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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Beschaffungsstrategien

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …17 2 Beschaffungsstrategien5) 2.1 Grundsätzliches Bei der Festlegung der Beschaffungsstrategie handelt es sich um eine grund- sätzliche… …der Wettbewerbssituation des Unternehmens ab,6) aber auch von der Kapazität und der Kompetenz der in den Beschaffungsprozess involvierten Mitarbeiter… …. Die festgelegte Beschaffungsstrategie sollte die Ziele und Aufgaben der Beschaffung, wie in Kap. 1 dargestellt, unterstützen. In der betrieblichen… …. 2.3 behandelt anschließend die methodische Vorgehensweise bei Festlegung und Umsetzung der Beschaf- fungsstrategien. Bei Prüfungen der… …Beschaffungsstrategien sollte den Revisoren bewusst sein, dass bei der Verwendung empfohlener Prüfungsfragen ergänzend ein tiefge- hendes Verständnis für die Struktur und… …Teilnehmer des Beschaffungsmark- tes sowie die Kenntnis der Unternehmensstruktur vorhanden sein sollte. Hiermit sowie ergänzt um strategisches Denkvermögen… …können die Revisoren 5) Die Inhalte dieses Kapitels beruhen auf J. Matzenbacher: Strategie, Beschaf- fung und Revision, Teil 2: Revision der… …: Global Sourcing: Vor- und Nachteile der Beschaffungsstrategie, 07. 08. 2015, online im Internet unter: C. Kiel Global Sourcing: Vor- und Nachteile; C… …Mehrwert für die Beschaffung/den Einkauf und für das Unternehmen leisten. Ferner kommt dies dem Image der Internen Revision zugute. 2.2 Überblick über… …Lieferanten bezogen. Der Vorteil ist hierbei die Men- genbündelung, wodurch sich üblicherweise Preisreduzierungen erzielen las- sen. Darüber hinaus können…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …wählten Lieferanten. Eine schriftliche Beauftragung ist aus Gründen der Ein- deutigkeit und Nachvollziehbarkeit sowie zum Erreichen einer sicheren… …� Einzelbestellung. In beiden Fällen kann die Abrechnung der Lieferungen bzw. Leistungen so- wohl in Form eines Festpreises als auch auf Nachweis (z… …. B. Anzahl der geleis- teten Stunden) erfolgen. Hinsichtlich der Laufzeit der Beauftragung sind beim Rahmenvertrag ein- bis mehrjährige Laufzeiten… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …Erstellung der Auftragsdokumente sind im weiteren Einkaufsprozess nachgelagerte Aktivitäten, wie z. B. das Einholen der Auftragsbestätigung, die Überwachung… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Grundsätzliche Vereinbarungen, wie z. B. Formulierung gemeinsamer In- teressen oder der Zielsetzung des Rahmenvertrags (hierzu wäre eine Prä- ambel geeignet) �… …Rabattvereinbarungen. Der Konkretisierungsgrad der Vereinbarungen kann unterschiedlich sein. Ei- nerseits können lediglich grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit… …. Andererseits werden bei Rahmenverträgen mit Abruf alle erforderlichen Ver- einbarungen – bis auf Zeitpunkt und Menge der einzelnen Leistungsumfänge – konkret…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Prozess 6: Funktionen ausgliedern (inkl. Revisionsfunktion)

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Das Unternehmen muss auf der Grundlage einer Risikoanalyse eigenver- antwortlich festlegen, welche Aktivitäten und Prozesse unter Risikoge-… …bei der Erstellung der Risikoanalyse einzubeziehen. Im Rahmen ihrer Aufgaben ist auch die interne Revision zu beteiligen. Bei wesentlichen Änderungen… …der Risikosituation ist die Risikoanalyse anzu- passen und ggf. die Ausgliederung zu beenden. 3 Die mit der Ausgliederung verbundenen Risiken sind zu… …identifizieren, zu analysieren, zu bewerten, angemessen zu steuern und die Ausführung der ausgegliederten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwa- chen… …. Dies gilt insbesondere für operationelle Risiken. Zur Überwachung zählt auch die regelmäßige Beurteilung der Leistung des Unternehmens, auf das… …Unternehmen hat für den Fall der beabsichtigten Beendigung der Ausgliederungsvereinbarung Vorkehrungen zu treffen, um die Kontinuität und Qualität der… …werden in dieser Klarheit erstmals in den MaRisk VA formuliert. Dies lässt den Schluss zu, dass der Ausgliederungsprozess in der Praxis bisher… …unternehmensindividuell durchgeführt wurde. 50 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der… …Revision Schnittstellen zu anderen Prozessen: Aus Sicht der DIIR-Arbeitsgruppe keine Vorschläge zur Zusammenarbeit Die seit 01.01.2008 in § 64a Abs. 4 VAG… …geregelten formalen Vorschriften der Anforderungen an Versicherungsunternehmen bei Funktionsausgliederun- gen sehen vor, dass Steuerungs- und…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Sachinvestitionen

  Planung und Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …31 4 Planung und Beschaffung Nachdem die Investitionsentscheidung gefallen ist, erfolgt die Ausplanung der technischen Anforderungen an das… …Objekt und die Beschaffung von Unterstützungsleistungen (Planung, Überwachung) sowie der eigentlichen Sachanlagen bzw. Dienstleistungen für das… …Investitionsvorhaben. Abhängig von der Größe des Vorhabens wird es nötig sein, für die Umsetzung eine dezi- dierte Projektorganisation zu etablieren. 4.1… …Projektkoordination im Multiprojektmanagement. 4.2 Ausführungs- / Detailplanung 4.2.1 Grundsätzliches � Waren die an der Vorplanung des Projekts beteiligten… …Fachstellen verant- wortlich für die Detailplanung bzw. inwieweit wurden sie eingebunden? � Wie gut war der Kontakt zwischen Planungsabteilungen und den späte-… …Planung des Investitionsvorhabens vorgegeben? � Wer ist für die Vorgabe der Standards verantwortlich und wie detailliert sind die Vorgaben? � Wie sind… …, Abläufe) existieren für den Prozess der Angebotseinholung? � Sind diese vollständig (Abdeckung des gesamten Prozesses), zweckmäßig (z. B. Einhaltung der… …Funktionstrennung Einkauf und technischer Fach- bereich) und wurden sie eingehalten? � Welche Auflagen oder Vorschriften (Bsp. VOB A) waren mit der Investi- tion… …verbunden? Wurden diese eingehalten? 33 Beschaffung � Welche Überlegungen zu alternativen Möglichkeiten der klassischen An- gebotseinholung erfolgten im… …Vorfeld (bspw. Online-Auktionsformen, kom- munizierte Vorgabe, dass ohne Nachverhandlung vergeben wird etc.)? � Gab es bereits vor Beginn der…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …des Auftraggebers entspricht, ist der Auftragnehmer berechtigt, seine Forde- rungen entsprechend der (vertraglichen) vereinbarten Vergütung in vollem… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …Prüfschritte zur Leistungsanerkennung bei Sachgütern werden i. d. R. durch den Fachbereich durchgeführt, der das eingekaufte Gut in Anspruch nimmt, es also… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …zeitgleiche Kontrolle der Dienstleistung selten möglich und nicht immer sinnvoll und zulässig ist, fallen Leistungser- bringung und Leistungsanerkennung… …, Arbeitskreis Revision der Beschaffung: Revision der Beschaffung spezieller Dienstleistungen – Beratung, Marketing, IT-Outsourcing und Reinigung, Band 55 der… …Leis- tungserbringung pünktlich erfolgt ist. Die Überprüfung der erbrachten Leis- tungsqualität gestaltet sich hingegen schwieriger und ist nur auf Basis… …Leistungsanerkennung die vertragsgerechte und frei von wesentlichen Mängeln erbrachte Leistung. Bestehende (gesetzliche) Vor- schriften (z. B. im Fall der Abnahme von…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Weitere Prozesse in den MaRisk VA

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …90 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse 6.14 Weitere Prozesse in den MaRisk VA Zur Vollständigkeit sind nachfolgend weitere aus… …den MaRisk VA identifizier- te Prozesse aufgeführt, welche nach Ansicht der Arbeitsgruppe lediglich ein geringes bzw. kein Potential zur Zusammenarbeit… …der betrachteten Funktio- nen haben: � „Wesentliches Risiko“ definieren � Angemessenheit der zur Verfügung gestellten Mittel bewerten � Anreizsystem…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Call Centern

  Technik

  Arbeitskreis "Interne Revision in der Versicherungswirtschaft" des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V.

  …aufgabenorientierte Arbeitsweise eingesetzt werden. Besonders zu beachten ist das Herzstück eines Call Centers, die „Telefonanlage“. Die Prüfung der einzelnen Systeme… …sollte unternehmensspezifisch und individuell definiert werden, da der Be- trieb der Systeme unter verschiedensten Konfigurationen erfolgen kann. Die… …gerätespezifischen Eigenheiten der einzelnen Hersteller können wir an dieser Stelle nicht berücksichtigen. Die Erfordernisse zur Gewährleistung der Sicherheit der EDV… …leiten sich zum einen aus Gesetzen und zum anderen aus betrieblichen Interessen ab. Durch die Einhaltung der entsprechenden Gesetze (HGB, BDSG, AO), Vor-… …gen sind Imageverluste bei den Kunden. Aus diesem Grund sind Ausfälle der Technik zu untersuchen und zu dokumentieren, um die Gründe für häufige… …Weiteren werden Themen genannt, die zur Aufrechterhaltung des Be- triebs und der Sicherheit beachtet werden müssen. 2.1.2 Backup Unter Berücksichtigung der… …, sind mit dem Provider vertraglich Ersatzleitungen und ent- sprechende Reaktionszeiten für die Bereitstellung zu vereinbaren. Der Betrieb von… …Anwendungssystemen bzw. auch technischen Anlagen setzt die Konfiguration der Systeme voraus. Für die Wiederherstellung (Recovery) von Systemen müssen… …Datensicherungsbänder/-kassetten etc. vorhanden sein, die eine aufwendige Rekonstruktion von Systemkonfigurationen ver- meiden. 2.1.3 Datensicherung Der Verlust von… …. Demnach sind Verfahren (Generationsprinzip) und Techniken einzurichten, die eine ordnungsgemäße Datensicherung ermöglichen und gewährleisten. Einige der…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Prozess 8: Risiken analysieren und bewerten

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …61 Prozess 8: Risiken analysieren und bewerten 6.8 Prozess 8: Risiken analysieren und bewerten Der Prozess der Risikoanalyse und -bewertung baut… …auf den Ergebnissen der Risikoidentifikation auf. Die Risikoidentifikation wird als eigener Prozess nicht beschrieben, da die Arbeitsgruppe hier die… …Risikoidentifikation wird daher in dieser Prozessbeschreibung z. T. mit erwähnt, da Risikoidentifika- tion als Basis für die Analyse und Bewertung der Risiken zu sehen… …ist. Anforderungen gem. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 7.3.2.2 (1) – Risikoanalyse und -bewertung „Aufbauend auf den Ergebnissen der… …Risikoidentifikation erfolgt die Analyse und Bewertung der Risiken. In Betracht gezogen werden nur Risiken, die bei der Risikoidentifikation erfasst wurden, unerkannte… …sätzlich in Abhängigkeit ihrer Risikotreiber zu bewerten.“ 7.3.2.2 (9) – Risikoanalyse und -bewertung „Das Ergebnis der Risikoanalyse und -bewertung ist… …der Ausweis aller für das Unternehmen bestehender Risiken und des dafür vorzuhaltenden Risikoka- pitals. Es ist sicherzustellen, dass die… …Steuerungsmaßnahmen und Änderungen re- agieren kann. Die Einschätzungen bzw. Handlungsempfehlungen der Ge- schäftsleitung sind den Geschäftsbereichen zeitnah… …Praxis der Risikoidentifikation, -analyse und -bewertung in Versicherungsunternehmen war geprägt durch KonTraG und beruht auf der Sicht, dass mit dem… …Betrieb eines Versicherungsunternehmens auch Risiken 62 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse einhergehen. Im Fokus stand das Bemühen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Kosten, wobei hierzu insbesondere der Einkaufsbereich beitragen kann. Verbesserte Einkaufskonditionen tragen maßgeblich zur Optimierung der… …Wertschöpfungskette des Unternehmens bei (vgl. hierzu Kap. 1.2). Der Kos- tendruck wird dabei auf die Zulieferer abgewälzt, was dazu führen kann, dass das… …beauftragende Unternehmen in den klassischen Zielkonflikt zwischen der Konzentration auf möglichst wenige Zulieferer zur Erzielung von Einkaufs- vorteilen und… …der Abhängigkeit von eben diesen gerät (vgl. hierzu Kap. 2.2, insbesondere Strategie Nr. (1) Single Sourcing und (4) Modular Sourcing/Sys-… …, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten. Neben der Reduzierung der Be- schaffungskosten umfasst die Zielsetzung der Unternehmen auch die Opti- mierung der… …eigenen Prozesskosten während der Leistungserbringung, die Reduzierung von Beschaffungsrisiken und die Erhöhung der Qualität der zu beschaffenden Produkte… …bzw. Dienstleistungen. Das Lieferantenmanagement als Teil der Einkaufs- bzw. Beschaffungsaktivi- täten umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche: a)… …Lieferantenmanagementsystems ist auch hinsichtlich der unterschiedlichen Material-/Warengruppen erforder- lich. 4.2 Organisation und Rahmenbedingungen Das… …eingebettet sein. Hierzu ist ein hauptverant- wortlicher Bereich zu definieren, der mit der Entwicklung, Pflege und Umsetzung des Systems beauftragt wird… …(zweckmäßiger Weise ist dies der zentrale Einkaufsbereich). Ergänzend können Teilaufgaben an andere Berei- che, wie z. B. Logistik oder Qualitätssicherung…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Unternehmens hängt auch erheblich vom Einkaufserfolg ab, denn jede erzielte Einsparung und Verbes- serung der Beschaffungsleistung ist unmittelbar… …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …konsequenten und zielgerichteten Analyse, Planung, Steuerung und Umsetzung der Einkaufs- bzw. Beschaffungsziele sowie in effizienten Einkaufs- und… …Beschaffungspro- zessen sowie Strukturen. Dem Einkaufs-/Beschaffungscontrolling bzw. der Messung des Einkaufs- bzw. Beschaffungserfolges kommt hierbei eine… …Bundesdatenschutzgesetzes bzw. der EU-Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.41) Hierbei ist eine Anonymisierung bzw. Pseudonymisierung42) der personenbezogenen Daten… …oder Bewertung, ob zur Verbesserung der Einkaufsabwicklung und deren Er- gebnisse zweckmäßige Maßnahmen vorgesehen sind und auch durchgeführt werden… …. Der solchen Maßnahmen direkt zuzuordnende Anteil am Einkaufs- erfolg ist häufig nicht oder nur schwer zu quantifizieren. Die Erfolgsmessung sollte mit… …angemessener Effizienz und akzeptablem Res- sourceneinsatz erreicht werden. 41) Zu weiterführenden Informationen vgl. Veröffentlichung des DIIR und der Ge-… …, Flexibilität, Versorgungssicherheit etc. unbedingt mit einbezogen werden. In einigen Unternehmen werden nicht nur die erzielten Einsparungen der… …Feststellung und Messung des Einkaufserfolgs ist es unabdingbar, sich einen umfassenden und tiefergehenden Überblick über relevante Daten der Einkaufstätigkeit…

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