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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

  …13 1 Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung1) 1.1 Definition der Begriffe Beschaffung und Einkauf In Praxis und Literatur werden die… …grafisch dargestellt werden: � Beschaffung, Beschaffungsprozess: Gesamte Prozesskette von der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über… …Beschaffungsprozesses, der die Einkaufsaktivitäten von der Angebotseinholung bis Auftragsvergabe umfasst. Die Einkaufsfunktion kann von Mitarbeitern des definierten… …Einkaufsbereichs oder Mitarbeitern der Fachbereiche, die hierfür durch den Einkaufsbereich autorisiert wurden, wahrgenommen werden. � Einkauf, Einkaufsbereich… …: Organisatorische Einheit, der die Verantwortung für die Einkaufsaktivitäten (operativ und/oder strategisch) durch die Unternehmensleitung übertragen wurde. �… …neben der Einkaufstätig- keit auch die weiteren Teilprozesse des Beschaffungsprozesses betroffen sind. Der operative Beschaffungsprozess beinhaltet nach… …der Definition des DIIR- Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ nicht nur die Einkaufsfunktion (Angebotseinholung bis Auftragsvergabe), die durch… …Prozesskette von der Pla- nung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Einkaufs- 1) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher… …: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der Beschaffungsstrategien, Zeitschrift In- terne Revision, Ausgabe 2/2016, S. 76–85. Bedeutung… …, Ziele und Aufgaben der Beschaffung 14 aktivitäten bis zur Wareneingangsprüfung bzw. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung; vgl. hierzu Abbildung 1…

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  Beschaffungsstrategien

  …17 2 Beschaffungsstrategien5) 2.1 Grundsätzliches Bei der Festlegung der Beschaffungsstrategie handelt es sich um eine grund- sätzliche… …der Wettbewerbssituation des Unternehmens ab,6) aber auch von der Kapazität und der Kompetenz der in den Beschaffungsprozess involvierten Mitarbeiter… …. Die festgelegte Beschaffungsstrategie sollte die Ziele und Aufgaben der Beschaffung, wie in Kap. 1 dargestellt, unterstützen. In der betrieblichen… …. 2.3 behandelt anschließend die methodische Vorgehensweise bei Festlegung und Umsetzung der Beschaf- fungsstrategien. Bei Prüfungen der… …Beschaffungsstrategien sollte den Revisoren bewusst sein, dass bei der Verwendung empfohlener Prüfungsfragen ergänzend ein tiefge- hendes Verständnis für die Struktur und… …Teilnehmer des Beschaffungsmark- tes sowie die Kenntnis der Unternehmensstruktur vorhanden sein sollte. Hiermit sowie ergänzt um strategisches Denkvermögen… …können die Revisoren 5) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der… …: Global Sourcing: Vor- und Nachteile der Beschaffungsstrategie, 07. 08. 2015, online im Internet unter: C. Kiel Global Sourcing: Vor- und Nachteile; C… …Mehrwert für die Beschaffung/den Einkauf und für das Unternehmen leisten. Ferner kommt dies dem Image der Internen Revision zugute. 2.2 Überblick über… …Lieferanten bezogen. Der Vorteil ist hierbei die Men- genbündelung, wodurch sich üblicherweise Preisreduzierungen erzielen las- sen. Darüber hinaus können…

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  Organisation der Beschaffung

  …37 3 Organisation der Beschaffung 3.1 Vorbemerkung Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so… …, unternehmenseinheitlich zu bestimmenden Verfahrensregeln sind Gegenstand der Beschaffungsrichtlinien, der Arbeits- anweisungen und der Unterschrifts- sowie… …Vollmachtenregelung. Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von… …der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Ein- kaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die… …folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforga- nisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B… …zu beschaffende Umfänge gibt, bei denen der Wert des beschafften Gutes oder der beschafften Dienstleistung so gering ist, dass Einsparpotenziale… …derer der Fachbereich eigenständig einkauft. Diese Ausnahmen sind mit einer vorgegebenen Wertgrenze durch die Unterneh- mensleitung und/oder den… …Beschaffungsumfängen, bei denen der Ein- Organisation der Beschaffung 38 kaufsbereich hinsichtlich Lieferantenauswahl und Preisverhandlung keinen oder nur einen… …Produkthaf- tungsfälle). � Nicht planbare Beschaffungen, bei denen der Teilprozess Bestellanforde- rung als Auslöser der Einkaufsabwicklung nicht rechtzeitig… …möglich ist (z. B. Beauftragung eines Abschleppdienstes für Firmenfahrzeuge im Pan- nenfall). � Der Lieferant wird vom Fachbereich vorgegeben (z. B…

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  Lieferantenmanagement

  …Kosten, wobei hierzu insbesondere der Einkaufsbereich beitragen kann. Verbesserte Einkaufskonditionen tragen maßgeblich zur Optimierung der… …Wertschöpfungskette des Unternehmens bei (vgl. hierzu Kap. 1.2). Der Kos- tendruck wird dabei auf die Zulieferer abgewälzt, was dazu führen kann, dass das… …beauftragende Unternehmen in den klassischen Zielkonflikt zwischen der Konzentration auf möglichst wenige Zulieferer zur Erzielung von Einkaufs- vorteilen und… …der Abhängigkeit von eben diesen gerät (vgl. hierzu Kap. 2.2, insbesondere Strategie Nr. (1) Single Sourcing und (4) Modular Sourcing/Sys-… …, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten. Neben der Reduzierung der Be- schaffungskosten umfasst die Zielsetzung der Unternehmen auch die Opti- mierung der… …eigenen Prozesskosten während der Leistungserbringung, die Reduzierung von Beschaffungsrisiken und die Erhöhung der Qualität der zu beschaffenden Produkte… …bzw. Dienstleistungen. Das Lieferantenmanagement als Teil der Einkaufs- bzw. Beschaffungsaktivi- täten umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche: a)… …Lieferantenmanagementsystems ist auch hinsichtlich der unterschiedlichen Material-/Warengruppen erforder- lich. 4.2 Organisation und Rahmenbedingungen Das… …eingebettet sein. Hierzu ist ein hauptverant- wortlicher Bereich zu definieren, der mit der Entwicklung, Pflege und Umsetzung des Systems beauftragt wird… …(zweckmäßiger Weise ist dies der zentrale Einkaufsbereich). Ergänzend können Teilaufgaben an andere Berei- che, wie z. B. Logistik oder Qualitätssicherung…

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  Bestellanforderungen

  …BANF-Arten genannt: � Einzelbestellung-BANF löst beim Einkauf einen Beschaffungsvorgang mit der Beauftragung eines Lieferanten aus. � Abruf-BANF bezieht… …Beauftragung ist u. U. unter Zeitdruck erforderlich, um Schaden vom Un- ternehmen abzuwenden. Die nachträgliche Erstellung der Notkauf-BANF dient dazu, diese… …eines Beschaffungsvorgangs wird statt der BANF insbesondere beim Produktionsmaterial der Lieferabruf ver- wendet. Auf Basis eines vom Einkauf mit dem… …Lieferanten abgeschlossenen Rahmenvertrags wird durch die Disposition der Materialbedarf ermittelt und per Lieferabruf direkt beim jeweiligen Lieferanten… …angefordert. Die BANF als Initialisierung eines Beschaffungsvorgangs ist der Ausgangs- punkt dafür, dass ein bestimmtes Beschaffungsgut (Material… …auch, dass der Anforderer unverzüglich meldet, wenn sich Stücklisten, Arbeitsplä- ne oder Fertigungsverfahren bzw. das Absatzprogramm ändern. Umgekehrt… …muss der Einkauf unverzüglich informieren, wenn Lieferzeit oder -menge nicht eingehalten werden können. Unternehmensspezifische Prozessabläufe können… …es u. U. sinnvoll machen, eine BANF erst nach der finalen Angebotseinholung auszustellen, da dann eine bessere Datenlage (Preis, Beschreibungen… …, Lieferant etc.) vorliegt. An dieser Stelle ist der Prozessablaufplan des jeweiligen Unternehmens zu be- achten. Die Ausstellung einer BANF erst nach der… …, wenn z. B. eine Genehmigungswertgrenze durch die voraussichtliche Bestellsumme gegen- über der vorherigen Kostenschätzung überstiegen wird. Diese…

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  Angebotseinholung

  …83 6 Angebotseinholung 6.1 Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung Aus dem jeweiligen material-/warengruppenbezogenen Lieferanten-Set (vgl… …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …Auswahl sollten interne Kontrollen vorgesehen werden (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Zuordnung der Genehmigungsstufen entsprechend dem Auftragswert… …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …. folgende Kriterien herange- zogen werden: � Übereinstimmung des Inhaltes der Leistungsbeschreibung mit dem tech- nischen Portfolio der Lieferanten. �… …Bonitätsbeurteilung der Lieferanten (falls vorliegend). � Abhängigkeit eines Lieferanten vom Auftraggeber (z. B. soll der Umsatz- anteil des Lieferanten beim… …Gegengeschäfte). Ferner ist bei der Festlegung der Lieferanten zur Vermeidung von Abspra- chen zwischen den Lieferanten Folgendes zu berücksichtigen: � Der Kreis… …der angefragten Lieferanten sollte im Zeitablauf variiert wer- den. � Neu in das Lieferanten-Set aufgenommene Lieferanten sollten angefragt werden… …erhalten. Angebotseinholung 84 Für den Fall, dass keine Lieferanten-Sets mit qualifizierten Lieferanten vor- liegen, könnten der Angebotseinholung sog…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  …termingerechter Eingang der Angebote von erheblicher Bedeutung. Ferner ist zu vermeiden, dass vor dem Abgabetermin Informationen aus bereits vorliegenden Angebo-… …Regelung, wie und bei wem die Angebote eingehen sowie hinsichtlich der Öffnung der Angebote. Hierzu existieren z. B. folgende Möglichkeiten: � Eingang bei… …werden mit verwechslungssicheren Angebotsaufklebern mit Projekt- name, Submissionsdatum, Uhrzeit, Vergabenummer etc. verschickt. (2) Eingang der Angebote… …per Datenfernübertragung in einer „closed box“, die IT-technisch erst nach dem Abgabetermin geöffnet werden kann. � Die Öffnung der Angebote erfolgt… …unter Wahrung des Vier-Augen-Prin- zips. Eingang und Öffnung der Angebote werden schriftlich protokolliert. (b) Regelung, wie mit Angeboten umzugehen ist… …Angeboten nach dem Abgabetermin ausschließen. Ansonsten sollte eine eindeutige Regelung bestehen, die entwe- der so konsequent wie die bei den öffentlichen… …deutung mehr zu. � Bei den Ausnahmefällen besteht das Risiko, dass der Bieter mit dem ver- späteten Angebot Kenntnis von den anderen Angeboten hatte und… …diese dann unterbietet. Auf der anderen Seite ist es einem Budgetverantwortlichen u. U. nur schwer zu vermitteln, dass ein verspätetes, aber… …genehmigt. Die Hierarchiestufe der Mitarbeiter ergibt sich in Abhängigkeit von der Angebotssumme. � Die Lieferanten mit den bisher günstigsten Angeboten… …bekommen im Rah- men der Nachverhandlungen die Möglichkeit, ihr Angebot zu verbessern. � Die Ausnahmen werden dokumentiert, um Transparenz zu erhalten, ob…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …wählten Lieferanten. Eine schriftliche Beauftragung ist aus Gründen der Ein- deutigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie zum Erreichen einer sicheren… …� Einzelbestellung. In beiden Fällen kann die Abrechnung der Lieferungen bzw. Leistungen so- wohl in Form eines Festpreises als auch auf Nachweis (z… …. B. Anzahl der geleis- teten Stunden) erfolgen. Hinsichtlich der Laufzeit der Beauftragung sind beim Rahmenvertrag ein- bis mehrjährige Laufzeiten… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …Erstellung der Auftragsdokumente sind im weiteren Einkaufsprozess nachgelagerte Aktivitäten, wie z. B. das Einholen der Auftragsbestätigung, die Überwachung… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Grundsätzliche Vereinbarungen, wie z. B. Formulierung gemeinsamer In- teressen oder der Zielsetzung des Rahmenvertrags (hierzu wäre eine Prä- ambel geeignet) �… …Rabattvereinbarungen. Der Konkretisierungsgrad der Vereinbarungen kann unterschiedlich sein. Ei- nerseits können lediglich grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit… …. Andererseits werden bei Rahmenverträgen mit Abruf alle erforderlichen Ver- einbarungen – bis auf Zeitpunkt und Menge der einzelnen Leistungsumfänge – konkret…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  …des Auftraggebers entspricht, ist der Auftragnehmer berechtigt, seine Forde- rungen entsprechend der (vertraglichen) vereinbarten Vergütung in vollem… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …Prüfschritte zur Leistungsanerkennung bei Sachgütern werden i. d. R. durch den Fachbereich durchgeführt, der das eingekaufte Gut in Anspruch nimmt, es also… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …zeitgleiche Kontrolle der Dienstleistung selten möglich und nicht immer sinnvoll und zulässig ist, fallen Leistungser- bringung und Leistungsanerkennung… …, Arbeitskreis Revision der Beschaffung: Revision der Beschaffung spezieller Dienstleistungen – Beratung, Marketing, IT-Outsourcing und Reinigung, Band 55 der… …Leis- tungserbringung pünktlich erfolgt ist. Die Überprüfung der erbrachten Leis- tungsqualität gestaltet sich hingegen schwieriger und ist nur auf Basis… …Leistungsanerkennung die vertragsgerechte und frei von wesentlichen Mängeln erbrachte Leistung. Bestehende (gesetzliche) Vor- schriften (z. B. im Fall der Abnahme von…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

  …Procurement, also der betrieblichen Beschaffung von Waren über das Inter- net, finden in der Geschäftswelt einen immer größeren Benutzerkreis. Laut… …Statistischem Bundesamt setzten im EU-Durchschnitt ca. 18 % der Un- ternehmen das Internet für die Beschaffung ein (Stand 2013). Zukünftige Pro- gnosen sehen… …sich mit ihnen neue Mög- lichkeiten der Angebotseinholung und Einkaufsverhandlung. 30) Vgl. statista – das Statistik-Portal… …: https://de.statista.com/statistik/kategorien/ kategorie/10/themen/81/branche/b2b-e-commerce/ e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung 134 Unternehmen versprechen sich von der… …, was letztendlich zu einer Verringerung der Prozesskosten führen soll. Der Wettbewerb wird forciert, der Einkaufsvorgang insgesamt transparenter… …Bündelung der (globa- len) Bedarfe werden erhebliche Einkaufsvorteile erwartet. Dem gegenüber stehen Kosten aufgrund der erforderlichen technischen… …Schu- lungskosten für Mitarbeiter. Insbesondere der Einsatz komplexerer e-Procu- rement-Systeme erfordert den Einsatz erfahrener Mitarbeiter. Dieses… …Kapitel behandelt nicht die Aspekte einer IT-Revision der e-Procure- ment-Systeme. Punkte wie Zugriffsschutz, Ausfallsicherheit, systematische… …Protokollierung, Datensicherung etc. werden nicht in der Tiefe behandelt. Zur Prüfung von IT-Aspekten der Systeme verweisen wir auf Publikationen des… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen…

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