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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Lieferantenmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Wertschöpfungskette des Unternehmens bei (vgl. hierzu Kap. 1.2). Der Kos- tendruck wird dabei auf die Zulieferer abgewälzt, was dazu führen kann, dass das… …und systematischen Prozess des Lieferantenmanagements zu entwickeln. Hierbei handelt es sich um ein strategisches Instrument zur Identifizierung… …Sourcing oder Multiple Sourcing, Auf- bau von Systemlieferanten, globale Bedarfe (Global Sourcing), zentrale oder dezentrale Ausrichtung des eigenen… …Einkaufs usw. beeinflussen daher sowohl die Anforderungen an ein Lieferantenmanagementsystem als auch dessen In- halt. Die individuelle Ausrichtung des… …Lieferantenmanagement als strategisches Instrument zur Identifizie- rung, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten sollte in die Beschaffungs- strategie des Unternehmens… …eingebettet sein. Hierzu ist ein hauptverant- wortlicher Bereich zu definieren, der mit der Entwicklung, Pflege und Umsetzung des Systems beauftragt wird… …, Logistik, Qualität) die Grundlagen und Vorgaben zu kommunizieren und deren Einhaltung zu über- wachen. Prüfungsfragen: 1) Basieren die Inhalte des… …Lieferantenmanagements auf den strategischen Zielen des Unternehmens und den Beschaffungsstrategien? 2) Wurde eine verantwortliche Funktion/Stelle definiert, die das… …Bereiche (vgl. oben a)–d)) des Lieferantenmanagements mit den zugehörigen AKV sowie den Prozessen definiert und dokumentiert? Organisation und… …Vorgaben des Lieferantenmanagements regelmäßig und vollständig allen beteiligten Bereichen kommuniziert? 7) Wie wird mit Rückfragen (Kritik, Hinweis auf…

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  Bestellanforderungen

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  …des BANF-Prozesses defi- nieren Unternehmen systemgestützte oder manuelle Genehmigungsverfah- ren mit festgelegten Kompetenzen. Um dabei möglichst… …Fälle transparent zu machen sowie die für die buchhal- terische Abwicklung notwendigen Daten zu erzeugen. � Kleinbetrag-BANF dient zur Entlastung des… …Einkaufs. Die Fachbereiche sind durch den Einkauf legitimiert, bis zu einem vorher festgelegten Be- trag je Beschaffungsvorgang ohne Einschaltung des… …, Lieferant etc.) vorliegt. An dieser Stelle ist der Prozessablaufplan des jeweiligen Unternehmens zu be- achten. Die Ausstellung einer BANF erst nach der… …Einholung von Angeboten und mit Kenntnis des voraussichtlichen Bestellvolumens kann vermeiden, dass Freigabeprozesse mehrfach durchlaufen werden müssen… …berechtigt sind, Bestellanforderungen anzulegen und zu genehmigen. Bei einem IT-gestützten BANF-Prozess kann systemseitig die Einhaltung des vorgesehenen und… …zentral verwalteten Berechtigungskonzep- tes sichergestellt werden. Bei einem manuellen BANF-Prozess liegt die Ver- antwortung für die Einhaltung des… …Berechtigungskonzeptes beim Leiter des jeweiligen Fachbereichs. Eine nachträgliche Prüfung, ob das Berechtigungs- konzept eingehalten wird, könnte durch den Einkaufs-… …wettbewerbs- verzerrenden Beeinflussung des Vergabeverfahrens durch die Anforderer aufgrund lieferantenspezifischer Vorgaben kommen. Es sollte aus wirtschaft-… …. Prüfungsfragen: 1) Liegt eine vollständige, eindeutige und aktuelle Beschreibung des BANF-Prozesses (unter Berücksichtigung der verschiedenen BANF-Ar- ten) mit…

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  Angebotseinholung

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  …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …, Genehmigung durch Einkauf und Vertreter des Fachbe- reichs (Funktionstrennung)). Die Anzahl der auszuwählenden Lieferanten ergibt sich insbesondere auf- grund… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …. folgende Kriterien herange- zogen werden: � Übereinstimmung des Inhaltes der Leistungsbeschreibung mit dem tech- nischen Portfolio der Lieferanten. �… …Bonitätsbeurteilung der Lieferanten (falls vorliegend). � Abhängigkeit eines Lieferanten vom Auftraggeber (z. B. soll der Umsatz- anteil des Lieferanten beim… …. Sollte die Präqualifizierung nicht im Vorfeld einer Angebotsanfrage durchge- führt worden sein, sind Informationen zur Beurteilung des Lieferanten mit dem… …Name des Dienstleisters hervorgehen. Der externe Dienstleister kann mög- licherweise auch potenzielle Bieter vorschlagen, er sollte aber keinerlei… …elektronische Unterstützung (Datenfernübertragung, Email-Ver- kehr) bis zur Nutzung des Internets und moderner IT-Systeme (vgl. Kap. 10) reichen. Im Interesse… …des Beschaffenden liegt u. a. ein möglichst günstiger Preis bei ge- gebener Erfüllung der Anforderungen. Aus diesem Grund ist im Regelfall ein… …kundenspezifisch kalkulierten Aufschlag des Lieferanten zu erkennen und letztlich zu verhindern? Gelten hierfür besondere interne Genehmigungs- und…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

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  …unter Wahrung des Vier-Augen-Prin- zips. Eingang und Öffnung der Angebote werden schriftlich protokolliert. (b) Regelung, wie mit Angeboten umzugehen ist… …Vergabeentscheidung 94 � Werden Ausnahmen zur Regel wird die Vorgabe des Abgabetermins ad ab- surdum geführt und die Lieferanten messen dem Abgabetermin keine Be-… …Abhängigkeit von der Höhe des Auftragswertes – als Grundlage für die Vergabeentscheidung min- destens vorliegen müssen. Prüfungsfragen: 1) Bei welcher Stelle… …die Angebote nach dem Abgabetermin unter Wahrung des Vier- Augen-Prinzips geöffnet? Existiert für eine davon abweichende Handha- bung eine… …auf ihre Eignung und Wirtschaftlichkeit hin überprüft werden, weil von den ursprünglichen Annahmen des Anforde- rers und ggf. der Ursprungskalkulation… …Vorfeld definiert wer- den. Diese Vorgehensweise ist vor dem Hintergrund des Gleichbehandlungs- grundsatzes zwingend und stellt gleichzeitig die Basis für… …eine Prüfbarkeit des Nebenangebotes dar. Ein wichtiger Bestandteil der Angebotsbearbeitung ist die Beurteilung der Angebotspreise auf Angemessenheit… …oder einem hohen Risiko von Preisabsprachen. � Die im Rahmen des Projektprozesses erstellte Kostenschätzung sowie die Kostenberechnung (z. B. auf Basis… …Kriterien, wie z. B. Zuverlässigkeit bezüg- lich Qualität, Liefertreue oder Bonität des Lieferanten zu berücksichtigen, welche vor Angebotseinholung… …liegenden Informationsquellen geeignet? 10) Wie erfolgt die Prüfung auf Angemessenheit der Preise bzw. des Preisni- veaus insgesamt? 11) Können dadurch…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

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  …Grundsätzliche Vereinbarungen, wie z. B. Formulierung gemeinsamer In- teressen oder der Zielsetzung des Rahmenvertrags (hierzu wäre eine Prä- ambel geeignet) �… …Lieferanten ohne Einbeziehung des Einkaufsbereiches. Hierbei sind die administrativen Kosten geringer als bei einer Abwicklung per Einzelbestellung. Ferner… …eine unbegrenzte Vertragsdauer. Art der Beauftragung 107 5) Sind das Gesamtvolumen des Rahmenvertrags sowie die maximalen Ein- zelabrufwerte… …jeweiligen Wertgrenzen eine Sperre gesetzt und ist die Einschaltung des Einkaufs sichergestellt? Gibt es Warnhin- weise vor dem Erreichen des Gesamtvolumens?… …. Diese kann z. B. auf der Homepage des Einkaufs und/oder den Fachbereichen als Papierdoku- ment zur Verfügung gestellt werden. (C) Prüfungsfragen… …rechtlichen Auswirkungen ist die Freigabe durch die Rechtsabteilung und ggf. des kaufmännischen Bereichs erforderlich. Die er- teilten Freigaben sind… …Stehen die Standardverträge in der jeweils aktuellen Fassung den Ein- kaufsmitarbeitern leicht zugänglich zur Verfügung (z. B. auf der Intranet- seite des… …Prüfrechten beim Lieferanten (z. B. Prüfung des Qualitätssystems oder der Leistungsnachweise von Sublieferanten vor Ort beim Lieferanten, Inventurbeobachtung… …es hierzu eine nachvollziehbare Begründung (z. B. Eigenverantwortung des Kostenstellenverantwort- lichen)? � Erfolgt als Entscheidungshilfe generell… …berücksichtigt? � Werden die zuständigen Stellen des Rechnungswesens informiert, um die Verrechnung der Vorauszahlungen bei der Schlussabrechnung si- cher zu…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …des Auftraggebers entspricht, ist der Auftragnehmer berechtigt, seine Forde- rungen entsprechend der (vertraglichen) vereinbarten Vergütung in vollem… …Funktionstrennung und der Wahrung des Vier- Augen-Prinzips sowohl räumlich als auch personell auseinanderfallen soll- ten. So liegen z. B. Ausschreibung… …, Lieferantenauswahl und Auftragsvergabe bei Beschaffung eines neuen Gabelstaplers in der Hand des Einkaufs. Die An- lieferung erfolgt jedoch direkt an einen… …Produktions-/Logistikstandort, in dem zeitnah über die Annahme bzw. Nichtannahme des Geräts entschieden wer- den muss. Die Leistungsanerkennung erfolgt in diesem Fall im Rahmen… …Mängelhaftung. Diese gründet sich beim Kaufvertrag auf § 437 BGB (Rechte des Käufers bei Mängeln) und beim Werkvertrag auf § 634 BGB (Rechte des Bestellers bei… …, Warenretoure gegen Gutschrift und Vernichtung gegen Gutschrift sowie deren sachgerechte Dokumentation? 18) Wird bei allen zu Lasten des Lieferanten… …akzeptiert werden. 26) Ist das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungsprüfung sichergestellt (so- weit aufgrund des Grads der Automatisierung, der Ausgestaltung… …. 29) CSA: Konzept zur Selbstbeurteilung organisatorischer Einheiten hinsichtlich des Vorhandenseins und der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems… …. Die Durchführung des CSA erfolgt z. B. durch eine sporadische oder regelmäßige stichprobenweise Überprüfung notwendiger Kontrollen oder im Rahmen von… …Reklamationsfall Zahlungssperren gesetzt? Wer ist dafür ver- antwortlich? 32) Wie ist das Vorgehen bei Teil- oder Nichtzahlung? Wie wird nach Besei- tigung des…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

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  …133 10 e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung 10.1 Einführung Durch die weitverbreitete Nutzung des Internets stehen auch dem… …Protokollierung, Datensicherung etc. werden nicht in der Tiefe behandelt. Zur Prüfung von IT-Aspekten der Systeme verweisen wir auf Publikationen des… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen… …„IT-Grundschutz-Standards“; „BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)“ u. a.) Strukturell folgt dieses Kapitel des Leitfadens folgender Logik… …Betrieb des e-Procurement-Systems e-Procurement-Systeme sind wesentliche Hilfsmittel im Beschaffungsprozess von Unternehmen. Der Erfolg der genutzten… …IT-Tools hängt stark von der Qualität, der Benutzerfreundlichkeit, aber auch von der Integration der Sys- teme in die Prozessabläufe des Unternehmens ab… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …den Betrieb eines e-Procurement- Systems vorhanden? Hinweis: Hierzu gehören die Bereitschaft sowie die Möglichkeit zur Ver- änderung des… …e-Procurement-System grundsätzlich für die Beschaffungsprozes- se des Unternehmens mit seinen existierenden Besonderheiten geeignet? Kann es in die strategischen Ziele… …des Unternehmens eingebunden wer- den? 4) Ist das e-Procurement-System geeignet, eine zukünftige stärkere Nut- zung (mehr User, mehr Einkaufsvolumen…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Mitführungspflicht des Sozialversiche- rungsausweises erfordern (z. B. Bau, Reinigungsgewerbe), dies als Ver- tragsbestandteil vereinbart? Wie erfolgen entsprechende… …Verpflichtung des Auftragnehmers, Qualitätsnachweise zu erbrin- gen, entsprechend vertraglich hinterlegt (z. B. Qualitätsmanagementsys- tem ISO 9000, 14001)? 23)… …Ist die Möglichkeit des Auftraggebers, Audits beim Auftragnehmer durchzuführen, schriftlich vereinbart (z. B. Audit, um den Projektfort- schritt… …Ausführungsqualität) kommt? 11.2 Werkvertrag, Dienstvertrag und Arbeitnehmer- überlassung Fremdarbeitskräfte zur Deckung des Personalbedarfs können auf Basis von… …weiteres Merkmal ist die fehlende Eingliederung dieser Mit- arbeiter in die Arbeitsabläufe des Auftraggebers und das Tragen des unter- nehmerischen Risikos… …Arbeitnehmerüberlassung nur in Ausnahmefällen möglich (beispielswei- se zwischen Arbeitgebern des gleichen Wirtschaftszweiges, zwischen Konzer- nunternehmen oder… …Auftragnehmer/Werkunternehmer in der Organisation des Ar- beitsablaufs frei? Hinweis: Der Auftragnehmer/Werkunternehmer muss frei in seiner unter- nehmerischen Disposition sein… …. D. h. beispielsweise Folgendes: Keine Ein- flussnahme des Auftraggebers/Bestellers auf Anzahl und Qualifikation der am Werkvertrag beteiligten… …Arbeitnehmer. 4) Besitzt der Auftragnehmer/Werkunternehmer das Weisungsrecht gegen- über seinen im Betrieb des Auftraggebers/Bestellers eingesetzten Mitar-… …beitern? 5) Wird das Merkmal der fehlenden Eingliederung dieser Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe des Auftraggebers beachtet (z. B. keine Teilnahme an be-…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

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  …Anlagen- bau) kann es aus strategischen Gründen (z. B. Exklusivteile) oder aufgrund der finanziellen Lage des Lieferanten sinnvoll sein, das Eigentum an… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …einem Werkzeug im Eigentum des Belieferten vom Lieferanten produziert werden und danach länderübergreifend konzernintern weiterverkauft werden. Dabei… …des Einkaufs. Dabei ist es zusätz- lich wichtig, dass am Werkzeug die Inventarnummer angebracht und jeder- zeit lesbar ist, damit z. B. im Insolvenzfall… …des Lieferanten für den Insolvenzverwalter klar ist, dass diese Werkzeuge nicht zur Insolvenzmasse gehören. Ferner müssen Regelungen für den Fall… …. Darüber hinaus sind bezüglich der Instandhaltungsmaßnahmen während der Laufzeit des Werkzeugs explizite Regelungen zu vereinbaren. Um die Liefer- fähigkeit… …des Lieferanten sicherzustellen sind ggf. Berichtspflichten des Lie- feranten oder Prüfungsmöglichkeiten durch den Hersteller selbst zu definie- ren… …. Bezüglich der Entsorgung des Lieferantenwerkzeugs sollte bereits im Erst- vertrag geregelt sein, welche Möglichkeiten sich anbieten und für beide Ver-… …Regelungen, wie mit Werkzeugmodifikationen während der Lauf- zeit des Werkzeugs umzugehen ist, um z. B. Fertigungstoleranzen zu ge- Besonderheiten bei der…

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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

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  …193 13 Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs 13.1 Definition Einkaufs-/Beschaffungserfolg Eine positive wirtschaftliche Entwicklung eines… …Beschaffungspro- zessen sowie Strukturen. Dem Einkaufs-/Beschaffungscontrolling bzw. der Messung des Einkaufs- bzw. Beschaffungserfolges kommt hierbei eine… …, sicherzustellen. Zu beachten ist hierbei allerdings Folgendes: Sofern personenbezogene Daten ausgewertet werden, sind die Bestimmungen des… …angemessener Effizienz und akzeptablem Res- sourceneinsatz erreicht werden. 41) Zu weiterführenden Informationen vgl. Veröffentlichung des DIIR und der Ge-… …. Pseudonymisierung = Name oder ein anderes Identifikationsmerkmal wird durch ein Pseudonym (z. B. Buchstaben- oder Zahlenkombination) ersetzt. Messung des… …Feststellung und Messung des Einkaufserfolgs ist es unabdingbar, sich einen umfassenden und tiefergehenden Überblick über relevante Daten der Einkaufstätigkeit… …, des Einkaufsvolumens und der Einkaufsstruktur zu ver- schaffen. Das Einkaufsvolumen kann je nach Branche und Unternehmen völ- lig unterschiedlicher… …Einkaufs- volumen) � Erfüllungsquote Rahmenverträge (Nutzung des vereinbarten Volumens) � Anzahl Bestellungen und Positionen pro Lieferant und pro… …nicht freigegebener Wareneingänge je Lieferant Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs 196 � Durchschnittliche Zahlungsfristen (Rahmenverträge… …Bestellungen bzw. Positionen pro Einkäufer � Arbeitszeitverteilung des Einkäufers administrativ, Verhandlungen, Lie- ferantenbesuche/-gespräche �…

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