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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Bestellanforderungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …75 5 Bestellanforderungen Die Bestellanforderung (BANF) ist die unternehmensinterne Initialisierung für den Beschaffungsvorgang. Zur Durchführung… …Fälle transparent zu machen sowie die für die buchhal- terische Abwicklung notwendigen Daten zu erzeugen. � Kleinbetrag-BANF dient zur Entlastung des… …An- gebote. Grundsätzlich muss mittels einer BANF jeder Bedarf mit den o. g. Daten so früh wie möglich gemeldet werden. Dies gilt insbesondere für die… …Einzelbe- stellung-BANF, die an den Einkauf adressiert wird, um die erforderliche Zeit für ein wirksames Vergabeverfahren zu gewährleisten. Das erfordert… …Überlegung ist unternehmensspezifisch oder auch z. B. warengruppenspezifisch zu prüfen und bei der Definition der Prozesse zu berücksichtigen. Für diesen… …Fall ist zu beachten, dass der Prozess für eine Angebotseinholung vor Auslösung einer BANF sicherstellen muss, dass zumindest eine Genehmigung durch… …Der voraussichtliche Jahresbedarf an Hilfs- und Betriebsstoffen wird i. d. R. geschätzt und dem Einkauf als Basis für die Rahmenvereinbarung mit den… …über Erfahrungswerte (heuristische Methode) ermittelt und über eine Abruf-BANF beschafft werden. Wie bei Produkti- onsmaterial (vgl. oben a)) kann für… …. die Anpassung der Beschaffungsstrate- gie nötig. Für die einzelnen anfordernden Bereiche müssen verantwortliche Mitarbei- ter benannt sein, die… …zentral verwalteten Berechtigungskonzep- tes sichergestellt werden. Bei einem manuellen BANF-Prozess liegt die Ver- antwortung für die Einhaltung des…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …aufzusetzen, der sicherstellt, dass nach die- sen Bestimmungen verfahren wird. Als Bezahlvarianten für den Eigentumserwerb kommen entweder die Direkt-… …und zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten und in die Entscheidung mit einzubeziehen. Zollrechtliche Relevanz entsteht z. B. für Teile, die aus… …: http://oecdobserver.org/news/archivestory.php/aid/670/Transfer_pricing:_ Keeping_it_at_arms_length.html Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung 190 Ferner sollte der… …Lieferanten eingefordert werden. Diese Besitzbestätigung ist stichprobenhaft zu überprüfen, z. B. für besonders kriti- sche Werkzeuge durch Lieferantenbesuche… …des Lieferanten für den Insolvenzverwalter klar ist, dass diese Werkzeuge nicht zur Insolvenzmasse gehören. Ferner müssen Regelungen für den Fall… …. Bezüglich der Entsorgung des Lieferantenwerkzeugs sollte bereits im Erst- vertrag geregelt sein, welche Möglichkeiten sich anbieten und für beide Ver-…

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  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Bereichen a) und b) steht die Marktbeobachtung mit dem Ziel im Vor- dergrund, für die einzelnen Material-/Warengruppen jeweils neue potenzielle Lieferanten… …in das entsprechende Lieferanten-Set für künftige Vergaben auf- zunehmen. Die Bereiche c) und d) befassen sich mit Lieferanten, mit denen eine… …ist individuell für das jeweilige Unternehmen und seine Tätigkeitsfelder zu gestalten. Grundlage sind insbesondere die bestehenden… …des DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie des Bundes- amts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Publikationen zum IT- Grundschutz… …(BSI-Standard 100-1 bis 100-4), z. B. BSI-Standard 100-1: Ma- nagementsysteme für Informationssicherheit. Prüfungsfragen: 9) Existiert eine ordnungsgemäße… …(formell und inhaltlich) vertragliche Ba- sis für die Nutzung des IT-Tools für das Lieferantenmanagement? Sind darin auch weitere Dienstleistungen (wie z. B… …, Integrität, Verfügbarkeit, Ver- bindlichkeit)? 13) Sind die Verantwortlichkeiten für die Administration des Systems so- wohl technisch als auch… …. mit einem Fachmann (z. B. Administrator, Key-User) zu besprechen bzw. zu lösen (fachspezifische Beratung für technische, aber auch prozes- suale… …bestehenden Autorisierungs- und Genehmigungserfordernisse berücksichtigt werden? 18) Werden die gängigen Formate für den Datenaustausch mit Lieferanten oder… …Lieferantensuche und -identifikation Die Lieferantensuche und -identifikation dient insbesondere dazu, für die be- nötigten Material- oder Warengruppen neue…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Rechtslage notwendig. Dies kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Für eine Beauftragung werden i. d. R. folgende Varianten verwendet: � Rahmenvertrag… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder… …berücksichtigt? 4) Gibt es eine Laufzeitbegrenzung für den Rahmenvertrag? Hinweis: Die Laufzeit sollte überschaubar und dem Beschaffungsumfang angemessen sein… …. Bei Produktionsmaterial werden z. B. für den Zeitraum der Serienfertigung eines Fahrzeuges häufig Life-Cycle-Verträge abge- schlossen. Zu vermeiden ist… …definiert? Wird die Einhaltung dieser Werte systematisch überprüft? Welcher Bereich ist für die Überwachung zuständig? Wird bei einer Überschreitung der… …speziell zur Einzelbestellung: 16) Werden Lieferanten mit Einzelbestellungen beauftragt, für die aufgrund der Häufigkeit ein Rahmenvertrag mit Abrufen… …Bestellung eine genehmigte Initiierung, z. B. eine BANF aus einem Fachbereich zugrunde? 18) Werden für definierte Fälle (z. B. Notsituationen wie eine…

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  Bedeutung, Ziele und Aufgaben der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Begriffe Beschaffung und Einkauf sowohl synonym als auch mit unterschiedlichen Inhalten verwendet. Insofern ist im vorliegenden Prüfungsleitfaden für diese… …: Organisatorische Einheit, der die Verantwortung für die Einkaufsaktivitäten (operativ und/oder strategisch) durch die Unternehmensleitung übertragen wurde. �… …. U. zu finanziellen Nachteilen. Insofern ist es für die Revision im Vorfeld einer Prüfung sehr wichtig, den Prüfungsumfang und -inhalt… …involvierten Bereiche. Hierzu gehört auch der Prüfungsansatz, ob und wie Fachbereiche Einkaufstätigkeiten wahrneh- men (vgl. Kap. 3.2 „Zuständigkeit für die… …kann dies ver- hindert werden? Wie kann dies im Nachhinein erkannt werden? Wie wird mit solchen Vorgängen umgegangen? Bedeutung der Beschaffung für… …das Unternehmen und für die Revision 15 (b) Falls Fachbereiche in definierten Fällen zu Auftragsvergaben befugt sind, erfolgt die Einkaufsabwicklung… …ordnungsgemäß und wirtschaftlich? 1.2 Bedeutung der Beschaffung für das Unternehmen und für die Revision In vielen Unternehmen macht das Einkaufsvolumen… …die Beschaffungsaktivitäten (zur Definition vgl. Kap. 1.1) für die Interne Revision ein Prüfungsgebiet mit höchster Priorität dar. Dies gilt nicht nur… …wegen der wirtschaftlichen Aspekte, sondern auch aufgrund der ho- hen Korruptionsgefährdung in diesem Bereich. Der Beschaffungsprozess ist für bedeutende… …Güter- und Geldströme verantwortlich und stellt daher einen hochgradig gefährdeten Bereich für dolose Handlungen dar. Zahlreiche Pres- semitteilungen…

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  Beschaffungsstrategien

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  …Praxis werden üblicherweise mehrere Beschaffungsstra- tegien angewendet. Für einzelne Beschaffungsumfänge, wie z. B. bei Produk- tionsmaterial, kann eine… …Beschaffungsstrategien inhaltlich beschrieben,7) mit Praxisbeispielen veranschaulicht sowie für die praktische Revisionsarbeit konkrete Prüfungsfragen aufgeführt. Kap… …Beschaffungsstrategien sollte den Revisoren bewusst sein, dass bei der Verwendung empfohlener Prüfungsfragen ergänzend ein tiefge- hendes Verständnis für die Struktur und… …, München 1997; M. Büsch: Praxishandbuch Strategischer Einkauf – Methoden, Verfahren, Arbeitsblätter für professionelles Beschaffungsmanagement, 3. Auflage… …Mehrwert für die Beschaffung/den Einkauf und für das Unternehmen leisten. Ferner kommt dies dem Image der Internen Revision zugute. 2.2 Überblick über… …Rücknahmeklauseln oder des Elektro- und Elektronikgerätegesetzes). Möglich ist auch die Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten (z. B. Risikobewertung für… …Risikobeherr- schungsmaßnahmen könnte ein Input für die TLC- bzw. TCO-Betrach- tung sein. 8) Ist sichergestellt, dass nach der Risikoidentifikation entsprechende… …prä- ventive und reaktive Maßnahmen eingeleitet werden? 9) Sind die eigenen Mitarbeiter fachlich, kulturell und sprachlich für den je- weiligen globalen… …, geringerer Aufwand für Lieferantenbeurteilun- gen) als auch die Logistikkosten (z. B. Aufwand für Verwaltung von Sachnummern verringert sich, Kosten für… …Beispiel für Systemlieferanten wird nachfolgend genannt: Bis- her wurde Büromaterial oder Werkzeuge bei vielen einzelnen Händlern ein- gekauft. Stattdessen…

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  Angebotseinholung

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  …83 6 Angebotseinholung 6.1 Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung Aus dem jeweiligen material-/warengruppenbezogenen Lieferanten-Set (vgl… …. Kap. 4.4) sind für den konkreten Beschaffungsfall Lieferanten auszuwählen, die im Ausschreibungsverfahren berücksichtigt werden sollen. Zuständig für… …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …erhalten. Angebotseinholung 84 Für den Fall, dass keine Lieferanten-Sets mit qualifizierten Lieferanten vor- liegen, könnten der Angebotseinholung sog… …werden. Wenn die Planung für einen Beschaffungsvorgang oder sogar die kompletten Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Las-… …. Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung 85 Prüfungsfragen: 1) Sind in Abhängigkeit vom jeweiligen Beschaffungsobjekt und -volumen verbindliche… …Kriterien für die Auswahl der anzufragenden Lieferanten und deren Anzahl festgelegt? 2) Sind diese Kriterien eindeutig definiert und zweckmäßig? Werden… …den? 5) Findet eine Prüfung und Genehmigung der Lieferantenauswahl durch dafür berechtigte und qualifizierte Personen statt? 6) Werden für die… …Präqualifikation oder eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs in Kap. 6.1). Für das Ausschreibungsverfahren, d. h. für die Art der Kommunikation zwi- schen…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

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  …93 7 Angebotsbearbeitung und Vergabe- entscheidung 7.1 Angebotseingang Für eine Vergabe unter Wettbewerb ist ein vollständiger und… …, die nach dem Abgabetermin eingehen. Für öffentliche Auftraggeber ergibt sich allerdings kein Regelungsbedarf, da gesetzliche Vorgaben die Annahme von… …Abhängigkeit von der Höhe des Auftragswertes – als Grundlage für die Vergabeentscheidung min- destens vorliegen müssen. Prüfungsfragen: 1) Bei welcher Stelle… …die Angebote nach dem Abgabetermin unter Wahrung des Vier- Augen-Prinzips geöffnet? Existiert für eine davon abweichende Handha- bung eine… …Vorfeld definiert wer- den. Diese Vorgehensweise ist vor dem Hintergrund des Gleichbehandlungs- grundsatzes zwingend und stellt gleichzeitig die Basis für… …eines „idealen“ Angebotes aus den jeweils günstigsten Einzelpositionen aller eingegangenen Angebote. Dies kann als Basis für evtl. nachfolgende… …. Dies gilt aber nur für den Fall, dass zwi- schenzeitlich keine neuen Informationen vorliegen, die eine vorher festge- stellte Eignung ggf. wieder in… …vollständig und in einer vergleichbaren Form (z. B. Matrix) gegenübergestellt? 2) Welche für die Beauftragung benötigten Entscheidungskriterien mit mo-… …Bietern)? 17) Werden die eingehenden Angebote auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft (formale Prüfung)? 18) Wird für die Auswertung von umfangreichen… …sollte auch im Vorfeld festgelegt werden, nach welchen Modalitäten später die Abrechnung erfolgt. Für derartige Roh- stoffe werden neben den…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …Statistischem Bundesamt setzten im EU-Durchschnitt ca. 18 % der Un- ternehmen das Internet für die Beschaffung ein (Stand 2013). Zukünftige Pro- gnosen sehen… …. Hinzugekommen sind komplexere Plattformen, die auch unterschiedliche Beschaffungsarten zulassen (z. B. On- line Bidding, e.Auction). Für den Einkäufer ergeben… …Schu- lungskosten für Mitarbeiter. Insbesondere der Einsatz komplexerer e-Procu- rement-Systeme erfordert den Einsatz erfahrener Mitarbeiter. Dieses… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen… …„IT-Grundschutz-Standards“; „BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)“ u. a.) Strukturell folgt dieses Kapitel des Leitfadens folgender Logik… …Katalogbestell- und Online Bidding-Systemen. Nachfolgende Abschnitte befassen sich mit den gängigen Systemen für e-Procurement. Sie geben Hinweise auf prüfre-… …der Nutzung ab. Nach einer entsprechenden Softwareauswahl und Entscheidung für ein geeignetes IT-Tool und dem Eigen- oder Fremdbetrieb, kann die orga-… …nisatorische Implementierung beginnen. Prüfungsfragen: 1) Sind die Ziele für die Einführung eines e-Procurement-Systems eindeutig festgelegt und können diese… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …e-Procurement-System grundsätzlich für die Beschaffungsprozes- se des Unternehmens mit seinen existierenden Besonderheiten geeignet? Kann es in die strategischen Ziele…

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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …wichtige Steuerungsfunktion zu. Aussagekräftige Kennzahlen und Analysen, die kontinuierlich ermittelt bzw. durchgeführt werden, sorgen für Transparenz und… …sellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V (GDD): Datenauswertun- gen und personenbezogene Datenanalyse: Beispiele für den praktischen Um- gang im… …Einkaufsabteilung gemessen, sondern alle Wertbeiträge, unabhängig davon, ob diese positiv oder negativ sind. 13.2 Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung Zur… …� Einkaufsvolumen nach Währungen Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung 195 � Einkaufsvolumen pro Material / Warengruppe (z. B. ABC-Analyse nach… …folgt eine Messung des Erfolgs der Einkaufsaktivitäten. (A) Prüfungsfragen, die die Zielsetzung für Einkaufsaktivitäten betreffen: 1) Verfügt der… …Einkauf über quantitative, qualitative und zeitliche Ziele für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen? Sind diese Ziele realis- tisch und… …Gibt es dazu schriftlich formulierte Überlegungen? 8) Sind für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Investitionsgüter Ziele für Preisreduzierungen und… …der Beschaffung von Investitions- gütern definiert und gemessen? Werden zum Beispiel neben dem Verhand- lungsergebnis für das Investitionsgut auch… …veranlasst diese korrektiven Maßnahmen? Gibt es einen entspre- chenden Maßnahmenkatalog für korrektive Maßnahmen und wie wird die Umsetzung dieser Maßnahmen…

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