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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …93 7 Angebotsbearbeitung und Vergabe- entscheidung 7.1 Angebotseingang Für eine Vergabe unter Wettbewerb ist ein vollständiger und… …ten bekannt und an andere Bieter weitergegeben werden. Dadurch könnten Lieferanten über Konkurrenzangebote informiert werden, um ihr noch abzu-… …Regelung, wie und bei wem die Angebote eingehen sowie hinsichtlich der Öffnung der Angebote. Hierzu existieren z. B. folgende Möglichkeiten: � Eingang bei… …unter Wahrung des Vier-Augen-Prin- zips. Eingang und Öffnung der Angebote werden schriftlich protokolliert. (b) Regelung, wie mit Angeboten umzugehen ist… …Auftraggebern ist oder in be- gründeten Fällen Ausnahmen zulässt. Das Zulassen von Ausnahmen ist je- doch kritisch zu sehen: Angebotsbearbeitung und… …Vergabeentscheidung 94 � Werden Ausnahmen zur Regel wird die Vorgabe des Abgabetermins ad ab- surdum geführt und die Lieferanten messen dem Abgabetermin keine Be-… …deutung mehr zu. � Bei den Ausnahmefällen besteht das Risiko, dass der Bieter mit dem ver- späteten Angebot Kenntnis von den anderen Angeboten hatte und… …verschlossener Form vorliegen? 2) Wird der Eingang der Angebote dokumentiert (z. B. mit Datum und Uhr- zeit), um zum Öffnungstermin zu erkennen, ob auch alle… …schließen die gesetzlichen Vor- gaben eine derartige Regelung aus. 10) Falls eine derartige Regelung existiert, ist diese inhaltlich zweckmäßig und von den… …eingegangenen Angebote zu gering ist? Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung 96 7.2 Angebotsvergleich Die zu vergleichenden Angebote müssen aktuell…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …123 9 Leistungsanerkennung und Rechnungs- prüfung 9.1 Leistungsanerkennung und Reklamation Die mit einem Lieferanten durch Kauf-, Werk- oder… …Umfang in Rechnung zu stellen. Wesentlich ist die Kongruenz von Bestellung und Waren- bzw. Leistungserhalt. Im Austauschverhältnis zwischen Auftrag- geber… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …Informationsgrundlage verfügen (Auftrag/Bestellinformation) und die Leis- tungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können. Handelt es sich beim… …zeitgleiche Kontrolle der Dienstleistung selten möglich und nicht immer sinnvoll und zulässig ist, fallen Leistungser- bringung und Leistungsanerkennung… …, Arbeitskreis Revision der Beschaffung: Revision der Beschaffung spezieller Dienstleistungen – Beratung, Marketing, IT-Outsourcing und Reinigung, Band 55 der… …DIIR-Schriftenreihe, Berlin 2015, S. 88. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 124 i. d. R. die Vergütung von Dienstleistungen in Abhängigkeit von den…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …wählten Lieferanten. Eine schriftliche Beauftragung ist aus Gründen der Ein- deutigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie zum Erreichen einer sicheren… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Liefer-/Leistungsumfang mit den geforderten Eigenschaften (Qualitätsan- forderungen) � Vertragsdauer und Kündigungsfrist � Preise, ggf. Preisgleitklauseln �… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Andererseits werden bei Rahmenverträgen mit Abruf alle erforderlichen Ver- einbarungen – bis auf Zeitpunkt und Menge der einzelnen Leistungsumfänge – konkret… …und damit bessere Preise erzielt werden können. Aufgrund dieser Vorteile kann (oder sollte) im Einkaufsbereich zunehmend das Ziel bestehen, bei… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …begründeten Fällen nach einer Verhand- lung durch den Einkaufsbereich – und nur durch diesen – durch einen Bestell- zusatz erweitern bzw. ändern (vgl. Kap. 8.6)… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …13 1 Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung1) 1.1 Definition der Begriffe Beschaffung und Einkauf In Praxis und Literatur werden die… …Begriffe Beschaffung und Einkauf sowohl synonym als auch mit unterschiedlichen Inhalten verwendet. Insofern ist im vorliegenden Prüfungsleitfaden für diese… …Begriffe eine eindeutige Definition mit stimmigen Inhalten erforderlich. Vgl. hierzu die nachfolgenden Definitio- nen, die im Anschluss näher erläutert und… …grafisch dargestellt werden: � Beschaffung, Beschaffungsprozess: Gesamte Prozesskette von der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über… …die Einkaufsaktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. � Einkaufsfunktion: Teilprozess des… …Einkaufsumfang/-vorgang, Beschaffungsumfang/-vorgang: Die Begriffe Einkauf und Beschaffung können im Zusammenhang mit Um- fang und Vorgang synonym verwendet werden, da… …Prozesskette von der Pla- nung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Einkaufs- 1) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher… …: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der Beschaffungsstrategien, Zeitschrift In- terne Revision, Ausgabe 2/2016, S. 76–85. Bedeutung… …, Ziele und Aufgaben der Beschaffung 14 aktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung; vgl. hierzu Abbildung 1… …des Ergebnisses eines Teilprozesses (Output) beein- flusst als Input das Arbeitsergebnis nachgelagerter Teilprozesse und damit die Qualität und den…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

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  …203 14 Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen 14.1 Vorteile und Voraussetzungen der… …Techniques), die eine konsequente Weiterentwicklung bestehender Prüfungsverfahren und -schritte darstellen,44) zu berücksichtigen.45) Die hier- bei… …durchgeführten Datenanalysen von Stamm- und Bewegungsdaten im Be- schaffungsprozess dienen dem Erkennen von Auffälligkeiten, Unregelmäßig- keiten, Entwicklungen… …und Kontrollschwächen sowie Soll-/Ist-Abwei- chungen identifizieren zu können. Datenanalysen in der Prüfungsvorbereitung unterstützen die gezielte Aus-… …Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis Revision des Finanz- und Rechnungswesens: Revision des externen Rechnungswesens… …Institut für Interne Revision e. V. (Hrsg.): Internationale Grundlagen für die berufliche Praxis (IPPF), Standard 1200 Fachkompetenz und berufliche… …. http://www.roger-odenthal. de/downloads/artikel-und-studien/index.php, Stand 15. 03. 2017. Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung 204… …effektiven und effizienten Prüfungsvorbereitung und -durchführung beitragen. Darüber hinaus kann durch eine Datenanalyse der Abdeckungsgrad gegenüber… …manuellen Stichprobenprüfungen erheblich bis hin zu einer Vollprüfung gesteigert werden. Feststellungen und Empfehlun- gen, die auf Datenanalysen beruhen… …Geschäftsprozessen bieten sich mannigfaltige Möglichkeiten an vordefinierten Analysefunktio- nen, Standardlisten und Berichten als Grundlage für Datenanalysen an. So…

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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Unternehmens hängt auch erheblich vom Einkaufserfolg ab, denn jede erzielte Einsparung und Verbes- serung der Beschaffungsleistung ist unmittelbar… …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …konsequenten und zielgerichteten Analyse, Planung, Steuerung und Umsetzung der Einkaufs- bzw. Beschaffungsziele sowie in effizienten Einkaufs- und… …wichtige Steuerungsfunktion zu. Aussagekräftige Kennzahlen und Analysen, die kontinuierlich ermittelt bzw. durchgeführt werden, sorgen für Transparenz und… …zeigen Handlungsbedarf auf, um Einsparpotenziale zu realisieren und die Erfüllung gesetzter Ziele, die u. a. Budgetpositionen betreffen können… …oder Bewertung, ob zur Verbesserung der Einkaufsabwicklung und deren Er- gebnisse zweckmäßige Maßnahmen vorgesehen sind und auch durchgeführt werden… …angemessener Effizienz und akzeptablem Res- sourceneinsatz erreicht werden. 41) Zu weiterführenden Informationen vgl. Veröffentlichung des DIIR und der Ge-… …sellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V (GDD): Datenauswertun- gen und personenbezogene Datenanalyse: Beispiele für den praktischen Um- gang im… …Feststellung und Messung des Einkaufserfolgs ist es unabdingbar, sich einen umfassenden und tiefergehenden Überblick über relevante Daten der Einkaufstätigkeit… …, des Einkaufsvolumens und der Einkaufsstruktur zu ver- schaffen. Das Einkaufsvolumen kann je nach Branche und Unternehmen völ- lig unterschiedlicher…

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  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …37 3 Organisation der Beschaffung 3.1 Vorbemerkung Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so… …zuzuordnen, dass die sachgerechte und effiziente Er- füllung dieser Aufgaben gewährleistet wird. Die Aufgabenzuordnung im Einzelnen und die wichtigsten… …, unternehmenseinheitlich zu bestimmenden Verfahrensregeln sind Gegenstand der Beschaffungsrichtlinien, der Arbeits- anweisungen und der Unterschrifts- sowie… …der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Ein- kaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die… …folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforga- nisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B… …Einkaufsbereich und dessen Mitarbeitern zugeordnet. Für bestimmte, eindeutig zu definieren- de Einkaufsumfänge kann es jedoch fachlich erforderlich oder… …Beschaffungsumfängen, bei denen der Ein- Organisation der Beschaffung 38 kaufsbereich hinsichtlich Lieferantenauswahl und Preisverhandlung keinen oder nur einen… …Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortung (AKV) aller Prozess- beteiligten klar abgegrenzt und in einer Arbeitsanweisung beschrieben sind. Zur Vermeidung von Missbrauch sowie von… …schließen. Insofern ergibt sich die Notwendigkeit, die Berechtigung für die Ausführung von Kleinbetragsbestellungen und Sonderkäufen auf bestimmte… …Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen einzuschränken und diese in geeigneter Art und Weise zu schulen. Prüfungsfragen: 1) Ist klar definiert und dokumentiert…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile, Handelswaren und Investitionsgüter) ist der Einkauf regelmä- ßig auch mit der Beschaffung von Dienstleistungen… …ergeben haben � im Zuge eines straffen Kostenmanagements Fixkostenblöcke variabilisiert und dadurch Flexibilität gewonnen werden soll. Zu derartigen… …. Personalabrechnung, Finanzbuchhaltung) � Management-, Strategie- und Prozessberatung � Rechtsberatung. Dienstleistungen sind häufig dadurch gekennzeichnet, dass sie… …verschiedener Funktionen abhängig sind und der voraussichtliche zeitliche Arbeitsumfang vor Auftragsvergabe nicht immer eindeutig planbar ist. Ferner können sie… …oft nur qualitativ bewertet werden. Zur Vermeidung von Risiken und finanziellen Nachteilen kommt daher einer effektiven Ge- staltung der… …Leistungsbeschreibung, Vertragsgestaltung und Leistungsüber- prüfung eine besondere Bedeutung zu. Die Leistungsüberprüfung muss durch Mitarbeiter vorgenommen werden… …, welche die Leistungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können (vgl. hierzu auch Kap. 9.1). Prüfungsfragen: 1) Wird vor Vergabe einer… …Konzerngesellschaften wie zwei unabhängige Dritte)? 2) Ist eine abteilungsübergreifende Funktionstrennung bei Ausschreibung und Vergabe eingerichtet (d. h., besteht… …eine Funktionstrennung zwi- schen ausschreibender und leistungsempfangender Abteilung)? Sind die Verantwortungsbereiche und Schnittstellen klar… …Berücksichtigung der örtlichen und orga- nisatorischen Gegebenheiten vor? 4) Sind vorherige Besichtigungen der örtlichen Gegebenheiten vorgeschrie- ben, sofern…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Sicherstellung der Lieferfähigkeit essenziell, dass die dazu gehörenden Prozesse eindeutig definiert und dokumentiert sind. Aufga- ben, Kompetenzen und… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …Verfahrensanweisung zu erstellen, die sich sowohl mit den Vorgaben bezüglich vertraglicher Mindestanforderungen als auch mit den bilanziellen, steuerlichen und… …sinnvoll, Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um das Lieferantenwerkzeug zu erwerben (z. B. Sicherung der Exklusivität) und einen Prozess… …und zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten und in die Entscheidung mit einzubeziehen. Zollrechtliche Relevanz entsteht z. B. für Teile, die aus… …einem Werkzeug im Eigentum des Belieferten vom Lieferanten produziert werden und danach länderübergreifend konzernintern weiterverkauft werden. Dabei… …ist sicherzu- stellen, dass die Werkzeugkosten anteilig im Teilepreis enthalten sind, da die- ser sonst zu niedrig wäre und das Unternehmen sich dem… …Folgebeschaffung und Ersatzbeschaffung zu treffen. Um eine ordnungsgemäße Bestandsführung sicherstellen zu können, muss die jährliche Besitzbestätigung vom…

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  Dolose Handlungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …unternehmensschädlicher Handlungen in Wirtschaft und Poli- tik die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit auf sich.59) Viele Inhaber, Ge- schäftsführer oder… …ternehmensschädigende Handlungen auf einem wirtschaftlich weniger öf- fentlichkeitswirksamen Niveau ab, finden dauerhaft oder wiederholt statt und werden durch ein… …Zusammenspiel von großem persönlichen Vertrauen, langer Zusammenarbeit und unzureichenden Kontrollen begünstigt. Wesentliche Tatbestände von dolosen Handlungen… …. Auch Rache und die bewusste Schädigung des Unternehmens kann hierzu gezählt werden. Als Tä- ter kommen sowohl eigene Mitarbeiter als auch Lieferanten… …, Kunden und Amtsträger in Frage. Die Beschaffung ist für bedeutende Güterströme verantwortlich, die erhebli- che finanzielle Verpflichtungen auslösen und… …Vorfeld mit den steigenden Erwartungen von allen Stakeholdern (z. B. Eigen- tümern und Geschäftspartnern) sowie Veränderungen im Rechtsumfeld zu befassen… …. Dieses sollte im Rahmen eines Compliance Management Systems die drei Aspekte Prävention, Detektion und Reaktion umfassen. Neben dem Risiko des… …Rolle (siehe hierzu z. B. § 93 AktG und § 43 GmbHG). Die Frage der Haftung tritt jedoch nicht nur bei Konzernen 59) Siehe hierzu ergänzend das jährlich… …vom Bundeskriminalamt veröffentlichte Bundeslagebild zu Straftaten und Ermittlungsverfahren. Vgl. z. B. Bundeskri- minalamt: Vorstellung Bundeslagebild… …Organisierte Kriminalität 2015, 14. 10. 2016 im Internet unter „Vorstellung Bundeslagebild Organisierte Krimi- nalität“. Dolose Handlungen 222 und großen…

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