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• eBook-Kapitel aus dem Buch Auditing Payroll

  Forms of Remuneration

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …33 5 Forms of Remuneration Compensation is the remuneration received by employees in exchange for their contractual services. It includes base… …compensation for specific groups of employees. 5.1 Salary Forms and Elements Salary payments may be based on a monthly fixed amount or may vary based on… …transparent system of sal- ary and compensation levels and ranges established and correctly reflected in the pay- roll? • Are additional benefits for… …for calculating wages? (System and controls, monitoring) • Is the falsification of working time reports effectively pre- vented? Other… …completed correctly for all respective allowances? (e. g., tax consultant, professional payroll service) 3 Company car, car allowance and any other… …via Payroll. • Determine which criteria need to be fulfilled for the stock purchase and whether they have been met. • Review share amount/per-… …centage definitions for em- ployee groups. • Determine the minimum and maximum amount of the stock purchase. 6 Patent award (“Erfinder- vergütung”)… …, or capacity) and/or fostering personal and professional growth for the employee as well as retaining and growing talent for the employer. Forms of… …Remuneration 38 # Description Risks Audit Activities 1 Secondment contract Complex cal- culation for period of se- condment may lead to errors in payroll… …return in host- ing country, po- tential liability for employee or company. What steps are taken to en- sure that tax submissions are completed…

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  Time Recording

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …recorded because they can affect the amount of pay. Time recording is also relevant for departments such as finance (provi- sions) and cost accounting… …(calculations, invoicing). For the audit of digital time recording systems, please refer to the audit steps given under Payroll System (Section 3), Software… …procedures, the maturity level of the established time recording concept as well as the implemented (IT) system and reporting are essential for effective… …of duties • Who is responsible for time management? • How is the collaboration between the time recording departments and HR organ- ized? •… …Process for manual changes in the time recording system 2 Compliance with local legal requirements, industry or tar- iff agreements regarding time… …time statements for different employee groups Procedure and Technical System 45 # Description Risks Audit Activities work hours per day, break or… …operational and legal requirements necessary for the company? • Corporate group approval of the time attendance concept 4 An electronic time and at-… …misuse (e. g., capture times for another person). 7 Times are recorded cor- rectly in the time recording system. Times recorded incorrectly •… …been exceeded. • Attendance reviews for em- ployees; check for exceptions to this rule. • Approval of paid overtime. • Recording of vacation re-… …performance is a critical cost factor? • Are working hours recorded in the time recording system? • Are the timekeeping records used for billing? • Are…

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  Payroll Run

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …for payroll- and HR-related information. There should be a link to automated time tracking systems from the payroll system to minimize the risk of… …for special payments such as bonus payments? Are spot checks carried out for salary statements or controls regarding the types of wages used? •… …Are there good reasons for exceptions, if any, from the standard payroll run? If yes: Has an exception process been implemented for deviations from… …regulations • Does the company review sanction lists for names of employees and is this process documented? 7.2 Payroll Run Timing This step in the… …Are there different payment runs for office employees and plant workers? Why? • Are data for new employees – including the master data –… …Activities • Were “thresholds” and pro- cesses defined in case data are unavailable in time and re- quiring manual adjustments? (For example: payroll data… …multiple payroll runs to verify the data before actual pay-out? For example: payroll data are not available in time (e. g., via interface); any… …the payroll run as far as relevant to ensure correct payments? 3 A process is in place to ensure that salary components are reported to the… …employee after approval by the Human Resources Depart- ment and pay-out shortfalls? • Have steps been taken to en- sure the correct payment date for… …record- ed. This may, for instance, include withdrawals from long-term accounts (paid instead of salary) which must also be considered. An employee’s gross…

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  Pay-Out / Payroll Disbursement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …and fi- nancial loss. • Has joint (dual) signing au- thority been implemented for all payments (e. g., wire trans- fer, online banking, check, cash… …. The audit activities described here therefore en- sure an effective internal control system for the last step of the payroll pro- cess, which leads to a… …correct pay-out of salaries, other relevant payments and the corresponding reporting for strategic purposes. 8.1 Procedures and Organization The… …following audit activities ensure that general (basic) requirements are met for the structure of the HR payroll department. The purpose of these activities… …general (basic) requirements for documenting processes and interfaces. # Description Risks Audit Activities 1 Pay-out/payroll disbursement process is… …payment process? • Are the duties for authoriza- tion/approval segregated from payment disbursement? • Is bank account reconciliation segregated from… …consider the different types of disbursement, this section provides separate descriptions for payments via online banking and/or the ERP sys- tem, cash or… …check, and for disbursement by an external provider. The audit activities below ensure that disbursement incorporates relevant process spec- ifications… …ERP system. Pay-Out / Payroll Disbursement 66 # Description Risks Audit Activities 1 Define author- ization rights concept for the online… …concept available? • Does the authorization rights concept include all user rights and profiles? • Are users included which are not relevant for the…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …wortlichen verändert: Von der Ausbildung in vorwiegend handwerklichen Tätigkeiten, für die es Ausbildungsberufe gibt, hin zu Fachausbildungen und… …Lebenszykluskosten für ein Gebäude nicht in der Bauphase, son- dern in der Nutzungsphase entsteht, hat die Relevanz für ein strukturiertes und systematisches… …Betrieb anfallen. Die Grundlage für die Betriebskosten werden jedoch bereits in der Planungsphase gelegt, was zur Folge hat, dass das Facility-Management… …Investitionen zu Gunsten eines geringeren Energie- und Ressourcenver- brauchs steigen. Gleichzeitig müssen die für den Betrieb der Gebäude und Anlagen… …unterstützen. Dennoch sind zahlreiche Fragestellungen in diesem Leitfaden auch für Hausverwaltungen und Facility-Management- Anbieter hilfreich. Da die… …usw.) sind hier nicht weiter ausgearbeitet. In der DIIR-Schriftenreihe sind weitere Leitfäden veröffentlicht worden, welche teilweise auch für die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  Governance

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Wesentlichen durch interne und externe Vorgaben definiert, die den Verantwortungs- und Handlungsspielraum der Akteure festlegen. Diese gelten nicht nur für den… …Be- reich Facility-Management, sondern für alle Bereiche eines Unternehmens. An dieser Stelle weisen wir lediglich auf die besonderen Anforderungen an… …zessbeschreibungen etc.)? Governance 12 • Welche Vorgaben gibt es für die Vergabe von großen Auftragsvolumen? Sind in diesem Prozess Entscheidungsbefugnisse… …definiert? Sind Betrags- grenzen definiert für einzelne Personen oder Positionen? Sind Funktions- trennung und das Prinzip der Doppelzeichnung…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  Betreiberverantwortung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …sich aus einer nicht ausreichenden Wahrnehmung der Verantwortung ableitet. Wesentliche Risiken im Bereich Betreiberverantwortung • Haftung für… …auferlegt bekommen, wenn diese korrekt übertra- gen wurde. Was ist Verantwortung? • Verantwortung ist die Pflicht, für Handlungen und Unterlassungen ein-… …verstellten Fluchtwege usw.). Die Betreiberverantwortung beinhaltet alle Betreiberpflichten, die aus der Gesamtheit aller für den Betrieb einer Anlage oder… …, dass derjenige, der für eine potenzielle Gefahrenquelle verant- wortlich ist, d. h. in der Regel Eigentümer/Besitzer oder Betreiber, dafür sorgen muss… …Betreiberverantwortung 15 • Liegt eine Übersicht aller Prozesse und Objekte/Anlagen vor, für die dem Unternehmen Verpflichtungen aus der Verkehrssicherung und Betriebs-… …gewährleistet, dass alle Stellen und Mitarbeiter im Unternehmen, die für die Sicherstellung der Verkehrssicherheit verantwortlich sind, über die einschlägigen… …. Schneeräumplan in einem Wohngebäude) und wird die Einhaltung nachweislich regelmäßig kontrolliert? • Welche Festlegungen sind für den Fall der Gefahr in Verzug…

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  IKS und Risikomanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …sollten im Einklang mit den Vorgaben des Risikomanagements stehen (z. B. akzeptierter Verzicht auf ein 4-Augen-Prinzip für Rechnungen geringe- ren Umfangs)… …Intransparenz von Geschäftsprozessen Für die Einrichtung eines IKS gibt es gesetzliche Grundlagen, die in Abhän- gigkeit von der Rechtsform des Unternehmens… …. Für die grundsätzliche Prüfung des IKS sei an dieser Stelle auf den Band 60 der DIIR-Schriftenreihe „Revision des Internen Kontrollsystems“ verwiesen… …lichkeiten für den Bereich Facility-Management geregelt und welche Kon- taktpunkte gibt es? • Sind die Strategien von IKS und Risikomanagement im Bereich… …welche sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden? • Liegen in der für das Facility-Management zuständigen Stelle klare An- weisungen vor… …Sind diese Anweisungen vollständig, aktuell und für das Aufgabengebiet angemessen? Wie wird dies regelmäßig kon- trolliert und dokumentiert? Welche… …Revisionsstandard Nr. 2 beschrieben. IKS und Risikomanagement 18 Wesentliche Risiken im Bereich Risikomanagement • Gefahr für Leib und Leben • finanzielle… …Wie ist diese aufgebaut? Sind Berichtslinien in die Geschäftsführung vorgesehen? Werden die für das Facility-Management spezifischen Risiken… …Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet und gewichtet? Welche für das Facility-Management spezifischen Risiken wurden identifiziert (z. B. Personenschutz… …Schadensum- fang/Kritikalität eingestuft? • Werden auch in den für das Facility-Management zuständigen Stellen regelmäßig Risiken im vordefinierten Rahmen…

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  Technisches Gebäudemanagement (TGM)

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Leistungserbringung besonders wichtig. 5.1 Technisches Objektmanagement (TOM) Um den technischen Gebäudebetrieb für eine Immobilie oder für ein gan- zes Portfolio… …eingesetzten Nachunternehmer steuert) oder auch sehr komplex sein (z. B. in einem Krankenhaus, in dem zahlreiche Tech- niker und Spezialisten-Teams für den… …ken), • Aufgaben und Verantwortlichkeiten für den sicheren Betrieb nicht klar definiert sind oder Stellvertreterregelungen fehlen, • die… …wesentliche Voraus- setzung für das Sicherstellen der Betreiberverantwortung ist, dass eine Ob- jekt- und Ablauforganisation mit klaren Verantwortlichkeiten und… …doku- mentierten Prozessen vorhanden ist. Häufig ist die Leitung des TOM auf übergeordneter Ebene auch für die Durchführung von Infrastrukturellen… …in der Regel eine Führungskraft mit direkter fachlicher und disziplinarischer Ver- antwortung für die im technischen Objektbetrieb tätigen Mitarbeiter… …Bezug auf das Facility-Management gelten für die Mitarbeiter des Unternehmens? • Gibt es Unterschriftenregelungen? Sind diese aktuell? Werden diese ein-… …gehalten? • Welche im Facility-Management eingesetzten oder für das Facility-Ma- nagement verantwortlichen Mitarbeiter besitzen eine Handlungsvoll- macht?… …Liegt ein angemessenes und aktuelles Sicherheitskonzept mit Notfallplä- nen vor? Wo ist dieses hinterlegt? Wer ist für die Umsetzung und laufende… …kenntlich gemacht? • Falls BIM-Systeme bei der Planung eingesetzt werden, wie ist sicherge- stellt, dass Daten standardisiert und die für den Betrieb…

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  Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM)

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Vertragsmanagement kann zu strittigen Vertragsinhalten führen, die für das Unternehmen unnötig Aufwand und Kosten verur- sachen können. Eine ineffiziente… …mangelhaft ist bzw. als mangelbehaftet emp- funden wird. Kosten für Nachbesserungen drohen. Unzureichende Umsetzung der Sicherheitsanforderungen eines Unter-… …Das Facility-Management eines Unternehmens stellt eine wichtige Grundlage für den Betrieb dar, welches an den Betrieb angepasst werden muss. Hierbei… …oder zugekauft, d. h. von unternehmensfremden Personen erbracht. Daraus leitet sich eine Strategie für das (infrastrukturelle) Facility-Manage- ment ab… …, Auslastung, strategische Aspekte, usw. zu berücksichtigen. Revisionsfragen: • Sind für die einzelnen Elemente des IGM Make-or-Buy-Analysen durch- geführt… …Scheinselbständigkeit Scheinselbstständigkeit ist der Begriff für ein Arbeitsverhältnis, bei dem ein vertraglich als selbstständig betitelter Auftragnehmer nach… …, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist.“ Im Vordergrund dieser Betrachtung steht als Merkmal für eine selbststän- dige Tätigkeit der… …direkt an den Arbeitnehmer gegeben werden. Das Gleiche gilt für die Erhebung von Mängelrügen. • Wird das für die Ausführung des Auftrags typischerweise… …benötigte Werk- zeug und die Arbeitsmaterialien durch das fremde Unternehmen selbst beigestellt? Ausnahmsweise können für den Auftrag benötigte Spezial-… …sichtbar als separates Unterneh- men auf (Firmenschild, eigenes Briefpapier, eigene Visitenkarten, separate Arbeitskleidung etc.)? 6.2 Reinigung Für ein…

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