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  Projektvorstudie (Vorplanung)

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Ziel soll erreicht werden? � Sind Erfolgsindikatoren festgelegt? � Wer hat die Projektvorstudie in Auftrag gegeben und genehmigt? � Welche Mittel… …wurden für die Studie bereitgestellt und liegen entspre- chende Verwendungsnachweise vor? � Wer war an dieser Studie beteiligt (intern, extern)? � Welche… …liegen vor? � Gab es einen qualifizierten Abschluss bzw. ist die Entscheidung nachvoll- ziehbar dokumentiert? � Ist ein(e) Projektmanagement-Methodik /… …Standard, z. B. Pmbok, PRINCE2, eingeführt bzw. wurde gemäß dieser vorgegangen? 2.1 Bedarfsanalyse Die Bedarfsanalyse dient der Ermittlung des konkreten… …Unternehmensplanung)? � Wurde eine Marktanalyse (= Analyse der Bedarfe externer Kunden) durchgeführt und zu welchem Ergebnis kam diese? � Wie wurde insbesondere die… …Machbarkeitsstudie zu Grunde? � Sind die Alternativen in einer Weise dargestellt, die eine objektive Ver- gleichbarkeit (z. B. durch eine Scoringtabelle)… …gewährleistet? � Sind alle wesentlichen Parameter in der Scoringtabelle einheitlich abge- bildet und ist die Gewichtung nachvollziehbar? 2.3 Standortüberlegungen… …Die Festlegung des Standortes ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für die Rentabilität einer Investition. Dabei sind u. a. Themen wie… …dig (z. B. Strom, Wasser, Abwasser, Gas, Datenleitungen, Pressluft)? � War die Nähe des Beschaffungs- bzw. Absatzmarktes für die Standortwahl… …Umfeld für die Mitarbeiter berücksichtigt (Wohn- raum, Einkaufsmöglichkeiten, Schulen etc.)? � Wurden notwendige Infrastruktur- und Logistikkosten (z. B…

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  Abnahme und Gewährleistungsabwicklung

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  …53 7 Abnahme und Gewährleistungsabwicklung Die Abnahme dient dazu, die vom AN fertig gestellten Leistungen an den AG zu übergeben und… …gleichzeitig festzustellen, ob diese mängelfrei erbracht wurden. Die während der Abnahme und nach der Abnahme festgestellten Mängel wer- den in der… …Gewährleistungsabwicklung behandelt. Die Mängel, die vor der Abnahme auftreten, werden durch den AN – sofern möglich – noch vor der Abnahme behoben. Sollten die Mängel… …während der Abnahmebegehung wesentlich sein, so kann der AG die Abnahme der Leistung verweigern. 7.1 Abnahme Der förmlichen Abnahme (beiderseitige… …, sondern in der Regel auch die Gewährleistungsfristen für den AN zu laufen beginnen. Darüber hinaus bedeutet die Abnahme die Anerkennung der fachlichen… …Leistung, die Um- kehr der Beweislast und die Möglichkeit der Rechnungsstellung (Teil- oder Schlussrechnung). Bei geringfügigen Mängeln kann die Abnahme… …gem. VOB / B nicht verweigert werden. Dies bedeutet, dass die Beseitigung der dabei festgestellten Mängel ebenfalls überwacht werden muss. Bei… …BGB-Verträgen kann die Abnahme auch bei geringfügigen Mängeln verweigert werden. Ein Beispiel für ein Abnahmeprotokoll für Bauprojekte befindet sich in An- hang… …2. 7.1.1 Abnahmetermin � Wer nahm seitens des AG bzw. AN an den Abnahmen teil? � Waren die Teilnehmer ausreichend qualifiziert und berechtigt, die… …Abnah- meprotokolle für den AG bzw. AN freizuzeichnen / anzuerkennen? � Welche Regelungen für die Teilnahme sowie Form und Freizeichnung der Protokolle…

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  Abrechnung

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  …49 6 Abrechnung Zur Abrechnung gehören die fachliche und rechnerische Leistungsanerken- nung, die Zahlungsfreigabe und der Zahlungsausgang. Im… …Rahmen der Leis- tungsanerkennung muss insbesondere sichergestellt werden, dass die bestell- te Leistung oder Lieferung korrekt und vollständig ausgeführt… …oder Materialien, die später nicht mehr nachvollziehbar sind (z. B. nach Verputzen einer Wand, Abtragung, Verplombung von Maschinen) entsprechend… …Mal anerkannt und damit mehrfach abgerech- net werden? � Wurden die Angaben der Stundenlohnrechnungen mit den Eintragungen des Bautagebuches… …abgeglichen (z. B. war die Firma zum angegebenen Zeitpunkt auf der Baustelle, mit wie vielen Personen, mit welcher Quali- fikation)? � Sind die… …ggfs. systemseitig gestützter Rechnungslauf im Unternehmen vor? � Wie ist sichergestellt, dass die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung zeit- nah erhält?… …Vorwarnsystem? � Wie ist sichergestellt, dass die Rechnung zur Prüfung an den internen oder externen Bauleiter erst nach der Vorkontierung (Registrierung) durch… …die Buchhaltung weitergeleitet wird? Erfolgt die Weiterleitung zeitnah? � Wie und durch wen wird geprüft, ob die Rechnung alle erforderlichen An-… …gaben nach § 14 UStG enthält? � Wurde vor Erstellung des Bauwerks / der Anlage die Steuerschuldner- schaft nach § 13 b UStG festgelegt? � Wer prüft die… …Rechnungen auf rechnerische Richtigkeit und wie wird dies dokumentiert? � Wer prüft die Rechnungen fachlich und inhaltlich und wie wird dies doku- mentiert?…

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  Investitionsentscheidung

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  …21 3 Investitionsentscheidung 3.1 Entscheidungsfi ndung Investitionsentscheidungen sind Entscheidungen für die Zukunft. Sie müs- sen in der… …Gegenwart getroffen werden, ohne dass für die Zukunft absolut sichere, beweisbare Gegebenheiten unterstellt werden können. Basis der… …Investitionsentscheidungen sollten stets nachvollziehbare Investitionsrech- nungen sein, die trotz der genannten Unsicherheiten fundierte Aussagen für die betreffenden… …verfolgt werden, genügen die angestrebten Zielgrö- ßen den internen Anforderungen? � Gibt es eine Investitionsrichtlinie? Ist darin insbesondere der… …Genehmi- gungsprozess beschrieben? Entspricht die Richtlinie noch der Satzung bzw. der Geschäftsordnung und sonstigen Bestimmungen, wie EU-Vor- schriften (z… …wie ist es strukturiert? In welchem Umfang und in welcher Qualität sind darin die Investitionen aufgeführt und gegebenenfalls Gegenstand einer SWOT… …Analyse (Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) und der Unternehmensstrategie? � Wo ist die Investition im Portfolio des Unternehmens… …angesiedelt? � Ist die Investitionsplanung in die Liquiditätsplanung eingeflossen? 3.2 Alternativenbetrachtung („Make or Buy“-Analysen) Investitionen sollten… …nur für Vorhaben erfolgen, die der Unternehmensstrate- gie folgen. Die Festlegung, was zum Kerngeschäft des Unternehmens gehört, hat regelmäßig in… …strategischen Untersuchungen stattzufinden. Dazu gehört die generelle Festlegung, welche Produkte und Dienstleistungen in welcher „Fertigungstiefe“ intern…

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  Planung und Beschaffung

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  …31 4 Planung und Beschaffung Nachdem die Investitionsentscheidung gefallen ist, erfolgt die Ausplanung der technischen Anforderungen an das… …Objekt und die Beschaffung von Unterstützungsleistungen (Planung, Überwachung) sowie der eigentlichen Sachanlagen bzw. Dienstleistungen für das… …Investitionsvorhaben. Abhängig von der Größe des Vorhabens wird es nötig sein, für die Umsetzung eine dezi- dierte Projektorganisation zu etablieren. 4.1… …Projektkoordination im Multiprojektmanagement. 4.2 Ausführungs- / Detailplanung 4.2.1 Grundsätzliches � Waren die an der Vorplanung des Projekts beteiligten… …Fachstellen verant- wortlich für die Detailplanung bzw. inwieweit wurden sie eingebunden? � Wie gut war der Kontakt zwischen Planungsabteilungen und den späte-… …Prozessabläufen? � Sind die neuen Technologien tatsächlich „state of the art“; was ist bezüg- lich ihrer Folgekosten bekannt und wurden diese berücksichtigt? �… …die Ausführungsplanung ein? 4.2.2 Standardisierung / Standards � Welche Standards (Gebäude[-module], technische Anlagen, IT etc.) wur- den für die… …Planung des Investitionsvorhabens vorgegeben? � Wer ist für die Vorgabe der Standards verantwortlich und wie detailliert sind die Vorgaben? � Wie sind… …die Standards festgelegt worden (Hintergründe für die Vergabe- vorgabe)? � Liegen entsprechende wirtschaftliche Modellrechnungen vor, die die Vor-… …wem werden die Standardvorgaben überprüft? 4.3 Beschaffung 4.3.1 Angebotseinholung � Welche internen Vorgaben (Wertgrenzen, Genehmigungsstellen…

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  Begriffsbestimmungen

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  …11 1 Begriffsbestimmungen Unter Investition versteht man die Bindung finanzieller Mittel in ein Ob- jekt / Projekt, mit dem Ziel hieraus zukünftig… …Einnahmen zu erwirtschaften. In der Regel sollen die Einnahmen die eingesetzten Mittel (Anfangs- und lau- fende Ausgaben) übersteigen. Man unterscheidet… …, Lizenzerwerb, Forschung & Entwicklung etc.). Der vorliegende Prüfungsleitfaden beschränkt sich auf die Behandlung von Sachinvestitionen. Sachinvestitionen… …sind Vorhaben des Unternehmens, die auf die Herstellung oder den Erwerb von Anlagegütern (Sachanlagen) ausgerichtet sind. Insbe- sondere fallen… …hierunter: � Der Erwerb von Grundstücken � Die Errichtung von Gebäuden und Außenanlagen � Die Schaffung von Technischen Anlagen und Maschinen � Die… …Beschaffung von Betriebs- und Geschäftsausstattung (z. B. Möbel) � Die Ausführung von Eigenleistungen an den oben beschriebenen Objekten (einschl… …Neuinvestitionen Unter Neuinvestitionen versteht man die Beschaffung bisher nicht vorhan- dener Objekte. Beispiele: � Neues Werk zur Herstellung eines (neuen)… …Produktes � Erstellung eines zusätzlichen Parkplatzes. 12 Begriffsbestimmungen 1.1.2 Ersatzinvestitionen Unter Ersatzinvestitionen versteht man die… …modernisierte An- lage mit einem Zusatznutzen. 1.1.3 Erweiterungsinvestitionen Unter Erweiterungsinvestitionen versteht man den Ausbau oder die Vergrö- ßerung… …Rationalisierungsinvestition versteht man eine Investition, die be- wirkt, dass eine bestimmte Produktions- bzw. Leistungsmenge (Output) mit geringerem Einsatz (Input) erbracht…

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  Projektreview / Projektabschluss

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  …59 8 Projektreview / Projektabschluss Mit dem Projektreview ist zu überprüfen, ob die Vorgaben hinsichtlich Kos- ten, Terminen und Qualität… …umgesetzt wurden. Ermittelte Kennzahlen kön- nen als Grundlage für Planungs- und Benchmarkwerte für vergleichbare Pro- jekte herangezogen werden. Die… …Nachkalkulation soll abgleichen, inwieweit Planungsprämissen eingehalten wurden. Die abschließende Projektdoku- mentation und Ablage ist zur Erfüllung… …erbrachten Leistung den Grund- lagen der Projektplanung / Genehmigung? � Erfüllt das fertig gestellte Projekt alle funktionalen Anforderungen? � Wurden die… …Meilensteine im Projektverlauf, insbesondere der Abschluss- termin eingehalten? 8.2 Nachkalkulation und Ermittlung von Kennzahlen Die Nachkalkulation oder… …Budgeteinhaltung (Kos- tenkalkulation) auch die Verifizierung der Realisierung von in der Planung prognostizierten wirtschaftlichen Vorteilen (z. B. geringerer… …Instandhal- tungsaufwand, höhere Produktivität, bessere Qualität). Die Einhaltung der ursprünglichen Kostenkalkulation kann bereits im Laufe der Projektphase… …geprüft werden. Die sinnvolle Beurteilung der wirtschaftlichen Vorteile kann eine angemessene operative Betriebszeit erfordern, z. B. ein Jahr nach Been-… …Investitionskosten, auch solche, die nicht in der DIN 276 enthalten sind (z. B. Overhead)? � Lehnt sich das Schema / der Inhalt der Nachkalkulation an das der… …Vorkal- kulation an, um die Vergleichbarkeit sicherzustellen? 60 Projektreview / Projektabschluss � Gibt es eine einheitliche Systematik zur Ermittlung…

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  Realisierung

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  …Genehmigung der ent- sprechenden Teile des Vorhabens durch die Behörden kann mit der Reali- sierung des Vorhabens, zumindest teilweise, begonnen werden. Durch… …die Überwachung von Terminen, Qualität und Kosten soll ein planmäßiger Rea- lisierungsverlauf sichergestellt werden. In dieser Phase können einzelne… …zu, um finanziell kritische Entwicklungen und Termin- verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können. Die in der Regel… …Liegen abgestimmte und aktuelle Terminpläne vor? � Wie ist sichergestellt, dass die Abstimmung zwischen AG und AN laufend erfolgt und die… …Auftragneh- mer verschuldeter Nichterreichung eine Pönale vereinbart? Wurde im Verzugsfall die Pönale abgerechnet bzw. der Grund des Verzichts doku- mentiert?… …� Wie werden neue, aktualisierte Terminpläne kenntlich gemacht (Datum, Version) und wie erfolgt die Benachrichtigung / Information an alle tan-… …gierten Stellen (auch AG) bzgl. kritischer Terminänderungen? � Wie werden Terminabweichungen begründet und dokumentiert? � Wie werden die ursprünglich… …abgestimmten Terminpläne fortgeschrieben und die Änderungen / Historie dokumentiert? � Welche Terminabweichungen führten zu Verzögerungen und / oder Mehr-… …kosten? � Welche Zeitpuffer wurden eingeplant? Waren diese ausreichend? 44 Realisierung � Wurde die Umsetzung der Investition zeitlich optimal z. B… …. zu den Be- triebsstillstandzeiten (Weihnachten, Ostern, Brückentage) durchgeführt und wie viele Tage musste die Produktion darüber hinaus stillgelegt…

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  Anlagenbuchhaltung

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  …. 9.1 Organisation � Welche Richtlinien für die Durchführung von Investitionen und deren buchhalterische Abbildung liegen vor (Kompetenzrichtlinie… …, Organisa- tionsrichtlinie, Einkaufsrichtlinie, Arbeitsanweisungen, Bilanzierungs- handbuch etc.)? Sind Verantwortlichkeiten klar definiert? � Sind die… …internen Bilanzierungsvorschriften aktuell? Wird darin auf die Unterscheidung von Leasinggeschäften, Investitionen vs. Erhaltungsauf- wand, Nutzungsdauern… …, Abschreibungsarten, Anlagenspiegel etc. einge- gangen? � Welche IT-Systeme werden für die Buchhaltung genutzt und liegt eine ak- tuelle Schnittstellenübersicht vor?… …� In welcher Form ist die Zusammenarbeit zw. Projekt- bzw. Bauleiter und der Buchhaltung und ggfs. dem Controlling geregelt? � In welcher Form und… …durch wen werden die Unterlagen der Anlagenbuch- haltung (Zugänge, Abgänge, Abschreibung, kumulierte Abschreibung, Restbuchwert, Nutzungsdauer… …, Umbuchungen etc.) regelmäßig geprüft? Wird diese Prüfung dokumentiert (monitoring control)? � Wie viele Umbuchungen kommen vor und was sind die Ursachen?… …Rech- net sich ein Techniker in der Anlagenbuchhaltung? 9.2 Funktionstrennung � In welcher Form wird die Funktionstrennung gewährleistet (z. B. einge-… …schränkte Zugriffsrechte) insbesondere für Stammdatenpflege, Bestellun- gen, Rechnungsprüfung? � Sind die Zugriffsrechte hierarchisch abgestuft? � Welche… …Stelle richtet die Zugriffsrechte ein und kann diese verändern (Ad- ministratoren) und ist dies im Sinne der Funktionstrennung sinnvoll? � Werden…

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