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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Organisation

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …16 3 Organisation 3.1 Aufbauorganisation Zur Festlegung einer Aufbauorganisation bedarf es der Definition der Rollen im Claimmanagement für das… …Unternehmen und für jede Phase eines Pro- jekts. Danach ist für alle Beteiligten festzulegen: � Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) �… …Rechtsabteilung � Controlling, Risikomanagement, Compliance � Geschäftsführung/Vorstand Die zentrale Verantwortung für das Claimmanagement sollte unternehmens-… …zentralen Claimmanagements ausfüllen kann und eine Kostenverantwor- tung für das Projekt trägt, sollte verantwortlich sein. Um das Claimmanagement in der… …. Aufbauorganisation 17 Beispiel des Inhaltsverzeichnisses eines Leitfadens für das Claimmanage- ment (Linien- bzw. Projektorganisation): 1. Allgemeines 1.1… …Ablauforganisation für das Claimmanagement mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) definiert, die alle Prozessbeteilig- ten umfasst. Dies gilt sowohl für… …die Linien- als auch für die Projektorganisa- tion. Fragen: � Welches Organisationsschema mit Verantwortungsmatrix (Pflichten hin- sichtlich… …Verantwortung, Mitwirkung, Information und Zustimmung) ist für das Claimmanagement vorgegeben? � Sind für alle vom Claimmanagement betroffenen Einheiten und… …vorhanden ist und/oder Kapazitäten und Fachwissen fehlen. Die externen Planungsbüros tragen normalerweise keine Budgetver- antwortung für die… …Planungsbüros – spezielles Know-how in der Claimbewertung besitzen. Dies gilt insbesondere Externe Claimmanager 23 für die rechtliche Prüfung der…

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  Vertragsgestaltung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …. Änderungen während der Bauzeit sind üblich. Ein Bauvertrag auf Grundlage der VOB Teil B sieht für diese Änderungen während der Bauausführung unter § 2… …ausgestaltet sein, dass die Grundsätze der VOB Teil B berücksichtigt sind: � Für nicht im Vertrag genannte Leistungen (in der Regel geänderte und zu- sätzliche… …hen jedoch keine Unterschiede im Claimmanagement für die Vertragsgrund- lage nach: � Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) � Vergabe- und Vertragsordnung für… …Risikobetrachtungen gab es für die Fest- legung der gewählten Vertragsart? � Wurden die Vor- und Nachteile einer Vergabe an einen Generalunterneh- mer oder… …Einzelunternehmen diskutiert und dokumentiert? � Warum hat man sich für eine funktionale oder detaillierte Leistungsbe- schreibung entschieden? � Wurden… …Chancen und Risiken für die Vertragswahl kann durch interne Mitarbeiter erfolgen. Je nach Komplexität des Bauvorhabens und Kompetenz sollte eine zusätzliche… …(z.B. Schiedsgericht) im Vertrag geregelt sein. Welche Regelung gibt es für den Gerichtsstand oder für eine alternative Eskalation? � Nach welchen… …Ausführungsplanung ermittelt. Die Mengenermittlungen enthalten keine versteckten Sicherheiten zur Budgeteinhaltung. Fragen: � Welche Berechnungsvorgaben gibt es für… …den Planer zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen, insbesondere für die Mengenermittlung? � Sind Schätzungen erlaubt? Welche Berechnungen liegen… …des zeitlichen Ablaufs des Claimprozesses ist für beide Seiten, Auftraggeber und Auftragnehmer, von besonderer Bedeutung. Es sollten verbindliche…

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  Kommunikation/Berichterstattung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …44 6 Kommunikation/Berichterstattung Eine Kommunikation für zusätzliche Kosten durch Claims bei Baumaßnah- men ist sicherzustellen. Die Art der… …Budget-Vorschau für die Einhaltung des Budgets sind transparent darzustellen. Folgende Kennzahlen kommen hier- bei in Frage: Zielstellung: Eine umfassende… …Status der Bearbeitung gestellt, offen, genehmigt, abgerechnet, abgelehnt Wert der Claims Summe je Status der Bearbeitung, Budget-Vorschau für die… …und Verur- sachern der Claims (z.B. Grund: fehlerhaftes LV, Verursacher: Planer) Schätzung der Höhe für noch nicht eingereichten, aber erwarteten… …Claims – Kommunikation/Berichterstattung 45 Fragen: � Welche Regeln zur Kommunikation über Claims sind für die Baumaßnah- me/ Projekt vereinbart? �…

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  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Leitfaden dient als Anleitung und Nachschlagewerk für Mitarbeiter der Internen Revision, die Bauprojekte prüfen sollen. In der Bauindustrie hat sich der… …Fragestellungen zu entwickeln. Der Leitfaden wurde entwickelt, da das Claimmanagement eine hohe wirt- schaftliche Bedeutung für jedes Unternehmen hat. Der… …durchschnittliche An- teil des Claimvolumens liegt teilweise bei (weit) über 5 % des Projektbudgets und somit in der Größenordnung der Zielmargen für die… …bestehenden Vertrag abge- schlossen wird. In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil B sind die rechtlichen Anspruchsgrundlagen und Regeln… …, Aufbereiten und Verfolgen vertraglich relevanter Ansprüche sind primäre Ziele des Claimmanagements. Bearbeitungszeiten bzw. Durchlaufzeiten für Nachträge sind… …Auftragnehmers. Das Ziel ist es, für beide Sei- ten die beim Vertragsabschluss nicht vorhersehbaren Ereignisse im Projekt- ablauf einvernehmlich zu lösen. Keiner… …zu privaten Auftraggebern grundsätzlich verpflichtet, sich an das Vergaberecht wie z.B. VOB Teil A, Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)…

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  Strategie

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …gegenüber den Vertragspartnern durchzusetzen oder die Erfüllung von gerechtfertigten For- derungen zu verweigern. Chancen Risiken Claims können… …zurückgewiesen werden. Claims werden nicht erkannt. Überhöhte Claims werden auf marktgerechte Höhe gemindert. Für Claims wird kein vertrags- gerechter Preis… …agieren zu können. Abhängig von internen Überlegungen und vom externen Unternehmens- umfeld ist eine für das Projekt angemessene Claimstrategie festzulegen… …Mitarbeiter � Branche, Gewerk Zielstellung: Eine Strategie zum Claimmanagement ist vorhanden und kann bei Bedarf für einzelne Projekte angepasst werden. Sie… …deren Zielvorstellungen sind für das Claimma- nagement im Unternehmen definiert? � Welche Organisationseinheit ist für die Festlegung der Unternehmens-… …Claimstrategien wurden für das Projekt und die betroffenen Ver- tragsteile/Vertragspartner festgelegt? Strategie 15 � Nach welchen Kriterien erfolgte die…

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  Regelungen und Prozesse

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …nehmensorganisation. Zielstellung: Der Prozess ist unter Berücksichtigung der Aufgaben, Kompetenzen und Ver- antwortlichkeiten für alle Beteiligten beschrieben. Dabei… …sind die prozessin- härenten Kontrollen implementiert und der zeitnahe Durchlauf gewährleis- tet. Fragen: � Wo sind die Claimprozesse für alle internen… …Prozess aktuell und verbindlich, z.B. als Teil eines veröffentlichten Regelwerks? � Gelten gleiche Prozesse für die Linienorganisation und für Projekte?… …Welche Eskalationsstufen sind vorhanden? Ist insbesondere eine Ent- scheidungskompetenz zum „Verhandlungsstopp“ vorhanden? � Welche Zeitvorgaben für… …destangaben � Sicherstellen der Vollständigkeit von Unterlagen für eine ggf. sich anbah- nende gerichtliche Auseinandersetzung � Zuordnung zum Ereignis (z.B… …Claimmanagement � Bauleitung/Bauüberwachung � Versicherung � Betreiber der Anlage Es ist sicherzustellen, dass alle Prüfungen termingerecht erfolgen. Für den… …Leistungsansätze (Kalkulations- lohn, Zuschläge etc.) sowie weiteren Einzelkosten der Teilleistungen für Material, Geräte und Fremdleistungen. Zielstellung: Die… …Verhandlungspartner sind vorbereitet � Verhandlungsstrategie für die einzelnen Teile des Claims ist abgestimmt � Gewünschter Zielpreis und maximal akzeptierbarer… …beiderseitigen Unter- schriften, einseitig/beiderseitig nachträglich)? Welche Gründe gab es für diese gewählte Vorgehensweise? � Welche Rechtsverbindlichkeit ist… …und speziellen Anforderungen aus dem IKS sind für das Claimmanagement im Unternehmen bzw. für ein Projekt vorgegeben? � Wie ist das Claimmanagement im…

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  Lessons Learned

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Verbesserungen für die Claim-Prozessabläufe wurden erkannt? � Wie ist sichergestellt, dass die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen und die…