Viele Geschäftsreisende fühlen sich in Sicherheitsfragen unzureichend von Ihren Unternehmen informiert. Entsprechend wichtig ist ein gut aufgestelltes Krisen- und Sicherheitsmanagement. Der Deutsche ReiseVerband (DRV) bietet hier umfassende Informationen zur sicheren Durchführung von Geschäftsreisen.

DRV als Schnittstelle zwischen Regierung und Unternehmen

Bei Anschlägen, großen Naturkatastrophen oder politischen Unruhen informiert der DRV den Krisenstab im Auswärtigen Amt unmittelbar über Anzahl und Aufenthaltsorte von Betroffenen sowie die Hilfsmaßnahmen der Reiseveranstalter. Parallel unterrichtet er die Unternehmen über die Beschlüsse des Krisenstabs und informiert Medien und Öffentlichkeit über den jeweils aktuellen Stand der Dinge. Die enge Zusammenarbeit zwischen DRV, Bundesregierung und Reiseunternehmen hat sich in unterschiedlichen Krisenfällen (vom Vulkanausbruch bis zum Terroranschlag) bereits bewähren müssen.

Verfügbare Tools

Der DRV hat verschiedene technische Tools entwickelt, damit die Kunden in Krisensituationen schnellstmöglich lokalisiert werden und Reiseveranstalter mit ihnen kommunizieren können:

• Monitoring: Um im Notfall schnell und unkompliziert Hilfe leisten zu können, müssen die Reiseunternehmen aktuelle Gefahrenlagen in den Destinationen stets genau kennen und wissen, wo sich Kunden und Mitarbeiter zu jeder Zeit befinden. Das können sie zum Beispiel über das 2010 vom DRV und dem IT-Unternehmen A3M vorgestellte Global Monitoring System erreichen – es wird rund um die Uhr mit Daten über Naturkatastrophen, Streiks oder Unruhen gefüttert und verkürzt die Reaktionszeit der Unternehmen erheblich.
• Der Kontakt zu Reisenden: Im Krisen- oder Katastrophenfall sind Telefonnetze schnell überlastet und direkte Gespräche zwischen Reiseveranstaltern und Gästen können abreißen. SMS hingegen erreichen ihre Adressaten in der Regel zuverlässig. Hier setzt der vom DRV initiierte Dienst SMS-Assist ein – per Kurznachricht erhalten die Reisenden Handlungsempfehlungen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern.

Literaturhinweis

Geschäftsreisen erfordern grundlegend ein angemessenes Travel-Management, welches strategische und operative Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten einschließlich der Motivationselemente Zeit, Komfort und Sicherheit steuert. Der DIIR-Leitfaden „Prüfungsleitfaden Travel Management. Revision von Geschäftsreisen“ entwickelt typische Prüfungsansätze, um die Wirksamkeit von Travel-Management-Systemen zu beurteilen und zu verbessern.