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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …123 9 Leistungsanerkennung und Rechnungs- prüfung 9.1 Leistungsanerkennung und Reklamation Die mit einem Lieferanten durch Kauf-, Werk- oder… …. Rechnungsprüfung und -freigabe 129 (B) Durchführung der Rechnungsprüfung und -freigabe 13) Werden bei der sachlichen Prüfung die Rechnungspositionen hinsichtlich… …preisliche Rechnungsprüfung durchgeführt (Preis pro bezoge- ner Leistungseinheit)? 17) Werden zur preislichen Prüfung alle relevanten Informationen herange-… …Auftrag/Bestellung und Lieferschein? 18) Wird bei der preislichen Prüfung die Berücksichtigung von vereinbarten Rabatten geprüft? Wie ist sichergestellt, dass hierzu… …tifikationsnummer ausgewiesen? 24) Wie wird sichergestellt, dass Rechnungen nicht oder nur anteilig zur Zahlung angewiesen werden, wenn die sachliche Prüfung eine… …in der preislichen Prüfung bzw. bei rechnerischen Fehlern sichergestellt? Hinweis: So können beispielsweise in der SAP-Systemverwaltung Ein-…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Fällen zunächst eine Einzelfall- prüfung zur Bestätigung der Annahme sinnvoll wäre. Ferner kann das Problem der zu häufigen „False Positives“ auftreten… …, die ggf. durch Einzelfall- prüfung weiter selektiert und bearbeitet werden müssen. Ein sog. „False Po- sitive“ ist ein Sachverhalt, der aufgrund seiner… …Auswahlverfahren unterstützen. Grundsätzlich muss zwischen Standardprüfungshandlung und anlassbezogener Prüfung unterschieden werden. Sofern personenbezogene… …Lieferantenstammdaten � Beschaffungsdaten. Für eine konkrete Prüfung ist entsprechend dem Prüfungsscope festzulegen, welche Analysen/Auswertungen aus der Vielzahl der… …Möglichkeiten prü- fungsrelevant sind. Zu berücksichtigen ist auch, ob bei der konkreten Prüfung der forensische Ansatz oder der rein prozessorientierte Ansatz… …Bestellung und Rechnung. Hinweis: Relevanter Analysean- satz, sofern diese Prüfung nicht im Rahmen der Rechnungsprüfung er- folgt. Identifizierung von… …Richtlinien vor- gegebenen Toleranzen abweichen. Identifizierung von Soll-Ist- Abweichungen. Prüfung auf systematische Ausnutzung. 20 Abgleich der… …sichtigung finden. Für die Revision stellt sich die Aufgabe – innerhalb einer Beschaffungsprüfung oder als spezielle Prüfung – das existierende Berechti-…

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  Organisation der Beschaffung

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  …tätig sind. Insofern sind bei einer Prüfung dieser Teilprozesse die nachfolgenden Prüfungsfragen ent- sprechend anzuwenden. Prüfungsfragen: 1) Bestehen… …wel- cher Form das IT-System in die Prüfung einbezogen werden kann bzw. muss. Es sei darauf hingewiesen, dass diese Prüfung, die im Rahmen einer Prüfung… …des Beschaffungswesens stattfindet, eine eigenständige, gesonderte Prüfung des IT-Systems in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung nicht ersetzt, sofern… …Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems sicherstellen und schlanke Arbeitsabläufe ermöglichen. Zu Beginn der Prüfung ist es daher zweckmäßig, sich einen… …Einkaufsbereiche einer Gesellschaft systemtechnisch abgebildet? Hinweis: Zur Prüfung ist ggf. ein Abgleich mit Organigrammen vorzu- nehmen. 6) Wird der… …sollte der Organisation des Unternehmens entsprechen und dokumentiert sein. Im Rahmen der Prüfung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die Berech-… …einzelner Mitarbeiter. Eine Prüfung im Bereich Personal ist entweder Aufga- be der Personalabteilung oder einer eigenständigen Revisionsprüfung mit klar… …Betracht zu ziehende Mög- lichkeiten zu geben. Die Prüfung solcher Organisationsformen unterliegt im Besondere Organisationsformen der Einkaufsfunktion… …Antikorruptionsvereinbarung. 3) Ist im Dienstleistungsvertrag das Recht zu einer Prüfung z. B. der Ver- tragsinhalte oder auch der Beschaffungskosten, der Angemessenheit der… …Vergütung bzw. der Prüfung der Prozesskosten durch den Auftraggeber Organisation der Beschaffung 54 (z. B. durch dessen Revisionsabteilung) oder einen…

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  Lieferantenmanagement

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  …des Lieferantenmanagements kann durch eine entsprechende Software unterstützt werden. Zur Prüfung der IT-Sicherheit verweisen wir auf Publikationen… …Beschaffungsmarktsegment geschult? 25) Wie und nach welchen Kriterien erfolgt die Auswahl derjenigen Lieferan- ten, die für eine Prüfung der Lieferantenqualifizierung in… …dann direkt für die Prüfung der Lieferantenqualifizierung zur Verfügung steht. 4.4 Lieferantenqualifizierung und -auswahl Nach der Identifizierung… …potenzieller Lieferanten wird Kontakt aufgenom- men und definierte Informationen werden eingeholt. Auf Basis dieser Infor- mationen erfolgt eine Prüfung, ob die… …Zertifizierungsinstituten, Kontaktaufnahme zu Referenzen, Besuch des potenziellen Lieferanten am Firmensitz (Prüfung der Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter, der… …potenzielle Lieferant auf seiner Home- page Geschäftsberichte veröffentlicht), Wirtschaftsauskünfte, Prüfung branchen- oder länderspezifischer Negativlisten (z… …. B. Prüfung gegen Sanktionslisten wie Anti- Terror-Liste, Negativliste, Schwarze Liste)? 8) Sofern potenzielle Lieferanten die Qualifizierung nicht…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

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  …. U. zu finanziellen Nachteilen. Insofern ist es für die Revision im Vorfeld einer Prüfung sehr wichtig, den Prüfungsumfang und -inhalt…
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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

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  …Eindeutigkeit � Richtigkeit � Zweckmäßigkeit. Prüfungsfragen: 1) Erfolgt eine qualifizierte Prüfung der Vertragsvereinbarungen hinsicht- lich deren… …Prüfrechten beim Lieferanten (z. B. Prüfung des Qualitätssystems oder der Leistungsnachweise von Sublieferanten vor Ort beim Lieferanten, Inventurbeobachtung… …Prüfung einer Anlage auf mögliche Gewährleistungsschäden) bestehen- de Mängel erkannt und diese geltend gemacht werden (Nachbesserung, Minderung, Wandlung…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

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  …Leistungsbeschreibung, Vertragsgestaltung und Leistungsüber- prüfung eine besondere Bedeutung zu. Die Leistungsüberprüfung muss durch Mitarbeiter vorgenommen werden… …Hinblick auf die Prüfung des Projektmanagements gemäß DIIR-Standard Nr. 4 vgl. R. Düsterwald: Prüfung des Projektmanagements nach DIIR Stan- dard Nr. 4…

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  Beschaffungsstrategien

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  …Quartals 100.000 €), sondern vom inhaltlichen Beschaffungsstrategien 22 Fortschritt abhängig sein. Für die Prüfung des Fortschritts sollten des- halb… …kartellrechtliche Prüfung hinsichtlich der Unbedenklichkeit der Einkaufskooperation? 17) Existiert ein Vertrag zwischen den Kooperationspartnern, in dem folgen- de… …Schritte erforderlich. Für die Interne Revision geht es bei der Prüfung der Beschaffungsstrategien dar- um, ob der Prozess zur Festlegung der Strategien… …Beschaffungsstrategien dokumentiert (z. B. Richtlinie, Arbeitsan- weisung, Einkaufshandbuch) und allen beteiligten Bereichen bekannt? 2.3.3 Prüfung auf Stimmigkeit mit…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

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  …liegenden Informationsquellen geeignet? 10) Wie erfolgt die Prüfung auf Angemessenheit der Preise bzw. des Preisni- veaus insgesamt? 11) Können dadurch… …Bietern)? 17) Werden die eingehenden Angebote auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft (formale Prüfung)? 18) Wird für die Auswertung von umfangreichen…
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  Bestellanforderungen

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  …Berechtigungskonzeptes beim Leiter des jeweiligen Fachbereichs. Eine nachträgliche Prüfung, ob das Berechtigungs- konzept eingehalten wird, könnte durch den Einkaufs-…