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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Prozess 13: Prüfungen durchführen (inkl. Bericht erstellen)

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 7.2.1 (3d) – Aufbauorganisation „Die interne Revision prüft selbständig, (prozess-)unabhängig und objektiv… …risikoorientiert alle Geschäftsbereiche, Abläufe, Verfahren und Systeme. Da- durch kann sie frühzeitig Risiken, Gefahren und Mängel erkennen und diese an die… …und der Prüfungsfeststellungen, ggf. einschließlich der vorgesehenen Maßnahmen, enthalten. Dabei sind die Prü- fungsergebnisse zu beurteilen… …erstellen – P12“) und die bei der konkreten Planung einer Prüfung angefordert und so- mit berücksichtigt werden können (= Risikoorientierung). Die Internen… …Revisionen dürften die meisten Anforderungen der MaRisk VA in der Vergangenheit bereits erfüllt haben, wobei die Kategorisierung von Feststellungen… …(wesentlich/schwerwiegend) bislang eher nach subjektiven Maßstäben und nicht unternehmensweit abgestimmt erfolgte. Auch die Be- richterstattung über schwerwiegende… …(P8) Vorschläge zur Zusammenarbeit Die Durchführung von Prüfungen basiert auf dem genehmigten Revisions- plan bzw. unterjährig genehmigten ad… …hoc-Prüfungsaufträgen (vgl. P12). Im Rahmen der Planung einzelner Prüfungen sind bei der Unabhängigen Risiko- controllingfunktion oder durch direkten Zugriff auf die… …Risikolandkarte de- taillierte Informationen über konkret zu berücksichtigende Risiken, die Funktionsfähigkeit von Kontrollen und weitere relevante Details zu… …berück- sichtigen. Damit die Feststellungen bzw. Mängel aus der Prüfungsdurchführung im Re- visionsbericht nach unternehmensweit einheitlichen Maßstäben…

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  Prozess 12: Prüfungsplanung erstellen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …79 Prozess 12: Prüfungsplanung erstellen 6.12 Prozess 12: Prüfungsplanung erstellen Anforderungen gem. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 7.4 (2)… …– Interne Revision „Die Prüfung der internen Revision hat sich auf alle wesentlichen Aktivitäten der gesamten Geschäftsorganisation zu beziehen… …, insbesondere auch das Ri- sikomanagement. Die Tätigkeit der internen Revision muss auf einem umfas- senden und von ihr jährlich fortzuschreibenden Prüfungsplan… …basieren. Die Prüfungsplanung hat risikoorientiert zu erfolgen. Die Prüfungsplanung, -me- thoden und -qualität sind laufend zu überprüfen und… …weiterzuentwickeln. Die Prüfungsplanung sowie wesentliche Anpassungen sind von der Ge- schäftsleitung zu genehmigen.“ Bisherige Vorgehensweise Die inhaltlich… …unveränderten Anforderungen an die Prüfungsplanung der In- ternen Revision wurden bislang grundsätzlich berücksichtigt, wobei dies je- doch lediglich auf Basis… …eigener Prozess-/Risikolandkarten erfolgte, die sich hauptsächlich an den Aufgaben der Internen Revision orientierten. Eine unternehmensweit… …Risikocontrolling/-management verknüpfte Grundlage dürfte in den meisten Fällen nicht vorliegen. Die Ergebnisse aus dem Risikomanagement (nach KonTraG) wurden zumeist auf Basis… …Betrachtungen unternehmensweit ein er- höhter Aufwand und eine starke Belastung insbesondere bei den Geschäfts- bereichen. Darüber hinaus kann durch die… …unterschiedlichen Bewertungen von Risiken bei der Geschäftsleitung ein uneinheitliches Bild über die Risiko- lage des Unternehmens entstehen. 8 Zusammenarbeit von…

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  Modell zur Zusammenarbeit

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …25 5 Modell zur Zusammenarbeit Die folgende Grafik (Abb. 5) zeigt die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Interner Revision, Unabhängiger… …Risikocontrollingfunktion und Compliance basierend auf den abgeleiteten Prozessen der MaRisk VA. Um einen umfänglichen Überblick über die einzelnen Prozesse zu erhalten, wur-… …de darüber hinaus die Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen berück- sichtigt. Eine Zusammenarbeit ist aus Sicht der Arbeitsgruppe gegeben, wenn… …min- destens zwei Funktionen bei einem Prozess Schnittstellen miteinander ha- ben. Die Zusammenarbeit wird symbolisiert durch Pfeile zwischen den Funk-… …tionen. Die Bezeichnungen auf den Pfeilen (P1-P13) stehen für die Prozesse, aus denen die Zusammenarbeit resultiert. Die Pfeilrichtung gibt an, ob die… …Funktion einen Input aus dem Prozess erhält oder einen Output für eine oder mehrere Funktionen zur Verfügung stellt. Die Texte neben den Pfeilen geben…

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  Prozess 6: Funktionen ausgliedern (inkl. Revisionsfunktion)

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Funktionsausgliederung Anforderungen gem. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 8 (2), 8 (3) – Funktionsausgliederung und Dienstleistungen im Sinne des § 64a Abs. 4 VAG 2… …sichtspunkten überhaupt ausgegliedert werden können. Auf dieser Basis soll über eine Ausgliederung beschlossen werden. Die maßgeblichen Ge- schäftsbereiche sind… …bei der Erstellung der Risikoanalyse einzubeziehen. Im Rahmen ihrer Aufgaben ist auch die interne Revision zu beteiligen. Bei wesentlichen Änderungen… …der Risikosituation ist die Risikoanalyse anzu- passen und ggf. die Ausgliederung zu beenden. 3 Die mit der Ausgliederung verbundenen Risiken sind zu… …identifizieren, zu analysieren, zu bewerten, angemessen zu steuern und die Ausführung der ausgegliederten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwa- chen… …. Dies gilt insbesondere für operationelle Risiken. Zur Überwachung zählt auch die regelmäßige Beurteilung der Leistung des Unternehmens, auf das… …ausgegliedert wird, anhand vorzuhaltender Kriterien. Für die Steuerung und Überwachung hat das Unternehmen klare Verantwortlich- keiten festzulegen. Das… …Unternehmen hat für den Fall der beabsichtigten Beendigung der Ausgliederungsvereinbarung Vorkehrungen zu treffen, um die Kontinuität und Qualität der… …Revision Schnittstellen zu anderen Prozessen: Aus Sicht der DIIR-Arbeitsgruppe keine Vorschläge zur Zusammenarbeit Die seit 01.01.2008 in § 64a Abs. 4 VAG… …Kontrollmöglichkeiten der Geschäftslei- tung sowie die Prüfungs- und Kontrollmöglichkeiten der Aufsichtsbehörde nicht beeinträchtigt werden. Auskunfts- und…

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  Prozess 5: Notfallplanung überprüfen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …44 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse 6.5 Prozess 5: Notfallplanung überprüfen Anforderungen gem. MaRisk VA für die… …Zusammenarbeit 9 (2) – Notfallplanung „Die Notfallplanung ist regelmäßig hinsichtlich Wirksamkeit und Angemes- senheit zu überprüfen.“ Zusätzliche Anforderungen… …gem. MaRisk VA 9 (1), 9 (3) – Notfallplanung „Unternehmen haben für Notfälle und Krisen Vorsorge zu treffen, in denen die Kontinuität der wichtigsten… …Unternehmensprozesse und -systeme nicht mehr gewährleistet ist und die normalen Organisations-/Entscheidungs- strukturen nicht mehr ausreichen, um sie zu beherrschen.“… …Zur Definition „Notfallplanung“5 und „BCM“6 vgl. untenstehenden Fußnoten- text. Bisherige Vorgehensweise Die bisherige Vorgehensweise variiert von… …beteiligten Bereichen kommuni- ziert. Im Notfall steht ein Krisenteam bereit und koordiniert alle notwendigen Maßnahmen. Nach jedem Notfall werden die… …vorhandenen Notfallplanungen auf Aktualität überprüft und ggf. angepasst. Regelmäßig durchzuführende Übungen runden die komplette Notfallplanung ab. 5 Ziel der… …Notfallplanung ist die Fortführung der Geschäftstätigkeit mit Hilfe von definierten Verfahren und der Schutz von Personen und Sachen sowie Vermögen im Sinne der… …Wertschöpfung. Die Notfallplanung ist im Unternehmen auch unter „Business Continuity Management (BCM)“ bekannt und organisiert, um die Fort- führung der… …, der potenzielle Ereignisse iden- tifiziert, die eine Organisation bedrohen und stellt ein Rahmenwerk für Ausfallsi- cherheit bereit sowie die Fähigkeit…

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  Prozess 1: Risikobewusstsein und -kommunikation fördern

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …für die Zusammenarbeit 7.3.3 (1) – Unternehmensinterne Kommunikation und Risikokultur „Unternehmen müssen eine ausreichende unternehmensinterne… …Risiko- kultur innerhalb des Unternehmens voraus, die das Risikobewusstsein aller mit Risiken befassten Mitarbeiter schärft, eine ausreichende… …Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung 7.4 (6) – Weisungen und Beschlüsse der Geschäftsleitung Bisherige Vorgehensweise Bereits die Einführung des KonTraG hat zu… …einem bewussteren Umgang mit Risiken geführt. Unter KonTraG konnten sich die Unternehmen noch auf die bestandsgefährdenden Risiken beschränken. In die… …Kommunikation über die Risiken eines Unternehmens waren i.d.R. die oberen Führungsebenen zu- mindest eingeschränkt für den eigenen Verantwortungsbereich… …Vorausset- zung und Bestandteil aller Prozesse, welche die Identifikation, Analyse, Be- wertung und Handhabung von Risiken zum Gegenstand haben. Unternehmen… …Personenkreis bzw. -kreise in die Kommunikation der wesentlichen Ri- siken einzubeziehen sind. Ferner ist die Frage zu klären, wie und wie tief diese(r) Kreis(e)… …über die Themen rund um das Thema „Risiko“ (Risikostrate- gie, das Risikomanagementsystem, etc) zu informieren ist bzw. sind. Zu den zu kommunizierenden… …, dass Risiken einheitlich klassifiziert werden und Berichte über wesentliche Risken aus unterschiedlichen Berei- chen ein klares Bild über die Risikolage… …des Unternehmens bei den Berichts- empfängern zeichnet. In diesem Zusammenhang sind auch die Begriffe „wesentlicher Mangel“ und „schwerwiegender…

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  Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …17 3 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Die Zusammenarbeit zwischen Interner Revision, Unabhängiger Risikocont- rollingfunktion… …und Compliance ist in vielen Unternehmen nicht standardi- siert. Daher existieren unterschiedliche – teilweise gegenläufige – Sichtwei- sen, die eine… …Zusammenarbeit zwischen diesen Funktionen zu gewähr- leisten, sollten einige Voraussetzungen erfüllt sein. Transparenz über die Funktionen mit ihren wesentlichen… …Aufgaben und Zielen sowie möglicher Schnittstellen Die Funktionen sollten sich zunächst untereinander über ihre Aufgaben und Ziele austauschen sowie ein… …Bewusstsein und Verständnis für eine gemeinsa- me Aufgabe mit unterschiedlichen Fokussierungen entwickeln. Ferner verfol- gen die Funktionen das gemeinsame Ziel… …gen Da die Aufgaben der drei Funktionen nicht überschneidungsfrei sind, ist ein abgestimmtes gemeinsames klares Aufgabenverständnis wichtig. Dieses ist… …von den Funktionen in die Unternehmensorganisation zu tragen, um somit bei der Geschäftsleitung und den Geschäftsbereichen Transparenz über die… …Funktionen zu schaffen. Gegenseitige Akzeptanz der drei Funktionen im Unternehmen Die höhere Transparenz der Aufgaben der Funktionen wird zunächst die… …der Organisation des Risikomanagements im Unternehmen soll- ten ebenso wie ein Konkurrenzdenken der Funktionen untereinander und in der Wirkung auf die… …Verständnis, bezogen auf die wesentlichen Begriffe der MaRisk VA wie z.B. „wesentliches Risiko“, „wesentlicher Mangel“, „bedeutsa- me Entscheidungen“, etc…

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  Schnittstellen-Prozesse zwischen den betrachteten Funktionen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …19 4 Schnittstellen-Prozesse zwischen den betrachteten Funktionen 4.1 MaRisk VA als Grundlage der Schnittstellen-Prozesse Die… …Compliance, auf. Da die Entwicklung eines ganzheitlichen Ansatzes ohne Berücksichtigung der Funktion Compliance nicht sinnvoll erschien, wurden die… …MaRisk VA die Prozesse der Zusammenarbeit ableiten. In der nachfolgenden Abbildung wurden die MaRisk VA als Grundlage für die weitere Tätigkeit nach den… …der Zusammenarbeit Die Vorgehensweise der Arbeitsgruppe gliedert sich in mehrere Phasen. Zu- nächst wurden der Text des Rundschreibens und die… …Erläuterungen der An- forderungen zu den MaRisk VA in ein Excel-Tableau übertragen. Zur Orien- tierung wurden zudem die Abschnittsnummern der MaRisk VA… …berücksichtigt. Die Excel-Tabelle finden Sie unter folgendem Link: www.diir43.esv.info. Der Aufbau sieht wie folgt aus: Abb. 2: Tabellenaufbau Quelle: Eigene… …Darstellung. Anschließend wurden in fünf Schritten die Prozesse identifiziert, die wesent- lich für die Zusammenarbeit der Funktionen sind. Hieraus wurde ein… …Modell zur Darstellung der Zusammenhänge auf Prozessebene entwickelt. Die nachfolgende Grafik veranschaulicht die schrittweise Vorgehensweise: Abb. 3… …Aspekte für die Zusammen- arbeit Zuordnung der MaRisk VA-Anforderungen auf Prozesse Identifikation der Prozesse für eine Zusammenarbeit Ableitung… …eines Modells zur Zusammenarbeit Quelle: Eigene Darstellung. Die einzelnen Schritte können in der Excel-Tabelle nachvollzogen werden. Dort sind alle…

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  Prozess 3: Einzelentscheidungen gegen innerbetriebliche Leitlinien treffen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Leitlinien treffen Anforderungen gem. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 7.2 (2) – Organisatorische Rahmenbedingungen „Materiell bedeutsame… …Einzelentscheidungen und Anweisungen von Füh- rungsebenen unterhalb der Geschäftsleitung, die gegen die innerbetriebli- chen Leitlinien verstoßen, sind schriftlich zu… …unternehmensindividuell gehandhabt. Eine unternehmensweit einheitliche Vorgehensweise bei Einzelentscheidun- gen, die gegen innerbetriebliche Leitlinien verstoßen, dürfte… …anderen Prozessen: Aus Sicht der DIIR-Arbeitsgruppe keine Vorschläge zur Zusammenarbeit Um die Anforderung der MaRisk VA in Bezug auf Verstöße gegen… …Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Ferner bedarf es der Definition des Begriffes „materiell bedeutsam“. Die fest- gelegte… …Verstoßes zweckmä- ßig, nicht nur die Geschäftsleitung schriftlich und mit entsprechender Be- gründung in Kenntnis zu setzen, sondern auch den für die… …innerbetrieblichen Leitlinien Verantwortlichen. Aber auch die Interne Revision und die Unabhängige Risikocontrollingfunk- tion sollten in den Informationsprozess… …. Es kann sich aber auch Handlungsbedarf für die Interne Revision in Form von ad hoc-Prüfungen bzw. Erkenntnissen für die risikoorientierte Prüfungs-… …unternehmensweit institutionalisierten Pro- zess und die eindeutige Festlegung der Verantwortlichkeit bei Verstoß gegen innerbetriebliche Leitlinien. �… …Kontinuierliche Verbesserung des Risikomanagements durch die Bewer- tung des Verstoßes hinsichtlich des Risikomanagementsystems. Fragestellungen als Hilfestellung…

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  Fazit

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …zwischen Interner Revision, Unabhängiger Risikocontrollingfunktion und Compliance möglich ist. Die durch die Arbeitsgruppe analysierten und näher… …initiie- ren oder zu vertiefen. Hierbei sind unternehmensindividuelle Besonderhei- ten zu berücksichtigen. Die Arbeitsgruppe hat sehr stark auf den… …Verfügung ge- stellt, auf deren Basis unternehmensindividuell aufgebaut werden kann. Nutzen Sie die Ideen, um Vorgehensweisen und Abläufe zu überprüfen und…

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