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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Statistischem Bundesamt setzten im EU-Durchschnitt ca. 18 % der Un- ternehmen das Internet für die Beschaffung ein (Stand 2013). Zukünftige Pro- gnosen sehen… …. Hinzugekommen sind komplexere Plattformen, die auch unterschiedliche Beschaffungsarten zulassen (z. B. On- line Bidding, e.Auction). Für den Einkäufer ergeben… …Schu- lungskosten für Mitarbeiter. Insbesondere der Einsatz komplexerer e-Procu- rement-Systeme erfordert den Einsatz erfahrener Mitarbeiter. Dieses… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen… …„IT-Grundschutz-Standards“; „BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)“ u. a.) Strukturell folgt dieses Kapitel des Leitfadens folgender Logik… …Katalogbestell- und Online Bidding-Systemen. Nachfolgende Abschnitte befassen sich mit den gängigen Systemen für e-Procurement. Sie geben Hinweise auf prüfre-… …der Nutzung ab. Nach einer entsprechenden Softwareauswahl und Entscheidung für ein geeignetes IT-Tool und dem Eigen- oder Fremdbetrieb, kann die orga-… …nisatorische Implementierung beginnen. Prüfungsfragen: 1) Sind die Ziele für die Einführung eines e-Procurement-Systems eindeutig festgelegt und können diese… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …e-Procurement-System grundsätzlich für die Beschaffungsprozes- se des Unternehmens mit seinen existierenden Besonderheiten geeignet? Kann es in die strategischen Ziele…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …wichtige Steuerungsfunktion zu. Aussagekräftige Kennzahlen und Analysen, die kontinuierlich ermittelt bzw. durchgeführt werden, sorgen für Transparenz und… …sellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V (GDD): Datenauswertun- gen und personenbezogene Datenanalyse: Beispiele für den praktischen Um- gang im… …Einkaufsabteilung gemessen, sondern alle Wertbeiträge, unabhängig davon, ob diese positiv oder negativ sind. 13.2 Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung Zur… …� Einkaufsvolumen nach Währungen Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung 195 � Einkaufsvolumen pro Material / Warengruppe (z. B. ABC-Analyse nach… …folgt eine Messung des Erfolgs der Einkaufsaktivitäten. (A) Prüfungsfragen, die die Zielsetzung für Einkaufsaktivitäten betreffen: 1) Verfügt der… …Einkauf über quantitative, qualitative und zeitliche Ziele für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen? Sind diese Ziele realis- tisch und… …Gibt es dazu schriftlich formulierte Überlegungen? 8) Sind für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Investitionsgüter Ziele für Preisreduzierungen und… …der Beschaffung von Investitions- gütern definiert und gemessen? Werden zum Beispiel neben dem Verhand- lungsergebnis für das Investitionsgut auch… …veranlasst diese korrektiven Maßnahmen? Gibt es einen entspre- chenden Maßnahmenkatalog für korrektive Maßnahmen und wie wird die Umsetzung dieser Maßnahmen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Prüfung des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten

  Prüfungsgrundlagen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …17 1 Prüfungsgrundlagen Grundlage für die Prüfung des Zahlungsverkehrs durch die Interne Revision in Kreditinstituten sind die einschlägigen… …Leistungsverzeichnis � Bedingungen für den Überweisungsverkehr � Bedingungen für den Scheckverkehr � Auftrag und Verpflichtungserklärung zur Einlösung von Schecks… …neutraler Scheckvordrucke durch Kontoinhaber � Bedingungen für den Datenträgeraustausch � Bedingungen für Datenfernübertragung � Abkommen über die… …Datenfernübertragung zwischen Kunden und Kredit- instituten (DFÜ-Abkommen) � Bedingungen für beleglos erteilte Aufträge im kommerziellen Auslands- geschäft �… …Bedingungen für die Verwendung von Bankkarten � Sonderbedingungen für die Herstellung und Ausgabe neutraler Überwei- sungs-/Zahlscheinvordrucke mit… …prüfziffergesicherten Zuordnungsdaten � Bedingungen für die Teilnahme am electronic-cash-System der deutschen Kreditwirtschaft („Händlerbedingungen“) � Bedingungen für… …den beleglosen Datenaustausch unter Einschaltung von Service-Rechenzentren � Bedingungen für die Teilnahme am System „Geldkarte“ � Bedingungen für die… …konto-/depotbezogene Nutzung des Online-Banking mit PIN und TAN (Online-Banking-Bedingungen) � Bedingungen für die konto-/depotbezogene Nutzung des Online-Banking mit… …Festsetzung einer Höchstgebühr für die Benutzung der institutsübergreifenden Geldautomaten � Vereinbarung über das institutsübergreifende System „Geldkarte“ �… …die Rückzahlung überzahlter Geldleistungen (insbe- sondere Renten) � Richtlinien für die Beteiligung von Service-Rechenzentren am beleglosen…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Leitfaden dient als Anleitung und Nachschlagewerk für Mitarbeiter der Internen Revision, die Bauprojekte prüfen sollen. In der Bauindustrie hat sich der… …Fragestellungen zu entwickeln. Der Leitfaden wurde entwickelt, da das Claimmanagement eine hohe wirt- schaftliche Bedeutung für jedes Unternehmen hat. Der… …durchschnittliche An- teil des Claimvolumens liegt teilweise bei (weit) über 5 % des Projektbudgets und somit in der Größenordnung der Zielmargen für die… …bestehenden Vertrag abge- schlossen wird. In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil B sind die rechtlichen Anspruchsgrundlagen und Regeln… …, Aufbereiten und Verfolgen vertraglich relevanter Ansprüche sind primäre Ziele des Claimmanagements. Bearbeitungszeiten bzw. Durchlaufzeiten für Nachträge sind… …Auftragnehmers. Das Ziel ist es, für beide Sei- ten die beim Vertragsabschluss nicht vorhersehbaren Ereignisse im Projekt- ablauf einvernehmlich zu lösen. Keiner… …zu privaten Auftraggebern grundsätzlich verpflichtet, sich an das Vergaberecht wie z.B. VOB Teil A, Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Strategie

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …gegenüber den Vertragspartnern durchzusetzen oder die Erfüllung von gerechtfertigten For- derungen zu verweigern. Chancen Risiken Claims können… …zurückgewiesen werden. Claims werden nicht erkannt. Überhöhte Claims werden auf marktgerechte Höhe gemindert. Für Claims wird kein vertrags- gerechter Preis… …agieren zu können. Abhängig von internen Überlegungen und vom externen Unternehmens- umfeld ist eine für das Projekt angemessene Claimstrategie festzulegen… …Mitarbeiter � Branche, Gewerk Zielstellung: Eine Strategie zum Claimmanagement ist vorhanden und kann bei Bedarf für einzelne Projekte angepasst werden. Sie… …deren Zielvorstellungen sind für das Claimma- nagement im Unternehmen definiert? � Welche Organisationseinheit ist für die Festlegung der Unternehmens-… …Claimstrategien wurden für das Projekt und die betroffenen Ver- tragsteile/Vertragspartner festgelegt? Strategie 15 � Nach welchen Kriterien erfolgte die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Regelungen und Prozesse

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …nehmensorganisation. Zielstellung: Der Prozess ist unter Berücksichtigung der Aufgaben, Kompetenzen und Ver- antwortlichkeiten für alle Beteiligten beschrieben. Dabei… …sind die prozessin- härenten Kontrollen implementiert und der zeitnahe Durchlauf gewährleis- tet. Fragen: � Wo sind die Claimprozesse für alle internen… …Prozess aktuell und verbindlich, z.B. als Teil eines veröffentlichten Regelwerks? � Gelten gleiche Prozesse für die Linienorganisation und für Projekte?… …Welche Eskalationsstufen sind vorhanden? Ist insbesondere eine Ent- scheidungskompetenz zum „Verhandlungsstopp“ vorhanden? � Welche Zeitvorgaben für… …destangaben � Sicherstellen der Vollständigkeit von Unterlagen für eine ggf. sich anbah- nende gerichtliche Auseinandersetzung � Zuordnung zum Ereignis (z.B… …Claimmanagement � Bauleitung/Bauüberwachung � Versicherung � Betreiber der Anlage Es ist sicherzustellen, dass alle Prüfungen termingerecht erfolgen. Für den… …Leistungsansätze (Kalkulations- lohn, Zuschläge etc.) sowie weiteren Einzelkosten der Teilleistungen für Material, Geräte und Fremdleistungen. Zielstellung: Die… …Verhandlungspartner sind vorbereitet � Verhandlungsstrategie für die einzelnen Teile des Claims ist abgestimmt � Gewünschter Zielpreis und maximal akzeptierbarer… …beiderseitigen Unter- schriften, einseitig/beiderseitig nachträglich)? Welche Gründe gab es für diese gewählte Vorgehensweise? � Welche Rechtsverbindlichkeit ist… …und speziellen Anforderungen aus dem IKS sind für das Claimmanagement im Unternehmen bzw. für ein Projekt vorgegeben? � Wie ist das Claimmanagement im…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Claimmanagements

  Lessons Learned

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Verbesserungen für die Claim-Prozessabläufe wurden erkannt? � Wie ist sichergestellt, dass die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen und die…
• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Organisation der Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …sich um einkaufsübergreifende Themen handelt. 3.2 Zuständigkeit für die Einkaufsfunktion Die Einkaufsfunktion ist grundsätzlich vollumfänglich dem… …Einkaufsbereich und dessen Mitarbeitern zugeordnet. Für bestimmte, eindeutig zu definieren- de Einkaufsumfänge kann es jedoch fachlich erforderlich oder… …Einkaufsbereich abgewickelt werden soll- ten, sondern direkt durch hierfür definierte Fachbereiche. Mögliche Gründe für eine derartige Delegation von… …, Gebühren von Behörden). � Für die Lieferantenauswahl benötigtes spezielles Know-how ist im Ein- kauf nicht vorhanden (z. B. Auswahl eines Rechtsanwaltes für… …möglich ist (z. B. Beauftragung eines Abschleppdienstes für Firmenfahrzeuge im Pan- nenfall). � Der Lieferant wird vom Fachbereich vorgegeben (z. B… …. Auswahl des Ab- schlussprüfers, Festlegung des Trainers für eine Bildungsmaßnahme durch den Fachbereich). Bei der Übertragung derartiger Einkaufsumfänge… …, Vertrags- erstellung, Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) etc.) unerfahrene Fach- bereichsmitarbeiter rechtserhebliche Erklärungen für das Unternehmen ab-… …schließen. Insofern ergibt sich die Notwendigkeit, die Berechtigung für die Ausführung von Kleinbetragsbestellungen und Sonderkäufen auf bestimmte… …eingekauft wer- den dürfen? Werden die Entscheidungen im Einkaufsbereich nachvollziehbar dokumentiert? 2) Besteht Klarheit für alle Prozessbeteiligten… …in der Orga- nisation bekannt? Gestaltung des Einkaufsbereiches 39 3) Besteht, falls die Einkaufsfunktion für bestimmte Umfänge an Fachberei- che…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …einer klassischen Wareneingangsprüfung. Voraussetzung für die Leistungsaner- kennung ist, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über eine ausreichende… …Zeit das Ergebnis nicht mehr sichtbar bzw. wird durch eine erneute Reinigung überlagert.27) Da 27) Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision… …von Stundennachweisen nicht durchführbar. Unabhängig davon, ob es sich um eine Sach- oder Dienstleistung handelt, ist Voraussetzung für eine… …Anforderungen überein, so ist der Auftragneh- mer gewährleistungspflichtig. Der dem Leistungsverhältnis zugrunde liegen- de Vertrag bildet die Grundlage für eine… …mindern, vom Vertrag zurückzutreten und ggf. sogar Schadensersatzforderung geltend zu machen. Eine vergleichbare Norm für Dienstleistungen existiert nicht… …von Lieferanten für eine Ausschreibung (vgl. Kap. 6.1) bzw. zur An- gebotsbewertung (vgl. Kap. 7.3) nützliche Informationen liefern. Ferner be- steht… …. Prüfungsfragen: (A) Organisatorische Eingliederung und Vorgaben zur Leistungsanerken- nung 1) Wer ist im Unternehmen (kann im Einzelfall variieren) für die… …berücksichtigt? 5) Gibt es konkrete Vorgaben zur Einhaltung von Fristen für die Leistungs- anerkennung? Hinweis: Dies ist insbesondere dann bedeutsam, wenn… …bei Projekten ein Bestellobligo28) geführt? 10) Haben die für die Leistungsanerkennung verantwortlichen Mitarbeiter Zugang zu allen prüfungsrelevanten… …. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/ Archiv/82504/bestellobligo-v7.html Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 126 12) Liegen für erbrachte Dienstleistungen (gilt auch für…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …im Unternehmen fehlt � einmalige oder periodisch wiederkehrende Arbeiten durchzuführen sind, für die das Vorhalten eigener Mitarbeiter wegen… …Werkstätten für Behinderte auf die Möglichkeit der Anrechnung auf die Schwerbehinder- tenausgleichsabgabe geachtet? 16) Wird bei Leistungen, die eine… …Auftragsende zurückgesetzt bzw. zurückgefordert? 19) Besteht ein Prozess zur Einrichtung der nur für die Dienstleistung erfor- derlichen IT-Zugriffsrechte für… …: Beratungsleistungen, Mandat für einen Rechtsanwalt). � Arbeitnehmerüberlassung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)): Da- bei wird ein Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer)… …Werkvertrag als auch beim Dienstvertrag ist der Auftragnehmer für die Leistung seiner Mitarbeiter verantwortlich und ausschließlich wei- sungsbefugt. Ein… …(z. B. Mängelhaftung). Bei der Arbeitnehmerüberlassung dagegen ist der Auftragnehmer (Verleiher) nur für die ordentliche Auswahl der geeigneten… …Mitarbeiter verantwortlich, nicht aber für deren erbrachte Leistungen. Hier ist der Auftraggeber (Entlei- her) gegenüber den Mitarbeitern weisungsberechtigt… …nehmerüberlassungsgesetz nur gestattet, wenn der Verleiher im Besitz einer durch die Agentur für Arbeit (Bundeslandebene) erlassenen Erlaubnis ist (§ 1 AÜG). Ferner ist… …Monate verringert. Falls der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für drei Monate unterbrochen wird, be- ginnt die 18 Monats-Periode von Neuem. � Nach einem… …„Fallschirmlösung“ wird künftig die Folgen einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung nicht verhindern. Bislang sollte die „Vorratserlaubnis“ beispielsweise für den…

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