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• eBook-Kapitel aus dem Buch Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

  Begriffe und Definitionen

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 54 3. Begriffe und Definitionen Im Nachfolgenden sollen die wichtigsten Begriffe und Definitionen… …dargestellt werden. Organisation ISO 19600 differenziert hier sehr genau und stellt nicht allein auf Unternehmen und dergleichen ab, sondern auf die… …, Befugnissen und Beziehungen be- sitzt. Es wird ausdrücklich klargestellt, dass Organisation auch umfasst insbesondere Einzelunternehmer, Unternehmen… …versteht unter „Compliance“ die Einhaltung aller Compliance-Ver- pflichtungen der Organisation (3.16) und ist damit sehr weitgehend. Kürzer und zugleich… …„Definition in der Definition“ aus drei Be- 3. Begriffe und Definitionen 55 griffen, die immer weiter definiert werden müssen. Die Definition selbst… …ergibt sich aus der systematischen Auslegung aus dem Zusammenhang zwischen den Begriffen Compliance und Managementsystem. Die „Compliance-Verpflichtung“… …ist definiert als Auflagen und Erfordernisse, denen eine Organisation unterliegt oder die einzuhalten sie sich entscheidet, die sie also erfüllen muss… …, oder freiwillig erfüllen will. Dies sind die viel zitierten Gesetze und Richtlinien. Compliance wird ja häufig verkürzt auch dargestellt als die… …Einhaltung von eben Gesetzen und Richtlinien. Die ISO Norm selbst konkretisiert „Verpflichtungen“ dann auch dahingehend, dass diese sich aus zwingenden… …Auflagen, wie etwa geltende Rechtsvorschriften und Richtlinien oder freiwilligen Verpflichtungen wie etwa organisatorischen und Branchen- standards…

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  Kontext der Organisation

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 58 4. Kontext der Organisation 4.1 Verstehen der Organisation und deren Kontext Für die Implementierung… …eines wirksamen CMS ist die umfassende Kenntnis der Organisation mit all seinen Vorzügen und Problemen von erheblicher Be- deutung. „Organisation“ ist… …definiert als Person oder Gruppe von Personen, die zum Er- reichen ihrer Ziele eigene Funktionen mit Verantwortlichkeiten, Befugnissen und Beziehungen besitzt… …, also ein Unternehmen, genauso wie ein Verein80. Nach dem Verständnis von ISO 19600 sollte das Unternehmen daher externe und interne Probleme wie… …Compliance-Risiken bestimmen, die für seine Zwe- cke relevant sind und die Fähigkeit betreffen, beabsichtigte Ergebnisse eines CMS zu erreichen. Hierbei sollte das… …Unternehmen eine breite Palette an exter- nen und internen Aspekten berücksichtigen, wie z.B. rechtlichen, sozialen und kulturellen Kontext, die wirtschaftliche… …Situation und die internen Richtlinien und Ressourcen. Um die voran beschriebene Kultur richtig zu implementieren und zu entwi- ckeln, ist ein großes… …Verständnis des Unternehmens, seiner Inhalte und seiner Vorhaben erforderlich. Daher geht auch ISO 19600 davon aus, dass das Unternehmen externe und in- terne… …Probleme wie Compliance-Risiken bestimmen sollte, die für seine Zwecke relevant sind und die Fähigkeit betreffen, beabsichtigte Ergebnisse seines Com-… …pliance-Management-Systems zu erreichen. Zu der breiten Palette externer und interner Aspekte gehört ausdrücklich der rechtliche, soziale und kulturelle Kon- text, die…

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  Leitung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …5. Leitung 73 5. Leitung 5.1 Führung und Selbstverpflichtung Die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeit eines CMS wird nur erreicht, wenn die… …Implementierung, Umsetzung und Kommunikation zur „Chefsache“ ge- macht wird. Nur die kontinuierliche Selbstverpflichtung der Unternehmenslei- tung auf die… …Grundwerte des Unternehmens belegen erst deren Ernsthaftigkeit und erzeugen dadurch Handlungsfähigkeit und Sicherheit bei den Mitarbeitern. II. Inhalte und… …Grundsätze von ISO 19600 74 Entscheidend ist, unmissverständlich klar zu stellen, dass die Beachtung der Grundwerte und des CMS unabwendbare Firmenpolitik… …ist und weder geduldet noch abweichendes Verhalten stillschweigend erwartet wird97. Eine gelebte Compliance-Struktur beginnt bereits mit der Idee… …„Chefsache“ ist und so auch vorgelebt wird99. Nach IDW PS 980 wird ein CMS durch eine zugehörige Organisation sowohl definiert wie auch umgesetzt. Hierzu ist… …es erforderlich, die Definition von Rol- len und Verantwortlichkeiten sowie der Aufbau- und Ablauforganisation vor- zunehmen. Hierfür sind… …entsprechende Ressourcen erforderlich, um die Wirk- samkeit zu gewährleisten100. Entsprechend definiert auch ISO 19600, dass der Vorstand und die Geschäfts-… …führung Führungsqualitäten und Selbstverpflichtung bei der Beachtung des Compliance-Management-Systems demonstrieren soll. Die Norm schlägt vor, dass… …Führungsqualitäten und Selbstverpflichtung ent- sprechend wie folgt demonstriert werden durch: a) Die Festlegung und Aufrechterhaltung der wichtigsten Werte für die…

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  Planung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Anforderungen in die- ser ISO Norm zu 4.1 (Kontext des Unternehmens/Verstehen des Unterneh- mens und dessen Kontext)134, 4.2 (Verstehen der Bedürfnisse und… …Erwartungen der interessierten Parteien)135 sowie die Grundsätze der guten Unternehmens- führung gemäß Ziff. 4.4 (CMS und die Grundsätze der guten Unternehmens-… …führung)136, die in 4.5 identifizierten Compliance-Verpflichtungen137 und die 134 siehe S. 58 dieses Buches 135 siehe S. 59 dieses Buches 136 siehe S. 60… …dieses Buches 137 siehe S. 62 dieses Buches II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 108 Ergebnisse der Compliance-Risikobewertungen gemäß 4.6… …(Identifikation, Analyse und Bewertung von Compliance-Risiken)138 berücksichtigen, um Compliance-Risiken zu bestimmen, die beseitigt werden müssen. Die… …Organisation sollte ferner – sicherstellen, dass das CMS die angestrebten Ergebnisse erzielt; – unerwünschte Effekte vermeiden, erkennen und reduzieren; –… …kontinuierliche Verbesserungen erzielen. Insbesondere die Erkenntnis, Reduzierung und Vermeidung unerwünschter Ef- fekte ist wichtig bei der Implementierung eines… …beispiels- weise an produktionsbedingte Umweltbelastungen, Gesundheitsrisiken bei Nutzung und Konsum von Produkten oder Begünstigung dritter durch offene… …Bewältigung dieser Compliance-Risiken sowie know how über die Integration und Imple- mentierung der Maßnahmen in ihre Compliance-Management-Systemprozesse sowie… …Compliance-Risiken und geplante Maßnahmen aufbewah- ren, um diesen Risiken begegnen zu können.139 Checkliste139 zu 6.1 –Maßnahmen zur Bewältigung von…

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  Support/Unterstützung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 112 7. Support/Unterstützung 7.1 Ressourcen Nach ISO 19600 sollte die Organisation die… …benötigten Mittel und Ressourcen bestimmen, die zur Entwicklung, Durchführung, Auswertung, Pflege und kon- tinuierlichen Verbesserung des CMS entsprechend… …ihrer Größe, Komplexität, Struktur und Funktionen erforderlich sind. Die Geschäftsleitung und alle anderen Ebenen des Managements sollten dafür sorgen… …, dass die notwendigen Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um dafür zu sorgen, dass das CMS seine Ziele erfüllt, und das Compliance erzielt wird. Nach… …ISO 19600 sind „Ressourcen“ z.B. finanzielle und personelle Ressourcen, wie auch der Zugang zu externer Beratung und spezialisierten Fertigkeiten, or-… …ganisatorischer Infrastruktur, moderner Literatur bezüglich Compliance-Ma- nagement und rechtlichen Verpflichtungen, beruflicher Entwicklung und Tech- nologie. Im… …Ergebnis sind daher Zeit, Geld, Delegationsfähigkeit und Weitblick erfor- derlich, um ein funktionierendes CMS zu implementieren. Diese „Investition“ ist auf… …Organisation die benötigten Mittel und Ressourcen bestimmt... ...die zur Entwicklung des CMS erforderlich sind? ...die zur Durchführung des CMS erforderlich… …hat die benötigten Mittel und Ressourcen bestimmt, die zur Entwicklung, Durchführung, Auswertung, Pflege und kontinuierlichen Verbes- serung des CMS… …erforderlich sind. Die Verantwortlichen haben dafür gesorgt, dass die notwendigen Ressourcen effektiv eingesetzt werden. 7.2 Kompetenz und Schulung Kompetenz…

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  Arbeitsablauf

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 146 8. Arbeitsablauf Arbeitsabläufe müssen so gestaltet werden, dass die Erfüllung der Compliance-… …Anforderungen erleichtert und ermöglicht wird. 8.1 Operative Planung und Steuerung Das Unternehmen sollte die Prozesse planen, umsetzen und steuern, die erfor-… …derlich sind, um Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und die in 6.1 (Maß- nahmen zur Bewältigung von Compliance-Risiken) bestimmten Maßnahmen umzusetzen… …wer- den. Da ein umfassendes CMS wie ein Räderwerk ineinandergreift, muss jede Ände- rung auf ihre Auswirkungen hin überprüft und kontrolliert werden… …. Entspre- chend schlägt ISO 19600 auch vor, dass die Organisation geplante Änderungen kontrollieren und die Auswirkungen von unbeabsichtigten Änderungen… …prüfen, und dabei ggf. Maßnahmen zur Milderung der nachteiligen Auswirkungen er- greifen sollte. Checkliste174 zu 8.1 – Operative Planung und Steuerung… …Prozesse zur Erfüllung der Compli- ance-Verpflichtungen implementiert und steuert diese indem sie: 1. Ziele für die Prozesse festlegt; 2. Kriterien für die… …bereithält, sodass man darauf vertrauen kann, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden. 8.2 Einrichtung interner Kontrollen und Verfahren ISO 19600… …sieht die Einrichtung interner Kontrollen und Verfahren vor. Dies kommt einem internen Kontrollsystem (IKS) gemäß dem Institut der Wirt- schaftsprüfer… …(IDW PS 261) nahe. Dieses IKS bildet die Gesamtheit der vom Management eines Unternehmens eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die auf die…

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  Leistungsbewertung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …9. Leistungsbewertung 153 9. Leistungsbewertung 9.1 Überwachung/Monitoring, Messung, Analyse und Bewertung Umfang und Dauer einer… …der Organisation und das Ge- schäftsmodell wesentliche Kriterien für die Festlegung des Umfangs und der Dauer der Compliance-Überprüfung. Hinzukommen… …gegebenenfalls Vorgaben externer Standards, die für das CMS zu beachten sind178. Nach IDW PS 980 erfolgt die Überwachung eines CMS und die Umsetzung von… …identifiziertem Handlungsbedarf zu dessen Verbesserung, um eine dauer- hafte Eignung des Systems sicherzustellen und eventuelle Schwächen aufdecken zu können. In… …von Verbesserungsmöglichkeiten179. 178 Handbuch ComplianceProgramMonitor, aaO, S. 16 179 Hesselbach, aaO; ISSN 2192 bis 3515 II. Inhalte und… …Grundsätze von ISO 19600 154 Das Unternehmen bzw. die Organisation muss die Überwachungs-, Messungs-, Analyse- und Bewertungsprozesse planen und… …mitteln, ob das CMS die Anforderungen erfüllt, wirksam verwirklicht und auf- rechterhält. Es müssen geeignete Methoden zur Überwachung des CMS angewandt… …und die Ergebnisse der Überwachung des CMS dokumentiert werden. Diese Methoden müssen darlegen, dass die eingeführten Prozesse in der Lage sind, die… …Compli- ance-Anforderungen zu erfüllen. Das CMS muss in angemessenen Abständen bewertet werden, um dessen fort- dauernde Eignung, Angemessenheit und… …Wirksamkeit sicherzustellen. Diese Bewertung muss auch Rückschlüsse auf Verbesserungsmöglichkeiten und Än- derungsbedarf zulassen. Im Ergebnis müssen…

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  Verbesserung

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 168 10. Verbesserung 10.1 Nichtkonformität, Non-Compliance und korrigierende Maßnahmen 10.1.1 Allgemein… …Bei Auftreten einer Nichtkonformität und/oder Non-Compliance sollte die Organisation: a) auf die Nichtkonformität und/oder Non-Compliance reagieren und… …ggf: – Maßnahmen ergreifen, um sie zu steuern und korrigieren; und – die Konsequenzen bewältigen; b) den Bedarf für Maßnahmen zur Beseitigung der… …Prüfen der Effizienz von korrigierenden Maßnahmen; und e) Vornehmen von Änderungen am Compliance-Management-System, falls notwendig. Das Scheitern, eine… …On-Off-Non-Compliance zu erkennen oder zu verhindern, heißt nicht zwangsläufig, dass das CMS nicht generell effizient in der Identifi- zierung und Bekämpfung von… …Organisation sollte dokumentierte Informationen aufbewahren als Nach- weis für: – Art der Nichtkonformitäten und/oder Non-Compliance und anschließend… …verwendet werden für: – die Beurteilung der Produkt- und Serviceperformance; – die Verbesserung und/oder Umgestaltung von Produkten und Dienstleistun- gen… …; – die Veränderungen der organisatorischen Praxis und Verfahren; – die Umschulungen von Arbeitnehmern; – die Neueinschätzung des Bedarfs die… …Bedürfnisse von interessierten Partei mitzuteilen; – Frühwarnsignale für potentielle Non-Compliance; und – die Umgestaltung und Bewertung von Kontrollen. Das… …effektiv ist für das Verhindern und Aufspüren von Non-Compli- ance. II. Inhalte und Grundsätze von ISO 19600 170 Checkliste189 zu 10.1.1 – Allgemein…

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  Die Zertifizierung nach ISO 19600

  Prof. Dr. Peter Fissenewert

  …Empfehlungen aus („should“). Für eine Zertifizierung müssen natürlich Regelungen der ISO zwingend festge- schrieben sein, um überhaupt überprüfbar und… …, dass das CMS geprüft wurde, die Anforderungen der entsprechenden Normen erfüllt werden und die Wirksamkeit des Systems einer ständigen Überwachung unter-… …In- teressenkonflikte und Betriebsblindheiten verhindert. Bei einer lediglich freien organisationsinternen Überprüfung wird sich allzu häufig… …Betriebsblindheit und Interessenkollision einstellen. Die externe Prüfung ist immer objektiver als die interne, weil der interne Prüfer in aller Regel zuerst seiner… …Organisation ver- pflichtet ist, er ist möglicherweise sogar verantwortlich für die Initiierung und Umsetzung des CMS und unterliegt möglicherweise disziplinären… …Zwängen und Berichtsstrukturen innerhalb seines Unternehmens. Der unabhängige und neutrale Blick von außen ist daher eher durch eine ex- terne… …Zertifizierungsorganisation gewährleistet. Hinzukommt selbstverständlich auch die „Siegelfunktion“ einer Zertifizierung. Die Einrichtung, Ausgestaltung und Überwachung des… …des CMS ist eine geeignete Maßnahme für die gesetzlichen Vertreter ihrer Pflicht zur sachgerechneten Organisation, Leitung und Überwa- chung des… …Vorstandes zur Ordnungsmäßigkeit des CMS und dient mithin der Erfüllung der Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats . Die CMS- Prüfung ist ein geeignetes… …positives Testat ist stets ein Signal an die Mit- arbeiter, dass das eingerichtete CMS-System funktioniert und die Mitarbeiter nicht etwa fürchten müssen…

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• Katalysator Volkswagen

  …Langsam lichten sich die Dieselrauchwolken über Wolfsburg. Und immer deutlicher werden die Strukturen, des wohl vermeintlich größten… …Industrieskandals der letzten Jahrzehnte in Deutschland. Mit der Ernennung von Christine Hohmann-Dennhardt zum Vorstand für Recht und Integrität hat Europas größter… …dem Abgas-Skandal an alle anderen 29-Dax-Konzerne  - mit Ausnahme an Volkswagen -  ein umfangreicher Fragenkatalog zu den internen Compliance-Regeln und… …zu gemeldeten Fällen und zu Konsequenzen für die betroffenen Mitarbeiter. Das Ergebnis: Jedes Jahr werden mehrere Tausend Verstöße gegen Gesetze oder… …Compliance-Verstöße gemeldet. Compliance-Verstöße haben Konsequenzen Allein 2014 wurden bei BASF, Daimler, Deutsche Telekom, EON, Henkel, Merck und Adidas knapp 1.600… …Beschwerden und Meldungen über mutmaßliche Verstöße registriert. Bei Siemens – die allerdings nicht an der Umfrage teilgenommen haben – wurden laut des… …insgesamt elf Fragen präzise. Siemens, Bayer, Continental, Infineon, K+S, RWE, SAP und Beiersdorf haben überhaupt keine Angaben zu ihren internen… …aufbauen, zeigt Oliver Bungartz in dem Band „Handbuch Interne Kontrollsysteme (IKS): Steuerung und Überwachung von Unternehmen“. Das eBook steht Abonnenten…

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