Art der Nichtkonformitäten und/oder Non-Compliance und anschließend… …verwendet werden für: – die Beurteilung der Produkt- und Serviceperformance; – die Verbesserung und/oder Umgestaltung von Produkten und Dienstleistun- gen… …; – die Veränderungen der organisatorischen Praxis und Verfahren; – die Umschulungen von Arbeitnehmern; – die Neueinschätzung des Bedarfs die… …Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen für den Compli-ance-Verstoß evaluiert; 3. werden die erforderlichen Maßnahmen durchgeführt; 4. wird die… …Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßnahmen überprüft, und 5. falls erforderlich, werden Änderungen am Compliance Management System vorgenommen. 10.1.2…

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