Die aktuelle Studie „Zusammenspiel zwischen Investor Relations, Vorstand und Aufsichtsrat im Kapitalmarktjahr“ zeigt, wie sich die IR-Funktion intern mit Vorstand und Aufsichtsrat im jährlichen Kapitalmarktkalender organisiert. Von der Beratungsgesellschaft EY und dem Deutschen Investor Relations Verbands DIRK untersuchte Fragen sind:

• Wie, in welchem Rhythmus und in welchem Format erfolgt die Kommunikation zwischen IR, Vorstand und Aufsichtsrat?
• Was ist Gegenstand der Kommunikation?
• Wer entwickelt den Kapitalmarktkalender?
• Existiert ein Disclosure-Komitee und wie erfolgt die Abstimmung zur Kommunikation in der Regelberichterstattung und in Sondersituationen?

Vorstand, Aufsichtsrat und IR im Zusammenspiel

Ein gutes Zusammenspiel zwischen Vorstand, Aufsichtsrat und IR ist vor allem in stürmischen Zeiten essenziell, um kapitalmarktcompliant zu bleiben, die One-Voice-Policy sicherzustellen und durch eine aktive Kommunikation und Investorenvertrauen nachhaltig faire Kapitalkosten zu erreichen, stellen die Studienautoren fest.

Kommunikationshoheit liegt beim Vorstand

Der Vorstand leitet die Gesellschaft eigenverantwortlich und ist für alle Fragen der Unternehmensführung und damit auch im Grundsatz für die Informationsversorgung der Marktteilnehmer über das Unternehmen und für seine Außendarstellung am Kapitalmarkt zuständig. Auch dem Aufsichtsrat kommt eine verstärkte Bedeutung in der Interaktion insbesondere bei Anfragen von angelsächsischen Investoren zu. So weist der DCGK etwa dem Aufsichtsratsvorsitzenden eine direkte Kommunikationsbefugnis zu, durch die er in angemessenem Rahmen bereit sein soll, mit Investoren über aufsichtsratsspezifische Themen Gespräche zu führen. Zudem wird der Aufsichtsrat mittels Aufsichtsratssitzungen, dem Prüfungsausschuss und über die Hauptversammlung eng in die Infrastruktur und Prozesse des Kapitalmarktpflichtenhefts eingebunden.

Für die Kapitalmarktkommunikation bedient sich der Vorstand der Studie zufolge regelmäßig einer IR-Abteilung. Hierbei ist bei der Mehrheit (58 Prozent) die IR als Stabsstelle oder Abteilung des Vorstands, nämlich beim Finanzvorstand (CFO), zugeordnet. So lassen sich auch die von Investoren häufig gestellten Fragen zu komplexen und speziellen Finanz-, Bilanz-, und Bewertungsthemen schneller beantworten. Für knapp ein Viertel der IR-Officer (24 Prozent) ist die IR hingegen direkt als Stabsstelle oder Abteilung des CEOs beziehungsweise anderen Abteilungen zugeordnet.

Interne Kommunikationslinien mit Bedeutungszuwachs

Mit dem steigenden Kommunikationsbedürfnis seitens der Kapitalmarktteilnehmer und einer aktiveren Rolle des Aufsichtsrats in der Kommunikation konfrontiert, ist es für die meisten Unternehmen notwendig, eine entsprechend effiziente Kommunikationslinie zwischen IR, Vorstand und dem Aufsichtsrat zu etablieren. Eine regelmäßige Kommunikation mit dem Vorstand ist gelebte IR-Praxis. Davon basiert nach Angaben der IR-Befragten bei 42 Prozent die Kommunikation mit dem Vorstand auf einem wöchentlichen und für 17 Prozent auf einem monatlichen Reporting. Außerdem ist ein regelmäßiges IR-Reporting an den Aufsichtsrat bei mehr als der Hälfte der Unternehmen vorhanden. Davon verfügen 32 Prozent der IR-Befragten über ein quartalsweises und 12 Prozent über ein monatliches Reporting.

Die Zusammenarbeit mit IR unterstützt den Vorstand und den Aufsichtsrat, auch in kritischen Situationen adäquat zu handeln und Investorenvertrauen zu erhalten und auszubauen. Auch die Themen, die besprochen werden, unterscheiden sich: So stehen in der Kommunikation von IR mit dem Vorstand vor allem marktnahe Themengebiete wie die Markt- und Investorenstimmung sowie die häufig gestellten Fragen von Investoren und Investorenaktivitäten im Fokus. IR tauscht sich mit dem Aufsichtsrat ebenfalls an erster Stelle über die Markt- und Investorenstimmung aus, gefolgt von regulatorischen Vorschriften wie die Finanzberichte. An dritter Stelle folgt die Hauptversammlung als wichtiges Thema zwischen IR und Aufsichtsrat.

Effiziente Planung des rollierenden Kapitaljahres

Die Studie lässt erkennen, wie im Kreislauf der Pflichtkommunikation und der Kür am Kapitalmarkt die effiziente Planung und Organisation des Kapitalmarktjahres durch die IR vollzogen wird. Die IR nimmt als Koordinator des Finanzkalenders eine entscheidende Rolle ein. Das IR-Manual beschreibt Prozesse, Fristen, Inhalte und Verantwortlichkeiten. Außerdme zählen der Code of Conduct, Kommunikationsrichtlinien und die Disclosure Committe Guideline zu den Best Practices in Unternehmen. Für die Evaluierung von Ad-hoc-Pflichten, der Sicherstellung der regulatorischen Berichtspflichten und zur Einhaltung der One-Voice-Policy nutzen IR-Officer ein internes Disclosure Komitee. Obwohl die Einrichtung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist die Etablierung dieses Ausschusses bei der Mehrheit der Unternehmen (61 Prozent) bereits gängige Praxis. Mehrheitlich leitet IR primär zusammen mit der Rechtsabteilung und dem CFO als ständige Mitglieder das Disclosure Komitee.

Weiter Informationen zur DIRK/EY-Studie „Zusammenspiel zwischen Investor Relations, Vorstand und Aufsichtsrat im Kapitalmarktjahr“ finden Sie hier.

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