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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Prozess 1: Risikobewusstsein und -kommunikation f

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …28 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse 6.1 Prozess 1: Risikobewusstsein und -kommunikation fördern Anforderungen gem. MaRisk VA… …Kommuni- kation über alle wesentlichen Risiken sicherstellen. Dies ist Aufgabe der Ge- schäftsleitung sowie der Führungskräfte und setzt eine angemessene… …Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung 7.4 (6) – Weisungen und Beschlüsse der Geschäftsleitung Bisherige Vorgehensweise Bereits die Einführung des KonTraG hat zu… …Prozess 1: Risikobewusstsein und -kommunikation fördern Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit Prozessverantwortlicher… …: Basis für alle aufgeführten Prozesse (P2 – P13) Vorschläge zur Zusammenarbeit Der Prozess „Risikobewusstsein und -kommunikation fördern“ ist… …Personenkreis bzw. -kreise in die Kommunikation der wesentlichen Ri- siken einzubeziehen sind. Ferner ist die Frage zu klären, wie und wie tief diese(r) Kreis(e)… …Themen gehört der Begriff „wesentlich“, der unterneh- mensindividuell zu definieren und zu kommunizieren ist. Ein erster Schritt der Zusammenarbeit der… …erforderlichen risikorelevanten Informationen zur Verfügung stehen. Dies verlangt sowohl von der Geschäftsleitung (MaRisk VA 7.4 (6)) als auch von den… …Geschäftsbereichen eine offene Kommunikation von risikorele- vanten Sachverhalten (MaRisk VA 7.2.1 (3b) und MaRisk VA 7.4 (5)). 30 Beschreibungen der einzelnen… …Schnittstellenprozesse Explizit fordern die MaRisk VA die Kommunikation zwischen der Internen Revision und der Unabhängigen Risikocontrollingfunktion. Diese haben sich…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Call Centern

  Personal

  Arbeitskreis "Interne Revision in der Versicherungswirtschaft" des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V.

  …33 8 Personal Neben der notwendigen EDV-Unterstützung ist das Mitarbeiterpotential ein wesentlicher erfolgskritischer Faktor bei der Realisation… …der strategischen Zielsetzung. Für die aufgabengerechte Durchführung der Arbeitsabläufe ist eine entsprechende Qualifikation der Mitarbeiter im Call… …Center erforder- lich. Die Eignung der Mitarbeiter für das Arbeitsgebiet wird durch die stellenbezogenen Mitarbeiterprofile determiniert. Die Personalsuche… …und -auswahl erfolgt mit dem Ziel einer möglichst hohen Kongruenz zwischen Anforderungsprofil und Qualifikation der Mitarbeiter. Die erforderlichen… …Optimierung der Arbeitsleistung ist neben dem Know-how auch die Motivation der Mitarbeiter von Bedeutung, die vor allem durch das berufliche Umfeld beeinflusst… …zur Erledigung der ihm gestellten Aufgaben. Die Arbeitsleistungen bzw. -ergebnisse im Call Center hängen im Wesentlichen von der persönlichen und… …fachlichen Qualifikation der Mitarbeiter ab. Die Feststellung und Bewertung der Mitarbeiterqualifi- kation ist im Rahmen einer Revision problematisch, insbes… …, intellektuelle Fähigkeiten sowie menschliche und so- ziale Verhaltensmuster des Mitarbeiters. Sie sind im Wesentlichen in der Individualität der Person begründet… …des unmittelbaren Kundenkontaktes sollte der Agent zum einen mit entspre- chenden kommunikativen Fähigkeiten ausgestattet sein, zum anderen sollte er… …souverän im Umgang mit Menschen sein und die Fähigkeit besitzen, auf seinen Gesprächspartner einzugehen. Die Arbeit im Call Center erfordert neben der…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Sachinvestitionen

  Abnahme und Gewährleistungsabwicklung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …gleichzeitig festzustellen, ob diese mängelfrei erbracht wurden. Die während der Abnahme und nach der Abnahme festgestellten Mängel wer- den in der… …Gewährleistungsabwicklung behandelt. Die Mängel, die vor der Abnahme auftreten, werden durch den AN – sofern möglich – noch vor der Abnahme behoben. Sollten die Mängel… …während der Abnahmebegehung wesentlich sein, so kann der AG die Abnahme der Leistung verweigern. 7.1 Abnahme Der förmlichen Abnahme (beiderseitige… …Begehung und Abzeichnung des Ab- nahmeprotokolls) kommt eine besondere Bedeutung zu, da mit ihr nicht nur der Gefahrenübergang auf den AG stattfindet… …, sondern in der Regel auch die Gewährleistungsfristen für den AN zu laufen beginnen. Darüber hinaus bedeutet die Abnahme die Anerkennung der fachlichen… …Leistung, die Um- kehr der Beweislast und die Möglichkeit der Rechnungsstellung (Teil- oder Schlussrechnung). Bei geringfügigen Mängeln kann die Abnahme… …gem. VOB / B nicht verweigert werden. Dies bedeutet, dass die Beseitigung der dabei festgestellten Mängel ebenfalls überwacht werden muss. Bei… …Abnah- meprotokolle für den AG bzw. AN freizuzeichnen / anzuerkennen? � Welche Regelungen für die Teilnahme sowie Form und Freizeichnung der Protokolle… …forderungen erfüllt? � Welche Dokumentationen wurden im Rahmen der Abnahmen übergeben (Revisionspläne, Bedienungsanleitungen, Leistungsnachweise etc.)? �… …stehen auf dem Abnahmeprotokoll (Benennung AN, AG, Leistung, Ort und Datum)? � Ist klar und eindeutig erkennbar, ob der AG die Leistung anerkennt bzw…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Prozess 10: Risikobericht erstellen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Risikoberichterstattung „Mit Ausnahme der in § 64a Abs. 5 VAG genannten Unternehmen muss jedes Unternehmen über eine aussagefähige Risikoberichterstattung im Sinne des §… …64a Abs. 1 Satz 4 Nr. 3d) VAG verfügen. Im Rahmen der Risikobericht- erstattung hat sich die Geschäftsleitung in angemessenen Abständen über das… …Gesamtrisikoprofil berichten und darstellen zu lassen, inwieweit die in der Risikostrategie festgelegten Ziele des Risikomanagements erreicht wur- den… …(Soll-Ist-Abgleich) und inwieweit die für die Risiken gesetzten Limite ausgelastet sind. Der Risikobericht hat entsprechend den Vorgaben des § 64a Abs. 1 Nr. 3d) VAG zu… …erfolgen. Außerdem muss in geeigneter Weise sicherge- stellt werden, dass die Führungsebene unterhalb der Geschäftsleitung die für ihren jeweiligen… …Verantwortungsbereich erforderlichen Informationen aus dem Risikobericht erhält. Im Rahmen der Risikoberichterstattung ist auch über sämtliche Vertragsbeziehungen mit… …Versicherungs-Zweckgesellschaften zu berichten. In den Bericht sind mindestens der Name und das Sitzland der Versicherungs-Zweckgesellschaft, der Umfang des übertragenen Risikos so-… …(6), 7.3.4 (7) Risikoberichterstat- tung Bisherige Vorgehensweise Mit der 9. VAG-Novelle sind Versicherungsunternehmen verpflichtet, eine… …oftmals nicht. Sie sind nicht immer standardisiert, Handlungsalternativen werden nur teilweise aufgezeigt und der Fokus liegt auf bilanziellen Risiken und… …selten veranschaulicht und die Gesamtrisikosituation des Unternehmens unzureichend dargestellt. 72 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Angebotseinholung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …83 6 Angebotseinholung 6.1 Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung Aus dem jeweiligen material-/warengruppenbezogenen Lieferanten-Set (vgl… …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …Auswahl sollten interne Kontrollen vorgesehen werden (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Zuordnung der Genehmigungsstufen entsprechend dem Auftragswert… …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …. folgende Kriterien herange- zogen werden: � Übereinstimmung des Inhaltes der Leistungsbeschreibung mit dem tech- nischen Portfolio der Lieferanten. �… …Bonitätsbeurteilung der Lieferanten (falls vorliegend). � Abhängigkeit eines Lieferanten vom Auftraggeber (z. B. soll der Umsatz- anteil des Lieferanten beim… …Gegengeschäfte). Ferner ist bei der Festlegung der Lieferanten zur Vermeidung von Abspra- chen zwischen den Lieferanten Folgendes zu berücksichtigen: � Der Kreis… …der angefragten Lieferanten sollte im Zeitablauf variiert wer- den. � Neu in das Lieferanten-Set aufgenommene Lieferanten sollten angefragt werden… …erhalten. Angebotseinholung 84 Für den Fall, dass keine Lieferanten-Sets mit qualifizierten Lieferanten vor- liegen, könnten der Angebotseinholung sog…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Instandhaltung

  Allgemeine Prüfungsfragen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …15 2. Allgemeine Prüfungsfragen 2.1 Instandhaltungsstrategie Bei der Instandhaltungsstrategie handelt es sich um die Planung von Maß- nahmen, die… …der Werterhaltung und Verlängerung der Nutzungsdauer von Anlagen und Einrichtungen dienen. Darauf beziehen sich die nachfolgenden Prüfungsfragen. … …, Arbeitssicherheit, Versorgungssicherheit und externe Vorgaben zu Markt- und Kundenorientierung, technischen Entwicklungen, der Unterneh- mensstrategie und deren… …Wirtschaftlichkeit, Produktions- und Anla- genzyklus, mittel- und langfristige Instandhaltungsziele, Auslastung der Ressourcen?  Werden die jährlichen… …, Anlagenteile und Materialien werden von der Instand- haltungsstrategie erfasst?  Welche Kriterien zur Entwicklung einer Instandhaltungsstrategie sind… …Entscheidungsfreiräume?  Wie wird die Umsetzung/Einhaltung der Instandhaltungsstrategie und deren Ziele sichergestellt?  Gibt es eine grundlegende… …Anlagen bezogenen Strate- gien ggf. miteinander und/oder mit der Gesamtstrategie abgestimmt?  Inwieweit werden Fehlerhäufigkeiten und -arten (z. B… …von Bedienungsmängeln) im Vorfeld der Strategiefestlegung analysiert und berücksichtigt?  Wird geprüft, ob Maßnahmen zur Fehlerfrüherkennung… …chemischer Hilfs- messgrößen, wie Druck, Temperatur, Abrieb, Längenänderungen, Schall- und Körperschwingungen.  Werden bei der Entwicklung der Strategien… …vorbereitet, damit es bei der Durchführung von Instandhaltungsarbeiten nicht zu Produktionsausfällen kommt oder die- se auf ein Mindestmaß reduziert werden?…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Call Centern

  Geschäftsprozesse

  Arbeitskreis "Interne Revision in der Versicherungswirtschaft" des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V.

  …nach Kundenbe- darf und Gesprächsentwicklung der Calls sind bei der Vorgangsbearbeitung sowohl einzelne gezielte Geschäftsprozesse als auch eine… …Kombination und Verknüpfung mehrerer Prozesse möglich. Die Alternativen der Geschäfts- vorfälle werden im Folgenden im Rahmen einer prozessorientierten Be-… …trachtungsweise der einzelnen Arbeitsabläufe dargestellt. Wesentliche Kriterien bei der Analyse der einzelnen Geschäftsprozesse sind zum einen die Prüfung der… …, Historienführung und maschinelle Kontrollen). 9.1 Geschäftsvorfalldokumentation Die Historisierung der Kundenkontakte ist abhängig von der zur Verfügung stehenden… …Technik. Im Idealfall sollte dem Agent während des Kunden- gesprächs oder bei der Nachbearbeitung die Protokollierung der Gespräche über eine… …. Zum Auffinden der Gesprächsprotokolle müssen in der Anwendung Such- funktionen für diverse Suchkriterien wie Datum, Versicherungsscheinnum- mer, Name… …des Versicherungsnehmers, aber auch die Gesamtansicht aller Protokolle zur Verfügung stehen. Eng mit der Geschäftsvorfalldokumentation verbunden ist… …jeweils zuständigen Agent oder Mitarbeiter in der Fachabteilung zur Abarbeitung des Vorgangs steuern können (Workflow-System). 9.2. Identifikation des… …tion des Kunden über einen Abgleich mit der im Bestand gespeicherten Telefonnummer erfolgen. Dies und die darauf folgende professionelle Iden-… …Geschäftsprozesse auslösen können. Im Idealfall werden vom System bereits durch die Erkennung und Zu- ordnung der Telefonnummer alle relevanten Daten auf dem…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Sachinvestitionen

  Abrechnung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …49 6 Abrechnung Zur Abrechnung gehören die fachliche und rechnerische Leistungsanerken- nung, die Zahlungsfreigabe und der Zahlungsausgang. Im… …Rahmen der Leis- tungsanerkennung muss insbesondere sichergestellt werden, dass die bestell- te Leistung oder Lieferung korrekt und vollständig ausgeführt… …bzw. geliefert wurde und mit der Rechnung übereinstimmt. 6.1 Fachliche Leistungsanerkennung � Wurden im Zeitverlauf Leistungen, Leistungsmengen… …Mal anerkannt und damit mehrfach abgerech- net werden? � Wurden die Angaben der Stundenlohnrechnungen mit den Eintragungen des Bautagebuches… …abgeglichen (z. B. war die Firma zum angegebenen Zeitpunkt auf der Baustelle, mit wie vielen Personen, mit welcher Quali- fikation)? � Sind die… …Vorwarnsystem? � Wie ist sichergestellt, dass die Rechnung zur Prüfung an den internen oder externen Bauleiter erst nach der Vorkontierung (Registrierung) durch… …gaben nach § 14 UStG enthält? � Wurde vor Erstellung des Bauwerks / der Anlage die Steuerschuldner- schaft nach § 13 b UStG festgelegt? � Wer prüft die… …sichergestellt (4-Augen-Prinzip)? � Erfolgt ggfs. nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung eine Freiga- be durch den Kostenstellenverantwortlichen /… …. eine Checkliste verwendet? � Wie ist sichergestellt, dass bei der Prüfung der Eingangsrechnungen die vereinbarten Garantie- bzw. Sicherheitseinbehalte… …abgezogen werden? � Wie ist sichergestellt, dass bei der Prüfung von Schlussrechnungen der volle Betrag nur freigegeben bzw. ausbezahlt wird, sofern für den…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Sachinvestitionen

  Realisierung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …43 5 Realisierung Nach dem Abschluss der jeweils erforderlichen Planungs- und Beschaffungs- phasen, dem Vorliegen der Ausführungspläne und der… …Genehmigung der ent- sprechenden Teile des Vorhabens durch die Behörden kann mit der Reali- sierung des Vorhabens, zumindest teilweise, begonnen werden. Durch… …Ele- mente nur projektbegleitend zweckmäßig geprüft werden. In der Realisierungsphase kommt auch dem Thema Projektcontrolling eine besondere Bedeutung… …zu, um finanziell kritische Entwicklungen und Termin- verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können. Die in der Regel… …5.1.1 Termine � Lag vor dem Beginn der Leistungserbringung ein schriftlicher Auftrag vor und wurden Termine festgelegt (z. B. Fertigstellungstermin)? �… …Auftragneh- mer verschuldeter Nichterreichung eine Pönale vereinbart? Wurde im Verzugsfall die Pönale abgerechnet bzw. der Grund des Verzichts doku- mentiert?… …kosten? � Welche Zeitpuffer wurden eingeplant? Waren diese ausreichend? 44 Realisierung � Wurde die Umsetzung der Investition zeitlich optimal z. B… …wer- den? � Gibt es einen definierten Prozess bzgl. der formalen Umsetzung des ter- minlichen Änderungsmanagements (z. B. Prüfung von Behinderungsan-… …Modifikationen und waren diese ordnungsgemäß? � Wurden Anzahlungen oder Vorauszahlungen durch Bürgschaften abgesi- chert? � Entspricht der vereinbarte… …nach ereignisbezogenen Leis- tungsständen festgelegt werden (z. B. Fertigstellung Rohbau). � Wie wird der Leistungsstand festgestellt? 45 Budget- /…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision von Sachinvestitionen

  Investitionsentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …21 3 Investitionsentscheidung 3.1 Entscheidungsfi ndung Investitionsentscheidungen sind Entscheidungen für die Zukunft. Sie müs- sen in der… …Gegenwart getroffen werden, ohne dass für die Zukunft absolut sichere, beweisbare Gegebenheiten unterstellt werden können. Basis der… …Investitionsentscheidungen sollten stets nachvollziehbare Investitionsrech- nungen sein, die trotz der genannten Unsicherheiten fundierte Aussagen für die betreffenden… …Projektbeurteilungen bieten. � Welche Ziele werden mit der Investition verfolgt (Rendite bzw. Wertbei- trag, Imagegewinn, Marktpräsenz etc.)? � Falls monetäre Ziele… …verfolgt werden, genügen die angestrebten Zielgrö- ßen den internen Anforderungen? � Gibt es eine Investitionsrichtlinie? Ist darin insbesondere der… …Genehmi- gungsprozess beschrieben? Entspricht die Richtlinie noch der Satzung bzw. der Geschäftsordnung und sonstigen Bestimmungen, wie EU-Vor- schriften (z… …. B. neue Gefahrstoffverordnung mit geänderter Gefährdungs- beurteilung)? � Welche Mindestanforderungen sind in der Richtlinie definiert und wie ak-… …Analyse (Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) und der Unternehmensstrategie? � Wo ist die Investition im Portfolio des Unternehmens… …nur für Vorhaben erfolgen, die der Unternehmensstrate- gie folgen. Die Festlegung, was zum Kerngeschäft des Unternehmens gehört, hat regelmäßig in… …durchgeführt? � In welcher Form (wie detailliert) wurden die Ergebnisse dem Vorstand / der Geschäftsführung zur Genehmigung vorgelegt? � Welche kurz-, mittel-…

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