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  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …37 3 Organisation der Beschaffung 3.1 Vorbemerkung Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so… …zuzuordnen, dass die sachgerechte und effiziente Er- füllung dieser Aufgaben gewährleistet wird. Die Aufgabenzuordnung im Einzelnen und die wichtigsten… …, unternehmenseinheitlich zu bestimmenden Verfahrensregeln sind Gegenstand der Beschaffungsrichtlinien, der Arbeits- anweisungen und der Unterschrifts- sowie… …der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Ein- kaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die… …folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforga- nisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B… …Einkaufsbereich und dessen Mitarbeitern zugeordnet. Für bestimmte, eindeutig zu definieren- de Einkaufsumfänge kann es jedoch fachlich erforderlich oder… …Beschaffungsumfängen, bei denen der Ein- Organisation der Beschaffung 38 kaufsbereich hinsichtlich Lieferantenauswahl und Preisverhandlung keinen oder nur einen… …Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortung (AKV) aller Prozess- beteiligten klar abgegrenzt und in einer Arbeitsanweisung beschrieben sind. Zur Vermeidung von Missbrauch sowie von… …schließen. Insofern ergibt sich die Notwendigkeit, die Berechtigung für die Ausführung von Kleinbetragsbestellungen und Sonderkäufen auf bestimmte… …Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen einzuschränken und diese in geeigneter Art und Weise zu schulen. Prüfungsfragen: 1) Ist klar definiert und dokumentiert…

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  Lieferantenmanagement

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  …57 4 Lieferantenmanagement 4.1 Einführung Die Globalisierung erschließt den Unternehmen neue Markt- und Absatz- chancen. Gleichzeitig setzt sie… …beauftragende Unternehmen in den klassischen Zielkonflikt zwischen der Konzentration auf möglichst wenige Zulieferer zur Erzielung von Einkaufs- vorteilen und… …der Abhängigkeit von eben diesen gerät (vgl. hierzu Kap. 2.2, insbesondere Strategie Nr. (1) Single Sourcing und (4) Modular Sourcing/Sys-… …temlieferanten). Dieser Zielkonflikt hat die Unternehmen bewogen, die reine Lieferanten- Kunden-Beziehung strategischer auszurichten und einen standardisierten… …und systematischen Prozess des Lieferantenmanagements zu entwickeln. Hierbei handelt es sich um ein strategisches Instrument zur Identifizierung… …, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten. Neben der Reduzierung der Be- schaffungskosten umfasst die Zielsetzung der Unternehmen auch die Opti- mierung der… …eigenen Prozesskosten während der Leistungserbringung, die Reduzierung von Beschaffungsrisiken und die Erhöhung der Qualität der zu beschaffenden Produkte… …Lieferantensuche und -identifikation b) Lieferantenqualifizierung und -auswahl c) Lieferantensteuerung d) Lieferantenbewertung und -entwicklung. Bei den… …Bereichen a) und b) steht die Marktbeobachtung mit dem Ziel im Vor- dergrund, für die einzelnen Material-/Warengruppen jeweils neue potenzielle Lieferanten… …in das entsprechende Lieferanten-Set für künftige Vergaben auf- zunehmen. Die Bereiche c) und d) befassen sich mit Lieferanten, mit denen eine…

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  Bestellanforderungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …schlanke und sichere Arbeitsabläufe zu realisieren, sollte ein systemgestütztes Genehmigungsver- fahren genutzt werden. In vielen Unternehmen wird nicht… …Lieferanten abgeschlossenen Rahmenvertrags wird durch die Disposition der Materialbedarf ermittelt und per Lieferabruf direkt beim jeweiligen Lieferanten… …, Dienstleistung, Bauleistung etc.) in einer definierten Quantität und Qualität zu einem vorge- gebenen Zeitpunkt an einem bestimmten Ort zur Verfügung steht… …. Dabei erfüllt die BANF mehrere Zwecke: Einerseits gibt sie Aufschluss über wichtige organisatorische und buchhaltungsrelevante Daten wie die Kosten- art… …, den Aussteller, den Anforderer (Bedarfsträger) sowie dessen Kostenstelle und führt die beziehende (zu belastende) Kostenstelle (z. B. Abteilung oder… …Bestellanforderungen 76 Projekt) auf. Andererseits soll die BANF möglichst umfassende und exakte Informationen über die zu beziehenden Waren und/oder Dienstleistungen… …Einholung von Angeboten und mit Kenntnis des voraussichtlichen Bestellvolumens kann vermeiden, dass Freigabeprozesse mehrfach durchlaufen werden müssen… …Überlegung ist unternehmensspezifisch oder auch z. B. warengruppenspezifisch zu prüfen und bei der Definition der Prozesse zu berücksichtigen. Für diesen… …den Be- darfsträger vorliegt und kein unberechtigter Mitarbeiter eines Fachbereichs beim Einkauf die Angebotseinholung auslösen kann. Im Folgenden… …werden exemplarisch Bedarfsträger und einige Grundlagen zur Bedarfsermittlung aufgeführt: Bestellanforderungen 77 a) Disposition Das zu…

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  Angebotseinholung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …Aktuelle Lieferantenbeurteilung aus bestehenden Geschäftsbeziehungen, wie z. B. hinsichtlich Liefertreue, Qualität und Flexibilität. � Derzeitige… …. Den Lieferanten wird ein grober Überblick über die beabsichtigte Beschaffung ge- geben und anhand von vorgefertigten Checklisten, Formblättern und… …Eigen- erklärungen werden Interesse und Eignung der Interessenten erfragt. Die Lieferanten können im Vorfeld abschätzen, ob sie Interesse an dem Ver-… …gabeverfahren haben (Eignung, Inhalt, Volumen, Kapazitäten etc.) und ob der Aufwand einer Angebotsausarbeitung wirtschaftlich sinnvoll ist. Auf diese Weise kann… …der Auftraggeber mit tatsächlich belastbaren Angebo- ten durch interessierte und qualifizierte Bewerber rechnen, spekulative An- gebote sind dann die… …Ausnahme. Gut gewählte Eignungskriterien können im Bedarfsfall die „Spreu vom Weizen trennen“. Bei der Festlegung von Auswahlkriterien ist – und dies gilt… …grundsätzlich – aus Revisionssicht darauf zu achten, dass diese zweckmäßig definiert werden und nicht dazu dienen, einen Wunschlieferanten zu bevorzugen… …auch Lieferan- ten und Dienstleister anschließen können. Die Präqualifizierungssysteme sollten ebenfalls hinsichtlich der aufgeführten Kriterien geprüft… …. Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung 85 Prüfungsfragen: 1) Sind in Abhängigkeit vom jeweiligen Beschaffungsobjekt und -volumen verbindliche…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …93 7 Angebotsbearbeitung und Vergabe- entscheidung 7.1 Angebotseingang Für eine Vergabe unter Wettbewerb ist ein vollständiger und… …ten bekannt und an andere Bieter weitergegeben werden. Dadurch könnten Lieferanten über Konkurrenzangebote informiert werden, um ihr noch abzu-… …Regelung, wie und bei wem die Angebote eingehen sowie hinsichtlich der Öffnung der Angebote. Hierzu existieren z. B. folgende Möglichkeiten: � Eingang bei… …unter Wahrung des Vier-Augen-Prin- zips. Eingang und Öffnung der Angebote werden schriftlich protokolliert. (b) Regelung, wie mit Angeboten umzugehen ist… …Auftraggebern ist oder in be- gründeten Fällen Ausnahmen zulässt. Das Zulassen von Ausnahmen ist je- doch kritisch zu sehen: Angebotsbearbeitung und… …Vergabeentscheidung 94 � Werden Ausnahmen zur Regel wird die Vorgabe des Abgabetermins ad ab- surdum geführt und die Lieferanten messen dem Abgabetermin keine Be-… …deutung mehr zu. � Bei den Ausnahmefällen besteht das Risiko, dass der Bieter mit dem ver- späteten Angebot Kenntnis von den anderen Angeboten hatte und… …verschlossener Form vorliegen? 2) Wird der Eingang der Angebote dokumentiert (z. B. mit Datum und Uhr- zeit), um zum Öffnungstermin zu erkennen, ob auch alle… …schließen die gesetzlichen Vor- gaben eine derartige Regelung aus. 10) Falls eine derartige Regelung existiert, ist diese inhaltlich zweckmäßig und von den… …eingegangenen Angebote zu gering ist? Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung 96 7.2 Angebotsvergleich Die zu vergleichenden Angebote müssen aktuell…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …wählten Lieferanten. Eine schriftliche Beauftragung ist aus Gründen der Ein- deutigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie zum Erreichen einer sicheren… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Liefer-/Leistungsumfang mit den geforderten Eigenschaften (Qualitätsan- forderungen) � Vertragsdauer und Kündigungsfrist � Preise, ggf. Preisgleitklauseln �… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Andererseits werden bei Rahmenverträgen mit Abruf alle erforderlichen Ver- einbarungen – bis auf Zeitpunkt und Menge der einzelnen Leistungsumfänge – konkret… …und damit bessere Preise erzielt werden können. Aufgrund dieser Vorteile kann (oder sollte) im Einkaufsbereich zunehmend das Ziel bestehen, bei… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …begründeten Fällen nach einer Verhand- lung durch den Einkaufsbereich – und nur durch diesen – durch einen Bestell- zusatz erweitern bzw. ändern (vgl. Kap. 8.6)… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …123 9 Leistungsanerkennung und Rechnungs- prüfung 9.1 Leistungsanerkennung und Reklamation Die mit einem Lieferanten durch Kauf-, Werk- oder… …Umfang in Rechnung zu stellen. Wesentlich ist die Kongruenz von Bestellung und Waren- bzw. Leistungserhalt. Im Austauschverhältnis zwischen Auftrag- geber… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …Informationsgrundlage verfügen (Auftrag/Bestellinformation) und die Leis- tungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können. Handelt es sich beim… …zeitgleiche Kontrolle der Dienstleistung selten möglich und nicht immer sinnvoll und zulässig ist, fallen Leistungser- bringung und Leistungsanerkennung… …, Arbeitskreis Revision der Beschaffung: Revision der Beschaffung spezieller Dienstleistungen – Beratung, Marketing, IT-Outsourcing und Reinigung, Band 55 der… …DIIR-Schriftenreihe, Berlin 2015, S. 88. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 124 i. d. R. die Vergütung von Dienstleistungen in Abhängigkeit von den…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …Einkauf neue und moderne IT-Systeme zur Verfügung, die ihn bei seinen Beschaf- fungsaktivitäten (auch international) unterstützen. Die Möglichkeiten von e-… …C-Materialien (Materialien mit hohem Mengenvolumen und niedrigem Wert) im Fokus von e-Procurement- Aktivitäten, werden mittlerweile auch komplexere Güter bzw… …e-Procurement-Plattformen (z. B. Kataloge) sind geeignet, häufig wiederkehrende manuelle Tätigkeiten zu unterstützen, somit zu ver- einfachen und effektiver zu gestalten… …sich mit ihnen neue Mög- lichkeiten der Angebotseinholung und Einkaufsverhandlung. 30) Vgl. statista – das Statistik-Portal… …Nutzung von e-Procurement-Syste- men eine Standardisierung und damit Vereinfachung sowie eine Beschleuni- gung ihrer Beschaffungsprozesse und -aktivitäten… …gestaltet und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben (Bsp. Funktionstrennung, Bestellwertgrenzen) kann systemseitig sichergestellt werden. Durch eine… …Ausstattung (Soft- ware, Schnittstellen, Systemintegration, Installation) sowie Lizenzkosten (Grundgebühren, wertabhängige Gebühren), Providerentgelte und… …Katalogbestell- und Online Bidding-Systemen. Nachfolgende Abschnitte befassen sich mit den gängigen Systemen für e-Procurement. Sie geben Hinweise auf prüfre-… …levante Themen sowie besondere Risiken, die sich durch die Nutzung der Systeme ergeben. 10.2 Organisatorische Rahmenbedingungen 10.2.1 Auswahl und… …erreichen will und wie das System betrieben werden soll. Wenn das e-Procurement-System selbst betrie- ben wird, sind entsprechende Kapazitäten im Unternehmen…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile, Handelswaren und Investitionsgüter) ist der Einkauf regelmä- ßig auch mit der Beschaffung von Dienstleistungen… …ergeben haben � im Zuge eines straffen Kostenmanagements Fixkostenblöcke variabilisiert und dadurch Flexibilität gewonnen werden soll. Zu derartigen… …. Personalabrechnung, Finanzbuchhaltung) � Management-, Strategie- und Prozessberatung � Rechtsberatung. Dienstleistungen sind häufig dadurch gekennzeichnet, dass sie… …verschiedener Funktionen abhängig sind und der voraussichtliche zeitliche Arbeitsumfang vor Auftragsvergabe nicht immer eindeutig planbar ist. Ferner können sie… …oft nur qualitativ bewertet werden. Zur Vermeidung von Risiken und finanziellen Nachteilen kommt daher einer effektiven Ge- staltung der… …Leistungsbeschreibung, Vertragsgestaltung und Leistungsüber- prüfung eine besondere Bedeutung zu. Die Leistungsüberprüfung muss durch Mitarbeiter vorgenommen werden… …, welche die Leistungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können (vgl. hierzu auch Kap. 9.1). Prüfungsfragen: 1) Wird vor Vergabe einer… …Konzerngesellschaften wie zwei unabhängige Dritte)? 2) Ist eine abteilungsübergreifende Funktionstrennung bei Ausschreibung und Vergabe eingerichtet (d. h., besteht… …eine Funktionstrennung zwi- schen ausschreibender und leistungsempfangender Abteilung)? Sind die Verantwortungsbereiche und Schnittstellen klar… …Berücksichtigung der örtlichen und orga- nisatorischen Gegebenheiten vor? 4) Sind vorherige Besichtigungen der örtlichen Gegebenheiten vorgeschrie- ben, sofern…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Sicherstellung der Lieferfähigkeit essenziell, dass die dazu gehörenden Prozesse eindeutig definiert und dokumentiert sind. Aufga- ben, Kompetenzen und… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …Verfahrensanweisung zu erstellen, die sich sowohl mit den Vorgaben bezüglich vertraglicher Mindestanforderungen als auch mit den bilanziellen, steuerlichen und… …sinnvoll, Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um das Lieferantenwerkzeug zu erwerben (z. B. Sicherung der Exklusivität) und einen Prozess… …und zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten und in die Entscheidung mit einzubeziehen. Zollrechtliche Relevanz entsteht z. B. für Teile, die aus… …einem Werkzeug im Eigentum des Belieferten vom Lieferanten produziert werden und danach länderübergreifend konzernintern weiterverkauft werden. Dabei… …ist sicherzu- stellen, dass die Werkzeugkosten anteilig im Teilepreis enthalten sind, da die- ser sonst zu niedrig wäre und das Unternehmen sich dem… …Folgebeschaffung und Ersatzbeschaffung zu treffen. Um eine ordnungsgemäße Bestandsführung sicherstellen zu können, muss die jährliche Besitzbestätigung vom…

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