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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Der Datenschutzbeauftragte im Verein – Benennung, Beendigung der Tätigkeit und Stellung im Verein

  Dr. Frank Weller

  …freienWirtschaft, kein Verband und kein Verein sollten es sich heutzutage mehr leisten, ohne einen Verantwortlichen für den Datenschutz zu arbeiten. Wie bereits… …. Beispiel Hessen: Der Hessische Beauf- tragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, (https://datenschutz.hessen.de/ datenschutz/vereine, Abrufdatum 23.04… …. 2020) sowie Bezeichnung der Behörde in Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, (https://www.lda. bayern.de/, Abrufdatum 23.04. 2020)… …Mitglieder des Vereins für den korrekten und rechtssicheren Umgang mit Daten sensibilisieren. Nun lässt sich leicht erahnen, dass der Datenschutzbeauftragte… …imVerein. 12.1 Die für den Datenschutz magische Zahl 20: Wann Ihr Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss Ab wann ein Verein einen… …Verarbeitung personenbezo- gener Daten beschäftigen…“ Für Vereine in Deutschland steht damit fest: Wenn sie diese Voraussetzungen erfüllen, müssen sie einen… …Beauftragten für den Datenschutz bestellen. 86 12 Der Datenschutzbeauftragte im Verein Es stellt sich nun die Frage, wer denn die mit der… …Gesetzgeber meint damit sämtliche Personen, die im Auftrag des Vereins Leistungen für den Verein erbringen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie diese Tätigkeit… …, dann benötigt er einen Datenschutzbeauftragten auch dann, wenn für kurze Zeit nur 19 dieser Stellen besetzt sind. Aber die Formulierung „in der Regel …… …Überblick über die Einteilung der Mannschaften für die kommende Saison oder die aktuelle Anzahl der Chormitglieder zu verschaffen. Gleiches gilt für die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (Art. 39 DSGVO)

  Dr. Frank Weller

  …Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen. Es geht also insbesondere um… …ist eine der wesentlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Diese Tätigkeit hat im Alltag die unterschiedlichsten Ausprägungen. Essentiell für den… …für notwendige Umsetzungsmaßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes bleibt allein die Leitung der verantwortlichen Stelle (hier: der… …unterziehen. Der Gesetzgeber hat dafür auch den Beauftragten für den Daten- schutz bestimmt. Zur Orientierung für den Datenschutzbeauftragten bietet sich… …regelmäßigen jährlichen Termin für den entsprechenden Bereich geschult werden. Achtung: Stecken Sie für den Plan nicht zu enge Grenzen ab. Gewähren Sie sich… …Beauftragten für den Datenschutz ist idealer Weise im Intranet des Vereins oder aber auch am Schwarzen Brett ausgehängt. Es ist im Vereinsalltag genau wie im… …Aufsichtsbehörde (in den Bundesländern meist die Landesbeauftragten für den Datenschutz, z.B. in Hessen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und… …Informationsfreiheit, https://datenschutz.hessen.de/datenschutz/vereine, Abrufdatum 24.04. 2020, Be- zeichnung der Behörde in Bayern: Bayerisches Landesamt für… …andererseits den Datenschutzbeauftragten als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in allen Datenverarbeitungsfragen sieht. Praxistipp: Sollten Sie feststellen… …für den Datenschutzbeauftragten alles nur von Nachteil? Die Antwort lautet: Nein! Denn schließlich hat auch der Datenschutzbeauf- tragte eines Vereins…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  So finden Vereinsvorstände den „idealen“ Datenschutzbeauftragten

  Dr. Frank Weller

  …schutzbeauftragten für einen Verein: die Praxis. Denn die Suche nach einem geeigneten Kandidaten sorgt bei vielen zuerst schlicht für Frust. Aus Frust entsteht schnell… …einemunverhältnismäßig hohen Risiko aus. Dieses Kapitel soll mindestens so sehr Anleitung wie Inspirationsquelle für Vereine sein, die auf der Suche nach dem idealen… …Datenschutzbeauftragten sind. Jeder Verein ist in seiner Gesamtheit so einzigartig ist wie die Menschen, die in ihm und für ihn tätig sind. Deshalb ist es auch nahezu… …Unter- schiede zwischen den Anforderungsprofilen für Datenschutzbeauftragte beste- hen, je nachdem ob es sich um einen großen Verein mit einer… …Beauftragten für den Datenschutz?“ Lautet die Antwort ja, gilt es nun, ein Team aufzustellen, das sich der Suche nach einem Datenschutzbeauftragten widmet… …. Lautet die Ant- wort nein, gilt es nun, den Vereinsvorsitzenden oder einen anderen Verant- wortlichen/Zuständigen mit den Aufgaben des Verantwortlichen für… …den Da- tenschutz vertraut zumachen. Das Team, das den Datenschutzbeauftragten für den Verein suchen soll, setzt sich im Idealfall wie folgt zusammen… …hinaus verbessert er die Effektivität der Datenverarbeitung und gewinnt durch seine Leistung für den Verein auch noch Sympathien von Sponsoren. In der… …Vereinspraxis sieht es aber zumeist anders aus. Da ist eine der ersten Feststellungen schlicht und einfach: „Mensch, einen Beauftragten für den Da- tenschutz… …Person aus dem Vorstand, ggf. die zuständige Person für Datenschutz, – der Personalbeauftragte und – der IT-Beauftragte. Das Bewerbungsgespräch wird in…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Haftung des Datenschutzbeauftragten

  Dr. Frank Weller

  …117 15 Haftung des Datenschutzbeauftragten 15.1 Grundlagen Wie jede Person, die haupt-, neben- und ehrenamtlich eine Aufgabe für einen Verein… …derje- nige, der einen Auftrag ehrenamtlich annimmt und diesen nicht ordnungsge- mäß ausführt. Dies gilt etwa für Vereinsvorstände (mit der gesetzlichen… …Haf- tungsbegrenzung nach §31a BGB), sonstige Helfer in Vereinen, aber eben auch für Datenschutzbeauftragte (§31b BGB). §31a BGB Haftung von… …Vorstandsmitgliedern (1) Sind Organmitglieder oder besondere Vertreter unentgeltlich tätig oder erhal- ten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die 720 Euro jährlich… …nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen bei derWahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz oder grober… …Fahrlässigkeit. Satz 1 gilt auch für die Haftung gegenüber den Mitgliedern des Vereins. Satz 1 gilt auch für die Haftung gegenüber denMitgliedern des Vereins.… (2)… …vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde. §31b BGB Haftung von Vereinsmitgliedern (1) Sind Vereinsmitglieder unentgeltlich für den Verein tätig oder… …erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die 720 Euro jährlich nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen Schaden, den sie bei der Wahrnehmung… …grobe Fahrlässigkeit beschränkt und damit für „einfa- che“ Fahrlässigkeit ausgeschlossen sein. Voraussetzungen: Der Datenschutzbeauftragte – ist… …verhalten. Es handelt sich um Verhaltens- weisen, die absolut nicht vorkommen dürfen und für die niemand mehr Ver- ständnis aufbringen kann. Fälle grober…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Informationspflichten

  Dr. Frank Weller

  …dem Vereinsnamen – eine für den Datenschutz im Verein zuständige Person sowie deren Stellvertreter zu nennen. – Kontaktdaten des… …Datenschutzbeauftragten, wenn vorhanden; – Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen (z.B. Erfüllung der Satzungszwecke, Mitgliederverwaltung… …Rechtsgrundlage für Verarbeitung (z.B. Art. 6 (1) b) DSGVO – Mitgliedschaft; Art. 6 (1) f) DSGVO – Interessenabwägung; Art. 6 (1) a) – Einwilligung, siehe Kapitel… …, Buchhaltungsbüro etc.); – Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festle- gung der Speicherdauer (z.B. Löschung Mitgliederdaten: 1… …Privacy-Shield-Vereinbarung zur Datenübermittlung zwi- schen EU und USA für unwirksam erklärt hat. Nach Auffassung des Gerichts wahrt die Vereinbarung die… …EU-Datenschutzstandards nicht und kann damit keine geeignete Grundlage für die Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA sein (Urteil vom 16.07. 2020, Az… …werden. Die Ein- stellungen sollten möglichst datenschutzfreundlich für die Nutzer ausgewählt werden (siehe Art. 25 DSGVO). Viele Unternehmen, die Software… …für virtuelle Konferenzen anbieten, haben ihre Server außerhalb Europas (z. B. USA) aufgestellt. Sofern etwa Teilneh- merdaten oder… …Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, https://datenschutz.hessen.de (Abrufdatum 23.04. 2020; weitere Kommunikationsdaten dort). Praxistipp: Der… …Übersichtlichkeit halber sollten Vereine ein eigenes Info-Blatt für jede Gruppe betroffener Personen anlegen. 8.2 Gibt es Ausnahmen von diesen Informationspflichten?…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Auftragsverarbeitung und gemeinsame Verantwortlichkeit

  Dr. Frank Weller

  …, denn auch der Verein haftet für dessen Fehlverhalten. Also muss der Verein genau prüfen, ob und wie der Auftragsverarbeiter die Gewähr dafür bietet, die… …werden, etwa das Recht zur Durchführung unangemelde- ter Kontrollen vor Ort. Außerdem muss der Vertrag Regelungen für den Fall seiner Beendigung… …gegen ihre jeweiligen Pflichten verstoßen. Daneben haftet der Verein für Fehlverhalten des Auftragsverarbeiters. 78 9 Auftragsverarbeitung und… …Auftragsverarbeitungsvertrags. Dies ist etwa der Fall im Sport- bereich bei der Übermittlung von Mitgliederdaten an einen Fachverband, um für das Mitglied einen Spielerpass zu… …wird dies bejaht, zum Teil wird aber auch argumentiert, dass Host/Provider hier lediglich einen Platz für die Daten zur Verfügung stellen, ohne an diesen… …Informationen vom Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht: https://www.lda.bayern.de/media/veroeffentlichungen/FAQ_Abgrenzung_Auftrags verarbeitung.pdf… …DSGVO) Eine Formulierungshilfe zum Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbei- tung hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und… …bestimmter Datenkategorien (z.B. Adressdaten) für bestimmte gleichlaufende Geschäftsprozesse mehrerer Konzernunter- nehmen – gemeinsamer… …Informationspool/Warndatei mehrerer Verantwortlicher (z.B. Banken) über säumige Schuldner (vgl. Kurzpapier Nr. 16 Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche, Art. 26… …. Der EuGH entschied, dass neben Facebook auch der Betreiber einer Fanpage für die Einhaltung des Daten- schutzes verantwortlich sei. Unter einer Fanpage…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Der Geltungsbereich der DSGVO

  Dr. Frank Weller

  …„personenbezogenen Daten“? Und gilt die DSGVO überhaupt für Vereine? Immerhin gibt es doch auch noch Landes- datenschutzgesetze in den einzelnen Bundesländern. Was… …wir in den weite- ren Kapiteln immerwieder zurückgreifenwerden. 3.1 Der Geltungsbereich der DSGVO Die DSGVO gilt – wie sie selbst in Art. 2 sagt – für… …die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtau- tomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten… …oder Versicherung zu ermitteln sein (siehe Kapitel 2.1). Für Daten, die ausschließlich Informationen über eine juristische Person (z.B. eine GmbH oder… …Schutzbereich der DSGVOund die DSGVO ist für diese Angaben zuständig. 22 3 Der Geltungsbereich der DSGVO Beispiel: Hat ein Verein eine Geschäftsstelle in… …allein der automatisierte (digitale) Umgang mit Daten gemeint. Vielmehr gilt die DSGVO auch für die (teilweise) nichtautomatisierte Verarbei- tung… …für seine Mitgliederverwaltung keine Informations- technologie (IT), sondern ein Karteikartensystem, in dem die Mitglieder alpha- betisch oder nach… …Daten in die elektronische Mitglie- derdatenbank eingegebenwerden. Fazit: Die DSGVO gilt für jede automatisierte sowie nichtautomatisierte Ver- wendung… …einem Datenträger zum Zwecke ihrer weiteren Verarbei- tung oder Nutzung. – Verändern steht für inhaltliches Umgestalten gespeicherter personenbezo- gener… …Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ent- scheidet (z.B. der Verein; Art. 4 Nr. 7 DSGVO). – Löschenmeint, die Daten für die gewöhnliche…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Daten verarbeiten: Halten Sie sich an Art. 6 DSGVO!

  Dr. Frank Weller

  …personenbezogener Daten ist beispielsweise rechtmäßig, wenn – die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung… …für Vereine in der Praxis relevantesten sein. Hierauf wird im Folgenden näher eingegangen. 4.2 Was haben Vereine mit Verträgen zu tun (Art. 6 (1) b)… …dies für die Durchführung des jeweiligen Vertrages erforderlich ist. Zum anderen ist auch die Mitgliedschaft in einem Verein als gegenseitiges… …ist zu folgern, dass der Verein die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder verarbeiten darf, soweit dies für die Begründung der Mitgliedschaft und… …. Zusammenfassend kann man sagen: Die Datenverarbeitung im Verein ist rechtmäßig, wenn und soweit dies für die Begründung der Mitgliedschaft und die… …seiner Satzung zu erfüllen, ist sie für das Funktionieren des Vereins notwendig. Praxistipp: Verzichten Sie in diesen Fällen auf eine (zusätzliche)… …die Satzung Kom- munikation per E-Mail vorsieht; – Geburtsdatum, wenn dies für die Erfüllung des Satzungszwecks (z.B. Alters- klassen im Sport) oder… …für satzungsgemäße Mitgliederrechte (z.B. Stimm- recht erst ab Volljährigkeit oder einem anderen bestimmten Alter, unter- schiedliche Beitragsstufen… …Rede sein, wenn die betrof- fene Person eine Angabe in der falschen Annahme macht, die betreffende Information sei für die Erfüllung des… …: Musterformulierung: Die Angabe der Bankverbindung ist freiwillig und nicht erforderlich für den Eintritt in den Verein. Für den Verein würde es die Beitragsverwaltung…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Rechte der betroffenen Person: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

  Dr. Frank Weller

  …wie verarbeiteten Daten zu erhalten, ist von besonderer Bedeutung nicht nur für die betroffene Person (z.B. Vereinsmitglied), sondern auch den Verein… …Daten zur Kenntnis gegeben oder übermittelt (z.B. Datenübermittlung an einen Landes- oder Bundesverband)? – Falls möglich die geplante Dauer, für die die… …personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer: Beispielsweise werden Mitgliederdaten… …personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die die betroffene Person beantragt, kann der Verantwortliche… …. Die Gründe für die Auskunftsverweigerung sind zu dokumentieren. Die Ableh- nung der Auskunftserteilung ist gegenüber der betroffenen Person zu begrün-… …gilt auch für die im folgenden Kapi- tel 6 beschriebenen Rechte.…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Datenschutz für Vereine

  Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

  Dr. Frank Weller

  …. Das Verzeichnis ist der Aufsichtsbe- hörde (der jeweilige Landes-Datenschutzbeauftragte, bspw. in Hessen: Der Hes- sische Beauftragte für Datenschutz… …: Bayerisches Landesamt für Datenschutzauf- sicht, https://www.lda.bayern.de/de/index.html/, Abrufdatum 23.04. 2020) auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. 7.2… …Fristen für die Löschung der verschiede- nen Datengruppen (z.B. Mitgliederdaten: 2 Jahre nach Beendigung der Mit- gliedschaft; Übungsleiterdaten: 6 Monate… …ich Muster für ein solches Verzeichnis? 7.4 Wo finde ich Muster für ein solches Verzeichnis? Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht… …Verarbeitungstätigkeiten geht man am besten von einzelnen Arbeitsbereichen bzw. Arbeitsvorgängen (z. B. Mitglieder- verwaltung) aus und macht die jeweiligen Angaben für die… …unzulässig!). Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) d) DSGVO: Datenverarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen. Die Daten sind für die Dauer eines Mo- nats ab… …Beginn des Besuchs geschützt vor Einsichtnahme durch Dritte für die zuständigen Behörden (z. B. Gesundheitsamt) vorzuhalten und auf Anforderung an diese zu…

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