Bei den GoBD handelt es sich um die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff”. Die Anwendung der Neufassung, die das BMF mit Stand 11. Juli 2019 (Az.: IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) am 18. Juli veröffentlicht hatte (siehe dazu den Vorbericht), wurde wenige Tage später ausgesetzt. Nun aber wurde mit BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Az.: IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) die endgültige Fassung herausgegeben. Das neue BMF-Schreiben tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2020 an die Stelle des entsprechenden BMF-Schreibens vom 14. November 2014. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige diese Grundsätze auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1. Januar 2020 enden.

Ergänzendes Informationsblatt zur Datenträgerüberlassung

Zusätzlich hat das BMF ein Schreiben (ebenfalls vom 28. November 2019) mit ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung im Zusammenhang mit den GoBD erlassen, um insbesondere kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) eine Hilfestellung bei der Datenträgerüberlassung zu geben. Hintergrund ist, dass die GoBD vorsehen, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten an sich – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Da die angeforderten Strukturinformationen jedoch vor allem in KMU häufig nicht bekannt sind und die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, hat das BMF entsprechende Informationen bereitgestellt. Thematisiert werden dazu der Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung, die Digitale LohnSchnittstelle sowie weitere unterstützte Dateiformate der Prüfsoftware IDEA (z.B. ASCII, Excel, SAP/AIS, AS/400). Bei passwortgeschützten Dateien ist es erforderlich, das Kennwort anzugeben.

Mobile Erfassung von Papierbelegen

Wichtig ist jedenfalls unverändert, dass mit der Neufassung insbesondere die mobile Erfassung (Fotografieren, Ablichten) und Sicherung von Papierbelegen mittels Smartphones oder Tablets (in Verbindung mit mobilen App-Anwendungen) umsatzsteuerlich anerkannt wird. Zu gewährleisten ist allerdings u.a. die Unveränderbarkeit des Dokuments vom Zeitpunkt der Ablichtung bis zur Ablage im Archivspeicher des Unternehmens.

Nähere Informationen und eine erste Kommentierung der GoBD-Neufassung sind im BC-Newsletter vom 28. November 2019 (s. hier) bzw. vom Autor Stefan Groß (Partner der Kanzlei PSP, Steuerberater und Certified Information Systems Auditor (CISA)) unter https://www.psp.eu/artikel/609/neufassung-der-gobd-veroeffentlicht/ verfügbar.

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(ESV/ps)