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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Anpassung der Compliance-Struktur

  Dr. Clemens Engelhardt

  …Kapitel 11: Anpassung der Compliance-Struktur Bay_HBII.indb 295 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 296 20.03.13 14:04 C. Engelhardt 297… …Kapitel 11: Anpassung der Compliance-Struktur „Investigative Maßnahmen (…) sind notwendiger Bestandteil guter Complian- ce.“1 Schneider fasst mit dieser… …guten regulativen Systems. Ohne Kontrolle ist die Mess- barkeit der Wirkungsweise eines Compliance-Management-Systems bereits in Frage gestellt. Dabei… …wirksam sein kann. Compliance als Teil der Führungs- und Unternehmenskultur schließt auch Kontrolle und Reaktion auf Verstöße ein, ohne sofort eine… …Untersuchung darstellt und wie dieses Ziel mit minimalinvasiven Mitteln erreicht werden kann. Historisch zeigt sich der Geschehensablauf in der Regel wie folgt… …: zu- nächst erfolgt auf einen Verdachtsfall eine förmliche Untersuchung, hieran an- schließend wird anhand der Untersuchungsergebnisse das Compliance-Ma-… …der Lage ist, den Dreiklang aus Vorbeugen, Er- kennen und Reagieren zu gewährleisten. Rein reaktive Compliance ist eben- so wenig wünschenswert, wie es… …offensichtlichem Vorteil der Verhinderung auch zeitnah die Steuerung und somit die organisatorische Anpassung, was wieder- um zu mehr Prävention und damit zu noch… …weniger Vorfällen führt. 1 Uwe H. Schneider, NZG 2010, 1201. 1 Bay_HBII.indb 297 20.03.13 14:04 298 C. Engelhardt Kapitel 11: Anpassung der… …Compliance-Struktur glie- dert sich der Arbeitsablauf der Compliance-Abteilung nach dieser Reihenfolge. Corporate Governance Funktions- trennung … Vorbeugen…

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  Pflichten der Organe und des Managements

  Martin Böhmer, Alexander H. Engelhardt

  …Kapitel 1: Pflichten der Organe und des Managements Bay_HBII.indb 27 20.03.13 14:04 Bay_HBII.indb 28 20.03.13 14:04 Böhmer/C… …– wann muss welche Führungskraft, sei es Organ der Gesellschaft oder leitender Angestellter, wie handeln? Wer darf oder muss externe Ermittler… …beauftragen? Die Handlungspflichten der Entscheider im Unternehmen sind streng da- nach einzuteilen, welche rechtliche Stellung der betroffene Entscheider… …innehat. Während sog. „Corporate Title“ im Unternehmen der Darstellung von Füh- rungsebenen und Berichts- und Verantwortungsstrukturen dienen, so treffen… …grundsätzlich zwischen der Geschäftsleitung (Vorstand oder Geschäftsführung) und den Überwachungsgremien (Aufsichtsrat oder Gesell- schafterversammlung)… …unterschieden werden. Neben der Aufgabe der Unterhal- tung und Überwachung eines Compliance Management Systems als originäre Verpflichtung der Geschäftsleitung… …und einer diesbezüglichen Überwachungs- verpflichtung durch das entsprechende Überwachungsgremium, fällt das The- ma der Beauftragung von externen… …Kapitalgesellschaften (insbesondere Geschäftsleitung von Kapitalge- sellschaften, Aufsichtsrat der Aktiengesellschaft, Hauptversammlung der Ak- tiengesellschaft… …, Gesellschafterversammlung der GmbH) oder den für den Themenbereich Compliance verantwortlichen Personen in oder außerhalb des Unternehmens (Konzernleitung oder… …(Vorstand, Geschäftsführung) Eine Verpflichtung der Geschäftsleitung als Kollegium oder sogar eines ein- zelnen Mitgliedes der Geschäftsleitung zur…

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  Zusammenarbeit Interne Revision mit externen Beratern

  Franz Besl

  …Besl 217 Interne Revision 1. Interne Revision a. Begriff und Funktionen der Internen Revision Aufgrund der Internationalisierung der Kapitalmärkte… …und der zentralen Be- deutung des Wertmanagements definierte das Deutsche Institut für Interne Re- vision im Jahr 2002 die Funktion der Internen… …unterstützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systema- tischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des… …Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet und diese zu verbessern hilft.1 Demnach wird allgemein unter der Internen… …Konzerns durchgeführt wird. Die Interne Revision unterstützt dabei das (Mutter-)Unternehmen bei der Erreichung seiner unternehmerischen Ziele. Mit einem… …systematischen und zielgerichteten Ansatz erfolgt die Bewertung des Risikomanagementsystems, des Steuerungs- und Überwachungssystems, einschließlich der… …Kontrollen. Da- rauf aufbauend unterstützt die Interne Revision das Unternehmen bei der Op- timierung vorhandener Strukturen. Zu den Funktionen der Internen… …Revision zählen – die Überprüfung der Eignung und – die Überwachung der Einhaltung der Regelungen und Anordnungen der ge- setzlichen Vertreter und der… …Ordnungsmäßigkeit von Aufbau und Funktion des internen Kontrollsystems sowie – die Beratung der gesetzlichen Vertreter in den hiermit zusammenhängenden Fragen… …. Insbesondere umfasst die Funktion der Internen Revision dabei die Untersu- chung, Bewertung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Dokumentation und Aufbewahrungspflichten

  Martin Böhmer

  …Im Rahmen dieses Kapitels sollen die Dokumentationsanforderungen an inter- ne Untersuchungen sowie die Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der Doku-… …gesetzlichen Anforderungen, welche Einfluss auf die Art und Weise der Doku- mentation nehmen können aufgezeigt, sowie die Parameter, welche diese beein- flussen… …, dargestellt werden. Auch werden die wesentlichen Formen der Doku- mentation und die in der Praxis von internen Untersuchungen gängige Art und Weise der… …Dokumentation, abhängig von dem jeweiligen Adressatenkreis, auf- gezeigt. 1. Dokumentationsanforderungen Hinsichtlich der Dokumentation des Ablaufes und der… …Ergebnisse von internen Untersuchungen ist in einem ersten Schritt zwischen einer internen Dokumen- tation der externen Berater und einer Dokumentation, die… …Öffentlichkeit, oder für staatliche Ermittlungs- sowie Finanzbehörden. Jedoch können auch die interne Dokumentation der externen Ermittler und die externe… …Dokumentation gegenüber dem Auftraggeber oder, nach Abspra- che mit diesem, gegenüber staatlichen Behörden oder der Öffentlichkeit nicht gänzlich unabhängig… …voneinander betrachtet werden, da die interne Dokumen- tation der externen Ermittler die Basis für die externe Dokumentation, sei es die Zwischen- oder die… …Abschlussdokumentation, gegenüber dem Auftragge- ber oder Dritten bildet. Das Erfordernis und der Umfang der Dokumentation ist aber nicht nur ab- hängig von den… …Mandatsvereinbarungen mit dem Auftraggeber oder von Ab- sprachen mit Behörden – was selbstverständlich aufgrund der Verschwiegen- heitsverpflichtung bei berufsständischen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  IT-Vorgaben

  Daniela Duda

  …Untersuchenden 1. Anforderungen an die Untersuchenden Im Rahmen einer internen Untersuchung muss zu jeder Zeit die Integrität und Vertraulichkeit der… …Datenverarbeitung gewährleistet sein. Dies bezieht naturgemäß mit ein, dass auf allen Arbeitssystemen der Unter- suchenden gleichbleibend hohe und jederzeit… …und andere mobile Datenträger im Laufe der Untersuchung zum Einsatz kommen. Im Rahmen des Projektmanagements sollte daher im Vorfeld eine klare… …Richtlinie aufgestellt werden, wie der Sicherheitsstandard dieser Geräte auszu- sehen hat, wie und durch wen dies geprüft wird und wo jene Prüfprotokolle… …eingesehen werden können. Die Planungen und Investitionen, welche im Rahmen der internen Sicher- heit der Datenhaltung stattfinden, wäre anderenfalls, bei… …nachlässigem Umgang mit mobilen Geräten oder lokalen Arbeitsstationen insbesondere auch externer Untersuchender, ad absurdum geführt. In der Corporate Trust… …Studie „Gefahrenbarometer 2010“1 werden Informa- tionsab-fluss/Spionage, Hackerangriffe und Diebstahl als jene Gefahren mit der größten… …, mit einer starken Verschlüsselung auszustatten, welche nicht auf einfachem Wege um- gangen werden kann. Ebenso ist den Datensicherungen der EDV-Geräte… …verschlüsselte Daten verfügt, so ist in letzter Konsequenz sicherzustellen, dass im Rahmen der vorauszusetzenden, regelmäßigen Backups gleichfalls eine ge- wisse… …Dienste, erscheint für den Zeitraum der Untersu- chung, wieder im Hinblick auf die eindeutigen internen Sicherheitsrichtlinien, konsequent, vgl. Anlage zu…

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  Steuerliche Vorgaben

  Matthias Scheunemann

  …: Steuerliche Vorgaben Interne Untersuchungen werden in der Öffentlichkeit regelmäßig vor dem strafrechtlichen Hintergrund wahrgenommen. Originäre Auslöser von… …Tatbe- stände, sondern die steuerliche Außenprüfung, deren primärer Zweck die Fest- stellung der steuerrechtlich relevanten Verhältnisse des… …mitzuteilen, die den Verdacht einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit begründen, wobei auf den objektiven Tatbestand der Norm abzustellen ist.1 Dies soll nach… …der herrschenden Praxis in der Betriebs- prüfung sogar für den Fall gelten, dass die Aufwendungen aus den Straftaten bzw. Ordnungswidrigkeiten gar… …. Dabei soll der erforderliche Ver- dacht im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 10 Satz 2 und 3 EStG erst vorliegen, wenn ein hinreichender Tatverdacht im Sinne des… …Besteuerungszeiträume und auf bestimmte Sachverhalte beziehen. Der Umfang ist nach § 196 AO in der ent- sprechenden Prüfungsanordnung durch die zuständige Finanzbehörde… …Kenntnis der Tatsachen oder deren unzutreffender Bewertung als fehlerhaft erweisen. Damit ergeben sich aus Ermittlungserkenntnissen im Zusammenhang mit… …vollständig nach den strafprozessualen Regelungen nachgewiesen werden muss, ist im Steuerrecht viel öfter der Steuerpflichtige derjenige, der im Rahmen seiner… …nicht. Insbesondere § 160 AO kann zu einer Ver- sagung der Abzugsfähigkeit bei fehlender Empfängerbenennung führen. Dies kann vor dem Hintergrund der im… …haben. Diese Erwartungen müssen wiederum nicht zwingend im Einklang mit den Erwartungen der Straf- verfolgungsbehörden stehen, so dass hier eine…

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  Ansatz und Planung von internen Untersuchungen

  Matthias Scheunemann, Christian Hellfritzsch

  …Scheunemann/Hellfritzsch 185 Einführung 1. Einführung Die Veranlassung, eine interne Untersuchung durchzuführen, ergibt sich aus der Behauptung oder Aufdeckung von… …Hil- fe einer internen Untersuchung verifiziert, eingegrenzt und analysiert und in der Folge durch ursachengerechte Maßnahmen abgestellt werden. Zur… …Vermei- dung gleicher oder vergleichbarer Sachverhalte in der Zukunft muss dazu im Anschluss an die Aufklärung der Sachverhalte eine Überarbeitung der… …relevan- ten Prozesse erfolgen. Informationen, die ein mögliches oder festgestelltes Fehlverhalten innerhalb der eigenen Organisation beschreiben, sind… …bilden Revisionsberichte oder Meldungen innerhalb der Compliance Systeme oder auch Hinweise durch Mitarbeiter die Grundlage. Ebenso können Anhaltspunkte… …umgehend diesen Sachverhalten auseinanderset- zen. Hierbei muss der Sachverhalt exakt beschrieben und eingegrenzt werden. Regelmäßig geht man dabei von… …Produktionsstätte oder bei der Herstellung eines ganz bestimmten Produktes sein, oder es liegt ein Kartellvorwurf bezüg- lich eines definierten Marktes oder… …bestimmten Produktes vor. Nur aus der klaren Bestimmung des Untersuchungsgegenstandes kann ein genauer Auftrag und ein Ziel an die Untersuchenden formuliert… …werden. Neben der Identifizierung der zu untersuchenden Sachverhalte ist eine Abschätzung der Größenordnung der durchzuführenden Untersuchung für die… …Planung un- erlässlich. Die Verpflichtung der Untersuchenden dem zu Beginn festgelegten Untersu- chungsansatz zu folgen, stellt eine effiziente und…

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  Kommunikation während und über die laufende Untersuchung

  Alexander H. Engelhardt

  …bestimmt. Besteht zwischen Untersuchungsziel und In- halt, Mitteln und Kanälen der Kommunikation Inkongruenz, sind sowohl der Untersuchungszweck als auch… …das Ansehen des Unternehmens bei Mitarbeitern, Behörden, der Bereichs- und der allgemeinen Öffentlichkeit gefährdet. Es bedarf daher zunächst einer… …unbegründeten Vorwürfen oder auch nur einem bösen Anschein nach außen? Verschleierung oder Eindämmung der reputationsschädlichen Wirkung tatsächlich bestehender… …Änderung der Art und Weise, in der das Unternehmen mit Dritten interagiert (wertgebunde- ner, unternehmenswertorientierter Ansatz)? Oder geht es… …sein. Das Untersuchungsziel muss jedoch von Anfang an klar benannt sein, da- mit die an der internen Untersuchung beteiligten Mitarbeiter und Berater… …können. Nicht zuletzt ist die Zieldefinition Maßstab der laufenden und schlussendlichen Erfolgsmessung. Internal Investigations haben regelmäßig einen… …wie auch immer gearteten Regelverstoß zum Anlass, der geeignet ist, die interne und externe Wahrneh- mung des Unternehmens erheblich negativ zu… …beeinflussen. Dennoch schädigt kaum ein Umstand die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und dessen Außenwirkung mehr als ein ostentativ nach… …Staatskonzern, dies eben- falls tut. Aus einem derartigen Vorgang kann das Unternehmen in der öffentli- chen Wahrnehmung letztlich sogar gestärkt hervorgehen… …, richtige kommunika- tive Aufarbeitung vorausgesetzt. Entsteht dagegen durch aktive Bemühung um Vertuschung der Verdacht, das Topmanagement habe wissentlich…

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  Auftragserteilung

  Martin Böhmer

  …der Beauftragung externer Ermittler 1. Vorteile und Notwendigkeit der Beauftragung externer Ermittler a. Vorteile und Notwendigkeit der Beauftragung… …externer Ermittler gegenüber internen Abteilungen Konkretisiert sich in einem Unternehmen der Verdacht eines Compliance Vor- falls und stellt sich das… …Erfordernis der Einleitung interner Untersuchungen, so resultieren hieraus für die im Unternehmen verantwortlichen Personen be- sondere Pflichten (vgl. Kapitel… …1 dieses Handbuches). Eine der zentral zu ent- scheidenden Fragen wird sein, ob die internen Untersuchungen1 durch inter- ne Abteilungen, wie z. B… …Berater, wie Rechtsanwälte, Wirtschafts- prüfer und/oder Steuerberater geführt werden sollen. Gegebenenfalls kommt sogar eine rechtliche Verpflichtung der… …, einen Imageschaden und einen in der Regel damit verbundenen monetären Schaden von dem Unterneh- men abzuwenden. Insbesondere wenn Compliance Vorfälle… …Maßnahmen getroffen werden.2 Immanenter Vorteil bei der Beauftragung externer Ermittler ist deren Weisungsunabhängigkeit, Unparteilichkeit und… …Unabhängigkeit so- wie – falls es sich um die berufsständischen Gruppen der Rechtsanwälte, Wirt- schaftprüfer und Steuerberater handelt – deren grundsätzliche… …Privilegierung hinsichtlich eines Zeugnisverweigerungsrechtes und dem damit einhergehen- den grundsätzlichen Beschlagnahmeverbot. Sollte der Compliance Vorfall… …wegen der Weisungsgebundenheit von Arbeitnehmern und der faktischen oder vertraglichen Hierarchieordnung im Unternehmen auch nur schwer möglich 1 Der…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Handbuch Internal Investigations

  Einleitung

  Karl-Christian Bay, Alexander H. Engelhardt

  …Sicherstellung der Ein- haltung sämtlicher auf ein Unternehmen anwendbarer Gesetze und Vorschrif- ten notwendigerweise auch ein kontrollierendes Element… …investigations können also als Mittel zur Erweiterung des Risi- komanagements gesehen werden und so über den offensichtlichen Zweck der Aufklärung eines… …Verdachtsfalles hinaus Wirkung entfalten. In diesem Buch werden die Herausforderungen und die aus Sicht der Auto- ren bestmöglichen Lösungsansätze anhand des… …betriebswirtschaftliche und steuerrechtliche Fragestellungen behandelt sowie die übrigen praktischen Fragen beantwortet – sei es hinsichtlich der Informationstechnologie… …und der Datensicherheit oder der Dokumentation und schließlich der Kommunikation. Abschließend wird die Anpassung der Compliance-Struktur aufgezeigt… …solcher Beauftra- gungen? ◆ Welche allgemeinen rechtlichen Vorgaben müssen im Ver- lauf der Untersuchung beachtet werden? ◆ Welche steuerlichen Vorgaben… …ein solches Projekt? ◆ Welchen Untersuchungs- und Ermittlungsansatz wählt man? ◆ Wie gelangt man an die gewünschten Informationen? ◆ Kann mit der… …dokumentieren? ◆ Wie wird während der laufenden Untersuchung kommuni- ziert? ◆ Wie erfolgt nach Abschluss der Untersuchung die finale Be- richterstattung? ◆… …integrierter An- satz sämtlicher notwendiger Disziplinen und Fachrichtungen zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben sinnvoll. Obschon Compliance ein stark… …komplexen Sachverhalt in einem Unternehmen aufzuklären. Hierzu bedarf es der Kennt- nisse und Praxiserfahrung additiver Professionen, damit das…

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