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• Zeitschrift für Compliance ZfC Ausgabe 04 2017

• eBook

  Revision des Claimmanagements

  Leitfaden zur prozessorientierten Prüfung von Nachträgen bei Bauprojekten
  

  978-3-503-17051-7

  DIIR - Deutsches Institut für Interne Revision e. V., DIIR - Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Bauprojekten führen. Oft sind vermeidbare Fehler in der Ausschreibung, im Vertrag und im Projektmanagement verantwortlich für die Genehmigung überhöhter und…
• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Leitfaden dient als Anleitung und Nachschlagewerk für Mitarbeiter der Internen Revision, die Bauprojekte prüfen sollen. In der Bauindustrie hat sich der… …Fragestellungen zu entwickeln. Der Leitfaden wurde entwickelt, da das Claimmanagement eine hohe wirt- schaftliche Bedeutung für jedes Unternehmen hat. Der… …durchschnittliche An- teil des Claimvolumens liegt teilweise bei (weit) über 5 % des Projektbudgets und somit in der Größenordnung der Zielmargen für die… …bestehenden Vertrag abge- schlossen wird. In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil B sind die rechtlichen Anspruchsgrundlagen und Regeln… …, Aufbereiten und Verfolgen vertraglich relevanter Ansprüche sind primäre Ziele des Claimmanagements. Bearbeitungszeiten bzw. Durchlaufzeiten für Nachträge sind… …Auftragnehmers. Das Ziel ist es, für beide Sei- ten die beim Vertragsabschluss nicht vorhersehbaren Ereignisse im Projekt- ablauf einvernehmlich zu lösen. Keiner… …zu privaten Auftraggebern grundsätzlich verpflichtet, sich an das Vergaberecht wie z.B. VOB Teil A, Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Organisation

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …16 3 Organisation 3.1 Aufbauorganisation Zur Festlegung einer Aufbauorganisation bedarf es der Definition der Rollen im Claimmanagement für das… …Unternehmen und für jede Phase eines Pro- jekts. Danach ist für alle Beteiligten festzulegen: � Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) �… …Rechtsabteilung � Controlling, Risikomanagement, Compliance � Geschäftsführung/Vorstand Die zentrale Verantwortung für das Claimmanagement sollte unternehmens-… …zentralen Claimmanagements ausfüllen kann und eine Kostenverantwor- tung für das Projekt trägt, sollte verantwortlich sein. Um das Claimmanagement in der… …. Aufbauorganisation 17 Beispiel des Inhaltsverzeichnisses eines Leitfadens für das Claimmanage- ment (Linien- bzw. Projektorganisation): 1. Allgemeines 1.1… …Ablauforganisation für das Claimmanagement mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) definiert, die alle Prozessbeteilig- ten umfasst. Dies gilt sowohl für… …die Linien- als auch für die Projektorganisa- tion. Fragen: � Welches Organisationsschema mit Verantwortungsmatrix (Pflichten hin- sichtlich… …Verantwortung, Mitwirkung, Information und Zustimmung) ist für das Claimmanagement vorgegeben? � Sind für alle vom Claimmanagement betroffenen Einheiten und… …vorhanden ist und/oder Kapazitäten und Fachwissen fehlen. Die externen Planungsbüros tragen normalerweise keine Budgetver- antwortung für die… …Planungsbüros – spezielles Know-how in der Claimbewertung besitzen. Dies gilt insbesondere Externe Claimmanager 23 für die rechtliche Prüfung der…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Lessons Learned

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Verbesserungen für die Claim-Prozessabläufe wurden erkannt? � Wie ist sichergestellt, dass die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen und die…
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  Beschaffungsstrategien

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Praxis werden üblicherweise mehrere Beschaffungsstra- tegien angewendet. Für einzelne Beschaffungsumfänge, wie z. B. bei Produk- tionsmaterial, kann eine… …Beschaffungsstrategien inhaltlich beschrieben,7) mit Praxisbeispielen veranschaulicht sowie für die praktische Revisionsarbeit konkrete Prüfungsfragen aufgeführt. Kap… …Beschaffungsstrategien sollte den Revisoren bewusst sein, dass bei der Verwendung empfohlener Prüfungsfragen ergänzend ein tiefge- hendes Verständnis für die Struktur und… …, München 1997; M. Büsch: Praxishandbuch Strategischer Einkauf – Methoden, Verfahren, Arbeitsblätter für professionelles Beschaffungsmanagement, 3. Auflage… …Mehrwert für die Beschaffung/den Einkauf und für das Unternehmen leisten. Ferner kommt dies dem Image der Internen Revision zugute. 2.2 Überblick über… …Rücknahmeklauseln oder des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes). Möglich ist auch die Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten (z. B. Risikobewertung für… …Risikobeherr- schungsmaßnahmen könnte ein Input für die TLC- bzw. TCO-Betrach- tung sein. 8) Ist sichergestellt, dass nach der Risikoidentifikation entsprechende… …prä- ventive und reaktive Maßnahmen eingeleitet werden? 9) Sind die eigenen Mitarbeiter fachlich, kulturell und sprachlich für den je- weiligen globalen… …, geringerer Aufwand für Lieferantenbeurteilun- gen) als auch die Logistikkosten (z. B. Aufwand für Verwaltung von Sachnummern verringert sich, Kosten für… …Beispiel für Systemlieferanten wird nachfolgend genannt: Bis- her wurde Büromaterial oder Werkzeuge bei vielen einzelnen Händlern ein- gekauft. Stattdessen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …sich um einkaufsübergreifende Themen handelt. 3.2 Zuständigkeit für die Einkaufsfunktion Die Einkaufsfunktion ist grundsätzlich vollumfänglich dem… …Einkaufsbereich und dessen Mitarbeitern zugeordnet. Für bestimmte, eindeutig zu definieren- de Einkaufsumfänge kann es jedoch fachlich erforderlich oder… …Einkaufsbereich abgewickelt werden soll- ten, sondern direkt durch hierfür definierte Fachbereiche. Mögliche Gründe für eine derartige Delegation von… …, Gebühren von Behörden). � Für die Lieferantenauswahl benötigtes spezielles Know-how ist im Ein- kauf nicht vorhanden (z. B. Auswahl eines Rechtsanwaltes für… …möglich ist (z. B. Beauftragung eines Abschleppdienstes für Firmenfahrzeuge im Pan- nenfall). � Der Lieferant wird vom Fachbereich vorgegeben (z. B… …. Auswahl des Ab- schlussprüfers, Festlegung des Trainers für eine Bildungsmaßnahme durch den Fachbereich). Bei der Übertragung derartiger Einkaufsumfänge… …, Vertrags- erstellung, Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) etc.) unerfahrene Fach- bereichsmitarbeiter rechtserhebliche Erklärungen für das Unternehmen ab-… …schließen. Insofern ergibt sich die Notwendigkeit, die Berechtigung für die Ausführung von Kleinbetragsbestellungen und Sonderkäufen auf bestimmte… …eingekauft wer- den dürfen? Werden die Entscheidungen im Einkaufsbereich nachvollziehbar dokumentiert? 2) Besteht Klarheit für alle Prozessbeteiligten… …in der Orga- nisation bekannt? Gestaltung des Einkaufsbereiches 39 3) Besteht, falls die Einkaufsfunktion für bestimmte Umfänge an Fachberei- che…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Bereichen a) und b) steht die Marktbeobachtung mit dem Ziel im Vor- dergrund, für die einzelnen Material-/Warengruppen jeweils neue potenzielle Lieferanten… …in das entsprechende Lieferanten-Set für künftige Vergaben auf- zunehmen. Die Bereiche c) und d) befassen sich mit Lieferanten, mit denen eine… …ist individuell für das jeweilige Unternehmen und seine Tätigkeitsfelder zu gestalten. Grundlage sind insbesondere die bestehenden… …des DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie des Bundes- amts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Publikationen zum IT- Grundschutz… …(BSI-Standard 100-1 bis 100-4), z. B. BSI-Standard 100-1: Ma- nagementsysteme für Informationssicherheit. Prüfungsfragen: 9) Existiert eine ordnungsgemäße… …(formell und inhaltlich) vertragliche Ba- sis für die Nutzung des IT-Tools für das Lieferantenmanagement? Sind darin auch weitere Dienstleistungen (wie z. B… …, Integrität, Verfügbarkeit, Ver- bindlichkeit)? 13) Sind die Verantwortlichkeiten für die Administration des Systems so- wohl technisch als auch… …. mit einem Fachmann (z. B. Administrator, Key-User) zu besprechen bzw. zu lösen (fachspezifische Beratung für technische, aber auch prozes- suale… …bestehenden Autorisierungs- und Genehmigungserfordernisse berücksichtigt werden? 18) Werden die gängigen Formate für den Datenaustausch mit Lieferanten oder… …Lieferantensuche und -identifikation Die Lieferantensuche und -identifikation dient insbesondere dazu, für die be- nötigten Material- oder Warengruppen neue…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Rechtslage notwendig. Dies kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Für eine Beauftragung werden i. d. R. folgende Varianten verwendet: � Rahmenvertrag… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder… …berücksichtigt? 4) Gibt es eine Laufzeitbegrenzung für den Rahmenvertrag? Hinweis: Die Laufzeit sollte überschaubar und dem Beschaffungsumfang angemessen sein… …. Bei Produktionsmaterial werden z. B. für den Zeitraum der Serienfertigung eines Fahrzeuges häufig Life-Cycle-Verträge abge- schlossen. Zu vermeiden ist… …definiert? Wird die Einhaltung dieser Werte systematisch überprüft? Welcher Bereich ist für die Überwachung zuständig? Wird bei einer Überschreitung der… …speziell zur Einzelbestellung: 16) Werden Lieferanten mit Einzelbestellungen beauftragt, für die aufgrund der Häufigkeit ein Rahmenvertrag mit Abrufen… …Bestellung eine genehmigte Initiierung, z. B. eine BANF aus einem Fachbereich zugrunde? 18) Werden für definierte Fälle (z. B. Notsituationen wie eine…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …einer klassischen Wareneingangsprüfung. Voraussetzung für die Leistungsaner- kennung ist, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über eine ausreichende… …Zeit das Ergebnis nicht mehr sichtbar bzw. wird durch eine erneute Reinigung überlagert.27) Da 27) Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision… …von Stundennachweisen nicht durchführbar. Unabhängig davon, ob es sich um eine Sach- oder Dienstleistung handelt, ist Voraussetzung für eine… …Anforderungen überein, so ist der Auftragneh- mer gewährleistungspflichtig. Der dem Leistungsverhältnis zugrunde liegen- de Vertrag bildet die Grundlage für eine… …mindern, vom Vertrag zurückzutreten und ggf. sogar Schadensersatzforderung geltend zu machen. Eine vergleichbare Norm für Dienstleistungen existiert nicht… …von Lieferanten für eine Ausschreibung (vgl. Kap. 6.1) bzw. zur An- gebotsbewertung (vgl. Kap. 7.3) nützliche Informationen liefern. Ferner be- steht… …. Prüfungsfragen: (A) Organisatorische Eingliederung und Vorgaben zur Leistungsanerken- nung 1) Wer ist im Unternehmen (kann im Einzelfall variieren) für die… …berücksichtigt? 5) Gibt es konkrete Vorgaben zur Einhaltung von Fristen für die Leistungs- anerkennung? Hinweis: Dies ist insbesondere dann bedeutsam, wenn… …bei Projekten ein Bestellobligo28) geführt? 10) Haben die für die Leistungsanerkennung verantwortlichen Mitarbeiter Zugang zu allen prüfungsrelevanten… …. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/ Archiv/82504/bestellobligo-v7.html Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 126 12) Liegen für erbrachte Dienstleistungen (gilt auch für…

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