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• eBook-Kapitel aus dem Buch Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

  Begriffe und Definitionen

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 54 3. Begriffe und Definitionen Im Nachfolgenden sollen die wichtigsten Begriffe und Definitionen… …dargestellt werden. Organisation ISO 19600 differenziert hier sehr genau und stellt nicht allein auf Unternehmen und dergleichen ab, sondern auf die… …„Organisation“. Diese Organisation ist de- finiert als Person oder Gruppe von Personen, die zum Erreichen ihrer Ziele ei- gene Funktionen mit Verantwortlichkeiten… …oder nicht, öf- fentlich oder privat. Gemeint sind also sämtliche Organisationen, quasi von der Aalräucherei bis zum Zoobetrieb. Compliance Die Norm… …versteht unter „Compliance“ die Einhaltung aller Compliance-Ver- pflichtungen der Organisation (3.16) und ist damit sehr weitgehend. Kürzer und zugleich… …„Definition in der Definition“ aus drei Be- 3. Begriffe und Definitionen 55 griffen, die immer weiter definiert werden müssen. Die Definition selbst… …ergibt sich aus der systematischen Auslegung aus dem Zusammenhang zwischen den Begriffen Compliance und Managementsystem. Die „Compliance-Verpflichtung“… …ist definiert als Auflagen und Erfordernisse, denen eine Organisation unterliegt oder die einzuhalten sie sich entscheidet, die sie also erfüllen muss… …, oder freiwillig erfüllen will. Dies sind die viel zitierten Gesetze und Richtlinien. Compliance wird ja häufig verkürzt auch dargestellt als die… …Einhaltung von eben Gesetzen und Richtlinien. Die ISO Norm selbst konkretisiert „Verpflichtungen“ dann auch dahingehend, dass diese sich aus zwingenden…

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  Kontext der Organisation

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 58 4. Kontext der Organisation 4.1 Verstehen der Organisation und deren Kontext Für die Implementierung… …eines wirksamen CMS ist die umfassende Kenntnis der Organisation mit all seinen Vorzügen und Problemen von erheblicher Be- deutung. „Organisation“ ist… …definiert als Person oder Gruppe von Personen, die zum Er- reichen ihrer Ziele eigene Funktionen mit Verantwortlichkeiten, Befugnissen und Beziehungen besitzt… …Compliance-Risiken bestimmen, die für seine Zwe- cke relevant sind und die Fähigkeit betreffen, beabsichtigte Ergebnisse eines CMS zu erreichen. Hierbei sollte das… …Unternehmen eine breite Palette an exter- nen und internen Aspekten berücksichtigen, wie z.B. rechtlichen, sozialen und kulturellen Kontext, die wirtschaftliche… …Situation und die internen Richtlinien und Ressourcen. Um die voran beschriebene Kultur richtig zu implementieren und zu entwi- ckeln, ist ein großes… …Probleme wie Compliance-Risiken bestimmen sollte, die für seine Zwecke relevant sind und die Fähigkeit betreffen, beabsichtigte Ergebnisse seines Com-… …pliance-Management-Systems zu erreichen. Zu der breiten Palette externer und interner Aspekte gehört ausdrücklich der rechtliche, soziale und kulturelle Kon- text, die… …wirtschaftliche Situation und die internen Richtlinien und Ressourcen, also quasi alles, was zu einem Unternehmen direkt und indirekt dazu gehört. So umfassend ein… …Compliance-Management-System auch sein muss, um interne wie externe Belange zu erfassen, so klar sollte es dann auch abgegrenzt sein. Das Unternehmen sollte die Grenzen und…

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  Leitung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …5. Leitung 73 5. Leitung 5.1 Führung und Selbstverpflichtung Die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeit eines CMS wird nur erreicht, wenn die… …Implementierung, Umsetzung und Kommunikation zur „Chefsache“ ge- macht wird. Nur die kontinuierliche Selbstverpflichtung der Unternehmenslei- tung auf die… …Grundsätze von ISO 19600 74 Entscheidend ist, unmissverständlich klar zu stellen, dass die Beachtung der Grundwerte und des CMS unabwendbare Firmenpolitik… …, gefolgt von der Umsetzung. Die Geschäftsführung muss ein klares Bekenntnis „pro Compli- ance“ gegenüber dem Unternehmen abgeben (Tone from the Top), von dem… …auch sämtliche Stakeholder Kenntnis erlangen. Die Verantwortung für Compliance liegt bei der Geschäftsleitung. Die Compli- ance-Organisation stellt… …hierfür die Prozesse zur Verfügung. Um eine feste Ver- ankerung von Compliance im gesamten Unternehmen zu erreichen, spielt das klare Bekenntnis der… …Geschäftsleitung, der „Tone from the Top“, die entschei- dende Rolle. Von der Geschäftsleitung ist zu erwarten, dass sie diese Haltung auch in ihrem Handeln umsetzt… …: „Walk the Talk“. Die Geschäftsführung muss nicht nur in diesem Bereich als Vorbild agieren. Nur, wenn die Geschäftsfüh- rung das Compliance-System „lebt“… …, wird dies auch die zwingend notwendige Akzeptanz innerhalb der Belegschaft finden98. Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt sein, dass Compliance… …es erforderlich, die Definition von Rol- len und Verantwortlichkeiten sowie der Aufbau- und Ablauforganisation vor- zunehmen. Hierfür sind…

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  Planung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …6. Planung 107 6. Planung 6.1 Maßnahmen zur Bewältigung von Compliance-Risiken Bei der Planung für das CMS sollte die Organisation die… …Anforderungen in die- ser ISO Norm zu 4.1 (Kontext des Unternehmens/Verstehen des Unterneh- mens und dessen Kontext)134, 4.2 (Verstehen der Bedürfnisse und… …Erwartungen der interessierten Parteien)135 sowie die Grundsätze der guten Unternehmens- führung gemäß Ziff. 4.4 (CMS und die Grundsätze der guten Unternehmens-… …führung)136, die in 4.5 identifizierten Compliance-Verpflichtungen137 und die 134 siehe S. 58 dieses Buches 135 siehe S. 59 dieses Buches 136 siehe S. 60… …(Identifikation, Analyse und Bewertung von Compliance-Risiken)138 berücksichtigen, um Compliance-Risiken zu bestimmen, die beseitigt werden müssen. Die… …Organisation sollte ferner – sicherstellen, dass das CMS die angestrebten Ergebnisse erzielt; – unerwünschte Effekte vermeiden, erkennen und reduzieren; –… …kontinuierliche Verbesserungen erzielen. Insbesondere die Erkenntnis, Reduzierung und Vermeidung unerwünschter Ef- fekte ist wichtig bei der Implementierung eines… …spiegeln, die sich im Entscheidungskalkül des Akteurs nicht niederschlagen, zu- gleich aber Dritte belasten oder auch begünstigen. Zu denken ist hier… …Informationen, also vielleicht allzu große Transparenz. Solche Effekte sollten eingegrenzt werden. Nach ISO 19600 sollte die Organisation Maßnahmen planen zur… …Bewältigung dieser Compliance-Risiken sowie know how über die Integration und Imple- mentierung der Maßnahmen in ihre Compliance-Management-Systemprozesse sowie…

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  Support/Unterstützung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 112 7. Support/Unterstützung 7.1 Ressourcen Nach ISO 19600 sollte die Organisation die… …benötigten Mittel und Ressourcen bestimmen, die zur Entwicklung, Durchführung, Auswertung, Pflege und kon- tinuierlichen Verbesserung des CMS entsprechend… …ihrer Größe, Komplexität, Struktur und Funktionen erforderlich sind. Die Geschäftsleitung und alle anderen Ebenen des Managements sollten dafür sorgen… …, dass die notwendigen Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um dafür zu sorgen, dass das CMS seine Ziele erfüllt, und das Compliance erzielt wird. Nach… …alle Fälle lohnenswert. Checkliste zu 7.1 – Ressourcen Kriterium J N % Was fehlt? erledigt bis wann? verantwortlich Anmerkungen Hat die… …Organisation die benötigten Mittel und Ressourcen bestimmt... ...die zur Entwicklung des CMS erforderlich sind? ...die zur Durchführung des CMS erforderlich… …sind? ...die zur Auswertung des CMS erforderlich sind? 7. Support/Unterstützung 113 Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 7.1 Die Organisation… …hat die benötigten Mittel und Ressourcen bestimmt, die zur Entwicklung, Durchführung, Auswertung, Pflege und kontinuierlichen Verbes- serung des CMS… …erforderlich sind. Die Verantwortlichen haben dafür gesorgt, dass die notwendigen Ressourcen effektiv eingesetzt werden. 7.2 Kompetenz und Schulung Kompetenz… …. Die erfolgreiche Umsetzung eines CMS hängt von der Kompetenz der Men- schen ab, die in dem Unternehmen arbeiten. Jedes Unternehmen bzw. jede Or-…

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  Arbeitsablauf

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 146 8. Arbeitsablauf Arbeitsabläufe müssen so gestaltet werden, dass die Erfüllung der Compliance-… …Anforderungen erleichtert und ermöglicht wird. 8.1 Operative Planung und Steuerung Das Unternehmen sollte die Prozesse planen, umsetzen und steuern, die erfor-… …derlich sind, um Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und die in 6.1 (Maß- nahmen zur Bewältigung von Compliance-Risiken) bestimmten Maßnahmen umzusetzen… …, durch: – Definition von Zielsetzungen der Prozesse; – Festlegung von Kriterien für die Prozesse; – Umsetzung der Prozesssteuerung in Einklang mit den… …Kriterien; – Aufbewahrung von dokumentierten Informationen, soweit dies erforderlich ist, um sicher sein zu können, dass die Prozesse wie geplant ausgeführt… …. Entspre- chend schlägt ISO 19600 auch vor, dass die Organisation geplante Änderungen kontrollieren und die Auswirkungen von unbeabsichtigten Änderungen… …Kriterium J N % Was fehlt? erledigt bis wann? verantwortlich Anmerkungen Plant das Unternehmen Prozesse, die erforderlich sind, die Compliance-Ver-… …pflichtungen zu erfüllen? Plant das Unternehmen Prozesse, die erforderlich sind, die in 6.1 bestimmten Maßnahmen umzusetzen? Definiert das Unternehmen… …Zielsetzungen dieser Pro- zesse? 174 Die Checkliste ist hier der besseren Übersichtlichkeit wegen stark verkürzt darge- stellt. Die komplette Checkliste finden… …Sie in diesem Buch unter IV., S. 209 8. Arbeitsablauf 147 Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 8.1 Die Organisation hat die erforderlichen…

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  Leistungsbewertung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Compliance-Überwachung können nicht allgemein gültig definiert, sondern nur für den Einzelfall festgelegt werden. In jedem Fall sind die Unternehmensgröße, die Komplexität… …der Organisation und das Ge- schäftsmodell wesentliche Kriterien für die Festlegung des Umfangs und der Dauer der Compliance-Überprüfung. Hinzukommen… …gegebenenfalls Vorgaben externer Standards, die für das CMS zu beachten sind178. Nach IDW PS 980 erfolgt die Überwachung eines CMS und die Umsetzung von… …Grundsätze von ISO 19600 154 Das Unternehmen bzw. die Organisation muss die Überwachungs-, Messungs-, Analyse- und Bewertungsprozesse planen und… …verwirklichen, die erforderlich sind, um die Wirksamkeit des CMS sicherzustellen. Dabei müssen in geplanten Abständen Audits durchgeführt werden, um zu er-… …mitteln, ob das CMS die Anforderungen erfüllt, wirksam verwirklicht und auf- rechterhält. Es müssen geeignete Methoden zur Überwachung des CMS angewandt… …und die Ergebnisse der Überwachung des CMS dokumentiert werden. Diese Methoden müssen darlegen, dass die eingeführten Prozesse in der Lage sind, die… …Entscheidungs- und Umsetzungshilfen vorhanden sein für die Verbesserung der Wirksamkeit des CMS uns einer Prozesse, den Bedarf an Ressourcen und der Abdeckung des… …werden muss und warum? b) Verfahren für die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, je nach Bedarf, um zu gewährleisten, dass gesicherte Ergebnisse… …geliefert werden; c) wann Monitoring und Messungen durchgeführt werden sollten? d) wann die Ergebnisse aus der Überwachung und Messung analysiert, ausge-…

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  Verbesserung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Bei Auftreten einer Nichtkonformität und/oder Non-Compliance sollte die Organisation: a) auf die Nichtkonformität und/oder Non-Compliance reagieren und… …ggf: – Maßnahmen ergreifen, um sie zu steuern und korrigieren; und – die Konsequenzen bewältigen; b) den Bedarf für Maßnahmen zur Beseitigung der… …Bewerten der Nichtkonformität und/oder Non-Compliance; – Bestimmen die Ursachen für Nichtkonformität und/oder Non-Compli- ance; 10. Verbesserung 169 –… …Non-Compliance sein kann. Korrigierende Maßnahmen sollten den Auswirkungen der Nichtkonformität und/oder Non-Compliance angemessen sein, der zu begegnen ist. Die… …durchgeführter Maßnahmen; – die Ergebnisse von korrigierenden Maßnahmen. Informationen aus den Analysen von Nichtkonformität und/oder Non-Com- pliance können… …verwendet werden für: – die Beurteilung der Produkt- und Serviceperformance; – die Verbesserung und/oder Umgestaltung von Produkten und Dienstleistun- gen… …; – die Veränderungen der organisatorischen Praxis und Verfahren; – die Umschulungen von Arbeitnehmern; – die Neueinschätzung des Bedarfs die… …Bedürfnisse von interessierten Partei mitzuteilen; – Frühwarnsignale für potentielle Non-Compliance; und – die Umgestaltung und Bewertung von Kontrollen. Das… …Auditierungs-/Zertifizierungsergebnis zu 10.1.1 Für den Fall des Auftretens eines Compliance-Verstoßes: 1. reagiert die Organisation entsprechend auf den Compliance-Verstoß; 2. wird die… …Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen für den Compli-ance-Verstoß evaluiert; 3. werden die erforderlichen Maßnahmen durchgeführt; 4. wird die…

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  Die Zertifizierung nach ISO 19600

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …173 III. Die Zertifizierung nach ISO 19600 ISO 19600 ist bekanntlich ein sogenannter B-Standard. Er geht nicht von Ver- pflichtungen, sondern von… …, dass das CMS geprüft wurde, die Anforderungen der entsprechenden Normen erfüllt werden und die Wirksamkeit des Systems einer ständigen Überwachung unter-… …Betriebsblindheit und Interessenkollision einstellen. Die externe Prüfung ist immer objektiver als die interne, weil der interne Prüfer in aller Regel zuerst seiner… …Organisation ver- pflichtet ist, er ist möglicherweise sogar verantwortlich für die Initiierung und Umsetzung des CMS und unterliegt möglicherweise disziplinären… …Zertifizierungsorganisation gewährleistet. Hinzukommt selbstverständlich auch die „Siegelfunktion“ einer Zertifizierung. Die Einrichtung, Ausgestaltung und Überwachung des… …CMS ist dabei grund- sätzlich eine im Organisationsermessen der gesetzlichen Vertreter stehende un- ternehmerische Entscheidung. Die externe Prüfung… …des CMS ist eine geeignete Maßnahme für die gesetzlichen Vertreter ihrer Pflicht zur sachgerechneten Organisation, Leitung und Überwa- chung des… …Unternehmens nachzukommen. Die CMS-Prüfung ist aus Sicht der gesetzlichen Vertreter auch eine Maßnahme zur Haftungsreduzierung, wobei die gesetzlichen Vertreter… …beachten müssen, die sie im ersten Schritt sorgfältig eine Risikoanalyse erstellen, die Basis für das CMS wird . Die CMS-Prüfung ist überdies ein… …Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) er- streckt sich die Überwachungsfunktion des von den Anteilseignern bestimmten III. Die Zertifizierung nach ISO 19600 174…

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• Katalysator Volkswagen

  …Langsam lichten sich die Dieselrauchwolken über Wolfsburg. Und immer deutlicher werden die Strukturen, des wohl vermeintlich größten… …Automobilkonzern als eine der ersten Maßnahmen die richtigen Weichen gestellt, um weitere Skandale dieser Art zu verhindern - hoffentlich.Doch wie schaut es in… …zu gemeldeten Fällen und zu Konsequenzen für die betroffenen Mitarbeiter. Das Ergebnis: Jedes Jahr werden mehrere Tausend Verstöße gegen Gesetze oder… …Beschwerden und Meldungen über mutmaßliche Verstöße registriert. Bei Siemens – die allerdings nicht an der Umfrage teilgenommen haben – wurden laut des… …. Bei weiteren internen Nachforschungen stellte sich heraus, dass  bei der Hälfte der überprüften Fälle die Eingaben zutreffen – mit anschließenden… …disziplinarischen Konsequenzen für die Mitarbeiter. Angaben über konkrete Konsequenzen für die Mitarbeiter machten lediglich zwei Unternehmen. Bei Henkel verloren… …Mitarbeiter abgemahnt. 50 erhielten darüber hinaus die Kündigung. Anlaufstelle für Whistleblower Ein weiteres – aus Sicht der Compliance - erfreuliches… …Ergebnis der Umfrage ist, dass alle Konzerne, die sich an der Umfrage beteiligten, Anlaufstellen für anonyme Whistleblower geschaffen haben. Zudem berichten… …in neun Unternehmen die Chief Compliance Officer nicht nur einem Vorstandsmitglied oder dem Vorstandschef, sondern zusätzlich auch dem Aufsichtsrat… …. Umgang mit Compliance – noch ausbaufähig Trotz der erhöhten Sensibilität in Sachen Compliance, ist die Qualität der Antworten auf die Umfrage aus Sicht…

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