Elektronische Langzeitspeicherung und ordnungsmäßige Buchführung

Die Technischen Richtlinie 03125 zur vertrauenswürdigen Langzeitspeicherung (TR-VELS) stößt beim Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) auf Kritik. Eine Klarstellung ist laut IDW besonders im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung notwendig.

Mit der Technischen Richtlinie 03125 zur vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitspeicherung (TR-VELS) will das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einen Leitfaden zur Verfügung stellen, um elektronische Daten und Dokumente in Verwaltung und Wirtschaft über lange Zeiträume hinweg vertrauenswürdig und rechtssicher zu speichern. Veröffentlicht wurde der Katalog an Anforderungen und Empfehlungen Ende 2009. Unberücksichtigt bleibe vor allem – so das IDW in einem Schreiben an den Präsidenten des BSI, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung keine spezifischen technischen Anforderungen an die Ausgestaltung elektronischer Archivierungssysteme vorsehen. Die Richtlinie suggeriere hier, dass ausschließlich die in der TR-VELS vorgestellte Lösung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Damit verkenne das BSI die Prinzipienorientierung des HGB und stellt abweichende technische Lösungen unter den Generalverdacht, nicht den gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen zu entsprechen.

Zudem würden die Kriterien „Ordnungsmäßigkeit“, „Vollständigkeit“ und „Sicherheit“ des Gesamtverfahrens als maßgebliche rechtliche Anforderungen nicht sachgerecht definiert. Das IDW betont darüber hinaus, dass die Prüfungshandlungen eines Abschlussprüfers durch eine vorliegende Zertifizierung der Einhaltung der Revisionssicherheit auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation durch den TÜV-IT (wie in der Richtlinie genannt) nicht ersetzt werden können. Eine Berücksichtigung der Ergebnisse einer solchen TÜV-Zertifizierung für das elektronische Archivierungsverfahren komme nur dann in Betracht, wenn diese nicht allein auf die Verfahrensdokumentation beschränkt bleibt.

Kritik an der Richtlinie hatte auch der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) geäußert. Auch hier wurde die fehlende Berücksichtigung nicht-technischer Kriterien wie die geforderte Ordnungsmäßigkeit der Buchführung angemerkt.

Weitere Informationen und Download des IDW-Schreibens: Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) e.V.