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• eBook-Kapitel aus dem Buch Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

  Grundsätzliches zu Compliance

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …deren Aufsichtsräte für ihre Schäden einstehen müssen. Die Diskussion um ein Unternehmensstrafrecht1 zeigt, dass nunmehr auch die Unternehmen und nicht… …und zwar weltweit. Als grenz- und branchenübergreifen- des Regelwerk soll die Norm für international einheitliche Rahmenbedingungen bei der Einrichtung… …Compliance 18 Die Compliance-Kultur ist entscheidend für den Erfolg eines funktionierenden Compliance-Managements. Compliance wird dann idealerweise als… …Standard für alle Mitarbeiter auf allen Unternehmensebenen verstanden. Mitarbeiter sol- len sich nach ISO 19600 in jeder erdenklichen Unternehmenssituation… …Unternehmen zugeschnit- ten, sondern definiert Empfehlungen für ein CMS, die von möglichst vielen Or- ganisationstypen genutzt werden können. Hierzu zählen… …wer- den bei der Prüfung von CMS zum Einsatz kommen. Die Norm ist auch von großem Interesse für den Mittelstand, der sich ja zu- nehmend mit dem Thema… …zum Produkt nebst Innovation und technischer Anforderungen so- 4 ausführlich: Fissenewert, Compliance für den Mittelstand 5 so zutreffend Schefold… …, ISO-Compliance Ein internationaler Leitfaden für das Un- ternehmens-CMS, ZRFC 1/15, S. 10 (17) 1. ISO 19600 – Ein offener und flexibler Standard in einem… …stellt sich bereits die erste entscheidende Frage: Wie verträgt sich Fle- xibilität mit Normen, die per se als starr gekennzeichnet sind? ISO steht für… …Bereichen mit Ausnahme der Elektrik und der Elektronik, für die inter- nationale elektrotechnische Kommission (IEC) zuständig ist, und mit Aus- nahme der…

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  Geltungsbereich

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …, Checklisten, die es dem Anwender ermöglichen, für sein eigenes Unternehmen bzw. für einzelne Bereiche zu überprüfen, ob eben dieses Unternehmen bzw. dieser… …ein Leitfaden sein für die Etablierung, Entwicklung, Umset- zung, Bewertung, Pflege und die Verbesserung eines effizienten und zugängli- chen… …Compliance-Management-Systems innerhalb des Unternehmens. Dabei erklärt ISO 19600 die Leitlinie für Compliance-Management-Systeme auf alle Arten von Organisationen für anwendbar…

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  Kontext der Organisation

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 58 4. Kontext der Organisation 4.1 Verstehen der Organisation und deren Kontext Für die Implementierung… …Compliance-Risiken bestimmen, die für seine Zwe- cke relevant sind und die Fähigkeit betreffen, beabsichtigte Ergebnisse eines CMS zu erreichen. Hierbei sollte das… …Probleme wie Compliance-Risiken bestimmen sollte, die für seine Zwecke relevant sind und die Fähigkeit betreffen, beabsichtigte Ergebnisse seines Com-… …Verstehen der Organisation und deren Kontext Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 4.1 Die Organisation hat die für ihre strategische Ausrichtung… …Parteien, die für das CMS relevant sind, sowie die Erfordernisse dieser interessierten Parteien be- stimmen. Checkliste zu 4.2 – Verstehen der Bedürfnisse… …terne Probleme bestimmt, die für beabsichtigte Ziele des CMS relevant sind? Hat das Unternehmen in- terne Probleme bestimmt, die für beabsichtigte… …Parteien, die für das CMS relevant sind, bestimmt? Hat das Unternehmen die Erfordernisse dieser interes- sierten Parteien bestimmt? II. Inhalte und… …Grundsätze von ISO 19600 60 Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 4.2 Die Organisation hat: – die für ihr CMS relevanten interessierten Parteien, – die… …nationalen Regeln, Vorschriften, Werte und Grundsätze verstanden werden, die für Unternehmen gelten und bestim- men, wie diese geführt und überwacht werden… …. Eine entsprechende Empfehlung findet sich seit Juni 2007 für börsennotierte Unternehmen auch im Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) wie- der…

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  Leitung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …auch sämtliche Stakeholder Kenntnis erlangen. Die Verantwortung für Compliance liegt bei der Geschäftsleitung. Die Compli- ance-Organisation stellt… …Führungsqualitäten und Selbstverpflichtung ent- sprechend wie folgt demonstriert werden durch: a) Die Festlegung und Aufrechterhaltung der wichtigsten Werte für die… …strategischen Ausrichtung, den Unternehmenszielen und den Unterneh- menswerten übereinstimmen. Hier wird klargestellt, dass das für ein Compli-… …abzustellen ist. d) Gewährleisten, dass die notwendigen Ressourcen für das CMS zur Verfügung stehen, zugeteilt und zugewiesen werden Die Unternehmensleitung… …wirksam umgesetzt werden104. Kommunikation hat eine zentrale Bedeutung für Compliance. Das klare Be- kenntnis der Geschäftsleitung zur Compliance und die… …Unterstützung von anderen relevanten Management-Funktionen, um die Führungsrolle zu untermauern, die für ihre Bereiche der Compliance- Verantwortung gilt Alle… …den Vorstand und das Top-Ma- nagement, die das ganze Unternehmen durchdringt. ISO 19600 nennt einige Beispiele für die Selbstverpflichtung. 5… …werden; c) die oberste Geschäftsleitung Verantwortung übernimmt, um sicherzustellen, dass die Selbstverpflichtung für Compliance des Unternehmens vollkom-… …deutung einer effektiven Compliance reflektiert und direkten Zugang zur obersten Vorstandsleitung hat; f) Ressourcen für die Festlegung, Entwicklung… …in der Wertigkeit unterhalb von Gesetzen. Richtlinien müssen sich an bestehenden Gesetzen orientieren. Für CMS sind regelmäßig die folgenden…

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  Planung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …6. Planung 107 6. Planung 6.1 Maßnahmen zur Bewältigung von Compliance-Risiken Bei der Planung für das CMS sollte die Organisation die… …die Beurteilung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen. Die Organisation sollte dokumentierte Informationen für den betreffenden Zeitraum über ihre… …für das CMS der Punkt 4.1 berücksichtigt, um Compli- ance-Risiken zu bestim- men? Wurden bei der Planung für das CMS die in 4.2 genann- ten… …und zu überwachen, um Schäden für das Unternehmen durch Haftungsfälle oder Schadensersatzklagen zu vermeiden, seien diese Schäden nun finanzieller Art… …Regeln im Fo- kus stehen. Diese Festlegungen korrespondieren mit den Risiken, die für die Einhaltung der entsprechenden Regeln bestehen und beziehen sich… …Wurden bei der Planung für das CMS die Grundsätze der guten Unternehmensfüh- rung gemäß 4.4 berücksich- tigt? 140 Hesselbach, aaO; ISSN 2192 bis 3515… …einen flexiblen Compliance-Ansatz, der die Defini- tion von unterschiedlichen für das jeweilige Unternehmen genau angepassten Zielen erlaubt… …Unternehmen als Ziele für die Unternehmensentwicklung gesetzt hat, sind dabei von erheblicher Bedeutung für die Definition eines CMS in einem Unternehmen141… …. Bei aller Euphorie und Akribie für die Implementierung eines CMS darf natürlich nicht vergessen werden, dass Compliance-Ziele nicht die einzigen Ziele… …Korruption!“ mag der Identifikation eines Arbeiters im Montagebereich eines Anlagenbauers helfen. Dasselbe mag auch noch für Mitarbeiter im Vertrieb und selbst…

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  Arbeitsablauf

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …, durch: – Definition von Zielsetzungen der Prozesse; – Festlegung von Kriterien für die Prozesse; – Umsetzung der Prozesssteuerung in Einklang mit den… …Prozesse zur Erfüllung der Compli- ance-Verpflichtungen implementiert und steuert diese indem sie: 1. Ziele für die Prozesse festlegt; 2. Kriterien für die… …sowie – zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vor- schriften gerichtet sind. Die interne Kontrolle sollte sich auf die gesamte… …anhand eines Bei- spiels für den Einkauf exemplarisch dargestellt werden175. Der Einkauf besteht typischerweise aus folgenden Prozessen: –… …Unternehmen das Kontrollumfeld des Einkaufs zu analysieren. Zu prüfen ist dabei, ob es um einen verbindlichen Verhaltenskodex für Rege- lungen bezüglich der… …. ungewöhnliche Preise oder branchenunübliche Auftragsbedingungen, um einen Lieferanten zu bevorzugen); – Kontrolle, ob alle wesentlichen Lieferanten für die… …entwickelt werden, um die Ver- wirklichung der Compliance-Verpflichtungen zu erleichtern, die für die Aktivi- täten und das betriebliche Umfeld des… …Unternehmens besonders wichtig sind. Derartige Kontrollen sollten, wo möglich, in die normalen Geschäftsprozesse eingebettet sein. Beispiele für Kontrollen nach… …: 1. geeignete Kriterien und Verpflichtungen für die Berichterstattung festgelegt sind; 2. Fristen für die regelmäßige Berichterstattung etabliert sind… …; 3. ein Berichtswesen für Ausnahmefälle eingerichtet ist, zur Ermöglichung von Ad-hoc-Meldungen im Falle von aufgetretenen Compliance-Verstößen…

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  Leistungsbewertung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Compliance-Überwachung können nicht allgemein gültig definiert, sondern nur für den Einzelfall festgelegt werden. In jedem Fall sind die Unternehmensgröße, die Komplexität… …der Organisation und das Ge- schäftsmodell wesentliche Kriterien für die Festlegung des Umfangs und der Dauer der Compliance-Überprüfung. Hinzukommen… …gegebenenfalls Vorgaben externer Standards, die für das CMS zu beachten sind178. Nach IDW PS 980 erfolgt die Überwachung eines CMS und die Umsetzung von… …Entscheidungs- und Umsetzungshilfen vorhanden sein für die Verbesserung der Wirksamkeit des CMS uns einer Prozesse, den Bedarf an Ressourcen und der Abdeckung des… …werden muss und warum? b) Verfahren für die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, je nach Bedarf, um zu gewährleisten, dass gesicherte Ergebnisse… …, dass Compliance-Per- formance erzielt wird. Ein Plan für kontinuierliche Überwachung sollte etab- liert werden, mit der Festlegung von… …Plan für eine laufende Überwachung ist festgelegt. 9.1.3 Quellen für Feedback über Compliance-Leistung Die Organisation sollte für die Festlegung… …, Implementierung, Bewertung und Pflege von Verfahren für das Empfangen von Feedback bzw. Rückmeldung über seine Compliance-Performance aus einer Reihe von Quellen… …sorgen: – Mitarbeiter, z.B. Whistleblowing-Beratungsstellen, Helplines, Feedback, Briefkästen für Vorschläge; – Kunden, z.B. durch Beschwerdemanagement… …CMS überwacht, um die Erzielung der Com- pliance-Performance si- cherzustellen? Wird ein Plan für kontinu- ierliche Überwachung (mit der Festlegung…

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  Verbesserung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …ggf: – Maßnahmen ergreifen, um sie zu steuern und korrigieren; und – die Konsequenzen bewältigen; b) den Bedarf für Maßnahmen zur Beseitigung der… …Bewerten der Nichtkonformität und/oder Non-Compliance; – Bestimmen die Ursachen für Nichtkonformität und/oder Non-Compli- ance; 10. Verbesserung 169 –… …Organisation sollte dokumentierte Informationen aufbewahren als Nach- weis für: – Art der Nichtkonformitäten und/oder Non-Compliance und anschließend… …verwendet werden für: – die Beurteilung der Produkt- und Serviceperformance; – die Verbesserung und/oder Umgestaltung von Produkten und Dienstleistun- gen… …Bedürfnisse von interessierten Partei mitzuteilen; – Frühwarnsignale für potentielle Non-Compliance; und – die Umgestaltung und Bewertung von Kontrollen. Das… …effektiv ist für das Verhindern und Aufspüren von Non-Compli- ance. II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 170 Checkliste189 zu 10.1.1 – Allgemein… …Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 10.1.1 Für den Fall des Auftretens eines Compliance-Verstoßes: 1. reagiert die Organisation entsprechend auf den Compliance-Verstoß; 2. wird die… …Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen für den Compli-ance-Verstoß evaluiert; 3. werden die erforderlichen Maßnahmen durchgeführt; 4. wird die… …Prozess sollte spezifizieren, wem, wie und wann Probleme zu berichten sind so- wie den zeitlichen Ablauf für internes und externes Reporting. Wenn… …Nichtkonfor- mität den Bedarf für Maß- nahmen zur Beseitigung der Grundursachen dieser ein, um deren erneutes Auf- treten zu verhindern? 189 Die Checkliste…

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  Die Zertifizierung nach ISO 19600

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Empfehlungen aus („should“). Für eine Zertifizierung müssen natürlich Regelungen der ISO zwingend festge- schrieben sein, um überhaupt überprüfbar und… …liegt. Eine Vielzahl von Gründen spricht für eine Zertifizierung. Der wichtigste Grund ist sicherlich, dass eine Prüfung durch einen unabhängigen Dritten… …Organisation ver- pflichtet ist, er ist möglicherweise sogar verantwortlich für die Initiierung und Umsetzung des CMS und unterliegt möglicherweise disziplinären… …des CMS ist eine geeignete Maßnahme für die gesetzlichen Vertreter ihrer Pflicht zur sachgerechneten Organisation, Leitung und Überwa- chung des… …beachten müssen, die sie im ersten Schritt sorgfältig eine Risikoanalyse erstellen, die Basis für das CMS wird . Die CMS-Prüfung ist überdies ein… …eingesetzt werden. Für Unternehmen, die sich für eine Zertifizierung nach ISO 19600 entscheiden, ist es daher regelmäßig von erheblichem Interesse, dass eine… …erfolgen, wenn das Mandat „neu“ ist. Für die Praxis ist zu empfehlen, dass sich die Zertifizierungen auch auf die schon bestehenden Regeln von IDW PS 980… …Organisation, die für den bean- tragten Zertifizierungsbereich relevant sind, wie z.B. Tätigkeiten, personelle und technische Ressourcen, Funktionen und… …Organisation ausreichend für die Durchführung der Zertifizierung sind. Ferner sollte klar sein, dass alle bekannten Differenzen im Verständnis zwischen der… …Zertifizierungsunternehmen die notwen- digen Erfordernisse ermitteln, die sie für ein Zertifizierungsteam benötigt. 4. Audit der Stufe 2 177 Die Zertifizierung sollte…

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  Begriffe und Definitionen

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Organisation existieren und mit den Strukturen und Kontrollsystemen des Unternehmens interagieren, um Verhal- tensnormen zu erzeugen, die für Compliance-Erfolge… …Kultur lebendig. Dabei gilt es, die Mitarbeiter „dort abzuholen, wo sie stehen“, also sie gezielt zu Themen anzusprechen, die für ihren Arbeitsalltag von… …ausführlich: Fissenewert, aaO; vgl. auch Serr, Notar-Compliance, CCZ 2014, S. 269; zur Bedeutung für den Mittelstand etwa OLG Jena, NZG 2010, S. 226; vgl. auch… …Schneider, ZIP 2003, S. 645 (646 f.) II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 58 Audit Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess für die…

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