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  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …37 3 Organisation der Beschaffung 3.1 Vorbemerkung Im Beschaffungsprozess sind die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben den Aufgabenträgern so… …zuzuordnen, dass die sachgerechte und effiziente Er- füllung dieser Aufgaben gewährleistet wird. Die Aufgabenzuordnung im Einzelnen und die wichtigsten… …Vollmachtenregelung. Gemäß Definition des DIIR-Arbeitskreises „Revision der Beschaffung“ (vgl. Kap. 1) beinhaltet der Beschaffungsprozess die gesamte Prozesskette von… …der Planung und Meldung eines Bedarfs durch den Fachbereich über die Ein- kaufsaktivitäten bis zur Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung. Die… …folgenden Ausführungen haben im Wesentlichen die Aufbau- und Ablauforga- nisation der Einkaufsfunktion zum Inhalt. Auf die anderen Teilprozesse, wie z. B… …. Bestellanforderung durch die Fachbereiche, Leistungsanerkennung, lo- gistische Funktionen, Rechnungsprüfung usw. wird in diesem Kapitel nur dann eingegangen, wenn es… …sich um einkaufsübergreifende Themen handelt. 3.2 Zuständigkeit für die Einkaufsfunktion Die Einkaufsfunktion ist grundsätzlich vollumfänglich dem… …wirtschaftlich sinnvoll sein, diese an die Fachbereiche zu übertragen. Derartige Umfänge sind z. B.: (1) Kleinbetragsbestellungen Es ist zu analysieren, ob es… …geringer sind als die Kosten, die bei einer Abwicklung durch den Einkaufsbereich entstehen. Hierbei kann mit Wertgrenzen gear- beitet werden, unterhalb… …derer der Fachbereich eigenständig einkauft. Diese Ausnahmen sind mit einer vorgegebenen Wertgrenze durch die Unterneh- mensleitung und/oder den…

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  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …57 4 Lieferantenmanagement 4.1 Einführung Die Globalisierung erschließt den Unternehmen neue Markt- und Absatz- chancen. Gleichzeitig setzt sie… …die Unternehmen immer weiter unter den Druck einer internationalen Konkurrenz. Diesem Druck begegnen sie u. a. mit Maßnahmen zur Reduzierung ihrer… …Wertschöpfungskette des Unternehmens bei (vgl. hierzu Kap. 1.2). Der Kos- tendruck wird dabei auf die Zulieferer abgewälzt, was dazu führen kann, dass das… …temlieferanten). Dieser Zielkonflikt hat die Unternehmen bewogen, die reine Lieferanten- Kunden-Beziehung strategischer auszurichten und einen standardisierten… …, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten. Neben der Reduzierung der Be- schaffungskosten umfasst die Zielsetzung der Unternehmen auch die Opti- mierung der… …eigenen Prozesskosten während der Leistungserbringung, die Reduzierung von Beschaffungsrisiken und die Erhöhung der Qualität der zu beschaffenden Produkte… …Bereichen a) und b) steht die Marktbeobachtung mit dem Ziel im Vor- dergrund, für die einzelnen Material-/Warengruppen jeweils neue potenzielle Lieferanten… …in das entsprechende Lieferanten-Set für künftige Vergaben auf- zunehmen. Die Bereiche c) und d) befassen sich mit Lieferanten, mit denen eine… …Lieferbe- ziehung eingegangen werden soll oder diese bereits besteht. Lieferantenmanagement 58 Die hinter dem Lieferantenmanagement stehende Systematik… …ist individuell für das jeweilige Unternehmen und seine Tätigkeitsfelder zu gestalten. Grundlage sind insbesondere die bestehenden…

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  Bestellanforderungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …75 5 Bestellanforderungen Die Bestellanforderung (BANF) ist die unternehmensinterne Initialisierung für den Beschaffungsvorgang. Zur Durchführung… …die Bestellung erfolgt durch den Fachbereich direkt beim Vertragspartner. � Notkauf-BANF wird erst nach einer Beauftragung erstellt. Eine schnelle… …Beauftragung ist u. U. unter Zeitdruck erforderlich, um Schaden vom Un- ternehmen abzuwenden. Die nachträgliche Erstellung der Notkauf-BANF dient dazu, diese… …Fälle transparent zu machen sowie die für die buchhal- terische Abwicklung notwendigen Daten zu erzeugen. � Kleinbetrag-BANF dient zur Entlastung des… …Einkaufs. Die Fachbereiche sind durch den Einkauf legitimiert, bis zu einem vorher festgelegten Be- trag je Beschaffungsvorgang ohne Einschaltung des… …Lieferanten abgeschlossenen Rahmenvertrags wird durch die Disposition der Materialbedarf ermittelt und per Lieferabruf direkt beim jeweiligen Lieferanten… …angefordert. Die BANF als Initialisierung eines Beschaffungsvorgangs ist der Ausgangs- punkt dafür, dass ein bestimmtes Beschaffungsgut (Material… …. Dabei erfüllt die BANF mehrere Zwecke: Einerseits gibt sie Aufschluss über wichtige organisatorische und buchhaltungsrelevante Daten wie die Kosten- art… …, den Aussteller, den Anforderer (Bedarfsträger) sowie dessen Kostenstelle und führt die beziehende (zu belastende) Kostenstelle (z. B. Abteilung oder… …Bestellanforderungen 76 Projekt) auf. Andererseits soll die BANF möglichst umfassende und exakte Informationen über die zu beziehenden Waren und/oder Dienstleistungen…

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  Angebotseinholung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …83 6 Angebotseinholung 6.1 Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung Aus dem jeweiligen material-/warengruppenbezogenen Lieferanten-Set (vgl… …. Kap. 4.4) sind für den konkreten Beschaffungsfall Lieferanten auszuwählen, die im Ausschreibungsverfahren berücksichtigt werden sollen. Zuständig für… …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …. Den Lieferanten wird ein grober Überblick über die beabsichtigte Beschaffung ge- geben und anhand von vorgefertigten Checklisten, Formblättern und… …Eigen- erklärungen werden Interesse und Eignung der Interessenten erfragt. Die Lieferanten können im Vorfeld abschätzen, ob sie Interesse an dem Ver-… …der Auftraggeber mit tatsächlich belastbaren Angebo- ten durch interessierte und qualifizierte Bewerber rechnen, spekulative An- gebote sind dann die… …Ausnahme. Gut gewählte Eignungskriterien können im Bedarfsfall die „Spreu vom Weizen trennen“. Bei der Festlegung von Auswahlkriterien ist – und dies gilt… …. Sollte die Präqualifizierung nicht im Vorfeld einer Angebotsanfrage durchge- führt worden sein, sind Informationen zur Beurteilung des Lieferanten mit dem…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Regelung, wie und bei wem die Angebote eingehen sowie hinsichtlich der Öffnung der Angebote. Hierzu existieren z. B. folgende Möglichkeiten: � Eingang bei… …einer definierten zentralen Stelle (z. B. Einkaufssekretariat, Rechtsabteilung, Revision) versus dezentraler Eingang bei den Einkäu- fern. Die zentrale… …dem Abgabetermin geöffnet werden, sind z. B. folgende Maßnahmen möglich: (1) Posteingang bei einer zentralen Sammelstelle. Die Angebotsunterla- gen… …per Datenfernübertragung in einer „closed box“, die IT-technisch erst nach dem Abgabetermin geöffnet werden kann. � Die Öffnung der Angebote erfolgt… …, die nach dem Abgabetermin eingehen. Für öffentliche Auftraggeber ergibt sich allerdings kein Regelungsbedarf, da gesetzliche Vorgaben die Annahme von… …Angeboten nach dem Abgabetermin ausschließen. Ansonsten sollte eine eindeutige Regelung bestehen, die entwe- der so konsequent wie die bei den öffentlichen… …Vergabeentscheidung 94 � Werden Ausnahmen zur Regel wird die Vorgabe des Abgabetermins ad ab- surdum geführt und die Lieferanten messen dem Abgabetermin keine Be-… …Verantwortlichen bewusst gewollt wird, könnte so aussehen: � Die Annahme eines verspäteten Angebotes wird von zwei verantwortli- chen Mitarbeitern per Unterschrift… …genehmigt. Die Hierarchiestufe der Mitarbeiter ergibt sich in Abhängigkeit von der Angebotssumme. � Die Lieferanten mit den bisher günstigsten Angeboten… …bekommen im Rah- men der Nachverhandlungen die Möglichkeit, ihr Angebot zu verbessern. � Die Ausnahmen werden dokumentiert, um Transparenz zu erhalten, ob…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …105 8 Auftragserteilung und Vertragsmanagement 8.1 Art der Beauftragung Nach der Vergabeentscheidung erfolgt die Auftragserteilung an den ausge-… …� Einzelbestellung. In beiden Fällen kann die Abrechnung der Lieferungen bzw. Leistungen so- wohl in Form eines Festpreises als auch auf Nachweis (z… …möglich. Die Einzelbe- stellung beinhaltet einen konkreten Liefer- bzw. Leistungstermin (z. B. Liefe- rung einer Anlage zum Fixdatum) oder einen Zeitraum… …Erstellung der Auftragsdokumente sind im weiteren Einkaufsprozess nachgelagerte Aktivitäten, wie z. B. das Einholen der Auftragsbestätigung, die Überwachung… …der Vertragseinhaltung und die Archivierung der Auftrags- dokumente erforderlich. Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Partnern, die z. B… …Lieferanten ohne Einbeziehung des Einkaufsbereiches. Hierbei sind die administrativen Kosten geringer als bei einer Abwicklung per Einzelbestellung. Ferner… …wiederkehrenden Beschaffungsvorgängen Rahmenver- träge mit Abruf abzuschließen. Mit der Kennzahl „Rahmenvertragsquote“ kann die Zielerreichung gemessen werden… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …über eine eindeutig definierte Lie- ferung oder Leistung, die bis zu einem vereinbarten Termin zu erbringen ist. Die Einzelbestellung lässt sich in… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …123 9 Leistungsanerkennung und Rechnungs- prüfung 9.1 Leistungsanerkennung und Reklamation Die mit einem Lieferanten durch Kauf-, Werk- oder… …Dienstleistungsvertrag vereinbarte Leistung muss vom Auftraggeber nach erfolgter Leistungserbrin- gung geprüft werden. Nur wenn die erbrachte Leistung den Anforderungen… …Umfang in Rechnung zu stellen. Wesentlich ist die Kongruenz von Bestellung und Waren- bzw. Leistungserhalt. Im Austauschverhältnis zwischen Auftrag- geber… …und Auftragnehmer handelt es sich bei der Leistungsanerkennung so- mit um eine notwendige Vorstufe der Rechnungsprüfung. Die erforderlichen… …einer realen Nutzung zuführt. Hierbei ist zu be- achten, dass die Auftragsvergabe/Bestellung und die Überprüfung der Leis- tung aufgrund einer gezielten… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …Produktions-/Logistikstandort, in dem zeitnah über die Annahme bzw. Nichtannahme des Geräts entschieden wer- den muss. Die Leistungsanerkennung erfolgt in diesem Fall im Rahmen… …einer klassischen Wareneingangsprüfung. Voraussetzung für die Leistungsaner- kennung ist, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über eine ausreichende… …Informationsgrundlage verfügen (Auftrag/Bestellinformation) und die Leis- tungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können. Handelt es sich beim… …DIIR-Schriftenreihe, Berlin 2015, S. 88. Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 124 i. d. R. die Vergütung von Dienstleistungen in Abhängigkeit von den…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …133 10 e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung 10.1 Einführung Durch die weitverbreitete Nutzung des Internets stehen auch dem… …Einkauf neue und moderne IT-Systeme zur Verfügung, die ihn bei seinen Beschaf- fungsaktivitäten (auch international) unterstützen. Die Möglichkeiten von e-… …Statistischem Bundesamt setzten im EU-Durchschnitt ca. 18 % der Un- ternehmen das Internet für die Beschaffung ein (Stand 2013). Zukünftige Pro- gnosen sehen… …Volumen von über 1.000 Mrd. USD erwartet.30) Technisch lassen sich die e-Procurement-Systeme in zwei Gruppen unter- scheiden: � Systeme die den operativen… …(strategische Beschaffung), Online Bidding (elektronisch durchgeführte Ausschreibung), e.Auction (elektronisch durchgeführte Auktion)), die den strategischen… …Beschaf- fungsprozess vom Bedarf über die Ausschreibung bis hin zur Vertragsge- staltung unterstützen. Waren bis vor wenigen Jahren hauptsächlich… …. Produktions- materialien über e-Procurement beschafft. Grundsätzlich sind mittlerweile alle Beschaffungen über e-Procurement-Systeme denkbar. Die klassischen… …. Hinzugekommen sind komplexere Plattformen, die auch unterschiedliche Beschaffungsarten zulassen (z. B. On- line Bidding, e.Auction). Für den Einkäufer ergeben… …gestaltet und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben (Bsp. Funktionstrennung, Bestellwertgrenzen) kann systemseitig sichergestellt werden. Durch eine… …Kapitel behandelt nicht die Aspekte einer IT-Revision der e-Procure- ment-Systeme. Punkte wie Zugriffsschutz, Ausfallsicherheit, systematische…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …im Unternehmen fehlt � einmalige oder periodisch wiederkehrende Arbeiten durchzuführen sind, für die das Vorhalten eigener Mitarbeiter wegen… …mangelnder Auslastung unwirtschaftlich wäre � Wirtschaftlichkeitsanalysen (Make or Buy) die Vorteilhaftigkeit der Inan- spruchnahme von Fremdleistungen… …Leistungsbeschreibung, Vertragsgestaltung und Leistungsüber- prüfung eine besondere Bedeutung zu. Die Leistungsüberprüfung muss durch Mitarbeiter vorgenommen werden… …, welche die Leistungserbringung fachlich beurteilen und bestätigen können (vgl. hierzu auch Kap. 9.1). Prüfungsfragen: 1) Wird vor Vergabe einer… …greifenden Bezügen die Transferpreise steuerrechtlich richtig gebildet worden (entsprechend dem „arm’s length principle“: Behandlung von zwei… …eine Funktionstrennung zwi- schen ausschreibender und leistungsempfangender Abteilung)? Sind die Verantwortungsbereiche und Schnittstellen klar… …erforderlich? Wurde beispielsweise auf sicherheits- und datenschutzspezifische Gegebenheiten hingewiesen, die beachtet werden müssen? 5) Mit welchem Vorgehen… …werden mögliche Nachträge der Auftragnehmer ausgeschlossen bzw. einer gesonderten Zustimmung bzw. Beauftragung unterworfen? 6) Werden im Vertrag die… …Dienstleistungen eindeutig, präzise und schrift- lich festgelegt (objektiv nachvollziehbar) sowie die Abrechnungsmodali- täten (z. B. Arbeitszeit, Reisezeiten und… …-kosten, Überstunden) hinrei- chend vereinbart? Ist die Abgrenzung eigener und fremder Leistungen möglich? 7) Sind die vorzulegenden Leistungsnachweise in…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …Sicherstellung der Lieferfähigkeit essenziell, dass die dazu gehörenden Prozesse eindeutig definiert und dokumentiert sind. Aufga- ben, Kompetenzen und… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …Verfahrensanweisung zu erstellen, die sich sowohl mit den Vorgaben bezüglich vertraglicher Mindestanforderungen als auch mit den bilanziellen, steuerlichen und… …sinnvoll, Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um das Lieferantenwerkzeug zu erwerben (z. B. Sicherung der Exklusivität) und einen Prozess… …aufzusetzen, der sicherstellt, dass nach die- sen Bestimmungen verfahren wird. Als Bezahlvarianten für den Eigentumserwerb kommen entweder die Direkt-… …bezahlung (im Voraus) oder die Teilepreisumlage (entspricht einer Ratenzah- lung) in Frage. Hierbei sind wieder die verschiedenen bilanziellen, steuer- lichen… …und zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten und in die Entscheidung mit einzubeziehen. Zollrechtliche Relevanz entsteht z. B. für Teile, die aus… …ist sicherzu- stellen, dass die Werkzeugkosten anteilig im Teilepreis enthalten sind, da die- ser sonst zu niedrig wäre und das Unternehmen sich dem… …: http://oecdobserver.org/news/archivestory.php/aid/670/Transfer_pricing:_ Keeping_it_at_arms_length.html Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung 190 Ferner sollte der…

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