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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Einführung

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …, Transaktionen und Geschäftsvorfälle abzielen. Für akkumulierte Analysen kann z.B. der Einsatz eines SAP® R/3® Business Warehouse Systems eine geeignete Lösung… …sein, für transaktionsbezogene Auswertungen auf Grund des Verdichtungsgrades kommt dies weniger in Frage. Die im Buch vorge- stellte Möglichkeit der… …Enterprise Resource Planning - Software SAP® R/3®. Es soll als Kompendium für Praktiker dienen. Vorangestellt wird ein allgemeiner, technisch orientierter… …Abschnitt. Dieser ermöglicht es auch Lesern ohne IT-Vorkenntnissen, sich einen Überblick über die relevante Technik zu verschaffen und kann später für… …Vorgehensweise bei der Erstellung einer Auswertung für besagte Fragestellung aufgezeigt. Damit ist der Ansatz einfacher zu verallgemeinern und an die eigenen… …Aspekte sowohl Lernenden als auch Lehrenden Anregun- gen. Als Sammelbegriff für den genannten Adressatenkreis wird in diesem Werk häufig der Begriff… …personenbezogene Datenanalyse: Beispiele für den praktischen Umgang im Revisionsumfeld, S. 7. Einführung 21 diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen… …nicht auf Einzelpersonen durchschlagen.5 Rechnungswesendaten können grundsätzlich für Analysezwecke verwendet werden, allerdings ist in jedem Fall… …. § 32 BDSG „Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Be- schäftigungsverhältnisses“ wird an dieser Stelle nicht weiter vertieft, da… …. Einführung 22 – Generell: Vorab Vornahme einer besonderen Unterweisung in der Vertraulich- keitsverpflichtung für diesen Personenkreis – Generell…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Das Musterunternehmen EAS AG

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …Basis für die in den darauf folgenden Kapiteln erläuterten Prüfansät- ze darstellt. Dies wiederum ist der Soll-Zustand einer erfolgreichen Implementie-… …rolling, Recht, Personal, Revision und Konzernstandards bündelt. Die Funktion Konzernbetriebswirtschaft ist u.a. für einheitliche Standards und das… …den Einkauf einer Gesellschaft für mehrere Gesellschaften gemeint. Zum Beispiel kauft die Gesellschaft im Land x sämtliche Verpackungsmaterialien für… …Kontokorrentbuchhaltung, die für eine bestimmte Anzahl von Gesellschaften von einer Einheit – dem SSC – durchgeführt wird. Das Musterunternehmen EAS AG 41… …wie jedes Unternehmen über Richtlinien, die einen wichtigen Leitfaden für Routineaufgaben darstellen. Jedes Kapitel wird daher mit dem relevanten… …große Bedeutung von Richtlinien für die auf der EAS AG basierenden Fallstudien hingewiesen. Rechtliche Aspekte, also etwa das HGB, GmbH-Gesetz oder… …Aktiengesetz spielen hingegen für die in diesem Buch erläuterten Beispiele keine Rolle. Dies liegt in der Natur der Analysen be- gründet, die durchweg als… …Auswertungslogik für den Benutzer nicht transparent ist. Auch ist die Zahl der Auswertungsmöglichkeiten derart hoch, dass zwar evtl. sogar ein geeigneter Report… …erstellt, so müssen entsprechende Belegarten (z.B. DG für „Debitoren Gutschrift“) und Buchungs- ___________________ 23 Vgl. Hellberg, Torsten: Einkauf… …mit SAP MM, 1. korrigierter Nachdruck, Bonn 2007, S. 255 ff. Das Musterunternehmen EAS AG 44 schlüssel (z.B. Buchungsschlüssel 11 für…

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  Technischer Überblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …. Es wird dargestellt, wie man in SAP® R/3® navi- giert, welche Transaktionscodes von Bedeutung sind und welche SAP® R/3® Tabel- len für den Prozess… …„Purchase-to-Payment“36 (also beginnend beim Entstehen des Bedarfs bis hin zum Begleichen der Eingangsrechnung) essentiell sind. Auch ein Fallbeispiel für einen… …erläutert, um die Möglichkeiten der Analysesoftware aufzu- zeigen. Es wird für Personen, die sich neu in die Materie einarbeiten, die Technik plastisch… …zeugen analysieren und bestimmte Fragestellungen basierend auf dieser Daten- grundgesamtheit beantworten wollen. Für Analysten, die bereits Erfahrung mit… …Natürlich gibt es noch etliche Tabellen mit wichtigen Zusatzinformationen. Als essentiell für das Prozessverständnis werden aus der Erfahrung der Autoren die… …Menü Die Transaktionscodes werden dabei neben der Bezeichnung der Transaktion angezeigt (im Beispiel der Abbildung 18 Transaktion ME23N für das… …Details der Kreditorenstammda- ten zeigen, ein weiteres Fenster einen bestimmten Rahmenvertrag für diesen Liefe- ranten und im dritten Fenster könnte eine… …erzeugen“ aktiviert werden. 3.2.1 SAP® R/3®-Transaktionen – Tabellenstruktur und Inhalt Nützliche Transaktionen für die Anzeige von Tabellenstrukturen und… …R/3®-Transaktionen – Einkauf Nützliche Transaktionen für den Bereich „Einkauf“ sind im Folgenden aufgeführt. Transaktion Bezeichnung Kommentar XK03 Kreditor… …Einkauf 3.2.3 SAP® R/3®-Transaktionen – FI Nützliche Transaktionen für den Bereich „Finanzbuchhaltung“ sind im Folgenden aufgeführt. Transaktion…

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  Rahmenverträge

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …umfasst eine Vielzahl von Einzel- positionen wie z.B. Schrauben oder Ventile in verschiedenen Größen. Mit dem Partnerunternehmen, das die Ausschreibung für… …R/3® System der Holding auf die unter- schiedlichen SAP® R/3® Systeme der Tochtergesellschaften repliziert und stehen so für jede Tochtergesellschaft… …Bestellanforderungen automatisch vom System verarbeitet werden. Beispiel Ein Automobilhersteller und Kunde der EAS AG will seine Handlager für Ben- zinpumpen zum… …deren Produktionsprogramm diese Pumpe gehört, keine Dich- tungsringe für die Benzinpumpen mehr vorrätig hat, ordert der Produktionsleiter der EAS AG… …oder Unkenntnis neben dem Rahmenver- trag her bestellt werden. Hier gibt es zwei für dieses Kapitel relevante Spielarten. Eine Möglichkeit wäre, dass… …fehlerhaften Resultate bilden wieder- um die Grundlage für Entscheidungen, die gezwungenermaßen falsch sein müssen, da ja nicht alle… …Gesellschaften werden für eine Clusterbildung anhand ihrer prozen- tualen Werte in Risikogruppen eingeteilt. Die Festlegung der Risikogruppen erfolgt dabei… …bzw. Hypo- thesen bilden konkrete Ansätze für weiterführende Detailanalysen. Im Folgenden werden pro Risikogruppe ein oder mehrere Beispielländer… …Rahmenvertragsmanager hatte versäumt, den Rahmenvertrag rechtzeitig mit einem Löschkennzeichen zu versehen, so dass dieser im SAP® R/3® System für sechs wei- tere Wochen… …hat. Diese Tat- Rahmenverträge 107 sache ist der Ausgangspunkt für eine weitere Analyse, in der festgestellt wird, dass bei der Replizierung…

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  Rechnungen ohne Bestellungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …für einen Vorgang im Purchase-2-Payment Prozess. Ein Rechnungsdokument für sich alleine betrachtet kann in sich rechnerisch und for- mell absolut… …dieses Kapitel präziser ausgedrückt mit Rechnungen ohne systemseitige Bestellung befasst. Beispiel Ein Werkstattmeister stellt fest, dass für die in… …zwei Tagen anlaufende Produkti- onsphase für das Sondermodell XV2RS Touring – geplant sind insgesamt 2000 Fahrzeuge – 300 Einspritzventilsätze und… …falsch müssen auch die Entscheidungen sein, die auf den Auswertungen basieren. Auch hieraus können Nachteile für das Unternehmen resultieren. Es ist… …gemeinsame Herausfor- derung für beide Funktionseinheiten aufgefasst, können aus einer mangelnden un- ternehmensinternen Kooperation wirtschaftliche Nachteile… …entstehen. Rechnungen ohne Bestellungen 133 Fehlerhafte Stammdatenorganisation Möglicherweise liegen die Ursachen für das Problem im qualitativen… …Der für die Beschaffung zuständige Vorstand hat durch Zufall festgestellt, dass viele Bestellungen nicht im SAP® R/3®-System angelegt sind, obwohl im… …Berater56 über die betreffende Einkaufsrichtlinie, die folgende Regelung für die Nutzung von Bestellungen im SAP® R/3®-System vorsieht… …geführt haben. Der für den Be- reich Beschaffung zuständige Vorstand beauftragt das Beraterteam, eine entspre- chende Analyse für seinen Bereich… …auszuarbeiten. 5.4.1 Die Bildung von Risikogruppen Zuerst werden die einzelnen Gesellschaften für eine Clusterbildung anhand ihrer prozentualen Werte in…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  CpD-Transaktionen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …und Rechnungswesen einen Kontentyp bzw. Transaktionen, die über ein (anonymes) Sammelkonto abgewickelt werden. Begriffsbestimmend für die Nutzung… …die entstandenen Fahrt- und Unterbringungskosten ab. In den Stammda- ten der Firma EAS AG liegt für sie natürlich kein spezielles Kreditorenkonto vor… …. Da eine zweite Bewerbung nicht wahrscheinlich ist, wird die Kostenerstattung für die Bewerberin von der Firma EAS AG über ein CpD-Konto abgewickelt… …An- schaffung eines Kunstwerks für einen repräsentativen Bereich denkbar. Zu diesem Zweck ist ein anonymer Kreditorenstammsatz angelegt, der keine… …. Daher kann dieser anonyme Kreditorenstammsatz für eine unbegrenzte Anzahl von Lieferanten ver- wendet werden (…pro Diverse). 6.2 Warum sind… …mehrfache Nutzung von CpD-Konten für denselben Lieferanten nicht durch systemseitige SAP® R/3®-Kontrollen wie Warnungen oder Sperrungen verhindert werden… …Stammdatenorganisation Möglicherweise liegen die Ursachen für das CpD-Problem gar nicht im Zugriffsbe- reich des Finanz- und Rechnungswesens. Daher ist besonders die… …Gesellschaften werden für eine Clusterbildung anhand ihrer prozen- tualen Werte in Risikogruppen eingeteilt. Die Einteilung bzw. Festlegung der Grenzwerte wurde… …Vergangenheit herangezogen wer- den. Am Ende der Analyse muss eine Hypothese stehen. Die Hypothese bzw. Hypo- thesen bilden die Grundlage für eine Detailanalyse… …neuen Mitarbeiterstamm kann zwar das Routinegeschäft abgewickelt werden, für saisonale Spitzen muss aller- dings zeitweise auf Kollegen aus anderen…

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  Manuelle Zahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …werden, wenn – die Rechnung eingebucht ist, – der Kreditor mit den für Zahlungen relevanten Stammdaten wie z.B. Zahlweg und Bankverbindung im System… …. Mangelhafte abteilungsübergreifende Kooperation Das Thema manuelle Zahlungen ist nicht allein beim Rechnungswesen anzusiedeln. Gerade die vier Bedingungen für… …oder stark verzögert durchgeführt, so dass dies zu einem Überschreiten der Zahlungsziele führen würde, kann auch dies Grund für ein gehäuftes Auftreten… …Tochter- gesellschaften für die Jahre 2005 bis 2007 zu erstellen. Der Teil der Zahlungsrichtlinie, der maschinelle und manuelle Zahlungen ab- deckt… …Bedingung für die Möglich- keit einer maschinellen Zahlung – das abgeschlossene Rechnungsanerkennungsver- fahren – nicht erfüllt ist, werden die betreffenden… …manuellen Zahlungen senken sich die prozentualen Werte von 23%, 25% und 24% für die Jahre 2005, 2006 und 2007 auf 21%, 22% bzw. 20%. Organisatorische… …Schwächen sind ursäch- lich für eine mangelnde Stammdatenqualität und für einen schleppenden Anerken- nungsworkflow. So kann ein weiterer wesentlicher Anteil… …. Wertgrenze Um Anzahl und Wert der manuellen Zahlungen drastisch zu senken, wird eine Wertgrenze in der Richtlinie für manuelle Zahlungen festgesetzt… …. Zukünftig gilt das alte Prozedere lediglich für Beträge bis 500,00 €. Alle darüber hinausgehenden Zahlungen müssen neben dem Verursacher der Zahlung von dem… …Gesellschaft zu erfolgen. Manuelle Zahlungen 183 7.4.5 Die Follow-up-Analyse Für die Zukunft gilt es nun, die Einhaltung der in Abschnitt 7.4.4.1…

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  Zahlungen ohne Leistungsnachweis

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …ursächlich für die Zahlung ist. D.h. es bestehen (zeitlich der tatsächlichen Zahlung vorgelagert!) systemseitig do- kumentierte Verbindlichkeiten in Form von… …weitere Variante dieses Themas kann sein, dass zwar eine Rechnung exis- tiert, diese aber für eine andere Lieferantennummer oder mit fehlender Referenz… …Zahlung handelt. Der Mitarbeiter erfasst den Vorgang buchhalterisch im SAP® R/3® System, indem er den Zahlausgang für den Lieferanten, dessen Stammsatz… …beeinträchtigt. Zum Zeitpunkt des Erfassens der Zahlung ist weder klar, für welche Leistung das Geld bezahlt wurde, noch ob sachliche und rechnerische… …. Für Bilanzkonten gilt offensichtlich, dass diese dann nicht bebucht und somit falsch ausgewiesen werden. Ein anderes Risiko besteht darin, dass eine… …ohne Leis- tungsnachweis ausschließlich manuell getätigt werden kann. Damit gilt für deren Risikocharakter dasselbe wie für manuelle Zahlungen, da auch… …bzw. Sensibilisierung Häufig sind Gründe für Zahlungen ohne Leistungsnachweis eine falsche Verbu- chung von Anzahlungen. Da es sich hier um… …Ursache für Zahlungen ohne Leistungsnachweis sein. Mangelhafte Kontrollen Wenn ein Regelwerk in Form von Richtlinien oder Arbeitsanweisungen vorliegt… …der sachliche Grund für die Verbindlichkeit an die Buchhaltung kommuniziert und somit systemseitig in Form einer eingebuchten Rechnung dokumentiert… …Geschäftsjahren ist dann sinnvoll, wenn die Altersstruktur der offenen Posten ermittelt werden soll. Dies ist hier im ersten Schritt nicht der Fall. Für die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Doppelzahlungen

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …Symptomatik des Prob- lems dar. Von Doppelzahlungen spricht man dann, wenn eine Firma für ein- und dieselbe Lieferung oder Leistung mehr als einmal den… …mög- licherweise nicht mehr, oder gesetzliche Fristen für die Dokumentation von Ge- schäftsvorfällen sind bereits überschritten. Daher empfiehlt es sich… …Themenbereiche wie z.B. Schulungen oder Know-how-Transfer. Fehlerhafte Stammdatenorganisation Möglicherweise liegen die Ursachen für das Problem im… …Doppelzahlungen und fordern die ent- sprechenden Beträge von den Lieferanten zurück. Für jede einzahlungswirksame Rückforderung behalten wir 50% ein. Es erfolgt… …, engagiert der Finanzvorstand auch einen Mitarbeiter der MPR Ltd. für einen begrenzten Zeitraum. Zuerst informiert sich die Projektgruppe über die… …Gesellschaften werden für eine Clusterbildung anhand ihrer prozen- tualen Werte in Risikogruppen eingeteilt. Die Festlegung der Risikogruppen erfolgt dabei… …erstellen. Am Ende der Analyse muss eine Hypothese stehen. Die Hypothese bzw. Hypothe- sen bilden konkrete Ansätze für weiterführende Detailanalysen. Im… …entrichten. Da für solche Abgaben naturgemäß keine Bestellungen im System hinterlegt werden können, greift auch der Standardprozess inkl. Bestellung nicht… …€ 678943 7989887 64.096,52 € 678943 Tabelle 62 – Beispielgeschäftsvorfälle Doppelzahlungen II Im ersten Fall wurde die Rechnung, für die keine… …der eige- nen Organisation. Der Finanzvorstand erteilt dem Projektteam den Auftrag, Maß- nahmen zu erarbeiten, um die oben geschilderten Szenarien für…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Digitale SAP®-Massendatenanalyse

  Zusammenfassung und Ausblick

  Arno Bönner, Martin Riedl, Stefan Wenig

  …benötigten Tabellen inklusive ihrer Strukturen in jedem SAP® R/3® System stets gleich sind, kann dieselbe Analyse – oder technischer for- muliert derselbe… …durchgeführt werden oder sogar entfallen kann. Wie schon im Einleitungsteil ausdrücklich betont, gilt für Datenauswertungen aller Art: Diese finden nicht im… …dieses Buches dar und bildet die Grund- voraussetzung für jeden ACL™-Algorithmus. Die Synthese, die in jedem der sechs Praxisbeispiele fallweise…

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