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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfung des Projektsteuerungssystems

  Prüfung der Projektsteuerungsorganisation

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …, also die Organisationseinheit(en) für das Portfolio- und Programmmanagement sowie für den P3M-Prozess, das sog. Centre of Excellence, � – je nach… …ist der organisatorische Rahmen für P3-Abläufe. Unabhängig von den konkreten Inhalten, die eine PSO verantwortet, kann eine Organisations- prüfung der… …nisationseinheit und ist Basis für die darin ablaufenden Prozesse. Aus dem Mandat sollte erkennbar werden, welche Prozesse des Projektsteuerungssys- tems im Mandat… …eines einzelnen Programmes oder Projektes. Dies ist nach der Definition des DIIR Standards Nr. 4 Teil des Projekt-ma- nagements und nicht der… …kann – bezogen auf den gesamten Geschäftsbereich oder das gesamte Unternehmen – unvollständig sein, es kann Überschneidungen mit anderen Bereichen… …schriftlich dokumentiert sein. 5.3 Organisation und Personal 5.3.1 Beschreibung Die Organisation und das Personal für P3-Prozesse umfassen die Aufbauor-… …Organisationseinheiten einschließlich der zur Verfügung gestellten Stellenbeschreibungen, Sachmittel und Budgets. Für öffentliche Organisationen gilt die Beschreibung… …Aufbauorganisation sind Organisation und Personal 23 � die Unternehmens- bzw. Geschäftsbereichsleitung als Vorgabeinstanz für die Strategie, die den… …Ausgestaltung – auch ausgewählte Bereiche der Linienorganisa- tion, der Auftraggeber und Steuerungsgremien auf den Ebenen Portfolio, Programm und Projekt, sofern… …, Controlling, Personal, Fachbereiche etc. � Dokumente und Nachweise für die Existenz einer vorgegebenen und gere- gelten Aufbau- und Ablauforganisation zur…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfung des Projektsteuerungssystems

  Strategisches und operatives Portfoliomanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …beschäftigt, wie der Erfolg der Projekte im Gesamtkontext des Portfolios überwacht wird. 6.2 Definition Ein Projektportfolio ist im DIIR Standard Nr. 45) und… …im Leitfaden zur Prü- fung von Projekten wie folgt definiert: 4) Quelle: eigene Darstellung 5) Vgl. DIIR Standard Nr. 4: Standard zur Prüfung von… …einheitlicher Leitung stehen. Ein Portfolio kann selbst auch (Unter-) Portfolios enthalten.“ Der DIIR Standard Nr. 4 definiert das Portfoliomanagement wie folgt… …. Das Portfoliomanagement arbeitet somit nach den Vorgaben für „P1“, die neben den Vorgaben für „P2“ und „P3“ ein Er- gebnis des P3M-Prozesses sind. Man… …Erscheinung tritt, während der P3M-Prozess diese Produk- te in erster Linie generiert und für die P3-Nutzer nutzbar macht und ggf. die angemessene Nutzung… …der Findungsphase befinden, nicht um Projekte i. e. Sinne handelt, sondern eher um Projektideen. Zur Vereinfachung wird im Folgenden trotzdem von… …Kontrollen Für Unternehmen bestehen keine Vorschriften, wie Projekte generiert wer- den und dass eine Zuordnung zu den Unternehmenszielen zwingend ist… …aufgesetzt werden müssen und wann sie als Auf- gabe in den einzelnen Geschäftsbereichen erledigt werden können. � Festlegung von Schwellenwerten für Projekte… …besondere Investitionen für Anlagegüter bezie- hen. Wir definieren den Budgetierungsprozess für Portfolios deshalb im enge- ren Sinne: „Die… …. Gelegentlich können Sonder- budgets beantragt werden. Manche Geschäftsbereiche führen Projekte im Kundenauftrag oder als Vorbereitung für Kundenaufträge durch…

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  Programmmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …, 2011: Managing Successful Programmes. 11) Vgl. DIIR Standard Nr. 4, 2008: S. 5. Prüfungsansatz für das Programmmanagement 61 lich werden Programme… …59 7 Programmmanagement Abbildung 39): Programmmanagement 7.1 Einleitung Für eine Serie gleichartiger oder zusammenhängender Projekte oder ein… …Portfolios zu vereinfachen. Für Zwecke des Projektmanagements und der Projektrevision ist die gewähl- te Definition weitgehend ausreichend. Hinzugefügt werden… …, begleiten. Program- me sind ihrer Natur nach temporär, können aber für viele Jahre angelegt sein, auch durch Gründung eigener Programmgesellschaften, die nach… …müssen, um den Business Case des Programms zu realisieren. Die Methode für Programmmanagement des Cabinet Office, Managing Successful Pro- grammes (MSP)… …, spricht deshalb beispielsweise von einem „Business Blue- print“ statt von einem Business Case für das gesamte Programm. Gelegent- 10) Vgl. Cabinet Office… …diesem Grunde bedürfen sie einer engeren gemeinsamen Koordination als beispielsweise ein loses Portfolio von Projek- ten. 7.3 Prüfungsansatz für das… …1: Die Prüfung der Programmorganisation zielt darauf ab, festzustellen, ob die Voraussetzungen für eine Programmstruktur vorliegen und ob die Pro-… …chieebene im Programm ab. Dies betrifft das eigentliche Programmanage- ment einschließlich des Programmlenkungsausschusses, die Pläne und Kon- trollen für das… …sollten nach dem DIIR Standard Nr. 4 ge- prüft werden. Zu 3: Die Größe und Komplexität von Programmorganisationen erlaubt im Hinblick auf verfügbare…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfung des Projektsteuerungssystems

  Der P3M-Prozess

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …tems für Portfolios, Programme und Projekte. Es ermöglicht, dass Programme und Projekte in zielgerichteter Weise effizient und effektiv, aber auch in… …Übereinstimmung mit gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Regeln ablaufen. Da derzeit dieses Interne Kontrollsystem in der Praxis noch sehr heterogen und… …Ergebnissen, den P3M-Vorgaben, unterschie- den. Im vorliegenden Dokument werden unter dem P3M-Prozess i. e. Sinne nur die Abläufe und Kontrollen des… …werden. Dies geschieht deshalb, weil die idealtypische Ausprägung eines P3M-Prozes- ses für alle P3-Prozesse in der Praxis nur äußerst selten anzutreffen… …Vorgaben für das Portfoliomanagement werden hier rein methodisch dem Portfolioma- nagement zugerechnet, die Vorgaben für das Programmmanagement dem… …Programmmanagement und die Vorgaben für das Projektmanagement dem (Einzel-)Projektmanagement. Einen Widerspruch der Methoden untereinan- der darf es nicht geben, denn… …die P3M-Vorgaben für Portfoliomanagement, Programmanagement und (Einzel-)Projektmanagement müssen gerade in ih- rem Zusammenwirken funktionieren. Ihre… …Regelungen sind zwar auf die spe- zifischen Inhalte des jeweiligen P3-Prozesses abgestellt, sollten aber für alle Projekte und Programme innerhalb eines… …angepasst werden. Das DIIR- Modell unterstützt diese Trennung von Autor und Nutzer. Im Interesse der Angemessenheit und Wirksamkeit eines Internen Kontroll-… …betrieblicher Regeln (die „P3M-Vor- gaben“). Die Sicherstellung umfasst die Definition, Verteilung, Schulung, Beratung und Wartung von P3M-Vorgaben für die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfung des Projektsteuerungssystems

  Integration der Prozesse des Projektsteuerungssystems

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Unter- nehmen abgestimmt oder koordiniert. � Die Aufbauorganisation für die P3-Prozesse und den P3M-Prozess sind nicht mit einer Funktionstrennung… …Aufbauorganisation für die P3-Prozesse und den P3M-Prozess sind mit einer geeigneten Funktionstrennung versehen (Monitoring nur durch P3M-Prozess-Personal oder…
• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von IT-Verfahren in öffentlichen Institutionen

  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Verwaltungshandelns. Die Prüfung von IT-Verfahren stellt die Interne Revision vor besondere Herausforderungen. Die Bandbreite reicht dabei von der erstmaligen Durch-… …Tagen gemessen werden kann statt in Wochen. Dies gilt ebenfalls für inter- ne (Sub-)Prozesse, bei denen die Kollegen in ihrer Aufgabenwahrnehmung… …unterstützt und entlastet werden sollen (bspw. Reisekostenabrechnung, Kor- rektur Zeiterfassung). Der Internen Revision kommt mit ihren risikoorientierten… …(Prognose) gestiegen (21,5 %). Einleitung 16 Beispiel 1 Sicherung der Betriebsbereitschaft: Bei IT-Verfahren für die Erfassung von Wahlergebnissen ist… …auch für Lebenspartner- schaften ermöglicht. Entsprechend müssen relevante IT-Verfahren auch (materiell) eine Partnerschaft abbilden können.3) Am… …. Einleitung 17 Handreichung auch Ausgangspunkt für eine Orientierungsprüfung sein.5) Feststellungen hieraus würden dementsprechend unter Umständen eine Ein-… …Vorlagen zur Gestaltung eige- ner Microsoft Excel- bzw. Word-Formulare der jeweiligen Internen Revision übernommen werden („Copy & Paste“). Alternativ können… …werden. Stand der Bearbeitung ist Mai 2014. 5) Vgl. beispielhaft für die Durchführung einer Prüfung insgesamt die Einhun- dertfünfundfünfzigste…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von IT-Verfahren in öffentlichen Institutionen

  Prüfungsansatz

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …vier große Bereiche identifiziert werden, die für die Durchführung einer IT-Verfahrensprüfung relevant sind. Neben allgemeinen Rahmenvorga- ben, die… …IT-Verfahren“ herangeführt werden, ohne zu viel Vorwissen im Bereich der Technik vorauszusetzen. Erfahrenere Kollegin- nen und Kollegen erhalten Anregungen für…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von IT-Verfahren in öffentlichen Institutionen

  Vorgehensweise zur Durchführung der Prüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …geprüfte Organisation für die zu betrachten- den IT-Verfahren im Vorfeld der Prüfung zu übersenden hat. Hier ist es auch interessant, sich die ursprünglichen…
• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von IT-Verfahren in öffentlichen Institutionen

  Kurzcheck IT-Verfahren und Überblick über Prüfungshandlungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …. über die Mindestanforderungen Kurzcheck IT-Verfahren und Überblick 24 für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und…
• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von IT-Verfahren in öffentlichen Institutionen

  Rahmenvorgaben für IT-Verfahren

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …27 5 Rahmenvorgaben für IT-Verfahren Jede öffentliche Institution kann andere Rahmenvorgaben haben, die es im Vorfeld einer Prüfung zu… …felder. Insbesondere beschreiben sie die grundlegenden Voraussetzungen für einen wirtschaftlichen, ordnungsgemäßen und sicheren Einsatz der IuK. Sie bilden… …eine wichtige gemeinsame Grundlage für Prüfungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder.“9) Kurzcheck Nr. 2: Prüfung Einhaltung der… …IuK-Mindestanforderungen 2011, S. 3. Rahmenvorgaben für IT-Verfahren 28 � Falls anzuwenden: Werden die Bestimmungen über die Min- destanforderungen für den Einsatz… …Verantwortungsbereiche (u.a. mit Pflicht zur Be- scheinigung der Verantwortungsbereiche, Verantwortlichkeit für die Richtigkeit der eingegebenen Daten, Vier-Augen-Prinzip)… …nehmen mit dem Bundesrechnungshof nach VV Nr. 6.6 für Zahlungen, Buch- führung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) auf das… …Einwilligungsverfahren nach VV Nr. 6.5.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO).“ Siehe dazu detailliert Abschnitt 6.3.2… …Spezifische Risikoanalyse für rechnungslegungsrelevante IT- Verfahren. Rahmenvorgaben für IT-Verfahren 29 � Ermittlung, Erfassung und Verarbeitung von… …Mindestanforde- rungen wiederfinden: � Mindestanforderungen für Gruppe von IT-Verfahren (z.B. rechnungs- legungsrelevant) � Mindestanforderungen für… …Schnittstellen � Mindestanforderungen für das ERP-System � Berechtigungsrahmenkonzept für alle IT-Verfahren11) � Archivierungskonzept für alle IT-Verfahren12)…

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