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  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Vollmachtenregelung. Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von… …wirtschaftlich sinnvoll sein, diese an die Fachbereiche zu übertragen. Derartige Umfänge sind z. B.: (1) Kleinbetragsbestellungen Es ist zu analysieren, ob es… …Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen einzuschränken und diese in geeigneter Art und Weise zu schulen. Prüfungsfragen: 1) Ist klar definiert und dokumentiert… …auf diese Herausforderungen vorbereitet und dafür ent- sprechend Kapazität sowie Know-how bereitstellt. Prüfungsfragen: 1) Ist eindeutig geregelt… …Bereiche die relevanten Schnittstellen miteinander abstimmen und gemeinsam definie- ren. Prüfungsfragen: 1) Ist die Richtlinienkompetenz des zentralen… …tätig sind. Insofern sind bei einer Prüfung dieser Teilprozesse die nachfolgenden Prüfungsfragen ent- sprechend anzuwenden. Prüfungsfragen: 1) Bestehen… …kaufsfunktionen in den Fachbereichen usw., � relevante vor- und nachgelagerte Systeme inklusive der vorhandenen Schnittstellen. Prüfungsfragen: 1) Wird eine… …. Prüfungsfragen: 1) Wird der Genehmigungsprozess für Bestellungen systemseitig unter- stützt, z. B. durch Vergabe von Berechtigungen und Höchstgrenzen? 2) Kann… …vorgenommen werden können, um Mani- pulation zu vermeiden. Prüfungsfragen: 1) Existiert ein Berechtigungskonzept? 2) Sind Rollenkonflikte definiert? Werden… …Umsetzung entsprechend einzufor- dern. Prüfungsfragen: 1) Werden Änderungen der Bestellungen, insbesondere bei Änderungen von Bestellpreisen und…

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  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …der Abhängigkeit von eben diesen gerät (vgl. hierzu Kap. 2.2, insbesondere Strategie Nr. (1) Single Sourcing und (4) Modular Sourcing/Sys-… …, Logistik, Qualität) die Grundlagen und Vorgaben zu kommunizieren und deren Einhaltung zu über- wachen. Prüfungsfragen: 1) Basieren die Inhalte des… …. Prüfungsfragen: 1) Welche Konzepte existieren für eine systematische Marktbeobachtung? 2) Welche Vorannahmen trifft der Einkauf, um die Suche nach potenziellen… …Lieferanten den Status „qualifiziert“ er- halten können. Prüfungsfragen: 1) Ist sichergestellt, dass mit allen identifizierten Lieferanten Kontakt auf-… …Lieferanten sind folgende Prüfungsfragen relevant. 1) Gibt es einen definierten Prozess zur Integration eines neuen Lieferanten? Werden dem Lieferanten die… …das Unternehmen, Veranlassung und Um- setzung von Verbesserungsmaßnahmen bei einem Lieferanten, Trennung von einem Lieferanten. Prüfungsfragen: 1…

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  Bestellanforderungen

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  …Einkaufs direkt einen Lieferanten zu beauftragen (vgl. hierzu Kap. 3.2, Absatz (1) Kleinbetrags- bestellungen). Als weiteres Instrument zur Initialisierung… …. Prüfungsfragen: 1) Liegt eine vollständige, eindeutige und aktuelle Beschreibung des BANF-Prozesses (unter Berücksichtigung der verschiedenen BANF-Ar- ten) mit…
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  Angebotseinholung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …. Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung 85 Prüfungsfragen: 1) Sind in Abhängigkeit vom jeweiligen Beschaffungsobjekt und -volumen verbindliche… …die Angebote im Vier-Augen-Prinzip und nicht vor einem definierten Zeitpunkt geöffnet werden. Prüfungsfragen: 1) Ist der Ausschreibungsprozess zur…
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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …dem Abgabetermin geöffnet werden, sind z. B. folgende Maßnahmen möglich: (1) Posteingang bei einer zentralen Sammelstelle. Die Angebotsunterla- gen… …Abhängigkeit von der Höhe des Auftragswertes – als Grundlage für die Vergabeentscheidung min- destens vorliegen müssen. Prüfungsfragen: 1) Bei welcher Stelle… …Frage stellen würden, anderenfalls kann und sollte eine erneute Eignungsfeststellung erfolgen. Prüfungsfragen: 1) Werden die einzelnen Angebote… …, die aber im Angebot durch sehr günstige Konditionen die Gesamtbewertung beeinflussen. Prüfungsfragen: 1) Ist sichergestellt, dass bei der… …Voraussetzung, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu ge- währleisten. Prüfungsfragen: 1) Bestehen Regelungen, welche die Zuständigkeit für die…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder… …nachvollziehbar zu dokumentieren. Nutzung von Standardverträgen 109 Prüfungsfragen: 1) Existiert eine Prozessbeschreibung/Arbeitsanweisung zur Erstellung und… …Eindeutigkeit � Richtigkeit � Zweckmäßigkeit. Prüfungsfragen: 1) Erfolgt eine qualifizierte Prüfung der Vertragsvereinbarungen hinsicht- lich deren… …Mitarbeitern einer bestimmten Abteilung zugeordnet werden. Prüfungsfragen: 1) Besteht eine schriftliche und eindeutige Vorgabe hinsichtlich der Unter-… …: 1) Gibt es eine Regelung zum Einholen von Auftragsbestätigungen? 2) Ist vorgesehen, in allen Fällen Auftragsbestätigungen anzufordern, auch bei… …Anpassungen sind zu überprüfen, zu genehmigen und zu dokumen- tieren. Prüfungsfragen: 1) Gibt es Vorgaben (z. B. Verantwortlichkeiten, Wertgrenzen, Dokumenta-… …Teilegewicht sowie dem Anteil des Rohstoffes am Teilegewicht. Prüfungsfragen: 1) Ist für einzelne Lieferungs- und Leistungskategorien festgelegt, ob Prei-… …Wie wird sichergestellt, dass die hinsichtlich der Umsetzung von Prei- sanpassungen erforderlichen Vertragsvereinbarungen (vgl. Fragen 1 bis 8)… …solcher Vereinbarungen können sich finanzielle Nachteile und/oder wirt- schaftliche Risiken ergeben. Prüfungsfragen: 1) Besteht eine Vorgabe hinsichtlich… …Beschaffungsprozess mit entspre- chenden Dokumenten (papiermäßige und elektronisch erfasste Dokumente) befasst sind. Prüfungsfragen: 1) Bestehen Vorgaben…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …. Prüfungsfragen: (A) Organisatorische Eingliederung und Vorgaben zur Leistungsanerken- nung 1) Wer ist im Unternehmen (kann im Einzelfall variieren) für die… …und Vorgaben zur Rechnungsprüfung und -freigabe 1) Wie ist die rechnungsprüfende Funktion im Unternehmen organisato- risch eingegliedert? Ist eine…
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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …: 1. Allgemeingültige Themen, wie organisatorische Rahmenbedingungen oder Zugriffsberechtigungen, die alle e-Procurement-Systeme betreffen, werden… …nisatorische Implementierung beginnen. Prüfungsfragen: 1) Sind die Ziele für die Einführung eines e-Procurement-Systems eindeutig festgelegt und können diese… …, Budgetausschöpfungsgrad sowie besondere Waren- eigenschaften (z. B. Gefahrgut, sicherheitsrelevante Waren) sein. Prüfungsfragen: 1) Liegt ein genehmigtes… …Bestellung, der Liefe- rung (Wareneingang) und der Rechnung systemseitig abgeglichen werden. Organisatorische Rahmenbedingungen 139 Prüfungsfragen: 1… …. Prüfungsfragen: 1) Existiert ein bedarfs- und stellenorientiertes Schulungskonzept? Berück- sichtigt es alle im Unternehmen erforderlichen Sprachen? Ist es… …: 1) Hat das Unternehmen die Nutzung des e-Procurement-Systems in den ei- genen „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ oder „Allgemeinen Einkaufs-… …archiviert werden. Prüfungsfragen: 1) Werden die Zugriffe auf das e-Procurement-System festgehalten? Hinweis: Zugriffe sind z. B. Anmeldung und Abmeldung… …nachgehalten werden. Prüfungsfragen: 1) Wurde im Rahmen der Systemauswahl und -implementierung eine Wirt- schaftlichkeitsrechnung erstellt? Werden die in der… …: https://de.statista.com/statistik/kategorien/ kategorie/10/themen/81/branche/b2b-e-commerce/ Katalogbestellsysteme 145 Prüfungsfragen: 1) Existiert ein Plan zum Ausrollen der… …effizient dargestellt werden, um dem Einkauf die Möglichkeit zu geben, bei unvereinbarten Änderungen eingreifen zu kön- nen. Prüfungsfragen: 1) Sind die…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …, welche die Leistungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können (vgl. hierzu auch Kap. 9.1). Prüfungsfragen: 1) Wird vor Vergabe einer… …Arbeitnehmerüberlassung 177 überlassen (vgl. § 1 Abs. 1 AÜG). Beispiel: Urlaubsbedingte Vertretung einer Sekretärin, Kassenkräfte, Logistikmitarbeiter. Sowohl beim… …nehmerüberlassungsgesetz nur gestattet, wenn der Verleiher im Besitz einer durch die Agentur für Arbeit (Bundeslandebene) erlassenen Erlaubnis ist (§ 1 AÜG). Ferner ist… …deutsch-ausländischen Gemeinschaftsunternehmen), wobei jeweils bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen (§ 1 Abs. 3 AÜG). Seit dem 01. 04. 2017 ist das neue… …entsprechende Prüfungsfragen abzuleiten. (A) Prüfungsfragen zur ordnungsgemäßen Nutzung von Werk- und Dienstver- trägen 1) Werden die Verträge zentral oder… …und deren Ermittlung beachtet (vgl. § 1 Abs. 1b AÜG)? 15) Werden der vom Verleiher überlassenen Person die gleichen wesent- lichen Arbeitsbedingungen… …sitzt, Arbeitnehmer tätig werden lässt, kann mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 € belangt werden (§ 16 Abs. 1 Nr. 1a AÜG). Ferner fingiert das Gesetz… …ausgeschlossen werden kann. Prüfungsfragen: 1) Wird vor der Beauftragung bzw. der Verlängerung bestehender Verträge einzelner Freiberufler eine mögliche… …und Pflichtenheft als Basis für die Leistungsabnahme erstellt werden). Prüfungsfragen: 1) Wie sollen während der Leistungsphase zusätzlich erbrachte… …: (1) Wirkt der Auftraggeber bei der agilen Entwicklung mit, stehen ihm dann u. U. bereits Rechte am Produkt zu? (2) In welchem Rechtsverhältnis werden…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

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  …tragspartner umsetzbar sind (Verschrottung, Verkauf). Hierin ist auch der Verbleib etwaiger Verschrottungserlöse zu regeln. Prüfungsfragen: 1) Existiert eine…