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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision der Beschaffung

  Angebotsbearbeitung und Vergabeentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …93 7 Angebotsbearbeitung und Vergabe- entscheidung 7.1 Angebotseingang Für eine Vergabe unter Wettbewerb ist ein vollständiger und… …, die nach dem Abgabetermin eingehen. Für öffentliche Auftraggeber ergibt sich allerdings kein Regelungsbedarf, da gesetzliche Vorgaben die Annahme von… …Abhängigkeit von der Höhe des Auftragswertes – als Grundlage für die Vergabeentscheidung min- destens vorliegen müssen. Prüfungsfragen: 1) Bei welcher Stelle… …die Angebote nach dem Abgabetermin unter Wahrung des Vier- Augen-Prinzips geöffnet? Existiert für eine davon abweichende Handha- bung eine… …Vorfeld definiert wer- den. Diese Vorgehensweise ist vor dem Hintergrund des Gleichbehandlungs- grundsatzes zwingend und stellt gleichzeitig die Basis für… …eines „idealen“ Angebotes aus den jeweils günstigsten Einzelpositionen aller eingegangenen Angebote. Dies kann als Basis für evtl. nachfolgende… …. Dies gilt aber nur für den Fall, dass zwi- schenzeitlich keine neuen Informationen vorliegen, die eine vorher festge- stellte Eignung ggf. wieder in… …vollständig und in einer vergleichbaren Form (z. B. Matrix) gegenübergestellt? 2) Welche für die Beauftragung benötigten Entscheidungskriterien mit mo-… …Bietern)? 17) Werden die eingehenden Angebote auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft (formale Prüfung)? 18) Wird für die Auswertung von umfangreichen… …sollte auch im Vorfeld festgelegt werden, nach welchen Modalitäten später die Abrechnung erfolgt. Für derartige Roh- stoffe werden neben den…

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  Auftragserteilung und Vertragsmanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Rechtslage notwendig. Dies kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Für eine Beauftragung werden i. d. R. folgende Varianten verwendet: � Rahmenvertrag… …, der üblicherweise nicht größer als ein Jahr ist (z. B. monatlich wiederkehrende Instandhal- tungsarbeiten für das laufende Kalenderjahr). Nach… …gere- gelt werden, um einen Freiraum für konkrete Beauftragungen zu behalten. Auftragserteilung und Vertragsmanagement 106 Diese werden dann z. B… …. Für den Lieferanten bieten Rahmenverträge ggf. Sicherheit hinsichtlich der Absatz- und Produktionsplanung. Die Einzelbestellung ist eine Vereinbarung… …. (A) Prüfungsfragen hinsichtlich Rahmenvertrag und Einzelbestellung: 1) Ist für alle Beauftragungen die Schriftform vorgeschrieben (Papierform oder… …berücksichtigt? 4) Gibt es eine Laufzeitbegrenzung für den Rahmenvertrag? Hinweis: Die Laufzeit sollte überschaubar und dem Beschaffungsumfang angemessen sein… …. Bei Produktionsmaterial werden z. B. für den Zeitraum der Serienfertigung eines Fahrzeuges häufig Life-Cycle-Verträge abge- schlossen. Zu vermeiden ist… …definiert? Wird die Einhaltung dieser Werte systematisch überprüft? Welcher Bereich ist für die Überwachung zuständig? Wird bei einer Überschreitung der… …speziell zur Einzelbestellung: 16) Werden Lieferanten mit Einzelbestellungen beauftragt, für die aufgrund der Häufigkeit ein Rahmenvertrag mit Abrufen… …Bestellung eine genehmigte Initiierung, z. B. eine BANF aus einem Fachbereich zugrunde? 18) Werden für definierte Fälle (z. B. Notsituationen wie eine…

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  Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …einer klassischen Wareneingangsprüfung. Voraussetzung für die Leistungsaner- kennung ist, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über eine ausreichende… …Zeit das Ergebnis nicht mehr sichtbar bzw. wird durch eine erneute Reinigung überlagert.27) Da 27) Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision… …von Stundennachweisen nicht durchführbar. Unabhängig davon, ob es sich um eine Sach- oder Dienstleistung handelt, ist Voraussetzung für eine… …Anforderungen überein, so ist der Auftragneh- mer gewährleistungspflichtig. Der dem Leistungsverhältnis zugrunde liegen- de Vertrag bildet die Grundlage für eine… …mindern, vom Vertrag zurückzutreten und ggf. sogar Schadensersatzforderung geltend zu machen. Eine vergleichbare Norm für Dienstleistungen existiert nicht… …von Lieferanten für eine Ausschreibung (vgl. Kap. 6.1) bzw. zur An- gebotsbewertung (vgl. Kap. 7.3) nützliche Informationen liefern. Ferner be- steht… …. Prüfungsfragen: (A) Organisatorische Eingliederung und Vorgaben zur Leistungsanerken- nung 1) Wer ist im Unternehmen (kann im Einzelfall variieren) für die… …berücksichtigt? 5) Gibt es konkrete Vorgaben zur Einhaltung von Fristen für die Leistungs- anerkennung? Hinweis: Dies ist insbesondere dann bedeutsam, wenn… …bei Projekten ein Bestellobligo28) geführt? 10) Haben die für die Leistungsanerkennung verantwortlichen Mitarbeiter Zugang zu allen prüfungsrelevanten… …. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/ Archiv/82504/bestellobligo-v7.html Leistungsanerkennung und Rechnungsprüfung 126 12) Liegen für erbrachte Dienstleistungen (gilt auch für…

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  e-Procurement als Instrument zur Beschaffungsabwicklung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Statistischem Bundesamt setzten im EU-Durchschnitt ca. 18 % der Un- ternehmen das Internet für die Beschaffung ein (Stand 2013). Zukünftige Pro- gnosen sehen… …. Hinzugekommen sind komplexere Plattformen, die auch unterschiedliche Beschaffungsarten zulassen (z. B. On- line Bidding, e.Auction). Für den Einkäufer ergeben… …Schu- lungskosten für Mitarbeiter. Insbesondere der Einsatz komplexerer e-Procu- rement-Systeme erfordert den Einsatz erfahrener Mitarbeiter. Dieses… …DIIR-Arbeitskreises IT-Revision sowie auf Veröffentlichungen des BSI (Bun- desamts für Sicherheit in der Informationstechnik, z. B. die Publikationen… …„IT-Grundschutz-Standards“; „BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS)“ u. a.) Strukturell folgt dieses Kapitel des Leitfadens folgender Logik… …Katalogbestell- und Online Bidding-Systemen. Nachfolgende Abschnitte befassen sich mit den gängigen Systemen für e-Procurement. Sie geben Hinweise auf prüfre-… …der Nutzung ab. Nach einer entsprechenden Softwareauswahl und Entscheidung für ein geeignetes IT-Tool und dem Eigen- oder Fremdbetrieb, kann die orga-… …nisatorische Implementierung beginnen. Prüfungsfragen: 1) Sind die Ziele für die Einführung eines e-Procurement-Systems eindeutig festgelegt und können diese… …, Vermeidung nicht transparenter und/oder ungeregelter Prozessabläufe, Entlastung des Einkaufs von Routineauf- gaben. 2) Sind wesentliche Voraussetzungen für… …e-Procurement-System grundsätzlich für die Beschaffungsprozes- se des Unternehmens mit seinen existierenden Besonderheiten geeignet? Kann es in die strategischen Ziele…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Dienstleistungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …im Unternehmen fehlt � einmalige oder periodisch wiederkehrende Arbeiten durchzuführen sind, für die das Vorhalten eigener Mitarbeiter wegen… …Werkstätten für Behinderte auf die Möglichkeit der Anrechnung auf die Schwerbehinder- tenausgleichsabgabe geachtet? 16) Wird bei Leistungen, die eine… …Auftragsende zurückgesetzt bzw. zurückgefordert? 19) Besteht ein Prozess zur Einrichtung der nur für die Dienstleistung erfor- derlichen IT-Zugriffsrechte für… …: Beratungsleistungen, Mandat für einen Rechtsanwalt). � Arbeitnehmerüberlassung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)): Da- bei wird ein Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer)… …Werkvertrag als auch beim Dienstvertrag ist der Auftragnehmer für die Leistung seiner Mitarbeiter verantwortlich und ausschließlich wei- sungsbefugt. Ein… …(z. B. Mängelhaftung). Bei der Arbeitnehmerüberlassung dagegen ist der Auftragnehmer (Verleiher) nur für die ordentliche Auswahl der geeigneten… …Mitarbeiter verantwortlich, nicht aber für deren erbrachte Leistungen. Hier ist der Auftraggeber (Entlei- her) gegenüber den Mitarbeitern weisungsberechtigt… …nehmerüberlassungsgesetz nur gestattet, wenn der Verleiher im Besitz einer durch die Agentur für Arbeit (Bundeslandebene) erlassenen Erlaubnis ist (§ 1 AÜG). Ferner ist… …Monate verringert. Falls der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für drei Monate unterbrochen wird, be- ginnt die 18 Monats-Periode von Neuem. � Nach einem… …„Fallschirmlösung“ wird künftig die Folgen einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung nicht verhindern. Bislang sollte die „Vorratserlaubnis“ beispielsweise für den…

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  Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …189 12 Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung In bestimmten Branchen (z. B. Automobilindustrie, Maschinen- und… …des Auftraggebers hergestellt und verwendet. In diesem Fall ist es sowohl für eine ordnungsgemäße Geschäfts- und Buch- führung als auch zur… …Verantwortlichkeiten (AKV) aller Prozessbeteiligten sind eindeutig zu beschreiben. Das gilt sowohl für die internen Prozesse des Herstellers, der die Werkzeuge erwirbt… …und somit in seine Bücher aufnimmt als auch für den Lieferanten, der das Werkzeug nutzt. Es empfiehlt sich, hier- zu eine Richtlinie oder… …aufzusetzen, der sicherstellt, dass nach die- sen Bestimmungen verfahren wird. Als Bezahlvarianten für den Eigentumserwerb kommen entweder die Direkt-… …und zollrechtlichen Bestimmungen zu beachten und in die Entscheidung mit einzubeziehen. Zollrechtliche Relevanz entsteht z. B. für Teile, die aus… …: http://oecdobserver.org/news/archivestory.php/aid/670/Transfer_pricing:_ Keeping_it_at_arms_length.html Besonderheiten bei der Beschaffung von Werkzeugen für die Serienfertigung 190 Ferner sollte der… …Lieferanten eingefordert werden. Diese Besitzbestätigung ist stichprobenhaft zu überprüfen, z. B. für besonders kriti- sche Werkzeuge durch Lieferantenbesuche… …des Lieferanten für den Insolvenzverwalter klar ist, dass diese Werkzeuge nicht zur Insolvenzmasse gehören. Ferner müssen Regelungen für den Fall… …. Bezüglich der Entsorgung des Lieferantenwerkzeugs sollte bereits im Erst- vertrag geregelt sein, welche Möglichkeiten sich anbieten und für beide Ver-…

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  Messung des Einkaufs-/Beschaffungserfolgs

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …primärkostenrelevant und wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Der Schlüssel für ein er- folgreiches Beschaffungsmanagement liegt daher in der… …wichtige Steuerungsfunktion zu. Aussagekräftige Kennzahlen und Analysen, die kontinuierlich ermittelt bzw. durchgeführt werden, sorgen für Transparenz und… …sellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V (GDD): Datenauswertun- gen und personenbezogene Datenanalyse: Beispiele für den praktischen Um- gang im… …Einkaufsabteilung gemessen, sondern alle Wertbeiträge, unabhängig davon, ob diese positiv oder negativ sind. 13.2 Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung Zur… …� Einkaufsvolumen nach Währungen Datenbasis = Basis für Erfolgsmessung 195 � Einkaufsvolumen pro Material / Warengruppe (z. B. ABC-Analyse nach… …folgt eine Messung des Erfolgs der Einkaufsaktivitäten. (A) Prüfungsfragen, die die Zielsetzung für Einkaufsaktivitäten betreffen: 1) Verfügt der… …Einkauf über quantitative, qualitative und zeitliche Ziele für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen? Sind diese Ziele realis- tisch und… …Gibt es dazu schriftlich formulierte Überlegungen? 8) Sind für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Investitionsgüter Ziele für Preisreduzierungen und… …der Beschaffung von Investitions- gütern definiert und gemessen? Werden zum Beispiel neben dem Verhand- lungsergebnis für das Investitionsgut auch… …veranlasst diese korrektiven Maßnahmen? Gibt es einen entspre- chenden Maßnahmenkatalog für korrektive Maßnahmen und wie wird die Umsetzung dieser Maßnahmen…

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  Auswertung von Beschaffungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung von Prüfungshandlungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …ermittelt. Fer- ner wurden einige der Auswertungen folgendem Prüfungsleitfaden entnommen: DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis… …Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis Revision des Finanz- und Rechnungswesens: Revision des externen Rechnungswesens… …– Prüfungsleitfaden für die Revisionspraxis, Band 21 der DIIR-Schriftenreihe, Berlin, 3. Aufl. 2010, S. 69. 44) Ebda. 45) Vgl. DIIR – Deutsches… …Institut für Interne Revision e. V. (Hrsg.): Internationale Grundlagen für die berufliche Praxis (IPPF), Standard 1200 Fachkompetenz und berufliche… …verweisen wir auf Fachaufsätze, wie z. B. Roger Odenthal & Partner Unternehmensberatung (Hrsg.): Stichprobenverfahren für die Revision, vgl… …Geschäftsprozessen bieten sich mannigfaltige Möglichkeiten an vordefinierten Analysefunktio- nen, Standardlisten und Berichten als Grundlage für Datenanalysen an. So… …. 48) Vgl. DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., Arbeitskreis Revision des Finanz- und Rechnungswesens: Revision des externen… …Rechnungswesens – Prüfungsleitfaden für die Revisionspraxis, Band 21 der DIIR-Schriftenreihe, Berlin, 3. Aufl. 2010, S. 89. Vorteile und Voraussetzungen der… …Auswertung von Beschaffungsdaten 205 14.1.2 Voraussetzungen für eine Auswertung von Beschaffungsdaten Für die spätere effiziente Bearbeitung der… …zulassen. Für den Beschaffungsprozess mit seinen Teilprozessen sollte zunächst ein Überblick über die Prozesse und Kontrollen verschafft werden sowie ein…

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  Dolose Handlungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …, Kunden und Amtsträger in Frage. Die Beschaffung ist für bedeutende Güterströme verantwortlich, die erhebli- che finanzielle Verpflichtungen auslösen und… …stellt somit einen besonders ge- fährdeten Bereich für dolose Handlungen dar. Entsprechend besteht für Unternehmen die Notwendigkeit, sich bereits im… …Management-Systems durch die Interne Revision“ ist als Rahmenwerk für die risikoorientierte Prüfung des Anti-Fraud-Management-Systems als wei- terführende Literatur… …oder falls erforderlich durch ein Krisenmanagement. Beispiele für dolose Handlungen 223 15.3 Beispiele für dolose Handlungen Folgende Beispiele… …mögen der Sensibilisierung für unternehmensschädigen- de oder kriminelle Handlungen dienen: (a) Fuhrpark Bei der Rückgabe des Dienstwagens an die… …kassenverantwortliche Mitarbeiterin rechnet betriebliche Ausgaben für die Gästebewirtung ab (Geschäftsessen, Wein etc.). Unberechtigterweise rechnet sie jedoch auch… …Angebot abgeben. Belohnt wird dies durch per- sönliche Vergünstigungen (Erstattung von Kosten für Restaurantbesuche, Tanken, Urlaubsreisen, Bauleistungen… …Bereicherungsabsicht, Missverhältnis von Leistung und Gegenleistung. (b) § 266 StGB, Untreue Anzeichen für Untreue können vorliegen, wenn der Täter z. B. � im Rahmen… …Kreditkarten missbräuchlich verwendet. Begünstigende Faktoren für dolose Handlungen 225 Der Tatbestand der Untreue ist in der Praxis i. d. R. schwer zu… …Vorteilen für sich oder für Dritte als Gegenleistung für den Bezug von Waren oder gewerblichen Leistungen. Unerheblich ist, ob der Vorteil wirklich eintritt…

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  Revision des Claimmanagements

  Leitfaden zur prozessorientierten Prüfung von Nachträgen bei Bauprojekten
  

  978-3-503-17051-7

  DIIR - Deutsches Institut für Interne Revision e. V., DIIR - Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Bauprojekten führen. Oft sind vermeidbare Fehler in der Ausschreibung, im Vertrag und im Projektmanagement verantwortlich für die Genehmigung überhöhter und…