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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …ten bekannt und an andere Bieter weitergegeben werden. Dadurch könnten Lieferanten über Konkurrenzangebote informiert werden, um ihr noch abzu-… …gebendes Angebot entsprechend anzupassen. Hieraus können insbesondere folgende Anforderungen an den Teilprozess „Angebotseingang“ abgeleitet werden: (a)… …der eingereichten Unterlagen, Unterschriften, An- erkennung der Vertragstexte etc.)? 8) Werden die Angebotssummen nachgerechnet? 9) Existiert eine… …sind im Hinblick auf den An- gebotsinhalt sorgfältig auf Übereinstimmung mit der Anfrage zu prüfen. Wenn durch abweichende Angaben der Bieter in der… …werden. Wenn Nebenangebote zugelassen werden, so müssen zwingend die Mindestanforderungen an Ne- benangebote (Qualitäten, Mindeststandards etc.) im… …. Instrumente hierzu sind: � Positionsweise Gegenüberstellung der Preise aus den verschiedenen An- geboten (Preisspiegel). Dabei werden ggf. Abweichungen bei… …Positionen, deren Preis von tagesaktuellen Preisschwankun- gen (z. B. an den Rohstoffbörsen) abhängig ist, eine feste Kalkulations- größe definiert? Beispiel… …zu dokumentieren. Im Falle eines öffentlichen Auftrag- gebers sind diese Kriterien den Bietern/Interessenten zusammen mit den An- gebotsunterlagen zur… …den neuen „Prämissen“ an, um ein „best and final offer“ zu erhal- ten. Auch die Regeln bezüglich der Auswahl der späteren potenziellen Verhand-… …lungspartner und der formelle Ablauf der Verhandlungen sind im Vorfeld festzulegen und im Falle eines öffentlichen Auftraggebers den Bietern vor An…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

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  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …Falls das Gesamtvolumen an den Lieferanten kommuniziert wird, wäre die Vereinbarung sinnvoll, dass hieraus keine verbindliche Abnahme resultiert. 6)… …Einkaufs oder der Rechtsabteilung)? Werden neue bzw. aktuali- sierte Standardverträge an die Einkaufsmitarbeiter kommuniziert? 7) Ist die Vorgehensweise bei… …unrechtmäßiger Zahlungen oder der Gewährung anderer unrechtmäßiger Vorteile an Amtsträger, Geschäftspartner, an deren Mitarbei- ter, Familienangehörige oder… …sonstige Partner, und das Verbot von Beschleuni- gungszahlungen an Amtsträger oder sonstige Personen... .“. Hinweis: Die Antikorruptionsklausel kann… …könnte auch an die Art des Beschaffungs- objektes geknüpft werden. Beispielsweise könnte der Kauf von Grundstücken oder Immobilien ausschließlich den… …Differenz? 4) Werden geänderte Bestellungen an den Lieferanten übermittelt und von diesem bestätigt? 5) Werden hierbei auch die vertraglichen… …ergriffen? 7) Wie wird sichergestellt, dass bereits geleistete Voraus-, An- und Ab- schlagszahlungen bei der Schlussabrechnung berücksichtigt werden? 8)… …aufzubewahren? 9) Wird bereits bei der Speicherung geregelt, wer auf archivierte Dokumen- te zugreifen darf? 10) Sofern die Archivierung an einen Dienstleister…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

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  …Anlagen- bau) kann es aus strategischen Gründen (z. B. Exklusivteile) oder aufgrund der finanziellen Lage des Lieferanten sinnvoll sein, das Eigentum an… …, steuerlichen und zollrechtlichen Bestimmungen auseinandersetzt? 2) Sind Kriterien für den Eigentumserwerb an Lieferantenwerkzeugen de- finiert? 3) Ist… …Bestimmungen zu zulässigen Bezahlvarianten für den Eigen- tumserwerb an Lieferantenwerkzeugen? Sind diese mit dem Finanzbe- reich abgestimmt? 7) Sind die…

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  Bestellanforderungen

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  …sich auf einen vom Einkauf bereits abgeschlossenen Vertrag (Kontrakt, Rahmenvertrag). Diese BANF wird daher nicht an den Einkauf adressiert, sondern… …, Dienstleistung, Bauleistung etc.) in einer definierten Quantität und Qualität zu einem vorge- gebenen Zeitpunkt an einem bestimmten Ort zur Verfügung steht… …An- gebote. Grundsätzlich muss mittels einer BANF jeder Bedarf mit den o. g. Daten so früh wie möglich gemeldet werden. Dies gilt insbesondere für die… …Einzelbe- stellung-BANF, die an den Einkauf adressiert wird, um die erforderliche Zeit für ein wirksames Vergabeverfahren zu gewährleisten. Das erfordert… …, Lieferant etc.) vorliegt. An dieser Stelle ist der Prozessablaufplan des jeweiligen Unternehmens zu be- achten. Die Ausstellung einer BANF erst nach der… …Zeit bestimmt. Der voraussichtliche Jahresbedarf sollte von der Disposition IT-gestützt an den Einkauf gemeldet werden, so- dass dieser die… …Falle eines erforderlichen Sonderbe- darfs könnte eine Einzelbestellung-BANF von der Disposition erzeugt und an den Einkauf geleitet werden. b) Lager… …Der voraussichtliche Jahresbedarf an Hilfs- und Betriebsstoffen wird i. d. R. geschätzt und dem Einkauf als Basis für die Rahmenvereinbarung mit den… …Bedarfs- fällen auch unregelmäßig (ungeplant) an. d) Verkauf Die benötigten Handelswaren werden aus dem Absatzplan abgeleitet. Zur Begrenzung der… …infrage. f) Infrastruktur/Bauwirtschaft Die Anforderungen an die Errichtung, Modernisierung und/oder Sanie- rung von bestehenden Infrastrukturen, Gebäuden…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …aufzubauen. Bei einer Auslagerung an einen Dienstleister ist dieser in die organisatorische Abwicklung einzubinden. Der Grad der Einbindung hängt von der Art… …Einkaufsprozesses und entsprechender IT-Strukturen, um mögliche e-Procurement Nutzer flächendeckend an das System anzubin- den (Netzwerke und Endgeräte). 3) Ist das… …nicht möglich ist (z. B. automati- sche Weiterleitung des Warenkorbs an die nächst höhere Genehmigungs- instanz)? 7) Ist sichergestellt, dass… …der Lieferanten an den Einkaufsvorgängen aussagekräftig. Zum Beispiel kann die Anzahl der Registrierungen von Lieferanten erhoben und mit dem… …. Benutzergruppen vorgesehen, um z. B. über ein Berechti- gungskonzept individuelle Sichten in den Katalogen anzubieten? 3) Welche Anforderungen stellt das Tool an… …Anforderungen an das Katalogmodul Es ist sicherzustellen, dass die wesentlichen Funktionen des Katalogmanage- ments durch das Katalogmodul unterstützt werden. Zu… …langfristig elektronisch zur Verfügung zu stellen)? 2) Wie viele Artikel (-gruppen) sind in das System eingebunden? Ist die An- zahl zweckmäßig im Hinblick auf… …wird der Bedarf gemeldet. Hierfür können unterschiedliche Medien, wie ein eigenes IT-System, Sprache, Email oder Formulare, genutzt und an den… …sichergestellt, dass Bestellungen eindeutig der zugrunde liegenden BANF zugeordnet werden können? 5) Erfolgt eine Auftragsbestätigung an den Bestellanforderer… …. einer nicht übermittelten Bestellung kann zwangsläufig keine Lieferung erfolgen. (e) Lieferung/Wareneingang Nicht immer erfolgt der Wareneingang an…

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  Angebotseinholung

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  …Eigen- erklärungen werden Interesse und Eignung der Interessenten erfragt. Die Lieferanten können im Vorfeld abschätzen, ob sie Interesse an dem Ver-… …der Auftraggeber mit tatsächlich belastbaren Angebo- ten durch interessierte und qualifizierte Bewerber rechnen, spekulative An- gebote sind dann die… …an den externen Dienstleister (in anonymisierter Form) zu richten. Die Beantwortung erfolgt über den weiter unten beschriebenen „Fragen-Ant-… …definierte Stelle im Unternehmen (Ein- kaufsbereich oder eine andere dafür legitimierte Vergabestelle) als An- sprechpartner, Korrespondenzpartner und… …, „White-Lists“ oder „Muster-Leistungsverzeichnisse“) verwendet? 21) Wurden die Leistungsbeschreibungen auf der Basis von informellen Prei- sanfragen an… …ILO-Kernarbeitsnor- men � Anforderungen an Zertifizierungen � Vertraulichkeitsanforderungen � Subunternehmerregelungen � Regelungen zu Werkzeugen � Rabatte und… …Datenverarbeitung zu fördern. Angebotseinholung 90 � Konditionen bei Regiearbeiten (Vergütung auf Stundenbasis) � Anforderungen an Projektstrukturplanungen �… …Anpassungen der Ausschreibung oder bei zusätzlichen Informationen alle angefragten Bie- ter von diesen geänderten Bedingungen erfahren? Hinweis: An dieser… …Mittel. In diesem Katalog werden Änderungen an den Ausschreibungen, Anpassungen der vorgesehenen Vertragsver- einbarungen und Rückfragen von Bietern und…

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  Organisation der Beschaffung

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  …wirtschaftlich sinnvoll sein, diese an die Fachbereiche zu übertragen. Derartige Umfänge sind z. B.: (1) Kleinbetragsbestellungen Es ist zu analysieren, ob es… …an Mitarbeiter der Fachbe- reiche ist durch den Kostenstellenverantwortlichen sicherzustellen, dass die entsprechenden… …in der Orga- nisation bekannt? Gestaltung des Einkaufsbereiches 39 3) Besteht, falls die Einkaufsfunktion für bestimmte Umfänge an Fachberei- che… …dokumentiert? Sind die berechtigten Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten informiert? 6) Werden die an Fachbereiche übertragenen Beschaffungsumfänge und… …. Umfang an Verhandlungen) zu differenzieren. Hierbei kann eine ABC- Analyse unterstützen, aber auch die Definition von für den Unterneh- menserfolg… …. an Fachbereiche verlagert wurden (vgl. Kap. 3.2). Für die Erstellung, Änderung und Aktualisierung von unternehmensweit gültigen Vorgaben sowie zur… …Richtlinienkompetenz für den Einkaufsprozess und kann diese ausüben. Für an den Einkaufsprozess angrenzende, vorgelagerte Prozesse (z. B. Bestel- lanforderung) oder… …Einkaufsrichtlinien den dezentralen Einkaufsberei- chen respektive den einkaufenden Fachbereichen bekannt? 4) Existieren für die an den Einkaufsprozess angrenzenden… …Einkaufsrichtlinie und den Richtlinien für die an den Einkaufsprozess angrenzenden Prozesse zwischen den Richtlinienverantwortlichen klar definiert und dokumentiert?… …Gibt es an allen Schnittstellen Fehlerprotokolle und bei Bedarf Übertra- gungsprotokolle? Werden diese regelmäßig überwacht, z. B. durch die Einkaufs-…

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  Dolose Handlungen

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  …mögen der Sensibilisierung für unternehmensschädigen- de oder kriminelle Handlungen dienen: (a) Fuhrpark Bei der Rückgabe des Dienstwagens an die… …Leasinggesellschaft bzw. dem Ver- kauf an einen Händler werden vermeintlich erhebliche äußerliche und me- chanische Mängel festgestellt, die den Rücknahmewert deutlich… …im Privatbereich usw.). (e) Zahlungen ohne Beleg Zahlungen (Anzahlungen) an einen Lieferanten bzw. Versicherer werden ohne externen Ursprungsbeleg… …Straftatbestände erheben weder den An- spruch auf Vollständigkeit, noch können sie juristischen Beistand ersetzen. Sobald sich Verdachtsmomente doloser Handlungen… …hat in den letzten Jahren einen erheb- lichen Wandel durchlaufen. Während einerseits Corporate Governance in Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt… …, oft sogar ein positives und angenehmes Verhalten im Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern an den Tag legen. 15.7 Detektion von… …mit Auftragnehmern bzw. wieder- holte Teilnahme an deren privaten, gesellschaftlichen oder geschäft- lichen Veranstaltungen? 2) Liegt eine Ausübung von… …Dienstleistungen)? 13) Existiert eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Rechnungen von bestimm- ten Lieferanten knapp unter einer festgelegten Betragsschwelle (z. B. zur… …angemessener Form, um vollständig und wahrheitsgetreu sowohl den gesetzlichen An- forderungen als auch dem Internen Kontrollsystem zu genügen und da- mit auch… …wöhnlich (z. B. Buchungen zu betriebsfremden Zeiten wie an Feiertagen, nachts)? Werden Wareneingänge systemseitig umgangen? 28) Sind Gründe für das…

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  Lieferantenmanagement

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  …Einkaufs usw. beeinflussen daher sowohl die Anforderungen an ein Lieferantenmanagementsystem als auch dessen In- halt. Die individuelle Ausrichtung des… …(zweckmäßiger Weise ist dies der zentrale Einkaufsbereich). Ergänzend können Teilaufgaben an andere Berei- che, wie z. B. Logistik oder Qualitätssicherung… …abgestelltes Anwenderhandbuch? Ist es aktuell und steht es allen An- Lieferantenmanagement 60 wendern zur Verfügung? Ist es in allen erforderlichen Sprachen… …relevanten Beschaffungsmarktsegmente unerläss- lich, um an vorgegebenen Zielen (z. B. Kosten, Qualität, Umweltschutz, Nach- haltigkeit, Compliance) orientierte… …unberechtigten Benutzern verändert werden können? 19) Ist gewährleistet, dass Informationen aus den Fachbereichen an den zu- ständigen Einkaufsmitarbeiter… …Erfassungs- und Prüfaufwand nicht mehr in einem an- gemessenen Aufwand-Nutzen-Verhältnis steht. Prüfungsmöglichkeiten sind z. B. Anfrage bei… …Fertigstellung ganzer Gewerke an Lieferanten vergeben. Dabei sind diese Lieferanten in einem frühen Pro- jektstatus bereits involviert und Teil des… …Lieferantenmanagement 70 Hinweis: Dieses Thema ist insbesondere wichtig bei Lieferanten, die sehr eng an den Produktionsprozess des einkaufenden Unternehmens ange-… …bunden sind, wie z. B. Just-in-Sequence Lieferanten. Der Lieferant ist mit geeigneten Maßnahmen an die neue Lieferbeziehung heranzuführen. Dazu gehört… …Lieferant die Ansprüche an Termintreue und Qualität erfüllen kann? 13) Wurden die Eigentumsverhältnisse des vom Kunden vorgegebenen Lie- feranten geprüft…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

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  …Geschäftsprozessen bieten sich mannigfaltige Möglichkeiten an vordefinierten Analysefunktio- nen, Standardlisten und Berichten als Grundlage für Datenanalysen an. So… …. Hinweis: CpD-Konten werden i. d. R. als Sammelkonten für Auszahlungen an Dritte verwendet, für die aus Aufwands- gründen keine Lieferantenstammdaten… …angelegt wurden. Insofern sollten Zah- lungen an einen Lieferanten nur in ge- ringer Zahl und mit geringen Werten vorkommen. Außerdem sollten Zahlun- gen an… …Anschluss an die Tabelle werden für drei ausgewählte Auswertungen (Nr. 2, 3 und 24) konkrete Beispiele zur Veranschaulichung genannt. Hinweis: Bei der… …, die an üblichen arbeitsfreien Zeiten wie Wochenende oder Feiertagen oder zu ungewöhnlichen Uhrzeiten er- folgt sind. Identifizierung ungewöhn-… …. Erkennen von unplausiblen Preisen. Hierzu Durchführung von Preisvergleichen anhand verfügbarer Preisdaten (z. B. öffentliche Datenbanken, an- dere… …werden, ob- wohl diese hierzu nicht berechtigt waren. 23 Auswertung von Notkäufen (An- zahl, Wert, Entwicklung) insge- samt und je Kostenstelle… …Durchführung 218 regelung werden die Fachbereiche informiert. Ferner sind die Anwender an- gemessen zu schulen. (b) Lieferanten- und commoditybezogene Analyse… …IT-Systeme Die Vergabe von kritischen Berechtigungen an Mitarbeiter oder externe Per- sonen kann von diesen ausgenutzt werden, um in den betreffenden…

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