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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Rechnungen ohne Bestellungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …MM-Modul angelegt, wohingegen Rechnungen Teil des FI/CO-Moduls sind. Im Folgenden steht also ein modulübergreifender Analyse- schritt im Vordergrund. 5.1… …Rechnungen ohne Bestellungen – was ist das? Im Standard beginnt der kreditorische Teil des unternehmerischen Wertschöp- fungsprozesses damit, dass in einer… …Transparenz der Einkaufs- und nachgelagerten Rechnungswesenprozesse stark ge- mindert. Entscheidend bei der Risikobetrachtung des Prozesses ist nämlich die… …des Risikos Das Risiko bzw. die Risiken können verschieden begründet sein. Unter anderem sind folgende Ursachen denkbar: Unzureichende Richtlinien… …Als erstes bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Einkaufs und des Finanz- und Rechnungswesens dahingehend zu überprüfen, inwieweit… …überprüfen, ob bzw. wie diese im betrieblichen Alltag gelebt wer- den. Hier sind insbesondere Kontrollen seitens des Managements gefordert. Mangelhafte… …Hypothesenbildung Risikogruppe 1 In der Risikogruppe 1 werden auf Grund der Analyseergebnisse folgende Hypothe- sen abgeleitet: Länder A, F, H bis 15% des… …Arbeitshypothese: Es sind keine Auffälligkeiten feststellbar. Land J bis 15% des Beschaffungsvolumens Obwohl die Tochtergesellschaft im Land J die Grenze von… …das Beraterteam fest, dass 4% aller Be- stellungen ohne Beachtung des Vieraugenprinzips erstellt wurden. Dieses erfordert, dass die zugehörige… …geschehen. Bei einer Analyse des betroffenen Wertes stel- len die Berater fest, dass die 4% der Anzahl ca. 20% des wertmäßigen Gesamtbe- stellvolumens…

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  CpD-Transaktionen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …153 6 CpD-Transaktionen CpD-Transaktionen können entlang des gesamten kreditorischen Teils der Wert- schöpfungskette erfolgen. Beispielhaft… …zumindest oberflächlich – aus dem CpD-Transaktionen 154 Auge des Betrachters. Finanzielle Mittel können so unkontrolliert abfließen. Da eine… …. 6.3 Mögliche Ursachen des Risikos Das Risiko bzw. die Risiken können verschieden begründet sein. Unter anderem sind folgende Ursachen denkbar… …: Unzureichende Richtlinien An erster Stelle bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw. des Fi- nanz- und Rechnungswesens dahingehend zu untersuchen… …, ist es sinnvoll zu überprüfen, ob bzw. wie diese gelebt werden. Hier sind insbeson- dere Kontrollen seitens des Managements gefordert. Wann wurden… …Stammdatenorganisation Möglicherweise liegen die Ursachen für das CpD-Problem gar nicht im Zugriffsbe- reich des Finanz- und Rechnungswesens. Daher ist besonders die… …. Tabelle 38 – Datenmatrix: Anteil CPD-Zahlungen in % am Beschaffungsvolumen CpD-Transaktionen 156 Durch die Visualisierung des Zahlenwerks ergibt… …folgende Hypothe- sen abgeleitet: Land A – 0% des Beschaffungsvolumens Die Tochtergesellschaft wurde vor fünf Jahren von einem amerikanischen Konzern… …des Beschaffungsvolumens Im Rahmen einer Reorganisation wurden in den betreffenden Ländern zahlreiche Stellen im Rechnungswesen gestrichen. Mit dem… …: Land J – 47% des Beschaffungsvolumens Bei der Tochtergesellschaft in Land J handelt es sich um eine kleine Gesellschaft. Sämtliche CpD-Transaktionen…

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  Manuelle Zahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …173 7 Manuelle Zahlungen Die ausgehende Zahlung steht in der Regel am Ende des kreditorischen Teils der Wertschöpfungskette. SAP® R/3® sieht… …erfolgt auto- matisiert, so dass im Idealfall ab dem Einbuchen der Rechnung keinerlei manuellen Eingriffe mehr notwendig sind. Sowohl die Initiierung des… …Geldflusses als auch die Abbildung des Belegflusses können also vom System durchgeführt werden. Bei sämtlichen Zahlungen, die nicht im Rahmen dieser… …Vorkasse, so dass das Rechnungswesen ange- wiesen wird, den Betrag von 118.540,00 € unverzüglich außerhalb des automati- sierten Zahllaufs – also manuell –… …Ursachen des Risikos Das Risiko bzw. die Risiken können verschieden begründet sein. Unter anderem sind folgende Ursachen denkbar: Unzureichende… …Richtlinien Auch hier ist ein Blick in das Regelwerk des Unternehmens, genauer gesagt in die Zahlungsrichtlinie, sinnvoll. Wird auf Ebene der… …Zahlungsrichtlinie beispielsweise nicht zwischen maschinellen und manuellen Zahlungen getrennt, kann schon hier der Kern des Problems liegen. Die Trennung zwischen… …Bedarfsträger seinen Anfang nimmt. Die Kontrolle, die im Falle der ausgehenden Zahlungen erfolgt, ist also die letzte Kontrolle, die innerhalb des Unternehmens… …vorgenommen wird. Die Kontrollen im Bereich des Zahlungs- ausgangs sind von immenser Bedeutung, da hier die Liquidität des Unternehmens direkt berührt wird… …maschinelle Zahlungen machen deutlich, dass ins- besondere im Bereich der Stammdaten je nach Organisationsform des Unterneh- mens andere Unternehmensbereiche…

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  Rahmenverträge

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …99 4 Rahmenverträge Rahmenverträge stellen eine Vereinfachung des Bestellprozesses dar. Sie können bei Bedarfen genutzt werden, die gleich… …können über Abrufe genutzt werden. 4.1 Rahmenvertrag – was ist das? Ähnlich wie der in Abschnitt 3.1 beschriebene Teil des unternehmensinternen… …Standard-Bestellprozess ergibt sich im Fall des Rahmen- vertrags eine Änderung. Im Standardprozess wird eine Bestellanforderung im SAP® R/3®-System angelegt, die dann… …30. des nächsten Monats wieder auffüllen. Aus diesem Grund ordert er bei der EAS AG 5.000 Benzinpumpen des Typs P-Standard-0082. Da die EAS AG, zu… …von Rahmenverträgen realisiert werden sollen, können nur zum Nutzen des Unternehmens eingefahren werden, wenn die bestimmungsgemäße Nutzung gegeben… …verwaltet und einsetzt. In der Realität kann manchmal die Beobachtung gemacht werden, dass externe Software zur Unterstüt- zung des Rahmenvertragsmanagements… …Konditionen des parallel beschafften Artikels unvorteilhaft, so dass ein wirt- schaftlicher Nachteil die Folge sein kann. Dieser setzt sich aus zwei Komponenten… …. durchzuführen. Gerade bei volatilen Beschaffungsmärkten können sich Konditionen schnell zum Nachteil des Unternehmens ändern und so zu wirt- schaftlichen… …Nachteilen führen. Ein weiteres Risiko liegt in der unternehmenseigenen Definition des Rahmen- vertragsmanagements. Es kann sich dabei als Fehler erweisen… …Konfiguration der Rahmenverträge kann es zu Überbuchungen kom- men. Überbuchungen, das heißt Überschreitungen der Zielmenge oder des Ziel- werts, können zu…

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  Einführung

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …17 1 Einführung 1.1 Konzept und Adressatenkreis des Buches SAP® R/3® Systeme sind mittlerweile bei einer Vielzahl von Unternehmen im Ein-… …auf Daten, die im SAP® R/3® verfügbar sind, da hier die zentralen Prozesse des Unternehmens abgebildet werden. Sinnvollerweise sollte der Begriff… …sein, für transaktionsbezogene Auswertungen auf Grund des Verdichtungsgrades kommt dies weniger in Frage. Die im Buch vorge- stellte Möglichkeit der… …lemstellung analytisch auf Ebene des SAP® R/3® Prozesses und der betroffenen SAP® R/3® Tabellen bzw. Tabellenfelder aufgearbeitet. Auf Ebene der Analysen… …R/3® basierten Frage- stellungen auseinandersetzen. Dazu gehören i.d.R. Controller, Mitarbeiter des Rechnungswesens, Revisoren, Berater oder mit… …Bestimmungen beachtet werden. Datenanalysen finden nicht im rechtsfreien Raum statt, sondern sind an das Recht gebunden. Es ist nicht das Ziel, im Rahmen des… …dieses Werks wiederkehrendes Thema ist die Weitergabe von Daten an Stellen innerhalb oder außerhalb des Konzerns. Dieses betrifft z.B. Shared Service… …es im Datenschutzrecht kein Konzernprivileg gibt, handelt es sich bei der Weitergabe personenbezogener Daten innerhalb des Kon- zerns entweder um… …festzuhalten, dass Daten juristischer Personen regelmäßig keine personenbezogenen Daten im Sinne des BDSG sind. Dies gilt jedenfalls, so- lange die Angaben… …das Gesetz die Befolgung des Minimalprinzips vor, das ver- langt, dass nur die Daten bereitgestellt werden sollen, die dem Zweck der Analyse dienen…

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  Technischer Überblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …„Purchase-to-Payment“36 (also beginnend beim Entstehen des Bedarfs bis hin zum Begleichen der Eingangsrechnung) essentiell sind. Auch ein Fallbeispiel für einen… …Transaktionscode direkt ein. Abbildung 18 – Eingabe des Transaktionscodes vs. Navigation im SAP® R/3®-Menü Technischer Überblick 58 Befindet man… …Überblick 61 Kreditoren BKPF Belegkopf für Buchhaltung Belegköpfe des Hauptbuches. Diese Tabelle kann sehr groß sein. BSEG Belegsegment… …sein. REGUH Regulierungsdaten aus Zahlprogramm Tabelle, die hauptsächlich Belege des automatischen Zahllaufes beinhaltet. LFC1 Lieferantenstamm… …Bestellhistorie aufgezeichnet wurde. Abbildung 21 – Fallbeispiel Anzeige Bestellung Technischer Überblick 63 Den Materialbeleg des… …und Bankleitzahl des Zahlungsempfängers zu finden, wenn die Zahlung z.B. durch Überweisung vorgenommen wurde. Technischer Überblick 67… …keine standardisier- ten Analysen geben kann, ist der Einsatz des richtigen Exporttools (egal für welches man sich entscheidet, oder ob man auf eine… …. Folgende For- derungen an die Extraktionssoftware wurden umgesetzt: – Möglichkeit der Projektverwaltung – Vollständige Nutzung des SAP® R/3®… …solides Berechtigungskonzept verfügt, das Zugriffsberechtigungen nur zur legiti- men Aufgabenerfüllung erteilt, trägt man insbesondere auch Anlage Nr. 3 des… …des Benutzer- und Berechti- gungskonzeptes. Datenzugriff und Datenexporte sind ein sensibles Thema, daher müssen die Zugriffe klar geregelt sein. Für…

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  Doppelzahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …subsumiert. Neben der begrifflichen Differenzierung des Themas sollte dieses auch inhalt- lich noch einmal auf den Prüfstand gestellt werden. Stellt man die… …Doppelzahlung nicht der Kern des Problems, sondern die Doppelbuchung der Rechnung. Die doppelte bzw. mehrfache Zahlung stellt quasi die buchhalterische… …Symptomatik des Prob- lems dar. Von Doppelzahlungen spricht man dann, wenn eine Firma für ein- und dieselbe Lieferung oder Leistung mehr als einmal den… …vollen Gegenwert bezahlt. Wie kann das sein? Aus der Perspektive des Standardprozesses scheint dieser Vorgang zu- nächst undenkbar. Allerdings kollidieren… …in der Theorie konzipierte Standardpro- zesse mit der betrieblichen Realität. Die Bezifferung des Anteils des Zahlungsvo- lumens, das aus… …Zahlungsbedingungen der Tochterge- sellschaft akzeptiert, die ein Zahlungsziel von 60 Tagen beinhalten. Diese Bedin- gungen wurden intern nicht an die Buchhaltung des… …Doppelzahlung das Unternehmen verlässt, erhöht die Kosten und mindert den Gewinn um den gleichen Wert. Das Vermögen des Unternehmens verringert sich… …, potentielle Doppelzahlungen in kurzen Abständen zu überprüfen. 9.3 Mögliche Ursachen des Risikos Das Risiko bzw. die Risiken können verschieden begründet… …sein. Unter anderem sind folgende Ursachen denkbar: Unzureichende Richtlinien Als erstes bietet es sich an, das Regelwerk des Unternehmens bzw… …. des Finanz- und Rechnungswesens dahingehend zu überprüfen, inwieweit das Unternehmen das Thema Doppelzahlungen berücksichtigt. Das Nichtvorhandensein…

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  Zahlungen ohne Leistungsnachweis

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …Verbindlichkeit bezahlt, so wird die Rech- nung durch diese Zahlung ausgeglichen. Bei diesem Ausgleich des Geschäfts- vorfalles spricht man auch von „ausziffern“… …stellt fest, dass laut Kontoauszug des Firmenkontos 10.000,00 € per 14. Mai 2010 an einen Lieferanten bezahlt wurden. Bei einem Abgleich der Zahlung mit… …handeln könnte. Die Überprüfung der offenen Kreditorenposten zeigt allerdings im nächs- ten Schritt, dass derzeit aus Sicht des SAP® R/3®… …risikoreich? Werden Ausgangszahlungen getätigt, ohne dass eine Verbindlichkeit (Rechnung) im System vorliegt, so wird die Transparenz des Prozesses extrem… …beeinträchtigt. Zum Zeitpunkt des Erfassens der Zahlung ist weder klar, für welche Leistung das Geld bezahlt wurde, noch ob sachliche und rechnerische… …deren buchhalterische Auswirkungen nachträglich darin abgebildet. 8.3 Mögliche Ursachen des Risikos Das Risiko bzw. die Risiken können verschieden… …, ist es sinnvoll zu überprüfen, ob bzw. wie diese gelebt werden. Hier sind insbesondere Kontrollen seitens des Managements gefordert. Wann wurden… …Ursache des Risikos können systemseitige Fehler sein. So könnten Schnittstellen falsch definiert sein oder der automatische Ausgleich von Rechnung durch… …bei dem ermittelten Prozentsatz von 4% zum größten Teil um Zahlungstransaktionen mit runden Beträgen handelt. Eine ganzheitliche Betrachtung des… …Zahlungen auch Rechnungen ausgleichen. Es liegt hier ein hohes Risiko vor, da auf Grund des hohen Volumens mittlerweile nahezu völlige Intransparenz…

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  Zusammenfassung und Ausblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …einem zweiten Schritt, der in den Praxiskapiteln mit „Technische Detailanalyse des Risikos“ überschrieben ist, wird berücksichtigt, dass alle relevanten… …weiterer Vorteil, der durch den Einsatz des dab:Exporter entsteht, ist die Möglichkeit auf Geschäftsdaten von Tochtergesellschaften zuzugreifen, ohne die… …Adressatenkreis dieses Werks groß ist (Controller, Mitarbeiter des Rechnungswesens, Planungsabteilungen, Berater, Revisoren, Compliancebeauftrag- te etc.), können… …Schulungssystem realisiert werden, dessen Daten mit Hilfe des dab:Exporter heruntergeladen werden, um anschließend mit der Software ACL™ analysiert zu werden… …. Im einleitenden Teil des Buches wurde kurz auf das Kontrollparadoxon einge- gangen und erklärt, dass die Zahl der gefundenen Auffälligkeiten auf Grund… …Ansatz zum Zweck des „Abschmelzen“ der Datenberge können auch statistische Verfahren der Stichprobenziehung und Schichtung in Betracht gezogen werden…

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  Das Musterunternehmen EAS AG

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …die Auftragsdatenverarbeitung durch Dienstleister nach § 11 BDSG oder um Funktionsübertragungen handeln kann. Auch die Bedeutung des Konzernprivilegs… …technische Administration und die Sicherstellung des reibungslosen Betriebs vor, sondern kümmert sich in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen auch… …um das sog. Customizing des Systems. Das heißt, die betriebs- wirtschaftlichen Prozesse werden mittels den SAP® R/3® eigenen Parametrisie-… …rungsmöglichkeiten so gestaltet, dass die Prozesse möglichst realitätsnah im System abgebildet werden können. Dazu zählt die Abbildung der Organisationsstruktur des… …auszustatten, die für das Einbuchen einer Forderung an einen Lieferanten zu verwenden ist (etwa im Rahmen der Verbuchung des im Rahmenvertrag festgelegten… …Datenbankschicht, die Applikationsschicht und die Präsentationsschicht.25 ___________________ 24 Zur Bedeutung des Konzernprivilegs vgl. in diesem… …wie folgt vorstellen: Revision: „Guten Tag. Wir benötigen für eine Prüfung des Einkaufs und der Lieferanten- buchhaltung die Bestellanforderungen… …wendig sein kann, wenn z.B. mehrere Jahre des Buchhaltungshauptbuchs analysiert werden müssen. ___________________ 28 Internetpräsenz… …in der Datenbank gespeicherten Daten auf dem Clientrechner des Benutzers (z.B.: Laptop) anzeigt, lädt der dab:Exporter die in der Datenbank… …gespeicherten Daten auf den Rechner des Benutzers. Damit können die oben genannten Herausforderungen rela- tiv einfach gemeistert werden. – Unterschiedliche…

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