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• eJournal-Artikel aus "Zeitschrift für Corporate Governance" Ausgabe 5/2011

  Der Aufsichtsrat – ein brisantes Amt

  Anforderungen an die Mitglieder und die Amtsausübung aus Sicht des Schmalenbach-Arbeitskreises AKEIÜ
  

  Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung (AKEIÜ) der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft e.V.

  …Schmalenbach-Arbeitskreises AKEIÜ Arbeitskreis Externe und Interne Überwachung der Unternehmung (AKEIÜ) der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft e.V., Köln* Die… …formuliert für den Aufsichtsrat bzw. Prüfungsausschuss nunmehr explizit die Aufgabe, CCden Rechnungslegungsprozess, CCdie Wirksamkeit des internen… …Pflichten des Aufsichtsrats konkretisiert und ein Beurteilungsrahmen für die angemessene Ausübung des Aufsichtsratsmandats geschaffen 1 . Im Rahmen des 64… …Gegenthese 2.1 Informationsrechte und -pflichten des Aufsichtsrats 2.1.1 These: Direkter Kontakt zur zweiten Führungsebene erforderlich Wesentliche Basis für… …beachten ist, dass Informationen nicht nur für die effiziente Überwachungstätigkeit von Bedeutung sind, sondern bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen… …Prüfungsausschusssitzung implementiert werden. Abschlussprüfer und Ersteller stehen dann gemeinsam für entsprechende Auskünfte zur Verfügung. Im Einzelfall muss der… …an das Überwachungsgremium erfolgt 9 . Zusätzliche gesetzlich definierte Rechte und Pflichten für den Aufsichtsrat – z.B. ein direkter Zugriff auf die… …Unternehmensbereiche wie die Interne Revision 10 – können sowohl zu einer Überladung mit Informationen und einer erhöhten Haftungsgefahr 11 für den Aufsichtsrat führen… …als auch ggf. zu Interessenskonflikten für den jeweiligen verantwortlichen Leiter, der zwei Herren dienen muss 12 , obgleich insbesondere die… …Mitarbeiter der Internen Revision dem Aufsichtsrat gegenüber zur Verschwiegen­heit verpflichtet sind. Ausgangspunkt für eine angemessene Informationsversorgung…

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  Revision von Sachinvestitionen

  Prüfungsleitfaden von Vorplanung bis Projektreview
  

  978-3-503-13616-2

  , DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V., DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.
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  Begriffsbestimmungen

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“
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  Projektvorstudie (Vorplanung)

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …wurden für die Studie bereitgestellt und liegen entspre- chende Verwendungsnachweise vor? � Wer war an dieser Studie beteiligt (intern, extern)? � Welche… …Die Festlegung des Standortes ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für die Rentabilität einer Investition. Dabei sind u. a. Themen wie… …infrastrukturellen oder logistischen Gründe sprachen für bzw. gegen den gewählten Standort? � Welche Medien sind für das Betreiben des Investitionsprojektes notwen-… …dig (z. B. Strom, Wasser, Abwasser, Gas, Datenleitungen, Pressluft)? � War die Nähe des Beschaffungs- bzw. Absatzmarktes für die Standortwahl… …ausschlaggebend (z. B. Rohstoffe, Halb- u. Fertigwaren)? � Welche logistischen (verkehrstechnischen) Anforderungen für den An- und Abtransport der Rohmaterialien… …Umfeld für die Mitarbeiter berücksichtigt (Wohn- raum, Einkaufsmöglichkeiten, Schulen etc.)? � Wurden notwendige Infrastruktur- und Logistikkosten (z. B… …Geographie / Umwelt � War das Gelände grundsätzlich für das Investitionsvorhaben geeignet (z. B. hinsichtlich Neigung, Bodenbeschaffenheit, Einflugschneise)?… …Bodenbelastung (Aufwand für Dekontamination) und ausreichender Tragfähigkeit (Aufwand für Gründung)? � Bestehen grundsätzlich Expansionsmöglichkeiten bzw. Raum… …für die An- siedlung von Zulieferern (Nachbarbebauung)? � Welche klimatischen, geologischen und ökologischen Besonderheiten lie- gen vor und wurden… …Daten Für die Planung eines Investitionsstandortes ist es erforderlich, auch demo- graphische Daten und deren wirtschaftliche Auswirkungen auf die…

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  Investitionsentscheidung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …21 3 Investitionsentscheidung 3.1 Entscheidungsfi ndung Investitionsentscheidungen sind Entscheidungen für die Zukunft. Sie müs- sen in der… …Gegenwart getroffen werden, ohne dass für die Zukunft absolut sichere, beweisbare Gegebenheiten unterstellt werden können. Basis der… …Investitionsentscheidungen sollten stets nachvollziehbare Investitionsrech- nungen sein, die trotz der genannten Unsicherheiten fundierte Aussagen für die betreffenden… …nur für Vorhaben erfolgen, die der Unternehmensstrate- gie folgen. Die Festlegung, was zum Kerngeschäft des Unternehmens gehört, hat regelmäßig in… …grob abgeschätzt und in eine langfristige In- vestitionsplanung eingestellt? Für einzelne Investitionsvorhaben sind die folgenden Fragen relevant: �… …gewährleistet? � Gibt es ein Entscheidungsgremium, welches die Bezugsart festlegt? � Wer ist Teilnehmer im Gremium? Sind für die Entscheidungsfindung we-… …(indiziert) Jahre Quelle: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e.V., Facility Management in Deutschland - Grundlagen (Bonn 1997) Planung… …Jahren. 24 Investitionsentscheidung Entscheidend für den Wertverlust ist der sogenannte Abzinsungsfaktor. Die- ser bestimmt sich aus dem… …= 87 Euro usw.). Aufgrund der unterschiedlichen Methodik ergeben sich unterschiedliche Er- gebnisse für Investitionsprojekte. Beispiel: Eine… …dynamisch) gegeneinander abgewogen wurden? � Welche einheitlichen Betrachtungszeiträume (i. d. R. Nutzungsdauern) sind für die unterschiedlichen…

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  Planung und Beschaffung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …Objekt und die Beschaffung von Unterstützungsleistungen (Planung, Überwachung) sowie der eigentlichen Sachanlagen bzw. Dienstleistungen für das… …Investitionsvorhaben. Abhängig von der Größe des Vorhabens wird es nötig sein, für die Umsetzung eine dezi- dierte Projektorganisation zu etablieren. 4.1… …Fachstellen verant- wortlich für die Detailplanung bzw. inwieweit wurden sie eingebunden? � Wie gut war der Kontakt zwischen Planungsabteilungen und den späte-… …Wurden für besonders kritische Neulösungen sogenannte „fallback“-Sze- narien entwickelt? 32 Planung und Beschaffung � Worauf lassen sich größere… …die Ausführungsplanung ein? 4.2.2 Standardisierung / Standards � Welche Standards (Gebäude[-module], technische Anlagen, IT etc.) wur- den für die… …Planung des Investitionsvorhabens vorgegeben? � Wer ist für die Vorgabe der Standards verantwortlich und wie detailliert sind die Vorgaben? � Wie sind… …die Standards festgelegt worden (Hintergründe für die Vergabe- vorgabe)? � Liegen entsprechende wirtschaftliche Modellrechnungen vor, die die Vor-… …teile von Standardisierungen monetär bewerten (Skaleneffekte Einkauf, minimierte Ersatzteilbevorratung, verkürzte Beschaffungszeiten für Not- fälle… …, einheitliches Training für Instandhaltungspersonal, flexible Ein- satzstrategien bei minimierter Belegschaft etc.)? � Wie sind diese Standards im Einkauf… …, Abläufe) existieren für den Prozess der Angebotseinholung? � Sind diese vollständig (Abdeckung des gesamten Prozesses), zweckmäßig (z. B. Einhaltung der…

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  Realisierung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …tatsächlichen Investitionskosten bezeichnet. � Wie ist der Genehmigungsprozess für Budgetänderungen definiert / konzi- piert? � Wie ist sichergestellt, dass… …Geschäftsbetriebs (OpEx), z. B. Personalkosten der Projektmitarbeiter? 5.3 Änderungs- / Nachtragsmanagement Die ideale Grundlage für einen störungsfreien Ablauf in… …satzpunkt für die Änderung und den Nachtrag). Zum Änderungs- / Nachtrags- management gehören folgende Elemente: � Beschreibung der Mehr- / Minderforderung…

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  Abrechnung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …50 Abrechnung � Wie wird sichergestellt, dass Zahlungsfristen (u. a. auch für den Abzug von Skonti) nicht überschritten werden? Gibt es ein… …abgezogen werden? � Wie ist sichergestellt, dass bei der Prüfung von Schlussrechnungen der volle Betrag nur freigegeben bzw. ausbezahlt wird, sofern für den… …überprüft wird, ob für den Kreditor eine Freistellungsbescheinigung nach § 48 EStG vorliegt? � Wie wird verfahren, sofern durch den Rechnungsprüfer… …Zeichnungsberechtigten-Liste vor und wurde die Zeich- nungsberechtigung eingehalten? Wie wird sichergestellt, dass notwendi- ge Kennungen für das Online-Bankingsystem nur einem…

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  Abnahme und Gewährleistungsabwicklung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …, sondern in der Regel auch die Gewährleistungsfristen für den AN zu laufen beginnen. Darüber hinaus bedeutet die Abnahme die Anerkennung der fachlichen… …BGB-Verträgen kann die Abnahme auch bei geringfügigen Mängeln verweigert werden. Ein Beispiel für ein Abnahmeprotokoll für Bauprojekte befindet sich in An- hang… …Abnah- meprotokolle für den AG bzw. AN freizuzeichnen / anzuerkennen? � Welche Regelungen für die Teilnahme sowie Form und Freizeichnung der Protokolle… …einer Behebungsfrist versehen? � Ist klar und eindeutig geregelt, wer die Behebung der Restmängel wie durchführt? � Welcher Gewährleistungsbeginn für… …der Forderung des AN vom AG vorläufig nicht ausbezahlt wird. Diese Stundung dient als Si- cherheit für etwaige Erfüllungs- oder… …sichergestellt, dass ein Sicherheitseinbehalt nicht zu früh, son- dern nur mit Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche oder durch Tausch in eine… …Inbetriebnahme � Wie sind Verantwortlichkeit, Form und Vorgehen im Verfahren für die In- betriebnahme und die Anmeldung von Gewährleistungsansprüchen gere- gelt?… …Anlage die Bauar- tengenehmigungen für die Einzelkomponenten vor (z. B. Datenblätter für Sicherheitsventile, Messeinrichtungen etc.)? � Welche… …„Mängelansprü- che“ verwandt; wir verwenden der besseren Verständlichkeit halber im Fol- genden den Begriff „Gewährleistung“. Für Mängel die während des… …. Facility Management) ist für die nachstehenden Aufgaben im Rahmen der Gewährleistungsabwicklung verantwortlich? � Gewährleistungsverfolgung während der…

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  Projektreview / Projektabschluss

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V. Erarbeitet im Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“

  …umgesetzt wurden. Ermittelte Kennzahlen kön- nen als Grundlage für Planungs- und Benchmarkwerte für vergleichbare Pro- jekte herangezogen werden. Die… …digung der Hochlaufkurve. � Ist eine Nachkalkulation z. B. für Investitionsmaßnahmen ab einer defi- nierten Investitionssumme im Unternehmen… …die Wirt- schaftlichkeit im Falle von Abweichungen auf Basis der aktualisierten Plan-Daten (erwartete Aufwendungen und Erträge) für den kommenden… …technische Vor- teile nachvollziehbar realisiert? 8.3 Projektabschlussbericht � Wird ein Projektabschlussbericht erstellt? � Gibt es einen Standard für… …Optimierungen aus Planung und Bauausfüh- rung für zukünftige Projekte genutzt werden können (Lessons learned)? 8.4 Projektdokumentation und Ablage � Gibt es… …einen Standard zur Ablage bzw. Archivierung relevanter Projekt- unterlagen? � Liegen dem AG alle für das Genehmigungsverfahren relevanten Unterla- gen… …Werden dem AG entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen Be- stands- / Revisionsunterlagen (insbesondere für die technischen Gewerke) zur Verfügung… …gestellt? Wer prüft diese auf Aktualität und Vollständig- keit? � Stehen die Revisionsunterlagen, Ausführungspläne etc. den für Betrieb und Instandhaltung…

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