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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …193 13 Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs 13.1 Definition Einkaufs-/Beschaffungserfolg Eine positive wirtschaftliche Entwicklung eines… …Beschaffungspro- zessen sowie Strukturen. Dem Einkaufs-/Beschaffungscontrolling bzw. der Messung des Einkaufs- bzw. Beschaffungserfolges kommt hierbei eine… …, sicherzustellen. Zu beachten ist hierbei allerdings Folgendes: Sofern personenbezogene Daten ausgewertet werden, sind die Bestimmungen des… …angemessener Effizienz und akzeptablem Res- sourceneinsatz erreicht werden. 41) Zu weiterführenden Informationen vgl. Veröffentlichung des DIIR und der Ge-… …. Pseudonymisierung = Name oder ein anderes Identifikationsmerkmal wird durch ein Pseudonym (z. B. Buchstaben- oder Zahlenkombination) ersetzt. Messung des… …Feststellung und Messung des Einkaufserfolgs ist es unabdingbar, sich einen umfassenden und tiefergehenden Überblick über relevante Daten der Einkaufstätigkeit… …, des Einkaufsvolumens und der Einkaufsstruktur zu ver- schaffen. Das Einkaufsvolumen kann je nach Branche und Unternehmen völ- lig unterschiedlicher… …Einkaufs- volumen) � Erfüllungsquote Rahmenverträge (Nutzung des vereinbarten Volumens) � Anzahl Bestellungen und Positionen pro Lieferant und pro… …nicht freigegebener Wareneingänge je Lieferant Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs 196 � Durchschnittliche Zahlungsfristen (Rahmenverträge… …Bestellungen bzw. Positionen pro Einkäufer � Arbeitszeitverteilung des Einkäufers administrativ, Verhandlungen, Lie- ferantenbesuche/-gespräche �…

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  Angebotseinholung

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  …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …. folgende Kriterien herange- zogen werden: � Übereinstimmung des Inhaltes der Leistungsbeschreibung mit dem tech- nischen Portfolio der Lieferanten. �… …Bonitätsbeurteilung der Lieferanten (falls vorliegend). � Abhängigkeit eines Lieferanten vom Auftraggeber (z. B. soll der Umsatz- anteil des Lieferanten beim… …. Sollte die Präqualifizierung nicht im Vorfeld einer Angebotsanfrage durchge- führt worden sein, sind Informationen zur Beurteilung des Lieferanten mit dem… …Name des Dienstleisters hervorgehen. Der externe Dienstleister kann mög- licherweise auch potenzielle Bieter vorschlagen, er sollte aber keinerlei… …elektronische Unterstützung (Datenfernübertragung, Email-Ver- kehr) bis zur Nutzung des Internets und moderner IT-Systeme (vgl. Kap. 10) reichen. Im Interesse… …des Beschaffenden liegt u. a. ein möglichst günstiger Preis bei ge- gebener Erfüllung der Anforderungen. Aus diesem Grund ist im Regelfall ein… …kundenspezifisch kalkulierten Aufschlag des Lieferanten zu erkennen und letztlich zu verhindern? Gelten hierfür besondere interne Genehmigungs- und…

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  Bestellanforderungen

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  …des BANF-Prozesses defi- nieren Unternehmen systemgestützte oder manuelle Genehmigungsverfah- ren mit festgelegten Kompetenzen. Um dabei möglichst… …Fälle transparent zu machen sowie die für die buchhal- terische Abwicklung notwendigen Daten zu erzeugen. � Kleinbetrag-BANF dient zur Entlastung des… …Einkaufs. Die Fachbereiche sind durch den Einkauf legitimiert, bis zu einem vorher festgelegten Be- trag je Beschaffungsvorgang ohne Einschaltung des… …, Lieferant etc.) vorliegt. An dieser Stelle ist der Prozessablaufplan des jeweiligen Unternehmens zu be- achten. Die Ausstellung einer BANF erst nach der… …Einholung von Angeboten und mit Kenntnis des voraussichtlichen Bestellvolumens kann vermeiden, dass Freigabeprozesse mehrfach durchlaufen werden müssen… …berechtigt sind, Bestellanforderungen anzulegen und zu genehmigen. Bei einem IT-gestützten BANF-Prozess kann systemseitig die Einhaltung des vorgesehenen und… …zentral verwalteten Berechtigungskonzep- tes sichergestellt werden. Bei einem manuellen BANF-Prozess liegt die Ver- antwortung für die Einhaltung des… …Berechtigungskonzeptes beim Leiter des jeweiligen Fachbereichs. Eine nachträgliche Prüfung, ob das Berechtigungs- konzept eingehalten wird, könnte durch den Einkaufs-… …wettbewerbs- verzerrenden Beeinflussung des Vergabeverfahrens durch die Anforderer aufgrund lieferantenspezifischer Vorgaben kommen. Es sollte aus wirtschaft-… …. Prüfungsfragen: 1) Liegt eine vollständige, eindeutige und aktuelle Beschreibung des BANF-Prozesses (unter Berücksichtigung der verschiedenen BANF-Ar- ten) mit…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

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  …Anlagen- bau) kann es aus strategischen Gründen (z. B. Exklusivteile) oder aufgrund der finanziellen Lage des Lieferanten sinnvoll sein, das Eigentum an… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …einem Werkzeug im Eigentum des Belieferten vom Lieferanten produziert werden und danach länderübergreifend konzernintern weiterverkauft werden. Dabei… …des Einkaufs. Dabei ist es zusätz- lich wichtig, dass am Werkzeug die Inventarnummer angebracht und jeder- zeit lesbar ist, damit z. B. im Insolvenzfall… …des Lieferanten für den Insolvenzverwalter klar ist, dass diese Werkzeuge nicht zur Insolvenzmasse gehören. Ferner müssen Regelungen für den Fall… …. Darüber hinaus sind bezüglich der Instandhaltungsmaßnahmen während der Laufzeit des Werkzeugs explizite Regelungen zu vereinbaren. Um die Liefer- fähigkeit… …des Lieferanten sicherzustellen sind ggf. Berichtspflichten des Lie- feranten oder Prüfungsmöglichkeiten durch den Hersteller selbst zu definie- ren… …. Bezüglich der Entsorgung des Lieferantenwerkzeugs sollte bereits im Erst- vertrag geregelt sein, welche Möglichkeiten sich anbieten und für beide Ver-… …Regelungen, wie mit Werkzeugmodifikationen während der Lauf- zeit des Werkzeugs umzugehen ist, um z. B. Fertigungstoleranzen zu ge- Besonderheiten bei der…

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  Dolose Handlungen

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  …Führungsverantwortliche glauben nicht, dass dies auch in ihrem Unternehmen geschehen kann. Doch diese Fälle sind häufig nur die Spitze des Eisbergs. Oft spielen sich un-… …sind Betrug, Unterschla- gung, Diebstahl, Untreue oder Korruption. Charakteristisch ist die bewusste Schädigung oder Gefährdung des Unternehmens im… …. Auch Rache und die bewusste Schädigung des Unternehmens kann hierzu gezählt werden. Als Tä- ter kommen sowohl eigene Mitarbeiter als auch Lieferanten… …. Dieses sollte im Rahmen eines Compliance Management Systems die drei Aspekte Prävention, Detektion und Reaktion umfassen. Neben dem Risiko des… …wirtschaftlichen Schadens des Unternehmens spielt auch das Risiko der (persönlichen) Haftung der Geschäftsführung als Organ einer Gesellschaft eine bedeutende… …Unternehmen auf, sie betrifft genauso kleine und mittelständi- sche Unternehmen. Der DIIR Revisionsstandard Nr. 5 „Standard zur Prüfung des Anti-Fraud-… …Management-Systems durch die Interne Revision“ ist als Rahmenwerk für die risikoorientierte Prüfung des Anti-Fraud-Management-Systems als wei- terführende Literatur… …mögen der Sensibilisierung für unternehmensschädigen- de oder kriminelle Handlungen dienen: (a) Fuhrpark Bei der Rückgabe des Dienstwagens an die… …(z. B. Rechnung) und ohne schriftliche Unter- lage des Lieferanten bzw. Versicherungsunternehmens per Scheck geleistet, die zusätzlich auch noch vom… …Grundbegriffen des Strafgesetzes und möglichen straf- rechtlichen Konsequenzen vertraut sein oder sich vertraut machen. Die fol- gend aufgeführten Paragraphen des…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

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  …des Auftraggebers entspricht, ist der Auftragnehmer berechtigt, seine Forde- rungen entsprechend der (vertraglichen) vereinbarten Vergütung in vollem… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …Produktions-/Logistikstandort, in dem zeitnah über die Annahme bzw. Nichtannahme des Geräts entschieden wer- den muss. Die Leistungsanerkennung erfolgt in diesem Fall im Rahmen… …Mängelhaftung. Diese gründet sich beim Kaufvertrag auf § 437 BGB (Rechte des Käufers bei Mängeln) und beim Werkvertrag auf § 634 BGB (Rechte des Bestellers bei… …, Warenretoure gegen Gutschrift und Vernichtung gegen Gutschrift sowie deren sachgerechte Dokumentation? 18) Wird bei allen zu Lasten des Lieferanten… …akzeptiert werden. 26) Ist das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungsprüfung sichergestellt (so- weit aufgrund des Grads der Automatisierung, der Ausgestaltung… …. 29) CSA: Konzept zur Selbstbeurteilung organisatorischer Einheiten hinsichtlich des Vorhandenseins und der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems… …. Die Durchführung des CSA erfolgt z. B. durch eine sporadische oder regelmäßige stichprobenweise Überprüfung notwendiger Kontrollen oder im Rahmen von… …Reklamationsfall Zahlungssperren gesetzt? Wer ist dafür ver- antwortlich? 32) Wie ist das Vorgehen bei Teil- oder Nichtzahlung? Wie wird nach Besei- tigung des…

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  Lieferantenmanagement

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  …Wertschöpfungskette des Unternehmens bei (vgl. hierzu Kap. 1.2). Der Kos- tendruck wird dabei auf die Zulieferer abgewälzt, was dazu führen kann, dass das… …und systematischen Prozess des Lieferantenmanagements zu entwickeln. Hierbei handelt es sich um ein strategisches Instrument zur Identifizierung… …Sourcing oder Multiple Sourcing, Auf- bau von Systemlieferanten, globale Bedarfe (Global Sourcing), zentrale oder dezentrale Ausrichtung des eigenen… …Einkaufs usw. beeinflussen daher sowohl die Anforderungen an ein Lieferantenmanagementsystem als auch dessen In- halt. Die individuelle Ausrichtung des… …Lieferantenmanagement als strategisches Instrument zur Identifizie- rung, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten sollte in die Beschaffungs- strategie des Unternehmens… …eingebettet sein. Hierzu ist ein hauptverant- wortlicher Bereich zu definieren, der mit der Entwicklung, Pflege und Umsetzung des Systems beauftragt wird… …, Logistik, Qualität) die Grundlagen und Vorgaben zu kommunizieren und deren Einhaltung zu über- wachen. Prüfungsfragen: 1) Basieren die Inhalte des… …Lieferantenmanagements auf den strategischen Zielen des Unternehmens und den Beschaffungsstrategien? 2) Wurde eine verantwortliche Funktion/Stelle definiert, die das… …Bereiche (vgl. oben a)–d)) des Lieferantenmanagements mit den zugehörigen AKV sowie den Prozessen definiert und dokumentiert? Organisation und… …Vorgaben des Lieferantenmanagements regelmäßig und vollständig allen beteiligten Bereichen kommuniziert? 7) Wie wird mit Rückfragen (Kritik, Hinweis auf…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …133 10 e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung 10.1 Einführung Durch die weitverbreitete Nutzung des Internets stehen auch dem… …Protokollierung, Datensicherung etc. werden nicht in der Tiefe behandelt. Zur Prüfung von IT-Aspekten der Systeme verweisen wir auf Publikationen des… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen… …„IT-Grundschutz-Standards“; „BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)“ u. a.) Strukturell folgt dieses Kapitel des Leitfadens folgender Logik… …Betrieb des e-Procurement-Systems e-Procurement-Systeme sind wesentliche Hilfsmittel im Beschaffungsprozess von Unternehmen. Der Erfolg der genutzten… …IT-Tools hängt stark von der Qualität, der Benutzerfreundlichkeit, aber auch von der Integration der Sys- teme in die Prozessabläufe des Unternehmens ab… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …den Betrieb eines e-Procurement- Systems vorhanden? Hinweis: Hierzu gehören die Bereitschaft sowie die Möglichkeit zur Ver- änderung des… …e-Procurement-System grundsätzlich für die Beschaffungsprozes- se des Unternehmens mit seinen existierenden Besonderheiten geeignet? Kann es in die strategischen Ziele… …des Unternehmens eingebunden wer- den? 4) Ist das e-Procurement-System geeignet, eine zukünftige stärkere Nut- zung (mehr User, mehr Einkaufsvolumen…

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  Organisation der Beschaffung

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  …Vollmachtenregelung. Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von… …zu beschaffende Umfänge gibt, bei denen der Wert des beschafften Gutes oder der beschafften Dienstleistung so gering ist, dass Einsparpotenziale… …. Auswahl des Ab- schlussprüfers, Festlegung des Trainers für eine Bildungsmaßnahme durch den Fachbereich). Bei der Übertragung derartiger Einkaufsumfänge… …in der Orga- nisation bekannt? Gestaltung des Einkaufsbereiches 39 3) Besteht, falls die Einkaufsfunktion für bestimmte Umfänge an Fachberei- che… …Erfolgt eine Kontrolle des vorgesehenen Sonderprozesses auf dessen Ein- haltung durch den Kostenstellenverantwortlichen und ggf. auch durch den… …tes Schulungskonzept? 3.3 Gestaltung des Einkaufsbereiches Die Größe des Unternehmens, seine Organisationsstruktur sowie seine nati- onale oder auch… …internationale Aufstellung haben wesentlichen Einfluss auf Umfang und Organisationsform des Einkaufsbereichs. So können in größeren Unternehmen neben einem… …zentralen Einkaufsbereich auch dezentrale Einkaufsbereiche existieren. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn sich die Größe des Unternehmens und eine zu… …sein. Wenn diese Funktion ein- gerichtet ist, ist es essenziell, dass alle für die Einkaufsfunktionen des Unter- Organisation der Beschaffung 40… …sein. Zur Sicherstellung eines effizienten Einkaufsprozesses innerhalb des Ein- kaufsbereiches – unabhängig davon, ob zentral oder dezentral – müssen…

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  Beschaffungsstrategien

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  …der Wettbewerbssituation des Unternehmens ab,6) aber auch von der Kapazität und der Kompetenz der in den Beschaffungsprozess involvierten Mitarbeiter… …Teilnehmer des Beschaffungsmark- tes sowie die Kenntnis der Unternehmensstruktur vorhanden sein sollte. Hiermit sowie ergänzt um strategisches Denkvermögen… …. Schulte: Logis- tik: Wege zur Optimierung des Material- und Informationsflusses, 2. Auflage, München 1995. Beschaffungsstrategien 18 einen bedeutenden… …Lieferanteninsolvenz zu erkennen? 2) Besteht zur Risikobeherrschung ein Alternativplan, wie bei Lieferschwie- rigkeiten des bestehenden Lieferanten oder im Falle eines… …Lieferanten) über seine vereinbarte Lieferquote hinaus die Liefermenge des anderen Lieferanten übernimmt. Überblick über wesentliche Beschaffungsstrategien… …Notfall (z. B. bei Lieferproblemen eines anderen Lieferanten) über seine verein- barte Lieferquote hinaus die Liefermenge des anderen Lieferanten über-… …Rücknahmeklauseln oder des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes). Möglich ist auch die Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten (z. B. Risikobewertung für… …Strategie wird die Komplexität der Supply Chain reduziert. Statt des Bezugs von vielen Einzelteilen bei verschiedenen Lieferanten, die dann intern zu… …Wechselbarriere. Prüfungsfragen: 10) Wurden durch die Bereiche Einkauf, Entwicklung, Produktion und Lo- gistik die Möglichkeiten eines Modular Sourcing sowie des… …. h. extern vorhandenes spezielles Know- how wird benötigt. Prüfungsfragen: 13) Wurde der Einkauf rechtzeitig in die Auswahl des Entwicklungslieferan-…

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