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  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …37 3 Organisation der Beschaffung 3.1 Vorbemerkung Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so… …, unternehmenseinheitlich zu bestimmenden Verfahrensregeln sind Gegenstand der Beschaffungsrichtlinien, der Arbeits- anweisungen und der Unterschrifts- sowie… …Vollmachtenregelung. Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von… …der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Ein- kaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die… …folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforga- nisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B… …zu beschaffende Umfänge gibt, bei denen der Wert des beschafften Gutes oder der beschafften Dienstleistung so gering ist, dass Einsparpotenziale… …derer der Fachbereich eigenständig einkauft. Diese Ausnahmen sind mit einer vorgegebenen Wertgrenze durch die Unterneh- mensleitung und/oder den… …Beschaffungsumfängen, bei denen der Ein- Organisation der Beschaffung 38 kaufsbereich hinsichtlich Lieferantenauswahl und Preisverhandlung keinen oder nur einen… …Produkthaf- tungsfälle). � Nicht planbare Beschaffungen, bei denen der Teilprozess Bestellanforde- rung als Auslöser der Einkaufsabwicklung nicht rechtzeitig… …möglich ist (z. B. Beauftragung eines Abschleppdienstes für Firmenfahrzeuge im Pan- nenfall). � Der Lieferant wird vom Fachbereich vorgegeben (z. B…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …173 11 Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen 11.1 Grundsätzliche Überlegungen Neben der Beschaffung von Sachgütern (z. B. Roh-… …, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile, Handelswaren und Investitionsgüter) ist der Einkauf regelmä- ßig auch mit der Beschaffung von Dienstleistungen… …mangelnder Auslastung unwirtschaftlich wäre � Wirtschaftlichkeitsanalysen (Make or Buy) die Vorteilhaftigkeit der Inan- spruchnahme von Fremdleistungen… …komplex, während der Abwicklung von bereitzustellenden Informationen oder von Zu- Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen 174 arbeiten… …verschiedener Funktionen abhängig sind und der voraussichtliche zeitliche Arbeitsumfang vor Auftragsvergabe nicht immer eindeutig planbar ist. Ferner können sie… …oft nur qualitativ bewertet werden. Zur Vermeidung von Risiken und finanziellen Nachteilen kommt daher einer effektiven Ge- staltung der… …definiert? Ist der Ein- kauf hinreichend eingebunden? 3) Liegt vor Durchführung der Ausschreibung eine ausreichende Beschrei- bung der Dienstleistung unter… …Berücksichtigung der örtlichen und orga- nisatorischen Gegebenheiten vor? 4) Sind vorherige Besichtigungen der örtlichen Gegebenheiten vorgeschrie- ben, sofern… …werden mögliche Nachträge der Auftragnehmer ausgeschlossen bzw. einer gesonderten Zustimmung bzw. Beauftragung unterworfen? 6) Werden im Vertrag die… …bei größerem Auftragsumfang bereits vor Fertigstellung oder bei wiederkehrenden Leistungen Teilergebnisse kontrolliert? 9) Werden die bei der…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …13 1 Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung1) 1.1 Definition der Begriffe Beschaffung und Einkauf In Praxis und Literatur werden die… …grafisch dargestellt werden: � Beschaffung, Beschaffungsprozess: Gesamte Prozesskette von der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über… …Beschaffungsprozesses, der die Einkaufsaktivitäten von der Angebotseinholung bis Auftragsvergabe umfasst. Die Einkaufsfunktion kann von Mitarbeitern des definierten… …Einkaufsbereichs oder Mitarbeitern der Fachbereiche, die hierfür durch den Einkaufsbereich autorisiert wurden, wahrgenommen werden. � Einkauf, Einkaufsbereich… …: Organisatorische Einheit, der die Verantwortung für die Einkaufsaktivitäten (operativ und/oder strategisch) durch die Unternehmensleitung übertragen wurde. �… …neben der Einkaufstätig- keit auch die weiteren Teilprozesse des Beschaffungsprozesses betroffen sind. Der operative Beschaffungsprozess beinhaltet nach… …der Definition des DIIR- Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ nicht nur die Einkaufsfunktion (Angebotseinholung bis Auftragsvergabe), die durch… …Prozesskette von der Pla- nung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Einkaufs- 1) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher… …: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der Beschaffungsstrategien, Zeitschrift In- terne Revision, Ausgabe 2/2016, S. 76–85. Bedeutung… …, Ziele und Aufgaben der Beschaffung 14 aktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung; vgl. hierzu Abbildung 1…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …Anlagen- bau) kann es aus strategischen Gründen (z. B. Exklusivteile) oder aufgrund der finanziellen Lage des Lieferanten sinnvoll sein, das Eigentum an… …Sicherstellung der Lieferfähigkeit essenziell, dass die dazu gehörenden Prozesse eindeutig definiert und dokumentiert sind. Aufga- ben, Kompetenzen und… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …zollrechtlichen Bestimmungen auseinan- dersetzt. Da dieser Sonderprozess gewisse Risiken hinsichtlich der oben erwähnten Be- stimmungen mit sich bringt, ist es… …sinnvoll, Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um das Lieferantenwerkzeug zu erwerben (z. B. Sicherung der Exklusivität) und einen Prozess… …aufzusetzen, der sicherstellt, dass nach die- sen Bestimmungen verfahren wird. Als Bezahlvarianten für den Eigentumserwerb kommen entweder die Direkt-… …Vorwurf der Ge- winnverschiebung aussetzen könnte.40) 40) Vgl. Artikel Transfer Pricing: Keeping it at Arm’s Length: Quelle… …: http://oecdobserver.org/news/archivestory.php/aid/670/Transfer_pricing:_ Keeping_it_at_arms_length.html Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung 190 Ferner sollte der…

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  Angebotseinholung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …83 6 Angebotseinholung 6.1 Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung Aus dem jeweiligen material-/warengruppenbezogenen Lieferanten-Set (vgl… …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …Auswahl sollten interne Kontrollen vorgesehen werden (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Zuordnung der Genehmigungsstufen entsprechend dem Auftragswert… …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …. folgende Kriterien herange- zogen werden: � Übereinstimmung des Inhaltes der Leistungsbeschreibung mit dem tech- nischen Portfolio der Lieferanten. �… …Bonitätsbeurteilung der Lieferanten (falls vorliegend). � Abhängigkeit eines Lieferanten vom Auftraggeber (z. B. soll der Umsatz- anteil des Lieferanten beim… …Gegengeschäfte). Ferner ist bei der Festlegung der Lieferanten zur Vermeidung von Abspra- chen zwischen den Lieferanten Folgendes zu berücksichtigen: � Der Kreis… …der angefragten Lieferanten sollte im Zeitablauf variiert wer- den. � Neu in das Lieferanten-Set aufgenommene Lieferanten sollten angefragt werden… …erhalten. Angebotseinholung 84 Für den Fall, dass keine Lieferanten-Sets mit qualifizierten Lieferanten vor- liegen, könnten der Angebotseinholung sog…

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  Beschaffungsstrategien

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …17 2 Beschaffungsstrategien5) 2.1 Grundsätzliches Bei der Festlegung der Beschaffungsstrategie handelt es sich um eine grund- sätzliche… …der Wettbewerbssituation des Unternehmens ab,6) aber auch von der Kapazität und der Kompetenz der in den Beschaffungsprozess involvierten Mitarbeiter… …. Die festgelegte Beschaffungsstrategie sollte die Ziele und Aufgaben der Beschaffung, wie in Kap. 1 dargestellt, unterstützen. In der betrieblichen… …. 2.3 behandelt anschließend die methodische Vorgehensweise bei Festlegung und Umsetzung der Beschaf- fungsstrategien. Bei Prüfungen der… …Beschaffungsstrategien sollte den Revisoren bewusst sein, dass bei der Verwendung empfohlener Prüfungsfragen ergänzend ein tiefge- hendes Verständnis für die Struktur und… …Teilnehmer des Beschaffungsmark- tes sowie die Kenntnis der Unternehmensstruktur vorhanden sein sollte. Hiermit sowie ergänzt um strategisches Denkvermögen… …können die Revisoren 5) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der… …: Global Sourcing: Vor- und Nachteile der Beschaffungsstrategie, 07. 08. 2015, online im Internet unter: C. Kiel Global Sourcing: Vor- und Nachteile; C… …Mehrwert für die Beschaffung/den Einkauf und für das Unternehmen leisten. Ferner kommt dies dem Image der Internen Revision zugute. 2.2 Überblick über… …Lieferanten bezogen. Der Vorteil ist hierbei die Men- genbündelung, wodurch sich üblicherweise Preisreduzierungen erzielen las- sen. Darüber hinaus können…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …wählten Lieferanten. Eine schriftliche Beauftragung ist aus Gründen der Ein- deutigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie zum Erreichen einer sicheren… …� Einzelbestellung. In beiden Fällen kann die Abrechnung der Lieferungen bzw. Leistungen so- wohl in Form eines Festpreises als auch auf Nachweis (z… …. B. Anzahl der geleis- teten Stunden) erfolgen. Hinsichtlich der Laufzeit der Beauftragung sind beim Rahmenvertrag ein- bis mehrjährige Laufzeiten… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …Erstellung der Auftragsdokumente sind im weiteren Einkaufsprozess nachgelagerte Aktivitäten, wie z. B. das Einholen der Auftragsbestätigung, die Überwachung… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Grundsätzliche Vereinbarungen, wie z. B. Formulierung gemeinsamer In- teressen oder der Zielsetzung des Rahmenvertrags (hierzu wäre eine Prä- ambel geeignet) �… …Rabattvereinbarungen. Der Konkretisierungsgrad der Vereinbarungen kann unterschiedlich sein. Ei- nerseits können lediglich grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit… …. Andererseits werden bei Rahmenverträgen mit Abruf alle erforderlichen Ver- einbarungen – bis auf Zeitpunkt und Menge der einzelnen Leistungsumfänge – konkret…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …des Auftraggebers entspricht, ist der Auftragnehmer berechtigt, seine Forde- rungen entsprechend der (vertraglichen) vereinbarten Vergütung in vollem… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …Prüfschritte zur Leistungsanerkennung bei Sachgütern werden i. d. R. durch den Fachbereich durchgeführt, der das eingekaufte Gut in Anspruch nimmt, es also… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …zeitgleiche Kontrolle der Dienstleistung selten möglich und nicht immer sinnvoll und zulässig ist, fallen Leistungser- bringung und Leistungsanerkennung… …, Arbeitskreis Revision der Beschaffung: Revision der Beschaffung spezieller Dienstleistungen – Beratung, Marketing, IT-Outsourcing und Reinigung, Band 55 der… …Leis- tungserbringung pünktlich erfolgt ist. Die Überprüfung der erbrachten Leis- tungsqualität gestaltet sich hingegen schwieriger und ist nur auf Basis… …Leistungsanerkennung die vertragsgerechte und frei von wesentlichen Mängeln erbrachte Leistung. Bestehende (gesetzliche) Vor- schriften (z. B. im Fall der Abnahme von…

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  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Kosten, wobei hierzu insbesondere der Einkaufsbereich beitragen kann. Verbesserte Einkaufskonditionen tragen maßgeblich zur Optimierung der… …Wertschöpfungskette des Unternehmens bei (vgl. hierzu Kap. 1.2). Der Kos- tendruck wird dabei auf die Zulieferer abgewälzt, was dazu führen kann, dass das… …beauftragende Unternehmen in den klassischen Zielkonflikt zwischen der Konzentration auf möglichst wenige Zulieferer zur Erzielung von Einkaufs- vorteilen und… …der Abhängigkeit von eben diesen gerät (vgl. hierzu Kap. 2.2, insbesondere Strategie Nr. (1) Single Sourcing und (4) Modular Sourcing/Sys-… …, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten. Neben der Reduzierung der Be- schaffungskosten umfasst die Zielsetzung der Unternehmen auch die Opti- mierung der… …eigenen Prozesskosten während der Leistungserbringung, die Reduzierung von Beschaffungsrisiken und die Erhöhung der Qualität der zu beschaffenden Produkte… …bzw. Dienstleistungen. Das Lieferantenmanagement als Teil der Einkaufs- bzw. Beschaffungsaktivi- täten umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche: a)… …Lieferantenmanagementsystems ist auch hinsichtlich der unterschiedlichen Material-/Warengruppen erforder- lich. 4.2 Organisation und Rahmenbedingungen Das… …eingebettet sein. Hierzu ist ein hauptverant- wortlicher Bereich zu definieren, der mit der Entwicklung, Pflege und Umsetzung des Systems beauftragt wird… …(zweckmäßiger Weise ist dies der zentrale Einkaufsbereich). Ergänzend können Teilaufgaben an andere Berei- che, wie z. B. Logistik oder Qualitätssicherung…

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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Unternehmens hängt auch erheblich vom Einkaufserfolg ab, denn jede erzielte Einsparung und Verbes- serung der Beschaffungsleistung ist unmittelbar… …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …konsequenten und zielgerichteten Analyse, Planung, Steuerung und Umsetzung der Einkaufs- bzw. Beschaffungsziele sowie in effizienten Einkaufs- und… …Beschaffungspro- zessen sowie Strukturen. Dem Einkaufs-/Beschaffungscontrolling bzw. der Messung des Einkaufs- bzw. Beschaffungserfolges kommt hierbei eine… …Bundesdatenschutzgesetzes bzw. der EU-Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.41) Hierbei ist eine Anonymisierung bzw. Pseudonymisierung42) der personenbezogenen Daten… …oder Bewertung, ob zur Verbesserung der Einkaufsabwicklung und deren Er- gebnisse zweckmäßige Maßnahmen vorgesehen sind und auch durchgeführt werden… …. Der solchen Maßnahmen direkt zuzuordnende Anteil am Einkaufs- erfolg ist häufig nicht oder nur schwer zu quantifizieren. Die Erfolgsmessung sollte mit… …angemessener Effizienz und akzeptablem Res- sourceneinsatz erreicht werden. 41) Zu weiterführenden Informationen vgl. Veröffentlichung des DIIR und der Ge-… …, Flexibilität, Versorgungssicherheit etc. unbedingt mit einbezogen werden. In einigen Unternehmen werden nicht nur die erzielten Einsparungen der… …Feststellung und Messung des Einkaufserfolgs ist es unabdingbar, sich einen umfassenden und tiefergehenden Überblick über relevante Daten der Einkaufstätigkeit…

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