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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …37 3 Organisation der Beschaffung 3.1 Vorbemerkung Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so… …, unternehmenseinheitlich zu bestimmenden Verfahrensregeln sind Gegenstand der Beschaffungsrichtlinien, der Arbeits- anweisungen und der Unterschrifts- sowie… …Vollmachtenregelung. Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von… …der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Ein- kaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die… …folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforga- nisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B… …zu beschaffende Umfänge gibt, bei denen der Wert des beschafften Gutes oder der beschafften Dienstleistung so gering ist, dass Einsparpotenziale… …derer der Fachbereich eigenständig einkauft. Diese Ausnahmen sind mit einer vorgegebenen Wertgrenze durch die Unterneh- mensleitung und/oder den… …Beschaffungsumfängen, bei denen der Ein- Organisation der Beschaffung 38 kaufsbereich hinsichtlich Lieferantenauswahl und Preisverhandlung keinen oder nur einen… …Produkthaf- tungsfälle). � Nicht planbare Beschaffungen, bei denen der Teilprozess Bestellanforde- rung als Auslöser der Einkaufsabwicklung nicht rechtzeitig… …möglich ist (z. B. Beauftragung eines Abschleppdienstes für Firmenfahrzeuge im Pan- nenfall). � Der Lieferant wird vom Fachbereich vorgegeben (z. B…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …173 11 Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen 11.1 Grundsätzliche Überlegungen Neben der Beschaffung von Sachgütern (z. B. Roh-… …, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile, Handelswaren und Investitionsgüter) ist der Einkauf regelmä- ßig auch mit der Beschaffung von Dienstleistungen… …mangelnder Auslastung unwirtschaftlich wäre � Wirtschaftlichkeitsanalysen (Make or Buy) die Vorteilhaftigkeit der Inan- spruchnahme von Fremdleistungen… …komplex, während der Abwicklung von bereitzustellenden Informationen oder von Zu- Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen 174 arbeiten… …verschiedener Funktionen abhängig sind und der voraussichtliche zeitliche Arbeitsumfang vor Auftragsvergabe nicht immer eindeutig planbar ist. Ferner können sie… …oft nur qualitativ bewertet werden. Zur Vermeidung von Risiken und finanziellen Nachteilen kommt daher einer effektiven Ge- staltung der… …definiert? Ist der Ein- kauf hinreichend eingebunden? 3) Liegt vor Durchführung der Ausschreibung eine ausreichende Beschrei- bung der Dienstleistung unter… …Berücksichtigung der örtlichen und orga- nisatorischen Gegebenheiten vor? 4) Sind vorherige Besichtigungen der örtlichen Gegebenheiten vorgeschrie- ben, sofern… …werden mögliche Nachträge der Auftragnehmer ausgeschlossen bzw. einer gesonderten Zustimmung bzw. Beauftragung unterworfen? 6) Werden im Vertrag die… …bei größerem Auftragsumfang bereits vor Fertigstellung oder bei wiederkehrenden Leistungen Teilergebnisse kontrolliert? 9) Werden die bei der…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …13 1 Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung1) 1.1 Definition der Begriffe Beschaffung und Einkauf In Praxis und Literatur werden die… …grafisch dargestellt werden: � Beschaffung, Beschaffungsprozess: Gesamte Prozesskette von der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über… …Beschaffungsprozesses, der die Einkaufsaktivitäten von der Angebotseinholung bis Auftragsvergabe umfasst. Die Einkaufsfunktion kann von Mitarbeitern des definierten… …Einkaufsbereichs oder Mitarbeitern der Fachbereiche, die hierfür durch den Einkaufsbereich autorisiert wurden, wahrgenommen werden. � Einkauf, Einkaufsbereich… …: Organisatorische Einheit, der die Verantwortung für die Einkaufsaktivitäten (operativ und/oder strategisch) durch die Unternehmensleitung übertragen wurde. �… …neben der Einkaufstätig- keit auch die weiteren Teilprozesse des Beschaffungsprozesses betroffen sind. Der operative Beschaffungsprozess beinhaltet nach… …der Definition des DIIR- Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ nicht nur die Einkaufsfunktion (Angebotseinholung bis Auftragsvergabe), die durch… …Prozesskette von der Pla- nung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Einkaufs- 1) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher… …: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der Beschaffungsstrategien, Zeitschrift In- terne Revision, Ausgabe 2/2016, S. 76–85. Bedeutung… …, Ziele und Aufgaben der Beschaffung 14 aktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung; vgl. hierzu Abbildung 1…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …Anlagen- bau) kann es aus strategischen Gründen (z. B. Exklusivteile) oder aufgrund der finanziellen Lage des Lieferanten sinnvoll sein, das Eigentum an… …Sicherstellung der Lieferfähigkeit essenziell, dass die dazu gehörenden Prozesse eindeutig definiert und dokumentiert sind. Aufga- ben, Kompetenzen und… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …zollrechtlichen Bestimmungen auseinan- dersetzt. Da dieser Sonderprozess gewisse Risiken hinsichtlich der oben erwähnten Be- stimmungen mit sich bringt, ist es… …sinnvoll, Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um das Lieferantenwerkzeug zu erwerben (z. B. Sicherung der Exklusivität) und einen Prozess… …aufzusetzen, der sicherstellt, dass nach die- sen Bestimmungen verfahren wird. Als Bezahlvarianten für den Eigentumserwerb kommen entweder die Direkt-… …Vorwurf der Ge- winnverschiebung aussetzen könnte.40) 40) Vgl. Artikel Transfer Pricing: Keeping it at Arm’s Length: Quelle… …: http://oecdobserver.org/news/archivestory.php/aid/670/Transfer_pricing:_ Keeping_it_at_arms_length.html Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung 190 Ferner sollte der…

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