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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …93 7 Angebotsbearbeitung und Vergabe- entscheidung 7.1 Angebotseingang Für eine Vergabe unter Wettbewerb ist ein vollständiger und… …ten bekannt und an andere Bieter weitergegeben werden. Dadurch könnten Lieferanten über Konkurrenzangebote informiert werden, um ihr noch abzu-… …Regelung, wie und bei wem die Angebote eingehen sowie hinsichtlich der Öffnung der Angebote. Hierzu existieren z. B. folgende Möglichkeiten: � Eingang bei… …unter Wahrung des Vier-Augen-Prin- zips. Eingang und Öffnung der Angebote werden schriftlich protokolliert. (b) Regelung, wie mit Angeboten umzugehen ist… …Auftraggebern ist oder in be- gründeten Fällen Ausnahmen zulässt. Das Zulassen von Ausnahmen ist je- doch kritisch zu sehen: Angebotsbearbeitung und… …Vergabeentscheidung 94 � Werden Ausnahmen zur Regel wird die Vorgabe des Abgabetermins ad ab- surdum geführt und die Lieferanten messen dem Abgabetermin keine Be-… …deutung mehr zu. � Bei den Ausnahmefällen besteht das Risiko, dass der Bieter mit dem ver- späteten Angebot Kenntnis von den anderen Angeboten hatte und… …verschlossener Form vorliegen? 2) Wird der Eingang der Angebote dokumentiert (z. B. mit Datum und Uhr- zeit), um zum Öffnungstermin zu erkennen, ob auch alle… …schließen die gesetzlichen Vor- gaben eine derartige Regelung aus. 10) Falls eine derartige Regelung existiert, ist diese inhaltlich zweckmäßig und von den… …eingegangenen Angebote zu gering ist? Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung 96 7.2 Angebotsvergleich Die zu vergleichenden Angebote müssen aktuell…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …123 9 Leistungsanerkennung und Rechnungs- prüfung 9.1 Leistungsanerkennung und Reklamation Die mit einem Lieferanten durch Kauf-, Werk- oder… …Umfang in Rechnung zu stellen. Wesentlich ist die Kongruenz von Bestellung und Waren- bzw. Leistungserhalt. Im Austauschverhältnis zwischen Auftrag- geber… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …Informationsgrundlage verfügen (Auftrag/Bestellinformation) und die Leis- tungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können. Handelt es sich beim… …zeitgleiche Kontrolle der Dienstleistung selten möglich und nicht immer sinnvoll und zulässig ist, fallen Leistungser- bringung und Leistungsanerkennung… …, Arbeitskreis Revision der Beschaffung: Revision der Beschaffung spezieller Dienstleistungen – Beratung, Marketing, IT-Outsourcing und Reinigung, Band 55 der… …DIIR-Schriftenreihe, Berlin 2015, S. 88. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 124 i. d. R. die Vergütung von Dienstleistungen in Abhängigkeit von den…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …wählten Lieferanten. Eine schriftliche Beauftragung ist aus Gründen der Ein- deutigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie zum Erreichen einer sicheren… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Liefer-/Leistungsumfang mit den geforderten Eigenschaften (Qualitätsan- forderungen) � Vertragsdauer und Kündigungsfrist � Preise, ggf. Preisgleitklauseln �… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Andererseits werden bei Rahmenverträgen mit Abruf alle erforderlichen Ver- einbarungen – bis auf Zeitpunkt und Menge der einzelnen Leistungsumfänge – konkret… …und damit bessere Preise erzielt werden können. Aufgrund dieser Vorteile kann (oder sollte) im Einkaufsbereich zunehmend das Ziel bestehen, bei… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …begründeten Fällen nach einer Verhand- lung durch den Einkaufsbereich – und nur durch diesen – durch einen Bestell- zusatz erweitern bzw. ändern (vgl. Kap. 8.6)… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …13 1 Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung1) 1.1 Definition der Begriffe Beschaffung und Einkauf In Praxis und Literatur werden die… …Begriffe Beschaffung und Einkauf sowohl synonym als auch mit unterschiedlichen Inhalten verwendet. Insofern ist im vorliegenden Prüfungsleitfaden für diese… …Begriffe eine eindeutige Definition mit stimmigen Inhalten erforderlich. Vgl. hierzu die nachfolgenden Definitio- nen, die im Anschluss näher erläutert und… …grafisch dargestellt werden: � Beschaffung, Beschaffungsprozess: Gesamte Prozesskette von der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über… …die Einkaufsaktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. � Einkaufsfunktion: Teilprozess des… …Einkaufsumfang/-vorgang, Beschaffungsumfang/-vorgang: Die Begriffe Einkauf und Beschaffung können im Zusammenhang mit Um- fang und Vorgang synonym verwendet werden, da… …Prozesskette von der Pla- nung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Einkaufs- 1) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher… …: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der Beschaffungsstrategien, Zeitschrift In- terne Revision, Ausgabe 2/2016, S. 76–85. Bedeutung… …, Ziele und Aufgaben der Beschaffung 14 aktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung; vgl. hierzu Abbildung 1… …des Ergebnisses eines Teilprozesses (Output) beein- flusst als Input das Arbeitsergebnis nachgelagerter Teilprozesse und damit die Qualität und den…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …203 14 Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen 14.1 Vorteile und Voraussetzungen der… …Techniques), die eine konsequente Weiterentwicklung bestehender Prüfungsverfahren und -schritte darstellen,44) zu berücksichtigen.45) Die hier- bei… …durchgeführten Datenanalysen von Stamm- und Bewegungsdaten im Be- schaffungsprozess dienen dem Erkennen von Auffälligkeiten, Unregelmäßig- keiten, Entwicklungen… …und Kontrollschwächen sowie Soll-/Ist-Abwei- chungen identifizieren zu können. Datenanalysen in der Prüfungsvorbereitung unterstützen die gezielte Aus-… …Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis Revision des Finanz- und Rechnungswesens: Revision des externen Rechnungswesens… …Institut für Interne Revision e. V. (Hrsg.): Internationale Grundlagen für die berufliche Praxis (IPPF), Standard 1200 Fachkompetenz und berufliche… …. http://www.roger-odenthal. de/downloads/artikel-und-studien/index.php, Stand 15. 03. 2017. Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung 204… …effektiven und effizienten Prüfungsvorbereitung und -durchführung beitragen. Darüber hinaus kann durch eine Datenanalyse der Abdeckungsgrad gegenüber… …manuellen Stichprobenprüfungen erheblich bis hin zu einer Vollprüfung gesteigert werden. Feststellungen und Empfehlun- gen, die auf Datenanalysen beruhen… …Geschäftsprozessen bieten sich mannigfaltige Möglichkeiten an vordefinierten Analysefunktio- nen, Standardlisten und Berichten als Grundlage für Datenanalysen an. So…

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