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• Arbeitshilfe - Checkliste

  Arbeitnehmerdatenschutz

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Mitarbeiter eines Unternehmens: Jeder Arbeitnehmer eines Unternehmens hat das Recht, selbst über die… …Arbeitnehmerdatenschutz eine besondere Sensibilität angewendet werden muss. Die informationelle Selbstbestimmung ist ein im Bundesdatenschutzgesetz verankertes Recht… …. Rechtsgrundlagen, die ein Recht zur Datenverarbeitung (teilweise auch eine Pflicht) begründen können, sind neben Gesetzen auch kollektivvertragliche Regeln wie… …Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen, sofern sie die Grundrechte der Arbeitnehmer beachten. Folgende Vorgaben haben Unternehmen einzuhalten: Jeder… …Gesundheit, der sexuellen Orientierung, der politischen Meinung, der ethnischen Zugehörigkeit) muss auf die Verarbeitung dieser Daten explizit hingewiesen… …werden. In der Unternehmensleitung muss eine Person für Fragen des Arbeitnehmerdatenschutzes zuständig sein. Darüber hinaus muss es, sofern die… …gemacht sein. Die Nutzung von Internet, E-Mail und Telefon für private Zwecke muss verbindlich geregelt sein. Entsprechende Richtlinien können als… …verarbeitet und gespeichert werden. Für den Arbeitgeber ist es wichtig zu beachten, dass die Regeln trotz des Abhängigkeitsverhältnisses, welches sich durch die… …(www.COMPLIANCEdigital.de) Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd_AH_04_IT S. 2/2 Datenverarbeitung kann nicht erzwungen werden. Genauso wenig darf die Information des… …Einwilligungen aller Mitarbeiter über die Verarbeitung von Daten der Arbeitnehmer vorhanden und sind diese Einwilligungen rechtskonform? Gibt es in der…

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• Arbeitshilfe - Checkliste

  Sozialversicherungsabgaben

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd-AH-30-AP S. 1/2 Sozialversicherungsabgaben Von Prof. Dr. Stefan Behringer Die Arbeitgeber sind gesetzlich… …verpflichtet die Sozialversicherungsabgaben ihrer Arbeitnehmer abzuführen. Dies betrifft die gesetzliche Rentenversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die… …gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) sowie die Kranken- und Pflegeversicherung. Für die Erfüllung der Verpflichtungen bezüglich der… …Sozialversicherungsabgaben muss eine Person in dem Unternehmen benannt sein. Für den Fall der Abwesenheit ist eine Vertretung zu benennen. Die verantwortlichen Personen… …sollten im Idealfall auch in die Gehaltsabrechnung involviert sein. Die Verantwortung kann im Zuge eines Outsourcing der Lohnbuchhaltung auch extern… …vergeben werden. Jedoch verbleibt die letztliche Verantwortung für die korrekte Anmeldung und Abführung der Sozialversicherungsabgaben bei dem Unternehmen… …. Es ist Aufgabe des Unternehmens, die korrekten Sozialversicherungsabgaben jeden Mitarbeiters zu berechnen. Die Sozialversicherungspflichten werden vom… …Bruttolohn des Arbeitnehmers berechnet. Es muss sichergestellt sein, dass die richtigen Beitragssätze verwendet werden. Insbesondere muss darauf geachtet… …werden, dass die richtigen Daten zur Krankenversicherung des Arbeitnehmers vorliegen. Der Arbeitgeber muss die gesamten Sozialversicherungsbeiträge auf… …monatlicher Basis an die Einzugsstelle abführen. Die Einzugsstelle ist die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Alle Arbeitnehmer müssen bei der korrekten…

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  Abschlussprüfung

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd_AH_02_AT S. 1/2 Abschlussprüfung Von Stefan Behringer Die Abschlussprüfung erstreckt sich auf den Jahresabschluss… …und den Lagebericht von Kapitalgesellschaften. Sie wird vorgenommen, um gegenüber externen Adressaten die Regelkonformität der Rechnungslegung zu… …bestätigen. Damit wird erreicht, dass externe Adressaten Vertrauen in die Rechnungslegung gewinnen. Prüfungspflicht besteht für mittelgroße, große und… …kapitalmarktnotierte Kapitalgesellschaften sowie für Großunternehmen anderer Rechtsformen gemäß Publizitätsgesetz. Die Grenzen für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, KGaA… …Jahresdurchschnitt Sollten zwei dieser drei Grenzwerte an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen überschritten werden, greift die Prüfungspflicht für… …Kapitalgesellschaften (§ 316 HGB). Für Gesellschaften, die in anderer Rechtsform (Personengesellschaft also e.K., oHG, KG etc.) geführt werden, gelten die Größenkriterien… …müssen in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden, um prüfungspflichtig zu werden. Für Konzerne, für die die Pflicht zur… …Konzernrechnungslegung greift, gilt grundsätzlich eine Prüfungspflicht (§ 316 Abs. 2 HGB). Konzerne sind Unternehmen, die aus einem herrschenden und mindestens einem… …beherrschten Unternehmen bestehen. Die Konzernrechnungspflicht besteht grundsätzlich für alle Konzerne. Ausnahmen bestehen lediglich für kleine Konzerne. Klein… …einfache Addition der Größen stattfindet. Für die Pflicht zur Konzernrechnungslegung und der damit einhergehenden Prüfungspflicht bei Personengesellschaften…

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• Arbeitshilfe - Checkliste

  Prävention von Geldwäsche

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …in den legalen Geldverkehr) ist nach deutschem Recht eine Straftat (§261 StGB). Auch der Versuch und die Beihilfe sind strafbar. Von dem… …auch Regelungen, die für alle Personen, die gewerblich mit Gütern handeln, gelten. Nur diese Regelungen werden im Folgenden behandelt. Wegen der Art der… …gehandelten Güter werden insbesondere die folgenden Branchen betroffen sein, da sie typischerweise mit größeren Geldbeständen zu tun haben: Autohändler… …Verantwortlichen benennen, der für die Vermeidung der Geldwäsche zuständig ist und die Schulung der Mitarbeiter übernimmt. In bestimmten Branchen ist die Bestellung… …eines Geldwäschebeauftragten gesetzlich vorgeschrieben. Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet Kontrollen einzurichten, die dazu führen, dass verdächtige… …Tatsachen festgestellt werden, die auf Geldwäsche hindeuten, yy Zweifel an den Identitätsangaben eines Vertragspartners bestehen. Die Pflicht zum Tätigwerden… …gilt in diesen Fällen auch dann, wenn das Unternehmen sonst nicht zu den besonders geldwäschegefährdeten Unternehmen gehört. Aus diesem Grund ist die… …Sensibilisierung jedes Mitarbeiters aller Unternehmen außerordentlich wichtig. In diesen Fällen muss der Verkäufer die Identität seines Kunden feststellen. Bei… …, Nummer und die ausstellende Behörde des Dokuments aufzuzeichnen. Bei juristischen Personen hat die Einsichtnahme in ein amtliches Register oder ein… …Registerauszug zu geschehen. Die Identifizierung muss dokumentiert werden (dies kann sowohl auf Papier oder digital erfolgen). Es besteht eine Aufbewahrungspflicht…

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  Körperschaft- und Einkommensteuer

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd_AH_20_AT S. 1/2 Körperschaft- und Einkommensteuer Von Stefan Behringer Die Zahlung der Körperschaft- bzw… …. Einkommensteuer ist die wichtigste steuerliche Pflicht des Unternehmens. Während die operative Verantwortung an externe oder interne Mitarbeiter delegiert werden… …kann, muss die Gesamtverantwortung bei den gesetzlichen Vertretern des Unternehmens verbleiben. Durch die steuerlichen Außenprüfungen der Finanzämter… …(Betriebsprüfung) kann die Erfüllung der steuerlichen Pflichten eines Unternehmens einer besonderen Untersuchung unterzogen werden. In diesem Fall ist die… …Einbeziehung eines Steuerberaters dringend angeraten. Innerhalb der Geschäftsleitung sollte ein Mitglied für die steuerliche Gesamtverantwortung benannt werden… …. Dieses Mitglied der Geschäftsleitung bekommt die Verantwortlichkeit für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten übertragen. Eine weitergehende Delegation… …an interne und externe Stellen ist möglich. Jeder Geschäftsführer wird aber nicht davon entbunden, selbst stichprobenartig die Einhaltung der… …steuerlichen Regeln zu prüfen. Zu den Pflichten eines Unternehmens in Bezug auf die Einkommens- und Körperschaftsteuer zählen insbesondere: yy Führung von… …Büchern, die die steuerlichen Grundsätze beachten, yy Die Abgabe von Steuererklärungen in den dafür vorgesehenen Fristen. yy Die pünktliche Entrichtung von… …Steuern. yy Die Erteilung von Auskünften, sofern diese von den Finanzbehörden gewünscht sind. yy Die Anzeige der Aufnahme oder Veränderung der…

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  Lohn- und Einkommensteuer

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd_AH_21_AT S. 1/2 Lohn- und Einkommensteuer Von Stefan Behringer Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer seiner… …Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden, treuhänderisch einbehalten und an das Finanzamt, das für die Betriebsstätte zuständig ist, abführen. Ein Unterlassen dieser… …Pflicht kann schwerwiegende strafrechtliche Folgen für das Unternehmen und seine gesetzlichen Vertreter haben. Die Finanzämter kontrollieren regelmäßig im… …Rahmen lohnsteuerlicher Außenprüfungen vertieft die Erfüllung der Pflichten der Lohnund Einkommensteuer. Sollte dies der Fall sein, ist das Hinzuziehen… …Merkmale, die er zur Berechnung der einzubehaltenden Steuern benötigt, zu erheben. Seit 2013 muss der Arbeitnehmer nur noch Geburtsdatum und… …Steueridentifikationsnummer übermitteln und angeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Aufgrund dieser Daten kann dann der Arbeitgeber die… …zehnten Tag des Folgemonats die Lohnsteuer gemeinsam mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer bei seinem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anzumelden… …und abzuführen. Betrug die abzuführende Lohnsteuer des vorangegangenen Kalenderjahrs weniger als 1.000 Euro, so ist der Anmeldezeitraum das Kalenderjahr… …. Lag die abzuführende Lohnsteuer zwischen 1.000 und 4.000 Euro, so ist der Anmeldezeitraum das Quartal. Die Meldung darf nur auf elektronischem Wege… …erfolgen (§ 41a Abs. 1 EStG). Das bei dem Arbeitgeber zu führende Lohnsteuerkonto muss die Angaben entsprechend der Lohnsteuerdurchführungsverordnung…

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• Arbeitshilfe - Checkliste

  Abfallwirtschaft

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …, ist für jedes Unternehmen relevant. Die Abfallwirtschaft eines Unternehmens sollte sich an dem Prinzip: „Vermeiden – Vermindern – Verwerten“ orientieren… …betrieblichen Abfallwirtschaft zu beachten: Für die Abfallentsorgung sollte – abhängig von Art und Umfang der Geschäftstätigkeit – eine Person verantwortlich sein… …. Für zahlreiche Unternehmen gibt es darüber hinaus die Pflicht, einen Abfallbeauftragten zu benennen. Diese Pflicht ist in der im Juni 2017 geänderten… …Abfallbeauftragtenverordnung geregelt. Sie regelt die Pflicht für Unternehmen, die Anlagen der Abfallverwertung oder Anlagen betreiben, in denen regelmäßig gefährliche Abfälle… …in nennenswertem Umfang anfallen, die in größerem Umfang an den Rücknahmesystemen (u.a. Elektroschrott, Verpackungen) teilnehmen etc. Das Unternehmen… …gewährt und die Möglichkeit einer Prüfung der ordnungsmäßigen Entsorgung ermöglicht werden. Unternehmen müssen Abfälle aus Metall, Papier und Glas getrennt… …, die Elektrogeräte herstellen bzw. vertreiben, unterliegen zusätzlich den Vorschriften des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes. Danach müssen neu in… …Verkehr gebrachte Geräte eine besondere Kennzeichnung aufweisen. Für Altgeräte muss die individuelle Entsorgung organisiert werden, was auch über kollektive… …Rücknahmesysteme geschehen kann. Unternehmen, die Produkte in den Verkehr bringen, die der Verpackungsverordnung unterliegen, müssen die Entsorgung individuell oder… …Gegenstände, die im Büroalltag Verwendung finden, wie z.B. Batteri- COMPLIANCEdigital © Copyright Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2018…

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• Arbeitshilfe - Checkliste

  Unterschriftenregeln

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …intern zu regeln, welche Befugnisse jeder einzelne Mitarbeiter hat. Dies hat allerdings keine Auswirkungen auf die nach außen gerichteten Regeln der… …Wirksamkeit von Geschäftsvorfällen (Geschäftsleitung, Vorstand, Prokura etc.). Zur Regelung der internen Unterschriftenberechtigungen sind die folgenden… …. Für die Aktualisierung des Dokuments muss es eine verantwortliche Person geben. Da sich Änderungen schnell ergeben können (z.B. bei Entlassungen), muss… …statusverändernde Dinge informiert wird. Aus diesen Gründen empfiehlt sich die Verortung dieser Funktion in der Personalabteilung. Das Dokument muss ständig… …aktualisiert in elektronischer Form vorgehalten werden (z.B. im Intranet oder auf einem gemeinsamen Laufwerk). Insbesondere der Zugriff durch Abteilungen, die… …erst nach einer ordnungsgemäßen Genehmigung tätig werden (wie z.B. die Buchhaltung oder die Personalabteilung), muss ständig sichergestellt sein. Für die… …externe Berechtigung sollten die offiziellen gesetzlichen Regeln (Vorstände, Geschäftsführer, Prokuristen) eingehalten werden. Abweichende Berechtigungen… …Co. KG, Berlin 2013 (www.COMPLIANCEdigital.de) Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd-AH-33-Org S. 2/2 Gibt es ein Dokument, das die internen… …Berechtigungen aller Mitarbeiter auflistet? Gibt es eine verantwortliche Person, die für die Aktualisierung des Dokuments zuständig ist? Ist sichergestellt, dass… …die verantwortliche Person sofort über relevante Dinge informiert wird? Gibt es eine Vertretung für die verantwortliche Person? Ist sichergestellt, dass…

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• Arbeitshilfe - Checkliste

  Zoll

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …(sowohl Import oder Export) betreibt, der über die Zollgrenzen hinweg geht. Für deutsche Unternehmen sind innerhalb des Europäische Wirtschaftsraums (EWR… …, die Mitgliedsstaaten der EU zuzüglich Norwegen, Island, Liechtenstein) keine Zölle bei Einfuhr und Ausfuhr zu entrichten. Aus diesem Grund sind die… …Zollvorschriften im Wesentlichen nur für diejenigen Unternehmen relevant, die in andere Länder im- oder exportieren. Ist das Unternehmen mit… …Operators Registration and Identification Number). Ist die Ware über die Grenze gekommen, so ist eine summarische Eingangsmeldung an die Zollbehörde zu machen… …und sicherzustellen, dass die Ware an die Zollstelle transportiert wird. Daraufhin ist die Ware der zuständigen Zollstelle zu gestellen. Dies bezeichnet… …eine Mitteilung an die Zollbehörden, in der vorgeschriebenen Form, dass sich die Waren bei der Zollstelle oder bei einem anderen von den Zollbehörden… …bezeichneten oder zugelassenen Ort befinden. In dieser Gestellung muss auch auf die vorher abgegebene summarische Eingangsmeldung hingewiesen werden. Im… …Anschluss muss eine summarische Anmeldung der Waren aus dem nicht der EU zugehörigen Ausland erstellt werden. Die zollrechtlichen Formalitäten werden… …Überschreitung der Zollgrenze zumindest die folgenden Steuern und Abgaben: yy Einfuhrzölle: Hierbei sind die für die gehandelten Waren korrekten Zollsätze… …anzuwenden, yy Einfuhrumsatzsteuer: Die Einfuhrumsatzsteuer ist kein Zoll, sondern eine andere Form der Erhebung der Umsatzsteuer. Die Besteuerung mit…

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• Arbeitshilfe - Checkliste

  IT Sicherheit

  Prof. Dr. Stefan Behringer

  …Arbeitshilfe COMPLIANCEdigital CPLd-AH-18-IT S. 1/2 IT Sicherheit Von Stefan Behringer Für die IT- und Informationssicherheit ist eine zuständige… …Stelle erforderlich, die offiziell mit dieser Verantwortlichkeit in dem Unternehmen betraut ist. Die Beauftragung sollte schriftlich erfolgen und innerhalb… …der Belegschaft bekannt gemacht werden. Diese Stelle überwacht die informationsverarbeitenden und -lagernden Systeme. Ziel muss es sein, die… …insbesondere für den Schutz vor Gefahren bzw. Bedrohungen, die Vermeidung von Schäden und die Minimierung von Risiken zu sorgen. Die IT- und… …Informationssicherheit umfasst neben der Sicherheit der IT-Systeme und der darin gespeicherten Daten auch die Sicherheit von nicht elektronisch verarbeiteten Informationen… …. Es muss Regelungen und Vorgaben geben, um die in der Informationssicherheit wesentlichen Sicherheitsziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit… …die IT- und Informationssicherheit ist es notwendig, Gefährdungsbereiche zu beachten, um entsprechende Vorkehrungen treffen zu können. Hierbei handelt… …. Es ist sicherzustellen, dass die die IT- und Informationssicherheit betreffenden relevanten Regeln bekannt sind, eingehalten und laufend aktualisiert… …werden. Dieses kann branchenspezifisch unterschiedlich komplex sein. Normgeber können hier z.B. die formelle Gesetzgebung, Fach- und Aufsichtsbehörden… …. Es soll eine schriftliche Ordnung geben, welche Aufgaben der IT- und Informationssicherheitsbereich hat, wo die Schnittstellen und Abgrenzungen zu…

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