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• eJournal-Artikel aus "WiJ - Journal der Wirtschaftsstrafrechtlichen Vereinigung e.V." Ausgabe 1/2024

  Wirtschaftsstrafrecht an der Schnittstelle zur HR Compliance (Teil 2)

  Betriebsratsvergütung im Compliance-Fokus – Zum Reformbedarf nach VW, BGH und Gesetzesentwurf
  

  Rechtsanwältin und Diplom-Finanzwirtin (FH) Antje Klötzer-Assion,

  …, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Dr. Thilo Mahnhold, Frankfurt am Main Die Verfasser widmen sich aktuellen Themen und Dauerbrennern bei der Beratung von… …. „Lustreisen” für Betriebsratsmitglieder sorgten in der Vergangenheit bereits für Schlagzeilen. Anfang letzten Jahres 2023 sorgte dann ein Urteil des… …Bundesgerichtshofs in Strafsachen (BGH) 1 für weitere Unruhe, denn es war insbesondere unklar, ob hier in restriktiver Weise von den in der Praxis bekannten Leitlinien… …Kommission zur Erarbeitung von konkreten Vorschlägen für die Vergütung von Betriebsratsmitgliedern eingesetzt, kurz darauf hat das Bundeskabinett hat ein… …Gesetz zur Vergütung von Betriebsräten beschlossen und das Gesetz auf den Weg gebracht. Grund genug für einen kurzen Überblick aus Sicht der… …Vergütungs-Compliance und dem damit einhergehenden Reformbedarf. II. Rechtliche Grundlagen Rechtliche Grundlagen für die Überprüfung der Grenzen einer zulässigen… …Betriebsrats] dürfen wegen ihrer Tätigkeit nicht benachteiligt oder begünstigt werden; dies gilt auch für ihre berufliche Entwicklung.” Die… …„Gegenleistungen” für den Arbeitgeber oder die Höhe der „Überzahlung” kommt es indes nicht an. 3. Betriebsverfassungsrechtlich: § 37 Abs. 4 BetrVG Einen weiteren… …beruflicher Entwicklung. Dies gilt auch für allgemeine Zuwendungen des Arbeitgebers. Das Betriebsratsmitglied soll also grundsätzlich das gleiche Gehalt… …Vergütung von Betriebsratsmitgliedern beschäftigt und sich hierbei auch mit den Kriterien für einen Verstoß gegen § 78 S. 2 BetrVG auseinandergesetzt. Zentral…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Auditing Payroll

  Introduction

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …7 1 Introduction Handling monthly payroll accounting can be a complex and challenging task for companies, especially when it comes to legal and… …entail many risks for companies. Given that staff is one of the major cost factors in most companies, it is es- sential to ensure that the payroll… …an employee’s pay, such as for health insurance or retirement plans, are correctly disbursed to the appropriate third-party vendors or agencies. d)…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Auditing Payroll

  Payroll Master Data

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …, salary rais- es, overtime)? • Are there system-defined mass data changes? Are there special approval regulations for this? • Is there an outsourcing… …part- ner maintaining the master data in the system? • Who can ask the outsourcing partner for changes to master data? Company Entry, Temporary… …. Unauthorized access to mas- ter data is a vi- olation of data privacy rules and results in financial risks for the compa- ny. • Who has access to the… …con- trols. This can lead to finan- cial risks for the company. • What internal controls have been implemented for master data changes (e. g., dual… …center level)? 4.2 Company Entry, Temporary Contracts, Changes, Company Exit For employees joining, changing jobs, and leaving, defined processes… …ensure the updating of master data as the basis for correct handling in payroll ac- counting. Payroll Master Data 26 # Description Risks Audit… …Activities 1 The process of master data entry for new hires is defined. Master data are incorrect or in- complete. Due to missing controls, fic-… …be transferred to employee master data? • How are the data relevant for payroll transmitted (role, or- ganizational unit, salary/tariff, working… …same address or same bank account (mass data analysis) 2 Limitations for temporary contracts are considered. Employees are still paid, although… …they left the compa- ny when their temporary con- tract expired. • What steps are taken to ensure that limitations for temporary contracts are…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Auditing Payroll

  Time Recording

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …recorded because they can affect the amount of pay. Time recording is also relevant for departments such as finance (provi- sions) and cost accounting… …(calculations, invoicing). For the audit of digital time recording systems, please refer to the audit steps given under Payroll System (Section 3), Software… …procedures, the maturity level of the established time recording concept as well as the implemented (IT) system and reporting are essential for effective… …of duties • Who is responsible for time management? • How is the collaboration between the time recording departments and HR organ- ized? •… …Process for manual changes in the time recording system 2 Compliance with local legal requirements, industry or tar- iff agreements regarding time… …time statements for different employee groups Procedure and Technical System 45 # Description Risks Audit Activities work hours per day, break or… …operational and legal requirements necessary for the company? • Corporate group approval of the time attendance concept 4 An electronic time and at-… …misuse (e. g., capture times for another person). 7 Times are recorded cor- rectly in the time recording system. Times recorded incorrectly •… …been exceeded. • Attendance reviews for em- ployees; check for exceptions to this rule. • Approval of paid overtime. • Recording of vacation re-… …performance is a critical cost factor? • Are working hours recorded in the time recording system? • Are the timekeeping records used for billing? • Are…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Auditing Payroll

  Payroll Run

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …for payroll- and HR-related information. There should be a link to automated time tracking systems from the payroll system to minimize the risk of… …for special payments such as bonus payments? Are spot checks carried out for salary statements or controls regarding the types of wages used? •… …Are there good reasons for exceptions, if any, from the standard payroll run? If yes: Has an exception process been implemented for deviations from… …regulations • Does the company review sanction lists for names of employees and is this process documented? 7.2 Payroll Run Timing This step in the… …Are there different payment runs for office employees and plant workers? Why? • Are data for new employees – including the master data –… …Activities • Were “thresholds” and pro- cesses defined in case data are unavailable in time and re- quiring manual adjustments? (For example: payroll data… …multiple payroll runs to verify the data before actual pay-out? For example: payroll data are not available in time (e. g., via interface); any… …the payroll run as far as relevant to ensure correct payments? 3 A process is in place to ensure that salary components are reported to the… …employee after approval by the Human Resources Depart- ment and pay-out shortfalls? • Have steps been taken to en- sure the correct payment date for… …record- ed. This may, for instance, include withdrawals from long-term accounts (paid instead of salary) which must also be considered. An employee’s gross…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Auditing Payroll

  Pay-Out / Payroll Disbursement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …and fi- nancial loss. • Has joint (dual) signing au- thority been implemented for all payments (e. g., wire trans- fer, online banking, check, cash… …. The audit activities described here therefore en- sure an effective internal control system for the last step of the payroll pro- cess, which leads to a… …correct pay-out of salaries, other relevant payments and the corresponding reporting for strategic purposes. 8.1 Procedures and Organization The… …following audit activities ensure that general (basic) requirements are met for the structure of the HR payroll department. The purpose of these activities… …general (basic) requirements for documenting processes and interfaces. # Description Risks Audit Activities 1 Pay-out/payroll disbursement process is… …payment process? • Are the duties for authoriza- tion/approval segregated from payment disbursement? • Is bank account reconciliation segregated from… …consider the different types of disbursement, this section provides separate descriptions for payments via online banking and/or the ERP sys- tem, cash or… …check, and for disbursement by an external provider. The audit activities below ensure that disbursement incorporates relevant process spec- ifications… …ERP system. Pay-Out / Payroll Disbursement 66 # Description Risks Audit Activities 1 Define author- ization rights concept for the online… …concept available? • Does the authorization rights concept include all user rights and profiles? • Are users included which are not relevant for the…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  Einleitung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …wortlichen verändert: Von der Ausbildung in vorwiegend handwerklichen Tätigkeiten, für die es Ausbildungsberufe gibt, hin zu Fachausbildungen und… …Lebenszykluskosten für ein Gebäude nicht in der Bauphase, son- dern in der Nutzungsphase entsteht, hat die Relevanz für ein strukturiertes und systematisches… …Betrieb anfallen. Die Grundlage für die Betriebskosten werden jedoch bereits in der Planungsphase gelegt, was zur Folge hat, dass das Facility-Management… …Investitionen zu Gunsten eines geringeren Energie- und Ressourcenver- brauchs steigen. Gleichzeitig müssen die für den Betrieb der Gebäude und Anlagen… …unterstützen. Dennoch sind zahlreiche Fragestellungen in diesem Leitfaden auch für Hausverwaltungen und Facility-Management- Anbieter hilfreich. Da die… …usw.) sind hier nicht weiter ausgearbeitet. In der DIIR-Schriftenreihe sind weitere Leitfäden veröffentlicht worden, welche teilweise auch für die…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  Governance

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …Wesentlichen durch interne und externe Vorgaben definiert, die den Verantwortungs- und Handlungsspielraum der Akteure festlegen. Diese gelten nicht nur für den… …Be- reich Facility-Management, sondern für alle Bereiche eines Unternehmens. An dieser Stelle weisen wir lediglich auf die besonderen Anforderungen an… …zessbeschreibungen etc.)? Governance 12 • Welche Vorgaben gibt es für die Vergabe von großen Auftragsvolumen? Sind in diesem Prozess Entscheidungsbefugnisse… …definiert? Sind Betrags- grenzen definiert für einzelne Personen oder Positionen? Sind Funktions- trennung und das Prinzip der Doppelzeichnung…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  Betreiberverantwortung

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …sich aus einer nicht ausreichenden Wahrnehmung der Verantwortung ableitet. Wesentliche Risiken im Bereich Betreiberverantwortung • Haftung für… …auferlegt bekommen, wenn diese korrekt übertra- gen wurde. Was ist Verantwortung? • Verantwortung ist die Pflicht, für Handlungen und Unterlassungen ein-… …verstellten Fluchtwege usw.). Die Betreiberverantwortung beinhaltet alle Betreiberpflichten, die aus der Gesamtheit aller für den Betrieb einer Anlage oder… …, dass derjenige, der für eine potenzielle Gefahrenquelle verant- wortlich ist, d. h. in der Regel Eigentümer/Besitzer oder Betreiber, dafür sorgen muss… …Betreiberverantwortung 15 • Liegt eine Übersicht aller Prozesse und Objekte/Anlagen vor, für die dem Unternehmen Verpflichtungen aus der Verkehrssicherung und Betriebs-… …gewährleistet, dass alle Stellen und Mitarbeiter im Unternehmen, die für die Sicherstellung der Verkehrssicherheit verantwortlich sind, über die einschlägigen… …. Schneeräumplan in einem Wohngebäude) und wird die Einhaltung nachweislich regelmäßig kontrolliert? • Welche Festlegungen sind für den Fall der Gefahr in Verzug…

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• eBook-Kapitel aus dem Buch Revision des Facility-Managements

  IKS und Risikomanagement

  DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e. V.

  …sollten im Einklang mit den Vorgaben des Risikomanagements stehen (z. B. akzeptierter Verzicht auf ein 4-Augen-Prinzip für Rechnungen geringe- ren Umfangs)… …Intransparenz von Geschäftsprozessen Für die Einrichtung eines IKS gibt es gesetzliche Grundlagen, die in Abhän- gigkeit von der Rechtsform des Unternehmens… …. Für die grundsätzliche Prüfung des IKS sei an dieser Stelle auf den Band 60 der DIIR-Schriftenreihe „Revision des Internen Kontrollsystems“ verwiesen… …lichkeiten für den Bereich Facility-Management geregelt und welche Kon- taktpunkte gibt es? • Sind die Strategien von IKS und Risikomanagement im Bereich… …welche sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden? • Liegen in der für das Facility-Management zuständigen Stelle klare An- weisungen vor… …Sind diese Anweisungen vollständig, aktuell und für das Aufgabengebiet angemessen? Wie wird dies regelmäßig kon- trolliert und dokumentiert? Welche… …Revisionsstandard Nr. 2 beschrieben. IKS und Risikomanagement 18 Wesentliche Risiken im Bereich Risikomanagement • Gefahr für Leib und Leben • finanzielle… …Wie ist diese aufgebaut? Sind Berichtslinien in die Geschäftsführung vorgesehen? Werden die für das Facility-Management spezifischen Risiken… …Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet und gewichtet? Welche für das Facility-Management spezifischen Risiken wurden identifiziert (z. B. Personenschutz… …Schadensum- fang/Kritikalität eingestuft? • Werden auch in den für das Facility-Management zuständigen Stellen regelmäßig Risiken im vordefinierten Rahmen…

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