Hemmnisse der elektronischen Archivierung

Einen Bericht zu dem Projekt "Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken" hat das BMF am 22. August 2014 veröffentlicht (s. dazu hier).

Das Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ soll die Möglichkeiten der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in Unternehmen darstellen sowie die Hemmnisse ermitteln, die aus Sicht der Unternehmen derzeit gegen eine vollständig elektronische Aufbewahrung sprechen. Ferner sollen mögliche Anreize identifiziert werden, mit denen die Umstellung auf die elektronische Aufbewahrung aus Sicht der Unternehmen gefördert werden kann. Dazu wurden 117 Unternehmen und 11 Steuerberater als Experten befragt.

Die am häufigsten genannten Themenbereiche bei den Hindernissen sind erstens der (einmalige und laufende) Aufwand bei der Einführung der elektronischen Aufbewahrung sowie zweitens Unsicherheit darüber, wie eine revisionssichere elektronische Aufbewahrung ausgestaltet werden kann. Diese bezieht sich darauf, wie die rechtlichen Grundlagen und Buchführungsgrundsätze für elektronische Unterlagen zu verstehen und im Unternehmen umzusetzen sind, damit diese Unterlagen von Finanzbehörden und Gerichten akzeptiert werden.

58 % der Befragten geben zudem an, Unterlagen deshalb in Papierform aufzubewahren, weil es sich für das Unternehmen bewährt hat; d. h. der Faktor Gewohnheit stellt ebenfalls ein häufig genanntes Hindernis dar. Weitere häufig genannte Hindernisfaktoren sind Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme sowie deren Anschaffungskosten.

Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern