Archivierung von Unterlagen

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ergibt sich aus dem Handelsrecht (§§ 238, 239, 257–261 HGB), dem Steuerrecht (§§ 140, 141, 147 AO) sowie aus speziellen gesetzlichen und behördlichen Auflagen. Das Handelsrecht verpflichtet jeden Vollkaufmann, Bücher zu führen und in diesen seine Geschäftstätigkeit und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.
Gemäß Steuerrecht sind darüber hinaus alle Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen (z. B. IT-Dokumentation) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Konkurrieren spezielle gesetzliche oder behördliche Auflagen mit dem allgemeinen Handels- oder Steuerrecht, gelten die handels- bzw. steuerrechtlichen Bestimmungen als Mindestanforderung. Zur Sicherung der Information können betriebliche Aspekte weitere Aufbewahrungsnotwendigkeiten begründen (z.B. Personalakten). Unter IKS-Gesichtspunkten können sich weitere Aufbewahrungsnotwendigkeiten ergeben (z. B. Angebotsspiegel). Für diese Unterlagen kann und sollte in Abhängigkeit von den betrieblichen Erfordernissen eine einheitliche Aufbewahrungsfrist unternehmensweit festgelegt sein bzw. werden.

Seiten 107 - 120