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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Bestellanforderungen

  …75 5 Bestellanforderungen Die Bestellanforderung (BANF) ist die unternehmensinterne Initialisierung für den Beschaffungsvorgang. Zur Durchführung… …Fälle transparent zu machen sowie die für die buchhal- terische Abwicklung notwendigen Daten zu erzeugen. � Kleinbetrag-BANF dient zur Entlastung des… …An- gebote. Grundsätzlich muss mittels einer BANF jeder Bedarf mit den o. g. Daten so früh wie möglich gemeldet werden. Dies gilt insbesondere für die… …Einzelbe- stellung-BANF, die an den Einkauf adressiert wird, um die erforderliche Zeit für ein wirksames Vergabeverfahren zu gewährleisten. Das erfordert… …Überlegung ist unternehmensspezifisch oder auch z. B. warengruppenspezifisch zu prüfen und bei der Definition der Prozesse zu berücksichtigen. Für diesen… …Fall ist zu beachten, dass der Prozess für eine Angebotseinholung vor Auslösung einer BANF sicherstellen muss, dass zumindest eine Genehmigung durch… …Der voraussichtliche Jahresbedarf an Hilfs- und Betriebsstoffen wird i. d. R. geschätzt und dem Einkauf als Basis für die Rahmenvereinbarung mit den… …über Erfahrungswerte (heuristische Methode) ermittelt und über eine Abruf-BANF beschafft werden. Wie bei Produkti- onsmaterial (vgl. oben a)) kann für… …. die Anpassung der Beschaffungsstrate- gie nötig. Für die einzelnen anfordernden Bereiche müssen verantwortliche Mitarbei- ter benannt sein, die… …zentral verwalteten Berechtigungskonzep- tes sichergestellt werden. Bei einem manuellen BANF-Prozess liegt die Ver- antwortung für die Einhaltung des…

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  Angebotseinholung

  …83 6 Angebotseinholung 6.1 Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung Aus dem jeweiligen material-/warengruppenbezogenen Lieferanten-Set (vgl… …. Kap. 4.4) sind für den konkreten Beschaffungsfall Lieferanten auszuwählen, die im Ausschreibungsverfahren berücksichtigt werden sollen. Zuständig für… …die Auswahl ist der Einkaufsbereich, der jedoch die Fachkom- petenz des verantwortlichen Fachbereichs zweckmäßig einbezieht. Für die Genehmigung der… …der Höhe des Auftragswertes. Je höher der Wert, umso intensiver sollte der Wettbewerb genutzt werden. Für die Festlegung der Lieferanten können z. B… …erhalten. Angebotseinholung 84 Für den Fall, dass keine Lieferanten-Sets mit qualifizierten Lieferanten vor- liegen, könnten der Angebotseinholung sog… …werden. Wenn die Planung für einen Beschaffungsvorgang oder sogar die kompletten Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Las-… …. Auswahl der Lieferanten für die Ausschreibung 85 Prüfungsfragen: 1) Sind in Abhängigkeit vom jeweiligen Beschaffungsobjekt und -volumen verbindliche… …Kriterien für die Auswahl der anzufragenden Lieferanten und deren Anzahl festgelegt? 2) Sind diese Kriterien eindeutig definiert und zweckmäßig? Werden… …den? 5) Findet eine Prüfung und Genehmigung der Lieferantenauswahl durch dafür berechtigte und qualifizierte Personen statt? 6) Werden für die… …Präqualifikation oder eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs in Kap. 6.1). Für das Ausschreibungsverfahren, d. h. für die Art der Kommunikation zwi- schen…

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  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  …93 7 Angebotsbearbeitung und Vergabe- entscheidung 7.1 Angebotseingang Für eine Vergabe unter Wettbewerb ist ein vollständiger und… …, die nach dem Abgabetermin eingehen. Für öffentliche Auftraggeber ergibt sich allerdings kein Regelungsbedarf, da gesetzliche Vorgaben die Annahme von… …Abhängigkeit von der Höhe des Auftragswertes – als Grundlage für die Vergabeentscheidung min- destens vorliegen müssen. Prüfungsfragen: 1) Bei welcher Stelle… …die Angebote nach dem Abgabetermin unter Wahrung des Vier- Augen-Prinzips geöffnet? Existiert für eine davon abweichende Handha- bung eine… …Vorfeld definiert wer- den. Diese Vorgehensweise ist vor dem Hintergrund des Gleichbehandlungs- grundsatzes zwingend und stellt gleichzeitig die Basis für… …eines „idealen“ Angebotes aus den jeweils günstigsten Einzelpositionen aller eingegangenen Angebote. Dies kann als Basis für evtl. nachfolgende… …. Dies gilt aber nur für den Fall, dass zwi- schenzeitlich keine neuen Informationen vorliegen, die eine vorher festge- stellte Eignung ggf. wieder in… …vollständig und in einer vergleichbaren Form (z. B. Matrix) gegenübergestellt? 2) Welche für die Beauftragung benötigten Entscheidungskriterien mit mo-… …Bietern)? 17) Werden die eingehenden Angebote auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft (formale Prüfung)? 18) Wird für die Auswertung von umfangreichen… …sollte auch im Vorfeld festgelegt werden, nach welchen Modalitäten später die Abrechnung erfolgt. Für derartige Roh- stoffe werden neben den…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  …Rechtslage notwendig. Dies kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Für eine Beauftragung werden i. d. R. folgende Varianten verwendet: � Rahmenvertrag… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder… …berücksichtigt? 4) Gibt es eine Laufzeitbegrenzung für den Rahmenvertrag? Hinweis: Die Laufzeit sollte überschaubar und dem Beschaffungsumfang angemessen sein… …. Bei Produktionsmaterial werden z. B. für den Zeitraum der Serienfertigung eines Fahrzeuges häufig Life-Cycle-Verträge abge- schlossen. Zu vermeiden ist… …definiert? Wird die Einhaltung dieser Werte systematisch überprüft? Welcher Bereich ist für die Überwachung zuständig? Wird bei einer Überschreitung der… …speziell zur Einzelbestellung: 16) Werden Lieferanten mit Einzelbestellungen beauftragt, für die aufgrund der Häufigkeit ein Rahmenvertrag mit Abrufen… …Bestellung eine genehmigte Initiierung, z. B. eine BANF aus einem Fachbereich zugrunde? 18) Werden für definierte Fälle (z. B. Notsituationen wie eine…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  …einer klassischen Wareneingangsprüfung. Voraussetzung für die Leistungsaner- kennung ist, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über eine ausreichende… …Zeit das Ergebnis nicht mehr sichtbar bzw. wird durch eine erneute Reinigung überlagert.27) Da 27) Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision… …von Stundennachweisen nicht durchführbar. Unabhängig davon, ob es sich um eine Sach- oder Dienstleistung handelt, ist Voraussetzung für eine… …Anforderungen überein, so ist der Auftragneh- mer gewährleistungspflichtig. Der dem Leistungsverhältnis zugrunde liegen- de Vertrag bildet die Grundlage für eine… …mindern, vom Vertrag zurückzutreten und ggf. sogar Schadensersatzforderung geltend zu machen. Eine vergleichbare Norm für Dienstleistungen existiert nicht… …von Lieferanten für eine Ausschreibung (vgl. Kap. 6.1) bzw. zur An- gebotsbewertung (vgl. Kap. 7.3) nützliche Informationen liefern. Ferner be- steht… …. Prüfungsfragen: (A) Organisatorische Eingliederung und Vorgaben zur Leistungsanerken- nung 1) Wer ist im Unternehmen (kann im Einzelfall variieren) für die… …berücksichtigt? 5) Gibt es konkrete Vorgaben zur Einhaltung von Fristen für die Leistungs- anerkennung? Hinweis: Dies ist insbesondere dann bedeutsam, wenn… …bei Projekten ein Bestellobligo28) geführt? 10) Haben die für die Leistungsanerkennung verantwortlichen Mitarbeiter Zugang zu allen prüfungsrelevanten… …. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/ Archiv/82504/bestellobligo-v7.html Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 126 12) Liegen für erbrachte Dienstleistungen (gilt auch für…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

  …Statistischem Bundesamt setzten im EU-Durchschnitt ca. 18 % der Un- ternehmen das Internet für die Beschaffung ein (Stand 2013). Zukünftige Pro- gnosen sehen… …. Hinzugekommen sind komplexere Plattformen, die auch unterschiedliche Beschaffungsarten zulassen (z. B. On- line Bidding, e.Auction). Für den Einkäufer ergeben… …Schu- lungskosten für Mitarbeiter. Insbesondere der Einsatz komplexerer e-Procu- rement-Systeme erfordert den Einsatz erfahrener Mitarbeiter. Dieses… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen… …„IT-Grundschutz-Standards“; „BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)“ u. a.) Strukturell folgt dieses Kapitel des Leitfadens folgender Logik… …Katalogbestell- und Online Bidding-Systemen. Nachfolgende Abschnitte befassen sich mit den gängigen Systemen für e-Procurement. Sie geben Hinweise auf prüfre-… …der Nutzung ab. Nach einer entsprechenden Softwareauswahl und Entscheidung für ein geeignetes IT-Tool und dem Eigen- oder Fremdbetrieb, kann die orga-… …nisatorische Implementierung beginnen. Prüfungsfragen: 1) Sind die Ziele für die Einführung eines e-Procurement-Systems eindeutig festgelegt und können diese… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …e-Procurement-System grundsätzlich für die Beschaffungsprozes- se des Unternehmens mit seinen existierenden Besonderheiten geeignet? Kann es in die strategischen Ziele…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  …im Unternehmen fehlt � einmalige oder periodisch wiederkehrende Arbeiten durchzuführen sind, für die das Vorhalten eigener Mitarbeiter wegen… …Werkstätten für Behinderte auf die Möglichkeit der Anrechnung auf die Schwerbehinder- tenausgleichsabgabe geachtet? 16) Wird bei Leistungen, die eine… …Auftragsende zurückgesetzt bzw. zurückgefordert? 19) Besteht ein Prozess zur Einrichtung der nur für die Dienstleistung erfor- derlichen IT-Zugriffsrechte für… …: Beratungsleistungen, Mandat für einen Rechtsanwalt). � Arbeitnehmerüberlassung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)): Da- bei wird ein Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer)… …Werkvertrag als auch beim Dienstvertrag ist der Auftragnehmer für die Leistung seiner Mitarbeiter verantwortlich und ausschließlich wei- sungsbefugt. Ein… …(z. B. Mängelhaftung). Bei der Arbeitnehmerüberlassung dagegen ist der Auftragnehmer (Verleiher) nur für die ordentliche Auswahl der geeigneten… …Mitarbeiter verantwortlich, nicht aber für deren erbrachte Leistungen. Hier ist der Auftraggeber (Entlei- her) gegenüber den Mitarbeitern weisungsberechtigt… …nehmerüberlassungsgesetz nur gestattet, wenn der Verleiher im Besitz einer durch die Agentur für Arbeit (Bundeslandebene) erlassenen Erlaubnis ist (§ 1 AÜG). Ferner ist… …Monate verringert. Falls der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für drei Monate unterbrochen wird, be- ginnt die 18 Monats-Periode von Neuem. � Nach einem… …„Fallschirmlösung“ wird künftig die Folgen einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung nicht verhindern. Bislang sollte die „Vorratserlaubnis“ beispielsweise für den…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …aufzusetzen, der sicherstellt, dass nach die- sen Bestimmungen verfahren wird. Als Bezahlvarianten für den Eigentumserwerb kommen entweder die Direkt-… …und zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten und in die Entscheidung mit einzubeziehen. Zollrechtliche Relevanz entsteht z. B. für Teile, die aus… …: http://oecdobserver.org/news/archivestory.php/aid/670/Transfer_pricing:_ Keeping_it_at_arms_length.html Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung 190 Ferner sollte der… …Lieferanten eingefordert werden. Diese Besitzbestätigung ist stichprobenhaft zu überprüfen, z. B. für besonders kriti- sche Werkzeuge durch Lieferantenbesuche… …des Lieferanten für den Insolvenzverwalter klar ist, dass diese Werkzeuge nicht zur Insolvenzmasse gehören. Ferner müssen Regelungen für den Fall… …. Bezüglich der Entsorgung des Lieferantenwerkzeugs sollte bereits im Erst- vertrag geregelt sein, welche Möglichkeiten sich anbieten und für beide Ver-…

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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …wichtige Steuerungsfunktion zu. Aussagekräftige Kennzahlen und Analysen, die kontinuierlich ermittelt bzw. durchgeführt werden, sorgen für Transparenz und… …sellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V (GDD): Datenauswertun- gen und personenbezogene Datenanalyse: Beispiele für den praktischen Um- gang im… …Einkaufsabteilung gemessen, sondern alle Wertbeiträge, unabhängig davon, ob diese positiv oder negativ sind. 13.2 Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung Zur… …� Einkaufsvolumen nach Währungen Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung 195 � Einkaufsvolumen pro Material / Warengruppe (z. B. ABC-Analyse nach… …folgt eine Messung des Erfolgs der Einkaufsaktivitäten. (A) Prüfungsfragen, die die Zielsetzung für Einkaufsaktivitäten betreffen: 1) Verfügt der… …Einkauf über quantitative, qualitative und zeitliche Ziele für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen? Sind diese Ziele realis- tisch und… …Gibt es dazu schriftlich formulierte Überlegungen? 8) Sind für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Investitionsgüter Ziele für Preisreduzierungen und… …der Beschaffung von Investitions- gütern definiert und gemessen? Werden zum Beispiel neben dem Verhand- lungsergebnis für das Investitionsgut auch… …veranlasst diese korrektiven Maßnahmen? Gibt es einen entspre- chenden Maßnahmenkatalog für korrektive Maßnahmen und wie wird die Umsetzung dieser Maßnahmen…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

  …ermittelt. Fer- ner wurden einige der Auswertungen folgendem Prüfungsleitfaden entnommen: DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis… …Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis Revision des Finanz- und Rechnungswesens: Revision des externen Rechnungswesens… …– Prüfungsleitfaden für die Revisionspraxis, Band 21 der DIIR-Schriftenreihe, Berlin, 3. Aufl. 2010, S. 69. 44) Ebda. 45) Vgl. DIIR – Deutsches… …Institut für Interne Revision e. V. (Hrsg.): Internationale Grundlagen für die berufliche Praxis (IPPF), Standard 1200 Fachkompetenz und berufliche… …verweisen wir auf Fachaufsätze, wie z. B. Roger Odenthal & Partner Unternehmensberatung (Hrsg.): Stichprobenverfahren für die Revision, vgl… …Geschäftsprozessen bieten sich mannigfaltige Möglichkeiten an vordefinierten Analysefunktio- nen, Standardlisten und Berichten als Grundlage für Datenanalysen an. So… …. 48) Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis Revision des Finanz- und Rechnungswesens: Revision des externen… …Rechnungswesens – Prüfungsleitfaden für die Revisionspraxis, Band 21 der DIIR-Schriftenreihe, Berlin, 3. Aufl. 2010, S. 89. Vorteile und Voraussetzungen der… …Auswertung von Beschaffungsdaten 205 14.1.2 Voraussetzungen für eine Auswertung von Beschaffungsdaten Für die spätere effiziente Bearbeitung der… …zulassen. Für den Beschaffungsprozess mit seinen Teilprozessen sollte zunächst ein Überblick über die Prozesse und Kontrollen verschafft werden sowie ein…

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