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• eBook-Kapitel aus dem Buch Zusammenarbeit der Internen Revision mit Risikocontrolling und Compliance

  Prozess 2: Strategieaudit durchführen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Strategieaudit „Die Geschäftsleitung hat sowohl die Geschäftsstrategie als auch die Risiko- strategie mindestens einmal im Geschäftsjahr zu überprüfen und ggf… …. anzu- passen. Die Strategien sind an das Aufsichtsorgan des Unternehmens – so- weit vorhanden – zu berichten und mit diesem zu erörtern.“ 7.2.2 (1) –… …den MaRisk VA formuliert. Dies lässt den Schluss zu, dass bisher eher vereinzelt eine Risikostrategie formuliert und einem Strategieaudit unterzogen… …wurde. Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit Prozessverantwortlicher: Geschäftsleitung Weitere betroffene Funktion… …Vorschläge zur Zusammenarbeit Die Risikostrategie hat Art, Umfang und Zeithorizont des betrieblichen Ge- schäfts und die damit verbundenen Risiken zu… …kann. Somit legt die Risikostrategie die Leitlinien für die Risikosteuerung fest und be- stimmt die anzuwenden Maßnahmen und Verfahren für das… …Tagesgeschäft. Dies gilt beispielsweise für die Annahme- und Zeichnungsrichtlinien, die re- geln, welche versicherungstechnischen Risiken bis zu welcher Höhe… …des Kapitalanlageportfolios enthalten. Für die Erstellung der Geschäfts- und der daraus abgeleiteten Risikostrate- gie ist ein enger Austausch zwischen… …den verantwortlichen Abteilungen erfor- derlich, da die Geschäftsleitung regelmäßig bei der Entwicklung und Über- arbeitung der Risikostrategie von… …Risikocontrollingfunktion und Compliance in der Unterstützung und Überwachung der Einhaltung der auf der Risiko- strategie abgeleiteten Leitlinien und zu beachtenden externen…

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  Prozess 3: Einzelentscheidungen gegen innerbetriebliche Leitlinien treffen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Einzelentscheidungen und Anweisungen von Füh- rungsebenen unterhalb der Geschäftsleitung, die gegen die innerbetriebli- chen Leitlinien verstoßen, sind schriftlich zu… …begründen, zu dokumentieren und der Geschäftsleitung zur Kenntnis vorzulegen.“ Bisherige Vorgehensweise In der Praxis werden Verstöße bisher… …Einzelentscheidung oder Anweisung als materiell bedeutsam zu bewerten ist. Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit… …der Leitlinien sollten klare Vollmachten und Kompetenzen festgelegt werden. Darüber hinaus sind eindeutige Kommunikationswege zu definieren. 36… …unternehmensindividuelle Definition ist unternehmensweit zu kom- munizieren und als einheitlicher Maßstab zu nutzen. Aus Sicht der DIIR-Arbeitsgruppe ist es im Falle eines… …Verstoßes zweckmä- ßig, nicht nur die Geschäftsleitung schriftlich und mit entsprechender Be- gründung in Kenntnis zu setzen, sondern auch den für die… …innerbetrieblichen Leitlinien Verantwortlichen. Aber auch die Interne Revision und die Unabhängige Risikocontrollingfunk- tion sollten in den Informationsprozess… …eingebunden werden. Im Rahmen eines regelmäßigen Informationsaustausches zwischen den Funktionen Interne Revision, Unabhängiges Risikocontrolling und Com-… …pliance (vgl. Beschreibung P1) können so Auswirkungen des Verstoßes auf das Risikomanagement bewertet und ggf. erforderliche Maßnahmen disku- tiert werden… …. Je nach Ergebnis ergibt sich hieraus evtl. ein neu identifiziertes Risiko, das im Internen Steuerungs- und Kontrollprozess berücksichtigt werden muss…

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  Prozess 4: Neue Geschäftsfelder integrieren

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Zusammenarbeit 7.2.2.1 (2) – Neue Geschäftsfelder sowie Kapitalmarkt-, Versicherungs-, und Rückversicherungsprodukte „Neue Geschäftsfelder sind ihrem… …und Kontrollprozesse ist zu gewährleisten.“ Zusätzliche Anforderungen gem. MaRisk VA 7.1 (3) – Risikostrategie 7.2.2.1 (1) – Neue Geschäftsfelder… …sowie Kapitalmarkt-, Versicherungs-, und Rückversicherungsprodukte Bisherige Vorgehensweise Die umfassende Integration in das bestehende… …Risikomanagement – insb. bei der Risikokapitalallokation – im Rahmen der Entwicklung neuer Geschäfts- felder und Produkte dürfte in der Vergangenheit in den meisten… …Fällen nicht existieren. Bisher wurde auf Entwicklungen der Rechtsprechung, Marktten- denzen sowie produkt- und vertriebsspezifische Anforderungen… …fokussiert. Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit Prozessverantwortlicher: Geschäftsbereiche Weitere betroffene… …Zusammenarbeit Am Ende eines „Produktentwicklungsprozesses“ könnte bspw. ein Abschluss- bericht stehen, der die allgemeinen Eigenschaften, die Preisfindung und… …Abweichungen in den Annahmen beinhaltet. Dabei sind Optionen und Garantien in den Produkten von besonderem Interesse. Die Entschei- dungsfindung und das Ergebnis… …werden. Die Analyse sollten die zuständigen Geschäftsbereiche durchführen. Jedoch sind hierfür Methodik und Bewertungsverfahren anzuwenden, die von der… …die Risikolage des Unternehmens verändert wird, worauf mit geeigneten Anpassungen in der Aufbau- und Ablauforganisation reagiert werden muss. Die neuen…

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  Prozess 5: Notfallplanung überprüfen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Zusammenarbeit 9 (2) – Notfallplanung „Die Notfallplanung ist regelmäßig hinsichtlich Wirksamkeit und Angemes- senheit zu überprüfen.“ Zusätzliche Anforderungen… …gem. MaRisk VA 9 (1), 9 (3) – Notfallplanung „Unternehmen haben für Notfälle und Krisen Vorsorge zu treffen, in denen die Kontinuität der wichtigsten… …Unternehmensprozesse und -systeme nicht mehr gewährleistet ist und die normalen Organisations-/Entscheidungs- strukturen nicht mehr ausreichen, um sie zu beherrschen.“… …Zur Definition „Notfallplanung“5 und „BCM“6 vgl. untenstehenden Fußnoten- text. Bisherige Vorgehensweise Die bisherige Vorgehensweise variiert von… …Unternehmen zu Unternehmen zwischen einer eigenständigen BCM-Abteilungsstruktur und einer aufgaben- bezogenen Projektstruktur. Sofern eine eigenständige… …BCM-Abteilungsstruktur besteht, werden Notfall- aktivitäten wie bspw. Prävention und der Business Recovery Plan allgemein- gültig im Unternehmen definiert und allen… …beteiligten Bereichen kommuni- ziert. Im Notfall steht ein Krisenteam bereit und koordiniert alle notwendigen Maßnahmen. Nach jedem Notfall werden die… …vorhandenen Notfallplanungen auf Aktualität überprüft und ggf. angepasst. Regelmäßig durchzuführende Übungen runden die komplette Notfallplanung ab. 5 Ziel der… …Notfallplanung ist die Fortführung der Geschäftstätigkeit mit Hilfe von definierten Verfahren und der Schutz von Personen und Sachen sowie Vermögen im Sinne der… …Wertschöpfung. Die Notfallplanung ist im Unternehmen auch unter „Business Continuity Management (BCM)“ bekannt und organisiert, um die Fort- führung der…

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  Prozess 6: Funktionen ausgliedern (inkl. Revisionsfunktion)

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Funktionsausgliederung Anforderungen gem. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 8 (2), 8 (3) – Funktionsausgliederung und Dienstleistungen im Sinne des § 64a Abs. 4 VAG 2… …Das Unternehmen muss auf der Grundlage einer Risikoanalyse eigenver- antwortlich festlegen, welche Aktivitäten und Prozesse unter Risikoge-… …der Risikosituation ist die Risikoanalyse anzu- passen und ggf. die Ausgliederung zu beenden. 3 Die mit der Ausgliederung verbundenen Risiken sind zu… …identifizieren, zu analysieren, zu bewerten, angemessen zu steuern und die Ausführung der ausgegliederten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwa- chen… …ausgegliedert wird, anhand vorzuhaltender Kriterien. Für die Steuerung und Überwachung hat das Unternehmen klare Verantwortlich- keiten festzulegen. Das… …Unternehmen hat für den Fall der beabsichtigten Beendigung der Ausgliederungsvereinbarung Vorkehrungen zu treffen, um die Kontinuität und Qualität der… …ausgegliederten Aktivitäten und Pro- zesse auch nach Beendigung zu gewährleisten. Zusätzliche Anforderungen gem. MaRisk VA 8 (1), 8 (4) – Funktionsausgliederung… …und Dienstleistungen im Sinne des § 64a Abs. 4 VAG Bisherige Vorgehensweise Anforderungen hinsichtlich Funktionsausgliederungen und Dienstleistun- gen… …unternehmensindividuell durchgeführt wurde. 50 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der… …geregelten formalen Vorschriften der Anforderungen an Versicherungsunternehmen bei Funktionsausgliederun- gen sehen vor, dass Steuerungs- und…

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  Prozess 7: Limitsystem installieren

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Zusammenarbeit 7.3.1 (7) – Risikotragfähigkeitskonzept und Limitierung „Es ist sicherzustellen, dass alle mit Risiken behafteten Geschäfte auf die ein-… …schlägigen Limite angerechnet werden und der jeweilige Geschäftsbereich über die für ihn relevanten Limite und ihre Auslastung laufend und umfas- send… …informiert ist.“ Zusätzliche Anforderungen gem. MaRisk VA 7.3.1 (5), 7.3.1 (6), und 7.3.1 (8) – Risikotragfähigkeitskonzept und Limitie- rung Bisherige… …Vorgehensweise Seit Einführung des KonTraG hat sich die Etablierung von Kennzahlensyste- men zur unterjährigen und frühzeitigen Identifizierung und Messung von… …Ri- siken immer weiter professionalisiert und ausgeweitet. Unter KonTraG wurden erste Kennzahlen zur Risikobeurteilung aus dem Controlling, der… …Versicherungsunternehmen entwickelt (Modell- beschreibung eines Solvency II kompatiblen Standardansatz (Säule I) vom 01.12.2005). Der Ansatz arbeitet risikobasiert und… …Standardmodell in jüngerer Zeit durch angepasste individuelle Kapitalmodelle ergänzt und weiter diffe- renziert worden sein. Voraussetzungen an interne… …Modellrechnungen als Al- ternative zum Standardmodell sind vom GDV in der Broschüre „Anforderun- gen an Interne Modellrechnungen“ hinsichtlich Daten, Modell und… …installieren Für die anderen Geschäftsbereiche existieren für Versicherungsunternehmen keine gesetzlichen Vorgaben für die Einführung und Einhaltung von Limit-… …Rückversicherern. Hierfür werden Kennzahlen für die Platzie- rung der Rückversicherung auf Gesellschaften mit einem bestimmten Rating festgelegt und überwacht. Die…

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  Prozess 8: Risiken analysieren und bewerten

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …61 Prozess 8: Risiken analysieren und bewerten 6.8 Prozess 8: Risiken analysieren und bewerten Der Prozess der Risikoanalyse und -bewertung baut… …Möglichkeit einer Zusam- menarbeit zwischen Interner Revision, Unabhängiger Risikocontrollingfunk- tion und Compliance eher nicht gesehen hat. Die… …Risikoidentifikation wird daher in dieser Prozessbeschreibung z. T. mit erwähnt, da Risikoidentifika- tion als Basis für die Analyse und Bewertung der Risiken zu sehen… …ist. Anforderungen gem. MaRisk VA für die Zusammenarbeit 7.3.2.2 (1) – Risikoanalyse und -bewertung „Aufbauend auf den Ergebnissen der… …Risikoidentifikation erfolgt die Analyse und Bewertung der Risiken. In Betracht gezogen werden nur Risiken, die bei der Risikoidentifikation erfasst wurden, unerkannte… …Risiken bleiben unbe- rücksichtigt. Die Risikoanalyse und -bewertung hat grundsätzlich zu einer qualitativen und quantitativen Einschätzung potenzieller und… …sätzlich in Abhängigkeit ihrer Risikotreiber zu bewerten.“ 7.3.2.2 (9) – Risikoanalyse und -bewertung „Das Ergebnis der Risikoanalyse und -bewertung ist… …der Ausweis aller für das Unternehmen bestehender Risiken und des dafür vorzuhaltenden Risikoka- pitals. Es ist sicherzustellen, dass die… …Geschäftsleitung über das aktuelle Ge- samtrisikoprofil bzw. mögliche Verluste aus den für sie relevanten einzelnen Risiken informiert ist und mit… …Steuerungsmaßnahmen und Änderungen re- agieren kann. Die Einschätzungen bzw. Handlungsempfehlungen der Ge- schäftsleitung sind den Geschäftsbereichen zeitnah…

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  Prozess 9: Risiken steuern

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …einzelner Risiken er- kennbar wird, sind durch die verantwortlichen Geschäftsbereiche die Risiko- treiber zu identifizieren und Risikokennzahlen nach… …oder auch bei ungünstigen Trendentwicklungen sind eindeutige Meldewege zu de- finieren und zu dokumentieren oder die Geschäftsleitung damit zu befassen… …Bisherige Vorgehensweise Die bisherige Praxis der Risikosteuerung in den Versicherungsunternehmen dürfte durch KonTraG geprägt sein und beruht auf der Sicht… …in einzelnen Teilbereichen der Unternehmen praktiziert. Eine Verknüpfung mit einem Ri- sikotragfähigkeitsprinzip und kritischen Grenzen als… …Schwellenwerte eines 67 Prozess 9: Risiken steuern Limitsystem, deren Überschreiten Meldungen und ggf. auch Gegen-/Steue- rungsmaßnahmen auslösen, dürften… …bisher nicht die Regel gewesen sein. Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit Prozessverantwortlicher: Geschäftsbereiche… …Risikocontrollingfunktion und Compliance ist in diesem Prozess kaum gegeben. Für eine Kommunikation über Fragen zur Risikosteuerung ist je- doch ein transparenter… …internen Steuerungs- und Überwachungssystems verabschiedete Risikotragfähigkeitskonzept zu berücksichtigen. Die operative Risikosteuerung der… …Geschäftsbereiche werden unter ihrer Mitwir- kung im Rahmen des Limitsystems von der Geschäftsleitung Limite und Schwellenwerte festgelegt, bei deren Überschreiten… …Schwellenwerten zu einem Risiko eine aktive Risikosteuerung aufgenommen werden soll. Ideal wäre es, wenn die Erfassung der Risiken, Darstellung des Limitsystems und…

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  Prozess 10: Risikobericht erstellen

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Gesamtrisikoprofil berichten und darstellen zu lassen, inwieweit die in der Risikostrategie festgelegten Ziele des Risikomanagements erreicht wur- den… …(Soll-Ist-Abgleich) und inwieweit die für die Risiken gesetzten Limite ausgelastet sind. Der Risikobericht hat entsprechend den Vorgaben des § 64a Abs. 1 Nr. 3d) VAG zu… …Versicherungs-Zweckgesellschaften zu berichten. In den Bericht sind mindestens der Name und das Sitzland der Versicherungs-Zweckgesellschaft, der Umfang des übertragenen Risikos so-… …oftmals nicht. Sie sind nicht immer standardisiert, Handlungsalternativen werden nur teilweise aufgezeigt und der Fokus liegt auf bilanziellen Risiken und… …auf-ff sichtsrechtlichen Solvabilitätszahlen. Das komplexe Zusammenwirken von Marktentwicklungen, Schadenereignissen und finanziellen Ergebnissen wird nur… …selten veranschaulicht und die Gesamtrisikosituation des Unternehmens unzureichend dargestellt. 72 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse… …Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit Prozessverantwortlicher: Unabhängige Risikocontrollingfunktion Weitere betroffene… …zur Zusammenarbeit Die bei der Risikoanalyse identifizierten und bewerteten Risiken sind im Rahmen einer turnusmäßigen Berichterstattung durch die… …festgelegten Ziele, die Darstellung des Konzeptes der Risikotragfähigkeit sowie die Aus- schöpfung des Risikobudgets und die Limitauslastung. Die mindestens… …Entscheidungszeitpunkt und die ergriffenen Maßnahmen müs- sen dokumentiert sein. In einem Gesamtrisikoprofil wird die Risikosituation des gesamten Unternehmens beurteilt…

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  Prozess 11: Meldungen zu wesentlichen Mängeln bearbeiten

  Arbeitskreis „Interne Revision in der Versicherungswirtschaft“ des DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V.

  …Vorgehensweise Grundlagen für innerbetriebliche Feststellungen und Meldungen über „we- sentliche Mängel“ gibt es bisher nur bei einigen wenigen konkreten Themen… …wie z.B. „Geldwäsche“ oder „Terrorfinanzierung“. Zu diesen ausgewählten Fragestellungen haben sich abgestimmte unternehmensweit gültige und sys- temisch… …. 76 Beschreibungen der einzelnen Schnittstellenprozesse Zukünftige Vorgehensweise – Schnittstellen und Formen der Zusammenarbeit… …bereiche in beinahe identischem Wortlaut formuliert, jedoch an unterschied- liche Empfänger, nämlich an die Unabhängige Risikocontrollingfunktion und an die… …einheitliches Berichtsformat „Mangel-/Betrugsbericht“), ggf. nur ein Bereich als Empfänger auftritt und für die Weitergabe der Information an den ande- ren… …Bereich sorgt. Zwischen Interner Revision und Unabhängiger Risikocontrollingfunktion ist abzustimmen, wer ggf. eine Prüfung/Validierung des gemeldeten… …Sachver- halts (u. U. auch mit Beauftragung durch die Geschäftsleitung) in dem jewei- ligen Geschäftsbereich vornimmt und ggf. die Weiterleitung der… …gegen Geldwäsche und Terrorfinanzierung) die Compliance-Funktion zu informie- ren ist. Hierbei ist zu regeln, von wem die Compliance-Funktion über den… …Eintritt „wesentlicher Mängel“ informiert wird und welche Konsequenzen 77 Prozess 11: Meldungen zu wesentlichen Mängeln bearbeiten zur Mängelbeseitigung… …onymisiertes Verfahren (Whistleblowing) für die Meldung von „wesentlichen Mängeln“ und gleichgestellte Hinweise vorgesehen werden. Da mit der Einführung eines…

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