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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Zahlungen ohne Leistungsnachweis

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …199 8 Zahlungen ohne Leistungsnachweis Ausgehende Zahlungen an Kreditoren werden i.d.R. getätigt, um Verbindlichkeiten, die gegenüber… …stellt fest, dass laut Kontoauszug des Firmenkontos 10.000,00 € per 14. Mai 2010 an einen Lieferanten bezahlt wurden. Bei einem Abgleich der Zahlung mit… …(also wofür das Geld bezahlt wurde), sowie die Korrektheit der Trans- aktion an sich (sachliche und rechnerische Richtigkeit) völlig unklar sind. Auch… …sie direkt in der Banksoftware vorgenommen werden. Auch sie tauchen zunächst nicht als Zahlun- gen im SAP® R/3®-System auf. Genau an dieser Stelle… …der sachliche Grund für die Verbindlichkeit an die Buchhaltung kommuniziert und somit systemseitig in Form einer eingebuchten Rechnung dokumentiert… …ausschließlich auf bereits erfolgte Ausgangszahlun- gen an Kreditoren, die noch als offene Posten geführt werden. Eine Auswertung über alle zehn Gesellschaften… …Visualisierung wird die Anzahl der offenen Zahlausgänge je Buchungskreis ermittelt und ins Verhältnis zu der Gesamtzahl an offenen Kreditorenposten der… …folgende Hypothesen abgeleitet: Länder A, B, D, E, F, H, I exakt 0% an der Gesamtzahl der offenen Posten Bei den in dieser Risikogruppe betrachteten… …Gesellschaften ist der prozentuale An- teil von Zahlungen ohne Leistungsnachweis genau 0%. Zwar ist der Einwand be- rechtigt, dass eine Analyse von offenen Posten… …abgeleitet: Land C – zwischen 0 und 30% an der Gesamtzahl der offenen Posten Bei der Analyse der Posten von Land C lässt sich feststellen, dass es sich…

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  Zusammenfassung und Ausblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …werden können. Als ein das gesamte Werk begleitender „Querschnitts- aspekt“ muss an dieser Stelle ebenfalls das Thema Datenschutz genannt werden. Die… …sechs Beispielen an fiktiven, aber eng an die Praxis angelehnten Fragestellungen erläutert. Dabei wurde nicht nur der betriebswirtschaftliche Kontext… …Form auf Rohdaten von ERP-Systemen anzuwenden. An dieser Stelle muss hervorgehoben werden, dass aus pragmatischen Gründen eine Festlegung er- folgen… …werden. Im Gegensatz zu Stichproben- oder ähnlichen Verfahren setzt dieses Buch bei Datengrundgesamtheiten an. Durch die Einbeziehungen z.B. aller… …Auszahlungen mehrerer Geschäftsjahre entsteht ein hohes Maß an Transparenz, da – nicht wie bei Stichprobenverfahren üblich – grundsätzlich keine Auszahlungen… …Fragen formuliert werden können, erfolgt zunächst eine Annäherung an ein Thema aus der Perspektive der betrieblichen Praxis; an Hand von Einstiegs- und… …rechtsfreien Raum statt, sondern sind an das Recht gebunden. Insbesondere personenbezogene Daten unterliegen einem besonderen gesetzlichen Schutz durch das…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Einführung

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …Analyse an dieser Stelle dif- ferenziert betrachtet werden. Einerseits gibt es Analysen, die auf akkumulierten bzw. verdichteten Daten beruhen. Dabei kann… …beschrieben. Dabei wird versucht, eine Reihe von gängigen Spielarten eines Problems darzustellen. Selbstverständlich kann dabei kein An- spruch auf… …vollzieht sich ein Schritt von fundamentaler Bedeutung, da hier die Transformation ___________________ 2 Grafik in Anlehnung an Bönner, Arno / Müller… …Vorgehensweise bei der Erstellung einer Auswertung für besagte Fragestellung aufgezeigt. Damit ist der Ansatz einfacher zu verallgemeinern und an die eigenen… …„Analyst“ verwendet. Damit wird konkret der Personenkreis an- gesprochen, der sich analytisch mit digitalen Geschäftsdaten jeder Art befasst. Der Analyst in… …Bestimmungen beachtet werden. Datenanalysen finden nicht im rechtsfreien Raum statt, sondern sind an das Recht gebunden. Es ist nicht das Ziel, im Rahmen des… …dieses Werks wiederkehrendes Thema ist die Weitergabe von Daten an Stellen innerhalb oder außerhalb des Konzerns. Dieses betrifft z.B. Shared Service… …Auftragsdatenverarbeitung vor, sondern eine – durch einen Erlaubnistatbestand zu rechtfertigende – Datenübermittlung an einen Dritten. Auch bei einer derartigen… …Datenübermittlungen an Dritte oder um Auftragsdatenverarbei- tung. In beiden Fällen sind datenschutzrechtliche Voraussetzungen zu beachten. Insbesondere muss die… …. § 32 BDSG „Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Be- schäftigungsverhältnisses“ wird an dieser Stelle nicht weiter vertieft, da…

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  Das Musterunternehmen EAS AG

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …sämtliche Beschaffungs- und Vertriebsprozesse sind auf den Eurowirtschafts- raum begrenzt.20 An der Spitze der EAS AG steht die Holding. Der Holding- Vorstand… …Tochtergesellschaften hat ein hohes Maß an Ei- genständigkeit. Das heißt, dass Einkauf und Vertrieb lokal differenziert betrieben werden, um eine größtmögliche… …. Trotzdem sei an dieser Stelle darauf ver- wiesen, dass ggf. bei derartigen Konstellationen aus datenschutzrechtlicher Per- spektive es sich möglicherweise um… …im Datenschutzrecht gilt es ggf. an die- ser Stelle gesondert zu beachten. ___________________ 20 Vgl. in diesem Zusammenhang auch… …zum Konzernprivileg und der Übermittlung von Unternehmensdaten an Dritte. 21 Hierunter ist die Bündelung von definierten Beschaffungsvolumina durch… …Richtlinien eine elementare Bedeutung hinsichtlich der Organisation, Standardisie- rung und Vereinheitlichung von Prozessen haben, sei an dieser Stelle darauf… …. Doch gerade im Auswertungsbereich mangelt es oft an geeigneten Möglichkeiten oder der nöti- gen Flexibilität. Zwar bietet das System eine Vielzahl an… …ist dagegen erforderlich, um die Ereignisse der Realität abzubilden. Wird etwa eine Gutschrift an einen Kunden auf Grund einer Warenrücksendung… …auszustatten, die für das Einbuchen einer Forderung an einen Lieferanten zu verwenden ist (etwa im Rahmen der Verbuchung des im Rahmenvertrag festgelegten… …IT-Know-how. Während die anfordernde Stelle häufig die betriebswirtschaftlichen Anforderungen an den Datenextrakt kannte, oblag es den technisch orientierten…

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  Manuelle Zahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …unter Einbeziehung der im System vorhandenen Daten automatisch angestoßen bzw. an die Bankensoftware übermittelt. Auch die buchhalterische Abbildung… …Ausführung der Zahlung an sich, als auch der nachträglichen Abbildung dieses Geschäftsvorfalles in SAP® R/3®. In diesem Kapitel liegt der Fokus darauf… …System vorhan- denen Daten eingeplant und in der Regel über eine Schnittstelle an die Banksoft- ware übertragen. Eine Rechnung kann automatisch beglichen… …. Somit tauchen sie zunächst nicht als Zahlungen im SAP® R/3®-System auf. Genau an dieser Stelle liegt ein we- sentliches Risiko. Es ist wichtig, die SAP®… …manuellen Zahlungen verbleibt zunächst kein Nachweis im SAP® R/3®-System. Auch wenn der betriebswirtschaftliche Vorgang an sich dann parallel oder… …Manuelle Zahlungen 175 nommen wurde oder nicht. An dieser Stelle ist im SAP® R/3®-System ein Transpa- renzproblem zu konstatieren. 7.3 Mögliche… …diesen beiden kreditorischen Zahlungskategorien ist SAP® R/3®-spezifisch. Möglicherweise wurde die Richtlinie nicht oder nicht hinreichend an die neue… …stellt sich auf Kreditorenebene die Anteilsverteilung hinsichtlich des An- teils manueller Zahlungen vs. maschineller Zahlungen dar? – Wie ist die… …manuellen Zah- lungen setzt der Leiter des Rechnungswesens der Holding eine Sonderanalyse an. Nach Bereinigung der Werte um die regulär ausgeführten… …der manuellen Zahlungen erklärt werden. In jedem Jahr verbleibt jedoch eine Residualgröße in Höhe von 3– 5%, die nicht geklärt werden kann. An…

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  CpD-Transaktionen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …An- schaffung eines Kunstwerks für einen repräsentativen Bereich denkbar. Zu diesem Zweck ist ein anonymer Kreditorenstammsatz angelegt, der keine… …: Unzureichende Richtlinien An erster Stelle bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Fi- nanz- und Rechnungswesens dahingehend zu untersuchen… …CpD-Transaktionen 159 6.4.3 Die Detailanalyse – der Einzelfall am Beispiel einer Auslandsprüfung Es sei an dieser Stelle bemerkt, dass sich das gesamte… …Vieraugenprinzips durchgeführt. 6.4.4.2 Gesellschaftsübergreifende Präventionsmaßnahmen Der in Form von Arbeitshypothesen in Abschnitt 6.4.1 an einem Fallbeispiel… …. Abschließend werden basierend auf den so skizzierten Rahmenbedingungen die Anforderungen an ein Skript erklärt, und der Aufbau des abzubildenden Algorithmus… …Übermittlung von Unternehmensdaten an Dritte. CpD-Transaktionen 162 ganisationen jeweils für bestimmte Organisationseinheiten spezifische Informatio-… …, diese Geschäftsvorfälle auf Lieferan- ten-Sammelkonten zu buchen. Die Verwendung dieser CpD-Konten kann an ver- schiedenen Stellen sehr nützlich sein, um… …Bequemlichkeit Bestellungen bzw. Verbindlichkei- ten an einen bestehenden Partner auf ein CpD-Konto gebucht, obwohl durchaus ein Stammsatz vorhanden gewesen wäre… …aufgeführt, die eine zentrale Relevanz für den folgenden Abschnitt „Theo- retische Anforderung an ein Skript“ haben. Tabelle LFA1: Diese Tabelle enthält… …Tabelle 42 – Tabelle REGUH Regulierungsdaten Zahllauf 6.6 Theoretische Anforderung an ein Skript Fasst man die Erkenntnisse aus Fragestellung, Risiken…

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  Doppelzahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …Doppelzahlungen besteht, ist naturgemäß schwierig. Wie im An- schluss aufgezeigt wird, hängt das doppelzahlungswirksame Volumen in signifikanter Weise von der… …Leistung i.H.v. 50.000,00 € an die Tochtergesellschaft in Land I. Bei Doppelzahlungen 226 der Beauftragung hat der Malerbetrieb die… …Zahlungsbedingungen der Tochterge- sellschaft akzeptiert, die ein Zahlungsziel von 60 Tagen beinhalten. Diese Bedin- gungen wurden intern nicht an die Buchhaltung des… …sein. Unter anderem sind folgende Ursachen denkbar: Unzureichende Richtlinien Als erstes bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw… …Doppelzahlungen verursacht wurden, würden bei Beauftragung des Beratungshauses MPR Ltd. Doppelzahlungen 228 300.000,00 € an das Beratungshaus… …betreffende Zahlungsrichtli- nie. Das Inhaltsverzeichnis der Richtlinie deutet schon an, dass hinsichtlich von Doppelzahlungen ein Regelungsdefizit existiert… …Berücksichtigung von Toleranzen um den Rechnungswert? – Gewinnt die Auswertung an Qualität, wenn bei der Analyse der Referenzfelder verschiedene Notationsarten… …235 Erst ein Gespräch mit den Buchhaltern bringt Erklärungsansätze. Aufgrund ei- ner Gesetzesnovelle ist die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer an… …können. – Die identifizierten Doppelzahlungen konnten nur entstehen, weil es, außer den an dieser Stelle offensichtlich zu durchlässigen SAP® R/3®… …. Doppelzahlungen 237 Leistung in einer Gesellschaft beziehen, jedoch aus unterschiedlichen Gründen pa- rallel an verschiedene Gesellschaften geschickt werden…

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  Rechnungen ohne Bestellungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …Als erstes bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Einkaufs und des Finanz- und Rechnungswesens dahingehend zu überprüfen, inwieweit… …Regularien beim Umgang mit Unter- nehmensdaten“. 56 Die Berater haben sich nicht zuletzt auf Grund ihres externen Status an sämtliche Vertrau- lichkeits-… …beruhen können. Dazu zählen z.B. kom- munale Abgaben und Gebühren, Versicherungsprämien sowie Mitgliedsbeiträge an Verbände und Vereine. In diesen Fällen… …, sollten sich dabei nicht nur an der Einhaltung der Richtlinie, sondern auch an den Möglichkeiten ihrer Umgehung orientieren. Folgende Vorschläge werden… …soll vom Controlling durchge- führt werden, alle Tochtergesellschaften umfassen und die Basis für entsprechende Berichte an den Vorstand bilden. Es… …Felder. Abschließend werden basierend auf den so skizzierten Rahmenbedingungen die Anforderungen an ein Skript erklärt, und der Aufbau des abzubildenden… …. Rechnungen ohne Bestellungen 145 5.5.2 Identifikation der relevanten Tabellen + Felder in SAP® R/3® Die P2P-Prozessbeschreibung deutet bereits an, dass… …der Position an sich. Konzentriert man sich FI-seitig auf die für Kreditoren verbuchten Verbindlich- keiten, liegt es eigentlich nahe, sich die… …„Theoretische Anforderung an ein Skript“ haben. Tabelle BKPF: In der Tabelle BKPF („Belegkopf Buchhaltung“) werden Informationen gespei- chert, die für den… …PUR angelegten Bestellungen durchzuführen. Tabelle 37 – Tabelle BSEG Buchhaltungsbelegzeilen 5.6 Theoretische Anforderung an ein Skript Fasst man…

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  Technischer Überblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …voranstellen. Folgende Abbildung zeigt, wie man innerhalb einer Transaktion (hier „Bestellung anzeigen“) direkt zu Transaktion FB03 (Buchhaltungsbeleg an… …. Folgende For- derungen an die Extraktionssoftware wurden umgesetzt: – Möglichkeit der Projektverwaltung – Vollständige Nutzung des SAP® R/3®… …Projektassistent – Verbindungsdaten Bei der Eingabe der Verbindungsdaten sind also weniger die einzelnen Felder an sich ausschlaggebend, sondern die Umsetzung… …Auswahl an- geboten werden. 3.5.1.3 Tabellen- und Feldselektion Ist nun die Projektstruktur festgelegt und ein passender Benutzer mit den notwendi- gen… …Extraktion zu filtern. Sind die Analysen auf einen speziellen Zeitabschnitt beschränkt, so könnte man dies als Filter hier an- geben. Links neben der Tabelle… …32 – dab:Exporter Fortschrittsanzeige Die wesentlichen Anforderungen an den Datenextrakt sind die inhaltliche Kor- rektheit, eine performante… …= "KR" 3.6.3 Berechnete Felder Die Originaldaten können in ACL™ nicht verändert werden. Dies gibt dem An- wender eine hohe Sicherheit, da er sich… …selbst beschreibt in der Onlinehilfe Funktionen als „komplexe analytische Routinen für eine breite Palette an Rechen- und Datenverarbeitungsaufgaben“42… …. Von den beinahe 90 Funktionen kann an dieser Stelle natürlich nur ein Bruchteil vorgestellt werden. Trotzdem lässt es sich erahnen, wie…

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  Rahmenverträge

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …hat. Der strategische Einkauf ist auf Ebene der Holding in Deutschland an- gesiedelt. Seine Hauptaufgabe ist die Bündelung großer Einkaufsvolumina zu… …Rahmenverträgen auf das Wesentliche zu begrenzen, wer- den derartige Softwarelösungen an dieser Stelle nicht berücksichtigt. Ein ineffektives… …, wenn die Definition zu eng gefasst ist. Neben dem Monitoring und Management bestehender Verträge kommt es auch darauf an zu erkennen, welche… …bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Einkaufs dahingehend zu überprüfen, inwieweit das Unternehmen die Nutzung von Rahmen- verträgen… …Nutzung) ab. In Abschnitt 4.4.3 wird an Hand eines fiktiven Beispiels gezeigt, dass die Um- gehung eines Rahmenvertrages auch positive Wirkungen haben kann… …ausgewählt und an- schließend eine Hypothese gebildet. 4.4.1.1 Hypothesenbildung Risikogruppe 1 Je Risikogruppe werden Hypothesen abgeleitet. In der… …basierend auf den so skizzierten Rahmenbedingungen die Anforderungen an ein Skript erklärt, und der Aufbau des abzubildenden Algorithmus strukturiert darge-… …. das Büromaterialbudget für ein Jahr) wahrscheinlich mehr Sinn machen, als eine explizite Festlegung der Menge an Bleistiften, Notizblöcken und… …Kontraktbe- zug, Bestellungen ohne Kontraktbezug und Rahmenverträge an sich werden also in den gleichen Tabellen (EKKO/EKPO) abgelegt. Einkaufs- beleg… …erzeugt einen Eintrag in Tabelle EKAB, sobald eine Bestellung an- gelegt wurde, die auf einen Rahmenvertrag referenziert. Ausschlaggebend für die in SAP®…

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