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Grundsätze ordnungsgemäßiger EDV-Nutzung in Geschäftsprozessen (GoBD)

Die Finanzverwaltung bereitet derzeit eine Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vor. Damit beabsichtigt das BMF, angesichts der zunehmenden Nutzung von EDV in Geschäftsprozessen die vorhandenen Regelungen in den bisherigen Schreiben zu den GDPdU bzw. GoBS und dem FAQ Datenzugriffsrecht zu aktualisieren und in einem neuen BMF-Schreiben zusammenzufassen. Dem Vernehmen nach plant die Finanzverwaltung, das endgültige BMF-Schreiben im Sommer 2014 zu veröffentlichen.

Das BMF hat den bisher an Beratungen zum GoBD-Schreiben beteiligten Verbänden nunmehr einen überarbeiteten Entwurf übersendet. Es handelt sich um die sog. Version 8 vom 11. April 2014, die am 21. Mai 2014 mit den Bp-Referatsleitern von Bund und Ländern erörtert werden soll. Gegenüber der bisherigen Entwurfsfassung wurden die von den Verbänden vorgebrachten Einwendungen nur teilweise berücksichtigt:

So wurden Sachverhaltsbeispiele überarbeitet und deutlich gekennzeichnet sowie deren Anzahl erhöht.

• Die bisherige Bezugnahme auf alle Geschäftsvorfälle hinsichtlich der materiellen Ordnungsmäßigkeit der Bücher (Rdn. 19) wurde mit Streichung des Wortes "alle" abgeschwächt.
• Die bisherige Verschärfung, dass die Aufbewahrungsfrist des Anschaffungsbelegs im Rahmen von Dauersachverhalten mit Automatikbuchungen erst mit Ablauf der steuerlichen Nutzungsdauer beginnt, wurde gestrichen. Eine Aussage zur Dauer der Aufbewahrungsfrist des Anschaffungsbelegs im Rahmen von Dauersachverhalten mit Automatikbuchungen wird jetzt nicht mehr getroffen (Rdn. 81).
• Ferner wurde Rdn. 131 dahingehend ergänzt, dass eine Umwandlung von eingehenden elektronischen Geschäfts- bzw. Handelsbriefen und Buchungsbelegen in ein anderes Format dann zulässig ist, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird (z.B. Mail mit reinem Text ohne Anhang in ein PDF-Format).
• Das BMF hat im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3-Datenzugriff/GDPdU) konkretisiert, dass eine Mitnahme des Datenträgers durch die Außenprüfungen nur in Abstimmung mit den Steuerpflichtigen erfolgen soll (Rdn. 168).

Hinweis: Zu diesen und weiteren Punkten vgl. die ausführliche Kommentierung in DB H. 19 vom 9. Mai 2014 bzw. unter DB0661984.

Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern