Nach dem Einordnen von Gerüchten im ersten Schritt, das im Teil 5 unserer Rubrik „Compliance anders” beschrieben wurde, muss der Compliance-Beauftragte prüfen, wie ernst das Gerücht zu nehmen ist.

Filtern von Gerüchten

Mit dem Setzen des Filters erfolgt eine Gesamtabwägung, ob sich das Gerücht hinreichend konkretisiert. Bei dieser Entscheidung kommt neben der sachlichen Bewertung auch eine andere Qualität des Compliance-Officers ins Spiel: Das Bauchgefühl. Denn für das Filtern ist eine Mischung aus Lebenserfahrung, Integrität, Menschenkenntnis und Weitblick entscheidend.

Wenn der „Gerüchte-Erzähler” glaubwürdig ist, das Gerücht plausibel erscheint,  hinter dem Gerücht ein mögliches Schadenrisiko steckt und das Gerücht ins Bild passt, ist es hinreichend konkretisiert.

Das hinreichend konkretisierte Gerücht

Welche Art der Nachverfolgung dann gewählt wird, ist vom Gerücht und seiner Kategorisierung abhängig. In einigen Fällen wird im ersten Schritt versucht, weiter zu recherchieren bzw. im Unternehmen Informationen abzufragen, um das Gerücht inhaltlich zu unterfüttern. Eine alternative Möglichkeit besteht darin, den Leiter der betroffenen Abteilung in einem 4-Augen-Gespräch auf das Thema anzusprechen, um weitere Informationen hierzu zu gewinnen. Sollte der Leiter eine zentrale Rolle in dem Sachverhalt spielen, und ist möglicherweise das regelwidrige Verhalten, laut dem Gerücht, durch ihn erfolgt, verbietet sich diese Möglichkeit. Eine weitere Art der Nachverfolgung besteht darin, das Gespräch mit einem vertrauten Kollegen auf gleicher Hierarchiestufe zu suchen und sich dessen Einschätzung einzuholen. Ebenso kann die Compliance den Sachverhalt in eine ohnehin geplante Prüfung integrieren und so (beiläufig) weitere Informationen gewinnen.

Je nachdem, welche Art der Nachverfolgung gewählt wird und wie hoch das erwartete Schadenrisiko ist – letzteres ist von erheblicher Bedeutung–, wird die Compliance das Gerücht an den Vorgesetzten, meistens ein Geschäftsführungsmitglied, berichten. Dann wird in Abstimmung die Entscheidung zum „ob und wie” der Nachverfolgung gefällt. Dies wird überwiegend dann der Fall sein, wenn ein Compliance- oder Sonder-Audit „ad hoc”, die intensivste Art der Nachverfolgung, geplant wird.

Das nicht hinreichend konkretisierte Gerücht

Wenn ein Gerücht nicht hinreichend konkretisiert ist, folgt dennoch das Anlegen des Risikofilters. Die Compliance schätzt ein, wie hoch das Risiko aus dem möglicherweise als wahr qualifizierten Sachverhalt ist, ob er eine gewisse Relevanzschwelle überschreitet oder ob es sich um eine Lappalie unterhalb der Wesentlichkeitsgrenze handelt. Die Compliance wird sich die Frage stellen: Was wäre, wenn das Gerücht wahr wäre? Ist das Risiko nach Einschätzung eher größer oder sogar kritisch, wird die Compliance dazu tendieren, das Gerücht, wie oben beschrieben, nachzuverfolgen. Ist das Risiko eher gering, wird der Compliance Officer die Informationen in seinem „Hinterstübchen” parken und abwarten. Werden im Zeitablauf weitere Informationen dazugewonnen, wird er die Kategorisierung des Gerüchts erneut anstoßen und darauf basierend die Risikoeinschätzung situativ anpassen und, wo nötig, reagieren.

Serie „Compliance anders”

Teil 1: Compliance Officer: Fortune müssen sie haben!

Teil 2: Nur wenn gesprochen wird, wird der offene Dialog zur Routine

Teil 3: Wenn der Kollege Marotten zeigt

Teil 4: Mit Empathie mehr erfahren

Teil 5: Einordnung von Gerüchten in der Compliance

Weiterführende Literatur

Wie sich verhaltensbezogene Einflüsse bei der Entwicklung und Beurteilung der eingesetzten Compliance-Instrumente besser berücksichtigen lassen, stellen Thomas Schneider und Carina Geckert in dem Band Verhaltensorientierte Compliance: Ansätze und Methoden für die betriebliche Praxis vor. Wie Compliance zum Thema aller Mitarbeiter wird, veranschaulichen Thomas Schneider und Maike Becker in dem Band Mitarbeiter-Compliance: Strategien für die erfolgreiche Einbindung. Bei dem vorliegenden Beitrag handelt es sich um einen Auszug aus dem Artikel Wo Rauch ist, ist auch Feuer (?) von Thomas Schneider und Dr. Ingo Bäcker, erschienen in der Ausgabe 01/2017 der ZRFC.

Zur Person

Diplom-Kaufmann Thomas Schneider ist für die Corporate Compliance eines führenden Distributions-, Service- und Bearbeitungsunternehmen für Stahl und Aluminium verantwortlich.

(ESV/ps)