Umfrage: E-Mail nicht mehr Hauptquelle bei E-Discovery-Anfragen

Die E-Mail wurde als meistgefragte Dokumentationsart bei E-Discovery abgelöst, stattdessen werden Informationen aus unterschiedlichsten Quellen wie Datenbanken oder SMS eingefordert. Ein effektives Informationsmanagement schützt vor negativen rechtlichen Konsequenzen.

Das sind die Ergebnisse einer von Symantec durchgeführten Studie „2011 Information Retention and eDiscovery Survey“ mit mehr als 2000 Befragten in 28 Ländern weltweit. Sie untersuchte, wie Unternehmen sich auf die Offenlegungspflicht elektronisch gespeicherter Informationen vorbereiten. So mussten Unternehmen im Schnitt 63 Mal pro Jahr eine E-Discovery-Anfrage beantworten. Jede Informationsanforderung beanspruchte im Schnitt 66 Arbeitsstunden beim IT-Personal, was bei allen Anfragen pro Jahr 4000 Stunden ergibt.

Die Menge der zu speichernden Daten in Unternehmen wächst stetig. Umso aufwändiger gestaltet sich die Suche nach konkreten Informationen im Falle einer E-Discovery-Anfrage. Hierfür müssen beklagte Firmen vor Gericht der Gegenpartei grundsätzlich alle angeforderten Unterlagen aushändigen.

Im Rahmen der Studie wurde gefragt, welche Dokumentenarten im Zuge von E-Discoveries in erster Linie eingefordert werden: Die Befragten weltweit gaben mit 67 Prozent vorrangig „Akten und Dokumente“ an, gefolgt von „Informationen aus Datenbanken oder Applikationen“ (61 Prozent). Die bislang dominierenden „E-Mails“ landeten mit 58 Prozent nur noch auf Rang drei. In Deutschland lagen die unstrukturierten Daten aus Akten und Dokumenten auf Platz eins (58 Prozent), gefolgt von E-Mails (53 Prozent) sowie Datenbanken und Anwendungen (51 Prozent). Bezeichnend für die Vielfalt der möglichen E-Discovery-Quellen sind die weiteren Ergebnisse: Es werden ebenfalls Informationen aus SharePoint (43 Prozent), Instant Messages und SMS (42 Prozent) sowie Social Media (38 Prozent) angefragt.

Laut der Studie variierte die Art und Weise des Informationsmanagements unter den Teilnehmern stark. Unternehmen, die hier auf Best Practices setzen, sind deutlich besser für E-Discovery-Anfragen gewappnet. Hierzu zählen beispielsweise formelle Datenaufbewahrungspläne, automatisierte Legal Holds, um Daten vor der Löschung zu bewahren sowie eine entsprechende Archivierungs-Lösung. Firmen, die diese Best Practices bereits anwenden, können um 64 Prozent schneller auf Anfragen reagieren und profitieren von einer um 2,3-mal höheren Erfolgsrate bei E-Discovery-Anfragen. Folglich müssen sie auffallend seltener negative Konsequenzen in Kauf nehmen als Unternehmen, die noch keine formale Regelung zur Informationsaufbewahrung aufgesetzt haben.

Trotz aller Risiken gab fast die Hälfte der Befragten aus Deutschland an, über keinen konkreten Plan zur Informationsaufbewahrung zu verfügen. Immerhin 27 Prozent der Befragten hierzulande setzen sich aktuell mit diesem Thema auseinander, während 17 Prozent überhaupt nicht darüber nachdenken (vgl. zu internationalen Daten die Nachricht auf COMPLIANCEdigital vom 10. August 2011).

Weitere Informationen: Symantec